Le déroulement du stage : les tâches et les difficultés rencontrées
Chapitre 2 :
Déroulement du stage
Dans ce chapitre, il s’agit ici de décrire les différentes tâches effectuées tout le long du stage avant de souligner les difficultés que nous avons pu rencontrer dans l’exercice de nos missions.
Section 1 :
Tâches effectuées
La principale mission qui nous avait été confié fut la prospection. En effet, les tâches qui nous ont été assignées par rapport à nos formations et les différentes activités de l’entreprise même. Nous avons été reçus par Monsieur Vincent ELLA qui fut notre tuteur en entreprise.
Le premier jour du stage, il nous a présenté la première activité qui était de faire une campagne d’information et prospection pour le complexe scolaire la Martinique sis au quartier Bel Air.
Il nous a donné des directives sur la manière dont nous devrions procéder pour atteindre les objectifs et quelques astuces pour convaincre plus facilement les prospects.
Il s’agissait pour cette activité de prospecter tous les ménages et riverains non seulement du quartier Bel Air mais aussi des charbonnages et ses environs (Ambowé, Alibanding, diba diba, Ondogo,… etc) et d’autres quartiers proches du quartier charbonnages comme Haut de gué Derrière la prison ou encore Sotega , de rechercher le besoin dans le cadre de l’inscription d’un enfant dans un complexe scolaire.
Ainsi pour cette mission, nos tâches étaient les suivantes :
- Informer aux différents ménages et riverains des zones à prospecter de l’existence d’un complexe dénommé la Martinique en le situant géographiquement ;
- Susciter chez les prospects le besoin d’y aller inscrire son enfant en présentant les différents avantages (telles que conditions d’apprentissage et de vie scolaire des élèves) que peut bénéficier un enfant en étant un élève inscrit dans cette école avec l’appui des différents supports afférents à la prospection (prospectus, grille des prix cf. annexe 1et 2) ;
- Orienter les parents qui étaient déjà dans le besoin
- Recenser dans une fiche de prospection (annexe 2) les personnes intéressées par l’offre ;
A la fin de chaque journée, il fallait rentrer à l’agence pour faire un rapport sur le travail qui accompli.
Entre temps nous avions eu quelques échanges avec la directrice du complexe dans le but de mieux connaitre le complexe, elle nous édifiait sur le mode de fonctionnement, sur la relation qu’elle entretien avec les parents d’élèves, elle nous avait fait visité l’établissement (la première semaine du stage) car c’était important pour nous de mieux connaitre l’offre avant de la proposer aux clients.
Nous soumettions également à la directrice les préoccupations des parents d’anciens élèves que l’on rencontrait dans le souci d’améliorer son service et de mieux répondre plus favorablement à la demande de ses clients.
La deuxième activité était axée également sur une campagne de communication et de prospection pour le programme «Gabon Scolaire».
En effet Gabon Scolaire est un programme mis en place par l’ONG Educaf afin d’aider les parents à préparer la rentrée scolaire de leurs enfants en matière de fournitures scolaires à moindres couts.
Ainsi, notre mission était de d’emmener les prospects à venir acheter les trousseaux scolaires à Friend’s service, et pour accomplir cette mission, les tâches étaient consistaient à :
- Présenter le programme Gabon Scolaire aux populations avec un prospectus (prospectus Gabon Scolaire à voir en annexe 3), en leur donnant le prix des différents kits, en leur expliquant comment faire pour se procurer un kit scolaire.
- Convaincre les parents sur le fait qu’il serait plus judicieux pour eux d’acheter un kit du programme Gabon scolaire au lieu d’aller dans des grandes surfaces ou encore au marché.
- Enregistrer dans une fiche de recensements (annexe 4) les personnes intéressées par le programme Hormi la prospection qui a été notre mission principale, nous avons également apporté un coup de main au compartiment logistique.
Vu le nombre volumineux des commandes qu’il y a eu vers la du fin mois de septembre début octobre, il nous a été confié par rapport aux livraisons journalières d’apprêter les commandes des clients en :
- Mettant dans un sac toutes les fournitures correspondant au sexe et à la classe de l’enfant, la précision sur le sexe était très importante pour le choix de la couleur et des graphismes surtout pour le sac et la trousse ;
- Inscrire le nom, le sexe et la classe sur le sac ;
- Vérifier que les quantités mises dans le sac sont celles inscrites sur la liste ;
- Mettre la mention OK lorsque que le kit est prêt ;
Après avoir présenté les missions et tâches effectuées nous allons présenter les difficultés qui ont plus ou moins constitué des soucis dans l’accomplissement de nos tâches.
Section 2 :
Les difficultés rencontrées durant le stage
Durant notre stage, il est à noter qu’il s’est déroulé sans soucis majeurs, quelques petits imprévus ou incommodités sont venues importuner ces journées de « labeur ».
L’entreprise n’a pas de reprographie, ainsi lorsque nous avions par exemple d’une fiche de recensement et que le stock était fini il fallait aller faire des copies à l’extérieur voire même traverser la voie express pour faire des copies.
Lors des prospections sur le terrain, nous étions confrontés aux éléments de la nature comme le soleil et lors de nos déplacements de ménage en ménage nous n’avions ni casquettes ni parapluies pour éviter les rayons du soleil qui constituaient plus ou moins un léger obstacle dans l’atteinte de nos objectifs.
C’est pour nous une première expérience de prospection, lorsque l’on donnait des informations, il arrivait certains prospects n’étaient intéressés par l’offre ne le faisaient savoir qu’à la fin discours et du coup cela donnait un sentiment de découragement vu les objectifs que l’on devait atteindre par jour.
Les zones qui nous ont été assignés étaient parfois difficiles d’accès vu que l’on devait prospecter ces zones de fond en comble pour atteindre rapidement nos objectifs.
Il était également difficile de convaincre des ménages qui étaient loin de l’établissement notamment ceux quartier Alibandeng, derrière la prison et Sotega sur que leurs enfants étaient déjà inscrits dans les complexes scolaires de proximité malgré l’existence d’un bus scolaire qui semblait trop cher.
Avec le programme Gabon Scolaire il y avait beaucoup plus de commerciaux.
Lorsque tous les commerciaux se retrouvaient à l’agence pour faire le rapport à la fin de la journée certains n’avaient pas de place assise d’autres était obligées d’être debout malgré la fatigue.
Il arrivait des fois ou nous étions de laisser la place aux clients ou aux personnes qui venaient pour passer un entretien pour faute de structure trop étroite.
Voilà les principaux ennuis auxquels nous avons été confrontés mais qui n’ont pas eu de graves conséquences sur notre travail.
Après avoir présenté notre entreprise et décris le déroulement de notre stages, nous allons vous présenter les techniques qui nous permis de mieux réussir notre mission principales qui fut la prospection.
