1.2 Les chantiers et étapes de la digitalisation
1.2.1 Les chantiers de la digitalisation d’entreprise
Selon CAZALS.F et CHEVALIER.F (2016), il existe 10 chantiers de la transformation digitale et leurs lots que nous pouvons:
Tableau n°3 : les chantiers de la transformation digitale selon CAZALS.F et al
| Les cinq piliers CAIUS | Dimension interne | Dimension externe |
| CLIENT | Expérience et relation client | Marketing personnalisé |
| ANALYTIQUE | Human Data | Big Data |
| INNOVATION | L’open innovation | L’innovation stratégique |
| UBIQUITE | L’entreprise connectée | L’entreprise omnicanal |
| SOCIAL | L’organisation collaborative | L’entreprise sociale |
- Expérience et relation client : ce chantier peut être structuré en deux lots principaux :
- Ecouter la voix du client
- Gérer la relation client
- Marketing personnalisé : structurer autour de deux thèmes
- Une offre personnalisé et innovante
- Un marketing relationnel prédictif
- Human data : trois objectifs découlent de l’approche analytique pour gérer les ressources humaines de l’entreprise :
- Repérer et attirer les meilleurs talents
- Détecter les risques et les talents
- Management des performances humaines
- Big data : deux projets particulièrement utiles
- Intégrer les Bis Data dans l’organisation et le système d’information
- Développer une expertise en Data Science
- Développer l’Open Innovation : suggestions de trois projets pour mobiliser l’énergie de l’entreprise
- Des collaborateurs intrapreneurs
- L’expérience digitale du collaborateur
- Ouvrir l’entreprise aux start-up
- L’innovation stratégique : un chantier assez spécifique s’impose pour favoriser la prise de conscience des dirigeants sur la nécessité du changement de paradigme stratégique
- Ouvrir l’esprit des dirigeants
- L’entreprise connectée : ce thème peut être structuré autour de deux sujets
- Du télétravail au Digital Workspace
- L’entreprise ATAWAD (AnyTime, AnyWhere, AnyDevices)
- L’entreprise omnicanal: il s’agit d’une ambition qui repose sur trios piliers:
- Dessiner une organisation omnicanal
- Un système d’information omnicanal
- Des collaborateurs omnicanal
- L’organisation collaborative : proposition de deux projets pour réussir cette mutation
- Créer et animer des communautés au sein de l’entreprise
- Créer un Social Learning ou formation collaborative
- L’organisation sociétale : la configuration de l’entreprise comme une structure sociale en permanente interaction avec ses publics cibles passe par deux chantiers
- L’entreprise devient un média social
- L’entreprise fédératrice
« Au final, notre démarche qui consiste à déployer vingt-deux chantiers élémentaires pour réussir la transformation digitale de l’entreprise présente évidemment un caractère artificiel et discutable » (CAZALS.F et CHEVALIER.F, op.cit, p.324.
1.2.2 Les étapes de la digitalisation d’une entreprise
Selon PERRINE GRUA( article 26/11/2012), on distingue 8 étapes clés de la digitalisation d’entreprise :
Etape 1 :
Déterminé la maturité digitale de l’entreprise
La digitalisation d’une entreprise est directement liée au monde économique dans lequel elle évolue. Par ailleurs, plusieurs facteurs influencent son degré de maturité digitale : style de management, profil des collaborateurs, l’organisation, la relation client, la concurrence. On trouve 3 niveaux de maturité :
- Les entreprises sans aucune expérience digitale, et qui s’apprêtent à se lancer ( modèle 1.0 ).
Leur préoccupation est de savoir quelle stratégie d’entreprise le digital peut-il servir; leurs experts en digitalisation sont généralement des externes qui travaillent en free-lance avec le département marketing.
A ce stade de maturité, la digitalisation n’arrivera pas à transformer l’organisation de l’entreprise, et aura des difficultés à toucher de nouveaux départements mis à part le marketing.
- Les entreprises dont le digital fait déjà partie de leur fonctionnement ( modèle 2. 0 ).
Les activités digitales sont directement liées et gérées par le département ( marketing ou communication ). L’organisation se digitalisé petit à petit, en remplaçant les experts externes par des experts internes bien formés.
- Les entreprises qui vivent et respirent la digital ( modèle 3.0 ).
L’objectif ici est crucial, car la priorité est d’obtenir davantage de ressources financières pour le financement de la transformation digitale de manière global.
En effet, l’organisation interne est profondément modifiée en accompagnant le changement auprès des départements « peu digitaux » par plusieurs formations, ce qui pousse au changement de l’organisation marketing de l’entreprise était auparavant séparée entre interne et externe.
Mais depuis le digital, cette organisation marketing est divisée en deux sous divisions : une qui s’occupe du marketing traditionnel, et l’autre du marketing digital.
Etape 2 :
La digitalisation des services et des collaborateurs
L’objectif de la digitalisation est de servir la stratégie d’entreprise, et pour garantir cette tâche, le digital doit être au moins présent dans tous les différents départements.
Aujourd’hui le digital n’est plus réservé aux cadres, tous les départements peuvent l’utiliser pour la simplicité de son usage, et ceci grâce à l’émergence et la banalisation des outils informatique.
Cependant, et pour bien encadrer son utilisation, l’entreprise est obligé de mettre une vrai stratégie de formation et d’initiation pour les collaborateurs des différents départements.
Etape 3 :
Privilégier les usages des clients et des collaborateurs
La digitalisation de l’entreprise se fera en adéquation totale avec les usages digitaux de
ses clients; il n’est pas forcément intéressant de lancer un site web si les clients ciblés utilisent d’autres canaux que les sites. Il ciblé les canaux sur lesquels les clients sont le plus active.
Etape 4 :
Convaincre le comité exécutif en apportant des résultats concrets
Le financement de la digitalisation est dépendant du comité exécutif, et pour le convaincre à allouer plus de ressources, il faut le convaincre avec des résultats concrets en
présentant des indicateurs de mesure de la performance.
Etape 5 :
Assurer l’adhésion des autres départements
Hors le marketing et la communication, les autres départements de l’entreprise ne sont
pas dans l’obligation d’utiliser le digital, et pour pouvoir digitalisé ces départements, il faut intégrer la transformation digitale au cœur de la culture de l’entreprise, ainsi bien respecter le rythme et le temps d’intégration, sans précipitations
Etape 6 :
L’internationalisation ou l’externalisation des compétences
La décision d’internalisation ou d’externalisation des experts digitaux est dépendant à la maturité de l’entreprise, et à son environnement économique.
Certaines entreprises préfèrent avoir leur expert en interne surtout pour le social media, où ça généré de nombreuses données qui représentent une importance de taille pour ces entreprises en question, d’autres préfèrent les recruter en externe, pour des raisons économique, ou bien pour le dynamisme et le savoir-faire des agences spécialisées, qui permet de former et perfectionner les collaborateurs internes.
Etape 7 :
Quels profils recruter ?
Les entreprises en phase de transformation numérique sont à la recherche d’experts digitaux expérimentés et spécialisés dans la matière.
Ces experts recrutés sont des talents et potentiel décideurs dans l’avenir, il est donc très important pour les entreprises de les fidéliser et les récompenser, en les faisant évoluer, on les formants d’avantage dans leurs domaines etc…
Etape 8 :
La formation à travers l’expérimentation
Le premier département qui se voit digitalisé en entreprise, est souvent le département marketing et/ou communication, la transformation numérique est un processus complexe, et qui s’inscrit et dans le fonctionnement global de l’entreprise.
Et pour que cette transformation soit réussie, un engagement des facteurs clés de l’entreprise (direction générale, l’ensemble de collaborateurs concernés, les équipes de la formation) s’impose.
Le paramètre le plus important dans la réussite de cette transformation numérique est le management, la bonne gestion de ce projet par les décideurs mais aussi la combinaison de tous ces facteurs pour mener ce projet à la réussite.
1.3 Objectifs de la digitalisation
Les trois buts fondamentaux d’une stratégie digitale selon CAZALS.F et CHEVALIER.F (2016) :
- optimiser et développer la communication de l’organisation auprès de ses publics cibles, internes et externes : développer la notoriété et/ou l’image de l’organisation, susciter des actions auprès du publics cibles, conquérir et/ou fidéliser des nouveaux individus ou de nouvelles organisations;
- optimiser et développer les transactions, marchandes ou non marchandes, de l’organisation dans les canaux numériques et/ou en intégrant les technologies dans les canaux traditionnels;
- optimiser et développer la relation de l’organisation avec ses publics-cibles, pour développer leur satisfaction, leur fidélité et leur valeur, en utilisant les canaux numérique ou en intégrant les technologies digitales dans les canaux de relation traditionnels.
BAUDOIN.E et al (2019), le numérique appliqué à la gestion des ressources humaines peut :
- apporter des solutions complémentaires aux méthodes classiques : utilisation de la diversité du sourcing numérique (sites de recrutement (jobboard), réseaux sociaux, sites de cooptation…), utilisation de la diversité des formats numérique de formation (réalités virtuelle, classe virtuelle à distance pour des populations de salariés dispersées, modules e-learning…);
- permettre, par la numérisation de solutions déjà existantes, de rendre leur utilisation plus simple, plus efficace, plus rapide, et parfois leur diffusion plus globale (test de personnalité en ligne, conduite d’entretien par Skype, processus d’accueil et d’intégration avec notamment la dématérialisation et la signature des contrats de travail en ligne…)
- répondre a l’évolution des attentes et comportements des salariés et/ou candidats potentiels (possibilité de poser ses congés depuis son smartphone, possibilité de toucher des communautés particulières de candidats par des sites de recrutement spécialisés ou des actions spécifiques.
1.3.1 Objectifs de la digitalisation de la fonction RH en particulier
La digitalisation des processus RH s’est longtemps concentrée sur les activités purement administratives, il s’agissait de “gérer le personnel”. Désormais toutes les missions du département Ressources Humaines sont concernées par la digitalisation.
Les objectifs de la a digitalisation des RH sont :
- gestion administrative du personnel : dossier collaborateur, gestion des dates de visites médicales etc.
Un gain de temps pour les responsables et directions RH dans leurs tâches récurrentes grâce à l’automatisation des process RH , la mise à profit du temps économisé pour des missions plus stratégiques comme la gestion des talents ou des compétences (GPEC);
- la gestion documentaire facilitée par la réduction du papier et l’archivage numérique plus intuitif;
- un meilleur suivi global et de chaque collaborateur grâce à :
- la centralisation des informations,
- la visibilité gagnée sur des indicateurs RH consignés dans un tableau de bord clair et facilement exploitable;
- Gestion des congés, absences et horaires de travail : mise en place de portail RH collaborateur et manager, remontée automatique des données vers la paie etc.
- la communication RH et la valorisation de la marque employeur, permettant l’attraction, mais aussi la rétention des talents;
- le respect de la réglementation grâce :
- à l’intégration des conventions collectives et des obligations légales à jour,
- à la télétransmission des déclarations, pour une gestion sans faille et sans risques de pénalités;
- la sécurisation des données RH confidentielles, stockées dans des espaces numériques cryptés;
- l’accompagnement des collaborateurs, leur productivité et leur bien-être, grâce à la facilitation des demandes de congés, de télétravail, de remboursement de frais professionnels, etc.
- l’adaptation aux nouveaux modes de travail, plus nomades, dématérialisés et collaboratifs;
- l’analyse des données RH grâce à des rapports personnalisés, pour un meilleur fonctionnement du service RH, et pour toujours plus améliorer l’expérience collaborateur.
- recrutement : Le e-recrutement permet de réaliser des campagnes plus rapides et mieux ciblées, grâce à la multidiffusion en quelques clics d’offres d’emploi sur une grande variété de plateformes, comme les job boards et les réseaux sociaux professionnels par exemple. diffusion des annonces d’emploi, analyse des CV, gestion des contrats de travail etc.
- formation : L’e-learning va aussi dans le sens des nouvelles organisations en entreprise, avec des collaborateurs travaillant de chez eux ou depuis des sites variés.
Il peut prendre différentes formes :- un MOOC, une formation en ligne pour un grand nombre de participants,
- un SPOC, un MOOC en petit groupe pour un développement de compétences plus précis et rapide,
- un COOC (Corporate Online Open Course) : l’entreprise met en place sa propre formation en ligne.
- gestion de la paie : calcul de la paie, édition des bulletins de paie etc
