Analyse du système d’information du Centre Olame
Chapitre 2 : Analyse de l’existant et modélisation du système d’information
Introduction
L’information pouvant se définir comme l’émission ou la réception de signaux dont le but est de déclencher le processus alimentant l’échange, base naturelle et indispensable de l’animation de l’organisation [10], un système d’information (SI) est l’ensemble de ressources humaines, techniques et financières qui fournissent, utilisent, traitent et distribuent l’information de l’organisation [18].
Il est la passerelle obligatoire de toutes les informations de l’entreprise [10].
Le Centre Olame renfermant un système d’information, l’objectif de ce chapitre est d’analyser et de critiquer ledit système d’information, notamment son système d’information pour la gestion locative, mais aussi de partir de la solution proposée pour mettre en place les matériaux sur lesquels reposera l’applicatif futur, et ce dans le respect des règles de gestion de l’organisation.
Analyse critique de l’existant et proposition de solutions
Par existant, on comprend l’état fonctionnel actuel du système d’information sous étude, c’est-à- dire les principaux acteurs impliqués, les principaux documents manipulés ainsi que les moyens utilisés pour le traitement de l’information [18].
L’étude de l’existant s’attache donc à mettre en évidence les ressources humaines, matérielles, logicielles, les activités principales, les informations associées ainsi que les dysfonctionnements majeurs du système d’information actuel afin de proposer quelques pistes de solutions pour remédier aux griefs y portés [18].
Analyse de l’existant
Les locaux mis à la disposition des filles étudiantes par le Centre Olame sont des lieux d’accueil, d’éducation, d’échange et de vie où chacune des filles doit apprendre à devenir responsable.
La procédure de location au Centre Olame se fait en quatre phases, à savoir la phase précontrat, la phase de la conclusion du contrat, la phase de paiement de loyer et la phase de fin de contrat.
Dans la phase précontrat, la jeune fille souhaitant loger au Centre Olame présente à la direction une lettre d’autorisation signée par son responsable. La direction soumet en suite cette lettre au gestionnaire de location. A cette phase, deux cas sont possibles. Soit la demande n’est pas acceptée (parce qu’il n’y a pas de local disponible ou parce que la jeune fille n’est pas revêtue de qualité d’étudiante) ; dans ce cas le contrat n’est pas conclu.
Soit la demande est acceptée (c’est- à-dire que le local est disponible) ; alors il y a conclusion du contrat de location.
A la conclusion du contrat, le gestionnaire enregistre manuellement et sur support papier, d’une part, les données concernant la nouvelle locataire (son nom complet, les noms de ses parents et/ou de son tuteur, son numéro de téléphone ainsi que son adresse de provenance) et d’autre part, les détails du contrat (numéro du contrat, durée du contrat, date de location, la chambre concernée, l’année concernée ainsi que le loyer total à payer).
Pour faire son entrée dans la chambre, la jeune fille étudiante doit payer une avance du loyer (ou la totalité) à la comptabilité.
Lors du paiement, le comptable enregistre dans une base de données Excel les détails du paiement effectué (le numéro du paiement, la locataire payeuse, le montant payé, la date du paiement, le motif de paiement, l’année académique concernée ainsi que le mode de paiement) et transcrit manuellement les mêmes détails sur le reçu de paiement.
Le contrat prend normalement fin à la fermeture de l’année académique, c’est-à-dire le 31 juillet de l’année suivante ou en septembre pour les étudiantes passées en deuxième session (moyennant les frais supplémentaires pour les mois d’aout et septembre). Le contrat prend également fin lorsque l’une des parties ne respecte pas ses engagements et en cas de décès ou dissolution de l’une des parties.
A la fin du contrat, la jeune fille dépose la clé de sa chambre au gestionnaire.
De l’analyse de l’existant ci-haut présentée, il ressort que les principales ressources humaines entrant en jeu de location au Centre Olame sont les suivantes : (i) la directrice qui fixe la stratégie et examine les rapports de location ; (ii) l’assistant à la direction et chargé des programmes qui gère les locations en observant les modalités fixées par la direction et fait le suivi des paiements ;
(iii) le comptable qui est chargé de l’enregistrement des paiements de loyers ; (iv) la locataire.
Il ressort également que les principaux documents manipulés dans le système d’information sous étude sont les suivants : (i) la lettre d’autorisation de logement ; (ii) le contrat de location conclu entre le Centre Olame et la nouvelle locataire ; (iii) le règlement d’ordre intérieur mis à l’intention des jeunes filles locataires, (iv) le registre des locataires tenu par le gestionnaire des locations et
(v) le reçu de paiement de loyer édité par le comptable et remis à la locataire payeuse (annexe 9).
En plus, le principal outil logiciel utilisé dans le système d’information sous étude est le Microsoft Excel pour l’enregistrement des paiements des loyers.
Critique de l’existant
Le système d’information jusqu’alors utilisé pour la gestion locative au Centre Olame est non informatisé, le traitement de l’information y est donc réalisé par des collaborateurs humains.
Cependant il fait appel à un auxiliaire informatique, notamment un ordinateur Hewlett-Packard (HP) avec Microsoft Excel dans la phase de paiement de loyers.
Points forts
De l’analyse de l’existant ci-haut, nous pouvons préserver les points forts suivants : (i) l’enregistrement des données à chaque phase de location, quoi que sur support papier ; (ii) l’archivage par classement des dossiers de location selon les années académiques ; (iii) l’édition des documents justificatifs à chaque phase de location, bien que manuellement et (iv) l’utilisation d’un logiciel informatique (Microsoft Excel) intégrant la notion de base de données, bien qu’il s’agisse d’une base de données simple.
Points faibles
Les points faibles que présente le système d’information sous étude sont : (i) la saisie double des données, notamment lors d’une nouvelle location, sur le registre des locataires et sur le contrat de location d’une part et, lors du nouveau paiement, sur la liste des paiements et sur le reçu de paiement d’autre part ; (ii) le logiciel utilisé n’édite pas les documents justificatifs ; (iii) les limites d’Excel utilisé sont vite atteintes en ce qui concerne la redondance de l’information ; (iv) la recherche fastidieuse des données concernant telle ou telle locataire due au système d’archivage manuel et (v) le manque de sécurité des données, les droits d’accès n’étant pas limités.
Proposition de solutions
Pour remédier aux griefs portés au système d’information sous étude, nous proposons la solution consistant à mettre en place une application informatique orientée base de données relationnelle.
Une telle application facilitera la tâche au gestionnaire en ce qui concerne les points suivants : (i) l’enregistrement des données dans la base de données relationnelle pour permettre leur stockage définitif et leur mise à jour automatique ; (ii) l’édition automatique des contrats de location, des reçus de paiement et des rapports de suivi évolutif des locations annuelles selon les modèles prédéfinis ; (iii) le suivi des paiements des loyers ; et (iv) la gestion des droits d’accès au système.
