Audit du degré de digitalisation de la fonction RH

3.2 L’audit du degré de digitalisation de la fonction RH

Dans le but de collecter les données nécessaires pour la réalisation de notre étude, de connaitre et diagnostiquer le degré de développement de la fonction RH dans le processus de digitalisation, nous avons réalisé un audit par enquête et entretiens.

• l’audit du département RH

L’observation a fait ressortir que l’entreprise n’a pas de « département des Ressources Humaines ».

Le département administration générale s’occupe de tout ce qui concerne les employés. Ce département a deux services dont le service personnel (voir tableau n°5).

Tableau n°5 : le département ressources humaines

D’après le tableau n°6, nous constatons que : la SAA a toutes les pratiques de la fonction RH notamment : le recrutement, la rémunération, la communication interne, la GPEC, l’évaluation des compétences, la gestion des carrières, la formation.

Tableau n°6 : les pratiques de la fonction RH

• l’audit du degré de la transformation digital de l’entreprise

Après notre diagnostic, nous avons constaté que : la société nationale d’assurance est en phase de transformation digitale comme la plupart des grandes entreprises dans le monde (tableau n°7).

Tableau n°7 : la transformation digitale

D’après le tableau n°8, nous constatons que : cela fait un bout de temps que l’entreprise a commencé à saisir les opportunités offertes par les TIC.

Elle a fait l’acquisition de ORASS en 2005, un logiciel métier qui a arrêté son premier bilan en 2009 (la SAA utilisait avant un logiciel a base de DOS).

Ce logiciel concerne directement la production de la SAA, il est en charge de toutes les opérations d’émission de contrat (production), déclaration de sinistres, créances, comptabilité, investissement.

La digitalisation de la fonction RH date d’il y a plus de 10 ans avec l’intégration de WinGRH. C’est un logiciel annexe qui concerne la gestion du personnel.

Tableau n°8 : la durée du commencement du processus de digitalisation

Après diagnostic, nous pouvons dire que : la SAA n’a pas encore de service consacré à la digitalisation de l’entreprise, ce processus est chapeauté par la direction générale. L’opération est rattachée au service informatique.

Le département information de la DR n’a pas encore accès au logiciel WinGRH, c’est ORASS qu’il supervise (voir tableau n°9).

Tableau n°9 : le service qui s’occupe de la digitalisation

Après l’audit, nous constatons que : l’entreprise n’a encore ni de chef de digitalisation ni d’aucun des nouveaux métiers en charge de la transformation digitale comme community manager, le manager de projet e-recrutement, expert web-marketing, actuaire digital… (voir tableau10)

Le e-recrutement : déf., évolution, déroulement, préparation

Tableau n°10 : un chef de la digitalisation

D’après le tableau n°11, nous constatons que : l’entreprise est à la troisième étape de la digitalisation. Elle a dépassé la première et la deuxième à savoir :

• étape 1 : consiste en la capacité de l’entreprise à utiliser des outils digitaux pour renforcer l’efficience de ces tâches et de ces processus quotidiens.

La SAA utile effectivement des outils digitaux qui lui ont procuré beaucoup d’avantages.

• étape 2 : une présence en ligne ou les consommateurs peuvent trouver l’entreprise en ligne

L’entreprise a un site web ( www.SAA.dz) sur lequel tous ses produits sont exposés. Elle a aussi une page sur Facebook.

La troisième étape, l’entreprise propose des solutions en ligne (recevoir des commandes et paiement en ligne). Les clients de la SAA ou potentiels clients peuvent faire le devis e l’offre qui les intéressent sans se déplacer à l’une des agences SAA en revanche l’achat et la vente ne se font pas encore à distance.

Après cette étape, elle devra passer par deux autres étapes, la quatrième et la cinquième :

• étape 4 : l’entreprise sera capable de proposer des services et des produits personnalisés basés sur l’information partagée, récoltée en ligne.
• étape 5 : l’entreprise est entièrement connectée, elle sera capable de maximiser les opportunités digitales à travers une stratégie omnicanale centrée sur le consommateur.
  Elle connecte ses consommateurs à ses opérations internes et à sa supplychain.

La maturité digitale aussi a ses étapes.

Tableau n°11 : les étapes de digitalisation

D’après le tableau n°12, nous pouvons constater que : la GPEC, la rémunération sont des activités de la fonction RH dont la digitalisation est enclenchée. A la SAA, la gestion des congés aussi à l’aide d’outil digital (le WinGRH). Le recrutement de l’entreprise passe par l’ANEM.

Tableau n°12 : les activités de la fonction RH digitalisées

D’après le tableau n°13, nous pouvons voir que : la société nationale d’assurance utilise comme outils digitaux : les serveurs, le site internet, logiciel métiers (ORASS), newsletters (en interne au personnel).

Elle ne dispose pas encore d’application mobile pourtant avantageuses pour rester en contact avec ses clients qui peuvent recevoir des notifications dès qu’il y’a un nouveaux produits, changement d’offre.

L’application permet de cibler facilement la préférence des consommateurs.

Tableau n°13 : les outils de digitalisation utilisés

• l’audit du e-recrutement

Les questions concernant la digitalisation de la pratique recrutement ont finalement été adressées à l’ANEM par où passe le recrutement en majeur partie (le sourcing et la présélection des candidats) de la SAA.

Tableau n°14 : le niveau du e-recrutement de l’ANEM

Après analyse, nous constatons que : le recrutement de la SAA est un model 2.0, ce n’est plus purement classique 1.0.

L’ANEM a mis au service des entreprises dont elle s’occupe du recrutement (les entreprises publiques) dont la SAA, l’application NAME.

Les 5 étapes de l’e-recrutement

Cette application permet et facilite la définition du profil du candidat recherché par entreprise.

L’entreprise pour confirmer l’offre d’emploi doit déposer une demande à l’ANEM. Après le sourcing et une présélection l’agence envoie à l’entreprise le dossier de quelques candidats pour l’entretien et la sélection.

Une préinscription en ligne est possible pour les demandeurs d’emploi, le déplacement à l’ANEM est nécessaire pour la validation de l’inscription.

Le processus n’est pas encore totalement digitalisé.

Les étapes d’e-recrutement de la SAA à travers l’ANEM peuvent être synthétisées ainsi :

1. étape 1 : définition du profil sur NAME par l’entreprise adressée à l’agence
2. étape 2 : l’ANEM procède au sourcing et à une présélection (par ordre l’inscription)
3. étape 3 : convocation par sms, les demandeurs d’emploi présélectionnés sont contactés par sms ou mail.

L’agence envoie leurs dossiers (physiques) à l’entreprise avant de les y orienter. L’entreprise fait des entretiens classiques (pas de tests virtuels, d’entretien vidéo ou entretien par robot ), fait sa sélection et fait par la suite un compte rendu à l’ANEM. L’intégration aussi reste classique (voir tableau ci-dessus).

Après diagnostic, nous pouvons dire que : l’ANEM dispose site internet, réseaux sociaux, réseaux professionnels et application mobile.

Nous les avons précédemment décrites (voir 3.1.1 L’e-recrutement et tableau n°15).

Tableau n°15 : les outils du e-recrutement utilisé

D’après le tableau n°16, nous pouvons constater que : l’ANEM utilise Facebook comme réseau social, elle a une page Facebook même si son sourcing est basé sur son site web (les préinscrits).

La SAA a sa page Facebook, elle ne procède plus à la recherche active, depuis 2020 c’est l’ANEM qui s’occupe du sourcing et de la présélection. Elle a aussi un compte Skype et Zoom.

Tableau n°16 : les réseaux sociaux utilisé

D’après le tableau n°17, nous constatons que : à l’ANEM c’est LinkedIn qui est utilisé comme réseau professionnel.

La SAA utilisait Emploipartener.com. Suite à une décision ministérielle ils ne font plus de sourcing sauf si le profil qu’ils recherchent n’est pas disponible à l’ANEM (sur NAME).

Tableau n°17 : les réseaux professionnels utilisé

Après analyse, nous pouvons dire que : la digitalisation du processus de recrutement a apporté à la SAA des avantages, notamment : gain d’énergie et gain de temps dans la simplicité et l’efficacité, pour l’ANEM aussi, ils n’ont à fouiller les archives pour procéder à la présélection par exemple (tableau 18).

Tableau n°18 : les apports du e-recrutement

D’après notre diagnostic, nous constatons que : la SAA dispose d’un système d’information des RH qui est le WinGRH.

Le système est conçu pour gérer un volume important de données, il contient toutes les informations relatives à tous les employés de la société nationale d’assurance de la direction générale aux agences.

A la DR de Tizi-Ouzou et à tous les autres dès qu’il y’a recrutement des dossiers du recru sont envoyés à la direction générale pour l’intégration dans le WinGRH (tableau n°19).

Tableau n°19 : audit du SIRH

• l’audit du e-learning

Le diagnostic montre que : l’entreprise n’effectue pas vraiment de formation en ligne (tableau n°20).

Tableau n°20 : le niveau du e-learning

D’après le tableau, nous constatons que : la SAA a déjà procédé à des visioconférences et quelques séminaires en ligne durant le confinement suite à la crise sanitaire où les déplacements étaient limités et les regroupements interdits.

Tableau n°21 : les outils utilisés pour le e-learning

D’après le tableau, nous constatons que : l’entreprise n’utilise aucun logiciel d’e-learning, ses salariés bénéficient de formation classique.

C’est sur Zoom ou Skype que les visioconférences ont eu lieu (tableau n°22).

Tableau n°22 : les logiciels d’e-learning utilisés

Notre diagnostic nous a montré que : ces séances ont procuré l’avantage d’apprendre malgré la fermeture des lieux de formation classiques.

Quel avenir pour le e-learning en France ?

L’e-learning a permis un gain de temps et une économie des frais de déplacements (tableau n°23).

Tableau n°23 : les apports du e-learning

• l’audit du e-rémunération

D’après l’analyse que nous avons faite :

La paie de la SAA est digitalisée depuis plus de 10 ans (tableau n°24). Tableau n°24 : audit de la digitalisation du service rémunération

Après analyse, nous avons constaté que : le logiciel WinGRH les permet la gestion de la paie et la gestion des congés qui est une option de la gestion administrative (tableau n°25).

Tableau n°25 : les avantages du e-rémunération

D’après le tableau n°26, nous pouvons dire : le temps de travail des employés doit être comptabilisé par l’employeur en fonction du nombre d’heures et/ ou de jours travaillés dans son entreprise, pour cela il s’assure de la gestion des présences (pointages), la gestion des absences, la gestion des congés.

Une pointeuse digitale et faciale est utilisée à la SAA pour cela. L’entreprise dispose de caméras de surveillance, pointer et prendre sa journée est une absence.

Tableau n°26 : les technologies utilisées pour la gestion des présences

Après diagnostic, nous avons constaté que : le WinGRH est le logiciel paie utilisé à la société nationale des assurances.

C’est un logiciel annexe et un système d’information des ressources humaines SIRH.

Tableau n°27 : les logiciels paie utilisés

Le diagnostic du tableau n°28 nous montre que : la digitalisation de la rémunération est à un niveau avancé.

En un seul clique le système peut calculer le salaire de chacun des 324 salariés de la direction régionale néanmoins des données doivent y être saisies comme le nombre d’absences (données tirées de la pointeuse et comptées manuellement).

Tableau n°28 : le niveau de digitalisation de la paie

• l’audit de la digitalisation de la SAA

Après analyse, nous constatons que : comme avantages d’e-paie, ils ont gain considérable de temps:

le calcul automatique des salaires après saisies d’informations;

établissement automatique des fiches de paie;

programmation des congés;

possibilité de retracer les virements sans fouiller dans les archives, livre de paie.

Le logiciel paie est en cours d’amélioration (tableau n°29).

Tableau n°29 : les apports de la digitalisation à la SAA

D’après le tableau n°30, nous constatons que : comme sur toutes les entreprises le processus de digitalisation a eu un impact sur la SAA. Leur mode d’organisation a légèrement été touché par ce processus.

Tableau n°30 : les impacts de la digitalisation

L’entreprise a déjà eu recours au télétravail (activité professionnelle effectuée ou en partie effectuée à distance). Surtout lors de la crise sanitaire auquel le mode fait face depuis 2020.

Ce mode d’organisation offre surtout l’avantage de travailler de son salon, rester actif tant qu’on a accès à internet (pas arrêt d’activité à cause de contrainte géographique ou autres) tableau n°31.

Tableau n°31 : les nouveaux mode d’organisation auxquels la SAA à recours

D’après le tableau n°32, nous constatons que : la SAA a un service d’audit interne.

Souvent la direction régionale reçoit une commission d’audit de la direction générale. Tableau n°32 : l’existence d’un service d’audit

D’après le tableau n°33, nous constatons que : à la SAA, ils ne procèdent ni à un audit de la transformation digitale, ni à l’audit de la digitalisation de la fonction RH.

L’entreprise n’a pas d’auditeur digital, ni de contrôleur financier des activités digitales.

Tableau n°33 : audit de la fonction RH de la SAA

L’entreprise 2.0

Après analyse, nous constatons que : la SAA peut être considérée comme une entreprise 2.0. Des technologies sociales sont mises en place au sein de l’entreprise.

Le concept de l’entreprise 2.0 est l’affirmation du fait que l’usage des médias sociaux au travail par les employés est devenu une réalité.

Ces entreprises utilisent les technologies pour améliorer l’interaction avec les parties prenantes afin d’accroitre leurs valeurs commerciales, garantir la collaboration des employés géographiquement dispersés (voir tableau n°34).

Tableau n°34 : la génération de la SAA