Les outils de la digitalisation de la fonction RH

2.3 Les outils et logiciels au service de la digitalisation de la fonction RH

2.3.1 Outils de la digitalisation des RH

Selon KALIKA.M et al (2005. p114), au centre de toute équipes de travail se trouvent trois processus fondamentaux pour le fonctionnement d’une équipe : la communication, la coordination et la coopération.

Ces processus sont inévitablement modifiés par l’introduction de la distance dans les équipes.

Dans ces équipes à distance, la communication entre les membres ne peut plus se réaliser systématiquement face à face, de façon naturelle et plus ou moins spontanée. De plus si l’équipe est repartie sur différents fuseaux horaires, ou encore quand les personnes ne sont pas présentes, la communication peut alors être asynchrone.

Ces équipes ont donc besoin d’outils spécifiques pour communiquer et franchir les frontières géographiques et temporelles de leurs espaces de travail. Ces outils de la digitalisation de la fonction RH doivent offrir à ces équipes les mêmes possibilités de travail qu’au sein d’une équipe ‘’ traditionnelle » où les membres sont coprésents.

Ces outils doivent donc permettre de communiquer oralement et /ou par écrit, de s’échanger des informations, de travailler sur les mêmes supports informatiques, de connaitre la présence ou non des autres membres de l’équipe, et enfin de pouvoir travailler ensemble en même temps.

2.3.1.1 Les technologies

Selon les mêmes auteurs, nous pouvons distinguer quatre types de technologie qui permettent aux équipes à distance de travailler ensemble :

  • les technologies de l’information

Les utilisations deux utilisations les plus connues et les plus utilisées dans les entreprises sont Internet et sa forme limitées à limitée à une entreprise : les intranets.

L’Intranet : définition et bref historique

  • les technologies de communication

La communication électronique de texte regroupe différentes formes de communications écrites rendues possible par l’internet et regroupés sous le terme de messagerie.

Le courrier électronique permet à tous de disposer d’une adresse électronique et d’échanger par ce biais des messages mais aussi des documents de toute nature (texte, son, image).

Cet outil s’est imposés rapidement dans les entreprises en raison de la bonne répartition coût /bénéfice. […]

  • les technologies de production

Les technologies de production sont les ‘‘technologies qui incorporent de l’informatique dans les processus de production » (Livian,2001).

Parmi ces technologies, on peut citer par exemple l’EDI (échange de données informatisées) qui est le transfert des données structurées par des moyens électroniques entre les ordinateurs partenaires de cet échange, sur la base de ‘‘message » normalisés, prédéfinis, par les partenaires, ou encore les progiciels de gestion intégrée ou ERP , qui sont des logiciels intégrés dont les divers modules permettent de traiter des fonctions(finance, production, ventes…) de l’entreprise (ANACT,1999)

  • les technologies de coordination

Ces systèmes sont fondés sur le traitement automatique des messages et des documents d’un groupe. On peut distinguer deux familles :

  1. les coordinateurs et
  2. les applications workflow (Sire,2000).

Le workflow vise à l’automatisation de processus mettant en jeu plusieurs acteurs, plusieurs documents, plusieurs taches. Les documents, les informations et taches suivent des règles et des circuits prédéterminés (ANACT,1999)

2.3.1.2 Les systèmes intégrés

Ce sont des systèmes qui offrent aux individus des environnements complets pour communiquer, produire et se coordonner (Sire, 2000)

Le groupware ou collecticiel recouvre des architectures matérielles et logicielles permettant à un groupe dans l’entreprise de travailler en commun, tout en étant éventuellement distant » (KALIKA.M et al, 2005, p.116)

Par Charles-François Perrone, consultant manager en transformation digitale, Capgemini : ces technologies « automatisation des processus, intelligence artificielle, big data, réalité virtuelle et objets connectés », qui font leur apparition dans l’entreprise, vont transformer de manière spectaculaire et sans précédent notre façon de travailler, d’interagir, et de décider. On appelle cela la révolution digitale.

2.3.2 Logiciels de la digitalisation de la fonction RH

Nous allons citer quelques logiciels indispensables pour une maturité digitalisation de la fonction RH, notamment des logiciels pour e-learning, e-recrutement et e-paie.

Un système d’information des ressources humaines SIRH ou un logiciel de GPEC sont des outils indispensables au DRH, en particulier pour le développement des compétences.

Généralement lié à la base de données paie, ce système d’information fonctionne selon un principe de briques thématiques qui couvrent toute la fonction RH : GPEC, formation, recrutement, BDES, relations sociales, gestion des temps etc.

La digitalisation des RH : déf. et évolution et pratiques

Teamdeck :

Permet de gérer et de planifier la gestion du temps de travail. Outil de gestion du temps de travail et de planification, teamdeck reste simple, tout en offrant des fonctionnalités avancées. Il est idéal pour l’affectation de types de tâches ou pour les responsables qui veulent tout gérer.

Apptivo :

Pour ceux qui sont à la recherche de flexibilité et de fonctionnalité, Apptivo pourra répondre à leurs attentes.

Cet outil de RH vous permet de choisir parmi les différents modules qu’il met à la disposition de ses utilisateurs, et cela afin d’optimiser la gestion des données provenant des employés, de la gestion des congés, de la communication des équipes mais aussi du recrutement.

HR.my :

Parmi les logiciels les plus récents sur le marché des logiciels de RH, il demeure certainement le plus jeune mais assez fonctionnel pour son âge.

Le système vous offre des fonctions de gestion des congés et de traitement de la paie, ainsi qu’un portail self- service pour les employés.

iceHRM :

Ce logiciel offre diverses fonctionnalités : gestion des congés, gestion du temps de travail et des absences, administration des données des employés, téléchargement de documents sur le serveur ou encore téléchargement des rapports au format CSV.

L’excellent service d’assistance technique en fait également une solide solution open source.

2.3.2.1 Quelques logiciels de e-recrutement en particulier

Suite au changement des procedures de recrutement grâce à la digitalisation, le recruteur fait recours à des nouveaux moyens.

Nous allons en décrire quelques uns :

BambooHR bamboohr.com est une solution globale pour la gestion des ressources humaines performante. Elle inclut un module de suivi des candidatures utile pour publier vos offres d’emploi, mais aussi gérer et évaluer les postulants.

Recruitee recruitee.com est un logiciel de recrutement tout en un qui combine plusieurs fonctionnalités majeurs.

Il permet notamment d’améliorer l’image de votre entreprise afin de donner envie d’y postuler, mais aussi de sourcer efficacement de nouveaux talents.

Flatchr www.flatchr.io est une solution SaaS à destination des recruteurs (RH, managers, chefs d’entreprise …) qui permet de simplifier l’acquisition et la gestion de candidatures ainsi que de multi diffuser vos offres sur plus d’une centaine de sites emploi;

Recrutor www.recrutor.fr est un logiciel permettant de faire connaître les offres d’emploi et de piloter facilement les recrutements. Il permet également de construire une base de CV et de candidats pour vos futures embauches

Les jobs boards

Ce sont des sites internet de recrutement présentant une liste d’offres d’emplois, où les candidats disposent leurs CV sur ces sites pendant que les entreprises qui le souhaitent, les consultent. Exemple : (Pole emploi, Monster.fr, Apec.fr).

Base de données internes

Celles-ci sont directement liées aux progiciels de gestion RH.

Ce sont des outils informatiques qui classent et ordonnent selon différents critères les CV et les informations concernant les candidats qui ont passé par un processus de recrutement externe, mais aussi en interne.

Les outils de la digitalisation de la fonction RH

2.3.2.1.1 Espace « carrière », des sites internet des entreprises

Il s’agit de l’espace emploi des entreprises, présents sur le site institutionnel de cette dernière par un onglet ou un espace dévoué.

Il est utilisé par l’entreprise pour communiquer les annonces des postes à pourvoir, et il sert aux candidats pour postuler à des offres et/ou de soumettre leur CV en ligne et d’entrer dans le formulaire de candidature bases de données d’entreprises.

2.3.2.1.2 Les réseaux sociaux

Qui sont tous les sites web qui permettent de créer un réseau d’amis ou de connaissance professionnels et de fournir à leurs membres des outils et interface d’interaction, de présentation et de communication. Les entreprises aujourd’hui utilisent ces réseaux pour faire un outil de recrutement tel que :

Facebook : Facebook, lancé en 2004 par des étudiants d’Harvard, est devenu le premier réseau social du monde depuis son ouverture à un public large fin 2006.

La tendance actuelle est à la démultiplication des réseaux et parmi eux, la création de réseaux sociaux plus ciblés, orientés professionnels ou catégorie d’individus. Ils sont de plus en plus souvent utilisés par les recruteurs.

Twitter : Apparu en 2006, il a connu la plus forte croissance, en pourcentage sur le WEB depuis 2008, par rapport aux autres réseaux sociaux, il réunit près de 20% des internautes dans le monde. A partir d’un compte créé, une personne ou une organisation peut publier des messages de 140 caractères (maximum) dénommés ‘tweets’. Ceux-ci comprennent des liens avec des sites ou des blogs.

2.3.2.1.3 Les réseaux professionnels

Sont des sites web professionnels de recrutement tel que :

LinkedIn : qui est un réseau professionnel mondial, qui se focalise sur le marché du travail, les compétences professionnelles et les relations professionnels entres les membres.

Le plus souvent, il est utilisé pour chercher un emploi. Les professionnels du recrutement utilisent de plus en plus ces réseaux pour recruter surtout pour les postes clés.

Viadeo : créé en 2004 c’est un réseau de connaissance qui facilite le dialogue professionnel qui est destiné à des usages tel que la recherche d’un emploi ou à recruter…etc.

Emploipartner.com : Il s’agit d’un réseau professionnel, intégrant de nouvelles solutions technologiques, dont le but est de répondre au mieux aux attentes des recruteurs et des demandeurs d’emploi.

Cette fonctionnalité remplace le CV et la lettre de motivation classique, où le candidat pourra désormais se présenter par vidéo, est également un outil de visioconférence, offrant aux recruteurs la possibilité de mener un entretien d’embauche en ligne.

3.2.2 Quelques plateformes e-learning

LearnUpon learnupon.com est une plateforme polyvalente qui peut être utilisée aussi bien pour la formation interne des employés que pour la formation des partenaires externes.(ispiringB)

SAP Litmos litmos.com : est une plateforme de cours en ligne pour les entreprises qui combine un LMS avec une bibliothèque de cours robuste et dispose d’une suite décente de fonctionnalités de création de contenu.

Litmos Heros, qui est un catalogue de cours offrant une collection de cours vidéo sur différents sujets, y compris le développement personnel, le service client et les compétences informatiques.

Adobe Captivate : est un outil eLearning de niveau professionnel pour développer des contenus d’eLearning et des expériences d’apprentissage adaptatives pour les appareils mobiles.

2.3.2.3 Quelques logiciels de e-paie

Un logiciel de paie est un outil informatique permettant aux entreprises d’automatiser leur processus administratif de paie mais aussi de synthétiser l’ensemble de leurs données sociales.

Hormis le fait qu’ils permettent d’économiser certaines dépenses de cabinet comptable, les logiciels de paie ont de nombreux avantages lorsqu’ils sont bien paramétrés.

Ils permettent de:

  • simplifier les démarches administratives et de gagner beaucoup de temps
  • réduire le risque d’erreurs lors des traitements de données

Payfit : a été créé avec l’ambition de révolutionner la gestion de la paie et de la rendre plus accessible. Le service crée automatiquement vos bulletins de salaire et s’occupe de vos déclaratifs, en particulier la déclaration sociale nominative (DSN). Mais il dispose aussi de fonctionnalités secondaires, comme la gestion des congés et absences des salariés.

https://www.codeur.com/blog/dematerialisation-fiche-de-paie/

Cegid : offre différents logiciels de paie et de ressources humaines qui s’adaptent à l’activité et à la taille de l’entreprise. L’avantage est que chacun peut y trouver des outils intuitifs et complets à la hauteur de ses besoins en matière de paye et de gestion comptable.

Sage One : est une solution cloud permettant de générer facilement des fiches de paie et de télé-déclarer ses charges sociales, le tout avec l’accompagnement de spécialistes disponibles pour vous conseiller par téléphone, mail ou chat.

sageone.fr/sage-one-paie

E-Paye : regroupe des fonctionnalités de gestion de la paie et de ressources humaines.

Mapaye : bulletins et attestations de salaire, déclarations d’embauche… Mapaye vous permet d’éditer facilement de nombreux documents relatifs à la paye et à la gestion de la comptabilité.

https://www.codeur.com/blog/app-mobile-facture/

2.4. L’intégration de ces outils, logiciels et leurs indicateurs de performance

Les TIC ont été introduites de façon massive dans les entreprises et ont contribué à des changements majeurs dans l’organisation, les métiers, les compétences ainsi que l’efficacité individuelle et collective.

Le développement rapide de ces technologies a ouvert de nouveaux champs à l’entreprise pour améliorer son efficacité globale, modifier la relation avec ses clients, ses fournisseurs, mais aussi avec ses employés, introduire de nouveaux modes de management et repenser l’organisation (Matmati, 2000).

Un système d’information des ressources humaines SIRH est un système utilisé pour acquérir, stocker, manipuler analyser, trier, distribuer des informations pertinentes concernant les ressources humaines dans une organisation (Tannenbaum,1990).

Hendrickson, (2003) ajoute qu’il n’est pas limité aux aspects techniques (matériels informatiques, applications logiciels) mais inclut aussi les individus, les procédures et politiques, les données requises pour gérer les RH.[…] Ruel(2005) précise avec force qu’il ne faut pas confondre le SIRH et le e-RH car le système d’information des ressources humaines SIRH est outil à destination de la fonction RH alors que l’e-RH vise les personnes en dehors du département RH ».(KALIKA.M,op.cit.p162)

Pour BERTHELOT.V et LA PINTA.F (2015), l’instar de viadeo, Xing ou LinkedIn, ces réseaux sont orientés sur la mise en relation de personnes afin de trouver des opportunités d’affaires, pour rechercher un emploi ou un candidat.

On y trouve des informations spécifiques sur les entreprises, leurs produits et services, les profils de leurs collaborateurs, des espaces de discussion, le graphe social de ces réseaux, c’est-à-dire l’ensemble des relations constituées entre les membres, est plus étendu, et donc naturellement moins dense; les motivations étant plus intéressées et bien moins portées sur le ludique que sur un réseau type facebook.

Les médias sociaux permettent de s’informer en s’affranchissant des frontières et en multipliant les sources d’information, de se divertir, de se former, de partager des contenus, des passions, des centres d’intérêt.

Mais dans le même temps, les entreprises disposent de logiciels de plus en plus puissants pour capturer, analyser et exploiter les masses de données receuillies (on parle de Big Data) avec le consentement plus ou moins affirmé des internautes.

2.5 Les indicateurs de digitalisation de la fonction RH

Une synthèse des indicateurs selon FAYON.D et TARTAR.M (2014) :

  • maîtrise du numérique
  • maîtrise du numérique par les principaux cadres dirigeants
  • nombre d’heures consacrées par an à la formation numérique par collaborateur
  • catalogue de formations au numérique
  • degré de veille d’un collaborateur dans l’acquisition de compétences numériques
  • capacité d’utiliser les outils et techniques assimilées dans le cadre des missions du collaborateur
  • ratio relatif au taux de partage des données sur les projets
  • taux de relais pour assurer les intérims et la continuité de service en cas d’absence et avoir plusieurs personnes pour réaliser une action au moment souhaité
  • nombre de contributions sur une période donnée par collaborateur
  • évaluation des posts publiés par les collaborateurs sur les médias sociaux

BAUDOIN.E et al (2019, p.10-11), il est difficile de donner une vision précise de la situation des entreprises dans leur transformation numérique RH. On peut identifier six situations types de transformation numérique :

transformation avancée et précurseur : on retrouve généralement dans cette catégorie des entreprises qui travaillent depuis de nombreuses années à l’intégration du potentiel offert par le numérique dans la réalisation des différentes missions RH.

Elles ont également souvent gagné en maturité dans leur gestion de projet et du changement.

  • transformation enclenchée en mode mosaïque : cette catégorie regroupe des entreprises qui, depuis cinq ou dix ans, mettent en place non seulement un système d’information des ressources humaines SIRH, mais également d’autres dispositifs numériques liés au recrutement, à la formation, au bien- être au travail…
  • transformation enclenchée par le SIRH : on retrouve ici des entreprises qui ont mis en place un SIRH lors de ces cinq dernières années. Le SIRH représente la colonne vertébrale de la digitalisation.
  • transformation assoupie : sont regroupées ici des entreprises qui ont mis en place un système d’information des ressources humaines SIRH il y a plus de cinq ou dix ans, et, outre la mise en œuvre des différentes briques du SIRH, ne se sont plus réellement emparées de la question du numérique appliqué à la gestion des ressources humaines.
  • pas de transformation engagée mais en projet : cette catégorie correspond aux entreprises qui ont un faible degré de numérisation RH et sont actuellement en train d’étudier la mise en place de solutions numériques, notamment système d’information des ressources humaines SIRH.
  • pas de transformation engagée et pas de projet : dans cette catégorie, on classe les entreprises qui ont un faible degré de numérisation RH et n’ont pas l’intention de mettre en place de réelles solutions numériques.

Pour citer ce mémoire (mémoire de master, thèse, PFE,...) :
La première page du mémoire (avec le fichier pdf) - Thème :
Audit du degré de digitalisation de la fonction RH : cas de la SAA
Auteur·trice·s :
Mlle Coulibaly Kadidiatou & Mlle Sanogo Bintou K
Mlle Coulibaly Kadidiatou & Mlle Sanogo Bintou K
Université :
Université Mouloud Mammeri de Tizi Ouzou - Faculté des sciences économiques, commerciales et des sciences de gestion - Département des Sciences de Gestion
Année de soutenance :
Filière des Sciences Financières et Comptabilité - Spécialité : Audit & Contrôle de Gestion - Mémoire en vue de l’obtention du diplôme de Master - 2020/2032
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