La digitalisation de la fonction RH de la SAA Algérie
Section 3: résultats de notre enquête
Dans cette section nous allons essayer d’interpréter les réponses à notre questionnaire en s’appuyant sur les entretiens effectués au département administration générale, service personnel, département informatique et à l’ANEM par où passe le recrutement de la SAA et toutes les entreprises publiques en Algérie.
Nous procéderons également à un diagnostique des résultats.
3.1 La digitalisation de la fonction RH de la SAA qui sont digitalisées
Les activités digitalisées de la fonction RH de la SAA
La SAA est en phase de transformation digitale, le processus est enclenché ça vaut 10 ans. Elle dispose d’un service informatique et sa digitalisation est rattachée à ce service.
Le service informatique est dirigé par le chef de département informatique.
Elle a dépassé les deux premières étapes donc se trouve à la troisième étape de la digitalisation de la fonction RH.
La SAA n’est pas très avancée dans sa transformation digitale, néanmoins certaines des activités de sa fonction RH sont digitalisée comme : la formation, le recrutement et la rémunération. Et les outils qu’elle utilise pour cette digitalisation sont : les serveurs, les sites internet, les applications mobiles, les logiciels métiers et les newsletters.
Elle a aussi un système d’information des ressources humaines (SIRH) qui est le WinGRH.
3.1.1 L’e-recrutement
Le recrutement de la SAA ne se passe pas directement chez eux, il passe par l’agence nationale de l’emploi ANEM.
Avant elle utilisait les réseaux sociaux et les réseaux professionnels pour faire les annonces et les publications concernant un éventuel recrutement, mais ce n’est plus le cas depuis que l’état a ordonné de passé par l’ANEM pour tout recrutement.
- le réseaux social qu’elle utilisais est Facebook;
- le réseau professionnel utilisais est Emploipartener.com.
Depuis 2020, l’ANEM a mis à la disposition de la SAA une application qui s’appelle NAME (nomenclature algérienne des métiers et des emplois).
NAME
Figure n°4 : l’application NAME
NAME est une nouvelle application, elle est de 2020. Elle permet de définir le profil du candidat, permet de faire une recherche de poste.
Tous les secteurs d’activités y figurent (agriculture, transport, comptabilité, etc). Il y’a un espace de recherche où l’utilisateur peut directement faire la recherche du secteur d’activité dont il a besoin.
Après avoir trouvé le secteur dont il besoin, il clique là-dessus et tous les postes disponibles pour ce secteur s’affiche.
Le recrutement de la SAA n’étant pas direct elle fait une demande et la dépose au niveau du bureau des mains d’œuvre de l’ANEM.
Elle est un établissement public à gestion spécifique, placée sous la tutelle du ministère du travail, de l’emploi, et de la sécurité sociale. L’ANEM représente le service public de l’emploi en Algérie. C’est un intermédiaire entre les employeurs (offreurs) et les demandeurs.
Le e-recrutement de l’ANEM est au niveau du recrutement 2.0, par ce que tout n’est pas totalement digitalisé, c’est un mixte du classique et du digital.
Le CV est envoyé sur le site de l’entreprise, ensuite le demandeur part à l’ANEM pour la confirmation.
Les outils qu’elle utilise pour cette e-recrutement sont :
3.1.1.1 un site web
C’est un site internet, une plateforme qui regroupe plusieurs liens (la page Facebook, le compte Linkedin). Le site internet est : www.anem.dz.
Figure n°5 : site web de l’ANEM
3.1.1.2 Des applications
A. Wassit
C’est un système d’information mis en place par l’agence nationale de l’emploi pour la gestion des activités d’intermédiation (métier).
C’est une application conçue spécialement pour les demandeurs d’emploi qui leur permet de rechercher un offre d’emploi qui correspond à leur profil.
Figure n°6 : le logiciel Wassit
. Wassit online :
est service en ligne permettant aux demandeurs d’emploi, aux employeur ainsi qu’au conseillers à l’emploi une meilleur organisation de la recherche d’information sur le marché de l’emploi (pré-inscription, création de compte en ligne, dépôt et consultation des offres et demandes d’emploi).
C’est une approche par métier, c’est-à-dire le demandeur peut ne pas avoir tous les diplômes demandés ou d’expérience mais le profil correspond aux critères de l’emploi.
Elle offre une recherche avec plusieurs critères sur tous le contenu des offres d’emploi disponible et surtout avec une fluidité des réponses extrême. Elle de permet rapprocher offreurs et demandeurs.
C’est aussi un gain de temps, une autonomie ainsi qu’une recherche simple et précise.
Figure n°7 : aperçu de Wassit en ligne
Le recrutement se déroule en trois phases :
Phase1: l’inscription
Les offreurs peuvent s’inscrire en ligne comme ils peuvent le faire directement à l’ANEM. Ils envoient ensuite à l’ANEM le poste et les critères qu’ils recherchent.
Le demandeur après sa pré-inscription sur l’application, il doit passer à l’ANEM avec les documents (diplômes, expérience, etc) pour confirmer les informations données sur l’application.
Après vérification des informations l’inscription sera validée et le demandeur aura un compte sur l’application.
C’est l’ANEM qui choisit les candidats, minimum 3 et maximum 5 candidats par profil, c’est selon l’importance du poste.
Les prioritaires sont ceux qui ont un matching de 100%, c’est-à- dire ceux dont le profil correspond à l’emploi, et ensuite ceux avec plus d’expérience.
Phase2: la convocation par sms
L’ANEM après avoir choisi les candidats, envoi une convocation par sms.
Ce sms les demandes de se présenter à l’ANEM le plutôt possible sans leur donné aucune information, aucun détail, pour qu’il ne refuse de se présenter là-bas.
Phase3: orientation
L’ANEM donne un bulletin de présentation aux demandeurs choisis.
Ce bulletin est appelé la lettre d’orientation. La lettre d’orientation est un document remis par l’agence de l’emploi afin d’orienter le primo demandeur vers un employeur dans le cadre du dispositif d’aide à l’insertion professionnelle.
La lettre d’orientation peut être donner aussi à un demandeur qui a déjà un emploi mais qui en cherche un autre.
Cette lettre à deux parties :
Une partie reste chez l’employeur et l’autre partie doit être remis à l’ANEM. En cas de refus de la part de l’employeur cela doit être justifier pour les statistiques.
Wassit online est composé de 3 services :
- service demandeur;
- service offreur;
- service agence.
B. Ecoute+
L’ANEM dispose d’un numéro vert et c’est à travers cette application que le numéro vers fonctionne.
Le numéro vert est gratuit et disponible pour tout le monde pour joindre la cellule d’écoute de l’agence de l’emploi pour s’informer.
Figure n°8 : le numéro vert de l’ANEM
3.1.1.3 Réseau sociaux
Chaque ANEM à une page Facebook sur laquelle elles publient les offres d’emplois disponible.
3.1.1.4 Réseau professionnel
L’ANEM a un compte sur Linkedin. C’est pour les professionnels, on s’y inscrit avec toutes les compétences et les professionnels vous contacte. C’est un outil de microsoft.
Figure n°9 : le compte du réseau professionnel Linked de l’ANEM
3.1.2 L’activité formation
En ce qui concerne l’e-learning, nous avons demandé à savoir : si la formation est digitalisée, le niveau auquel ils en sont; les outils et logiciels qu’ils utilisent; l’apport (avantages et/ou inconvénients) de la digitalisation de cette activité RH.
La SAA n’a pas vraiment commencé l’e-learning, ils en sont au tout début. Ils ont fait des séminaires en ligne et des visioconférences.
L’entreprise n’a pas encore de logiciels de formation, mais elle dispose de compte Skype et Zoom pour les visioconférences et séminaires qui permettent de : gagner du temps (plus de déplacement pour assister aux conférences, accessible d’où ils sont) et apprendre malgré la crise sanitaire qui a causé la suspension des formations classiques et toute forme de rassemblement en présentiel.
3.1.3 L’activité rémunération
La rémunération de la SAA est digitalisée depuis plus de 10ans (par estimation).
Cette e-rémunération les permet la gestion de la paie et la gestion des congés (une des options de la rubrique gestion administrative du logiciel WinGRH).
La gestion du temps de travail des employés doit être comptabilisée par l’employeur en fonction du nombre d’heures et/ou jours travaillés dans son entreprise, pour cela il assure la des présences (pointages), la gestion des absences, la gestion des congés.
Elle (la SAA) est actuellement dotée de pointeuse digitale et pointeuse faciale pour la gestion des présences. Le pointage se fait 4 fois par jours : le matin, à la sortie pour la pause à midi, au retour de la pause et à la fin de la journée.
Par contre le système ne compte pas directement la présence, le compte est fait manuellement et injecté dans le logiciel de paie.
Figure n°10 : la pointeuse de la SAA
La SAA utilise comme logiciel paie : WinGRH (figure ci-dessous)
Figure n°11 : le logiciel WinGRH
WinGRH est un logiciel annexe et autonome qui permet la gestion du personnel et la paie.
Il (en cours d’amélioration) a plusieurs rubriques dont : employé, sanction, absence, promotion, gestion de la paie, gestion administrative…
C’est dans la rubrique absence que les données issues de la pointeuse sont saisies après le compte fait manuellement, parce que la pointeuse et le logiciel ne sont pas inter- connectés.
Comme nous pouvons le voir ci-dessous, chaque rubrique a une ou plusieurs options. Toutes les options ne sont pas accessibles à la direction régionale (celles en blanc).
C’est à la direction générale que les informations d’un nouveau recru est intégré dans le système.
Figure n°12 : aperçu de la rubrique employé du logiciel
La gestion des congés est une option de la rubrique gestion administrative du logiciel qui permet entre autre l’établissement des titres de congés.
La paie est en cours de digitalisation (environ 80%). En cliquant sur gestion de paie sur le logiciel WinGRH, une autre fenêtre s’ouvre avec comme rubrique (figure ci-dessous ) :
- image : durée, le mois de payement
- saisie : on y intègre des informations comme indemnité expérience professionnel, indemnité de transport, indemnité de responsabilité, rappels, modification d’absence…
- calcul : il suffit de cliquer sur calcul paie pour que le système fasse tous les calculs automatiquement
- édition : comporte journal de paie, bulletin de paie, envoie fiche de paie par mail (pas encore fonctionnel), état de virement, livre de paie…
- déclaration annuelle : permet un récapitulatif annuel sur les flux relatifs à rémunérations (traitement, fichier CNAS, Etat mutuel, fiche financière ou virement de salaire effectué…) par employé.
- les autres rubriques concerne les primes, prime d’effort, prime P.P.C, rappel P.P.I …
Figure n°13 : la fenêtre de la gestion de paie
Après la saisie et le calcul les données sont soumises à la direction régionale pour validation, pour confirmation à la direction générale ensuite le virement est effectué.
Le WinGRH est centralisé au niveau de la direction générale, fiable mais souvent lent, il a été conçu pour gérer un volume important de données.
Quelques avantages de la digitalisation de l’entreprise :
- la digitalisation a facilité la production de la SAA avec ORASS, qui est directement lié à la direction générale donc un envoie des copies des contrats et des déclarations de sinistres n’est pas nécessaire;
- l’entreprise est active sur internet, elle peut y faire la promotion de ses produits, attirer de nouveaux clients, rester en contact avec ses clients.
La SAA dispose d’un site web (www.SAA.dz) comme nous pouvons le voir ci-dessous, toutes ses offres y sont disponibles.
Ce n’est plus nécessaire de se déplacer à une agence SAA pour s’informer ou faire un devis, le client peut faire lui-même le devis du ou des produits (offres d’assurance) qui l’intéresse en un clique sur son mobile d’où il est.
Figure n°14 : le site web de la société national d’assurance SAA
- les dossiers sont rapidement envoyés par mail, il n’y a plus d’envoi par courrier ou fax à la direction générale;
- l’Excel lui a permis de classer par agence ses salariés.
Ce qui a simplifier la consultation de dossiers et cela prend moins de temps que de fouiller dans les archives.
Tous les dossiers physiques (dans des cartons aux archives) seront bientôt dématérialisés (numérisés), ils sont plus faciles à garder et transporter ainsi. - les pointeuses digitale et faciale enregistrent de façon plus rapide et fiables les employés, la SAA dispose des caméras de surveillance pointer et prendre sa journée est une absence.
- le logiciel NAME mis au service de l’entreprise par l’ANEM facile la définition précise du profil du candidat.
Elle gagne le temps et l’énergie qu’elle consacrait à la recherche active et la présélection parmi un nombre élevé de candidats. - le WinGRH permet une gestion rapide et facile de la paie et des congés, par le calcul automatique de la paie, l’envoie en un seul clic des données à la directrice de la DR pour validation et à la direction générale à Alger pour confirmation sans effectuer de déplacement.
La digitalisation a facilité l’activité de la SAA, donné plus de visibilité (internet) surtout de gagner du temps. Elle a aussi un peu impacté son mode de travail avec ‘’le télétravail‘’ permettant ainsi la continuité des activités, des réunions sans avoir à se déplacer de Willaya à Willaya surtout en cette période de crise sanitaire de COVID.
