Section 2 : Déroulement du stage, structure organisationnelle et analyse diagnostic des sociétés AUSTRAL et LA RELÈVE DISTRIBUTION
Cette section décrit d’abord le déroulement du stage, ensuite la structure organisationnelle de chaque lieu de stage et enfin l’analyse diagnostic découlant de l’état des lieux des deux sociétés.
Paragraphe 1. Déroulement du stage
Ce paragraphe renseigne sur les observations et travaux réalisés durant le stage ainsi que les apports du stage.
Observations de stage
Tout au long de notre stage, nous avons pu faire un certain nombre d’observations. Les sociétés AUSTRAL et LA RELÈVE DISTRIBUTION sont liées en ce qui concerne le transport des boissons et aussi le retour des casiers contenant des bouteilles vides. AUSTRAL assure ainsi la mise à disposition des boissons à LA RELÈVE DISTRIBUTION et également la logistique inverse en retournant les bouteilles recyclables. AUSTRAL et YALAU se succèdent dans ce partenariat car ils ont signé un contrat de sous-traitance de capacité étant donné que YALAU n’arrive pas à couvrir toute la demande de service de transport avec sa flotte de camions.
Après avoir observé les activités d’AUSTRAL, nous avons été envoyés vers LA RELÈVE DISTRIBUTION, société de distribution des produits pour nous imprégner des activités qui s’y déroulent. Elle a une multitude de partenaires et de clients mais aussi des annexes dans plusieurs villes du BENIN. Chaque site a un objectif à atteindre en termes de rendement ce qui fait que tous les acteurs du site se sentent impliqués par toute activité pouvant faire avancer le travail dans son ensemble.
Spécialement le site de Parakou où nous avons continué notre stage qui se démarque par le fait que le gérant et le magasinier se mêlent aux activités comme le tri, le rangement des casiers, et la manutention. Ceci permet de ne pas augmenter le personnel pour une section de tri ou de rangement des casiers même si la société devra confier ces tâches à des machines dans un avenir plus ou moins proche.
En outre, nous avons remarqué que les camions qui livrent aux clients se font parfois doubler par les concurrents et que les partenaires qui achètent en très grande quantité car n’ayant pas d’agrément, sont dans des coins très reculés allant jusqu’à 6h de route en quittant Parakou. A cet effet, elle aurait besoin d’une planification du transport, des itinéraires et d’une gestion rigoureuse et journalière des stocks. Le magasinier et le gérant cumulent visiblement plusieurs postes et ceci pour le bien de la société. Une réunion du personnel est organisée chaque lundi matin avant le début des activités pour parler du chiffre d’affaires, des objectifs et des méthodes pour les atteindre.
Travaux réalisés
A AUSTRAL, nous avons établi des factures normalisées avec la comptable, aidé le Chef d’exploitation dans le contrôle et la préparation des camions avant leur départ.
Arrivés chez LA RELÈVE DISTRIBUTION, nous avons fait :
- le décompte des casiers ;
- le classement des casiers et des produits en éthylène (pet) ;
- l’ordonnancement des tâches : la réception des commandes fournisseurs, clients, commis vendeurs, leur préparation, leur chargement puis leur livraison;
- le tri des casiers et le rangement par format de bouteilles;
- la vente avec les camionnettes appelées ‘’cessions ‘’;
- l’accompagnement d’un camion dans le village de OUASSA (6h de route) pour livraison des produits de la SOBEBRA à un partenaire;
- chargement et déchargement des casiers pleins et vides ;
- contrôle au retour et à la sortie des camionnettes et du tricycle;
- enregistrement de la vente avec le gérant et envoi de la facture à la caisse de la direction où le commis ira remettre la somme de la vente journalière.
III. Les apports du stage et à la structure
Au cours de ce stage, nous avons beaucoup appris, notamment l’établissement des factures normalisées, la consommation des camions en fonction de la distance et de la vitesse, les probables imprévues au cours du trajet et leur gestion, l’utilisation du logiciel de gestion commerciale SDGESCOM, des connaissances en matière de boissons qui facilitent le contrôle. Nous avons été bien accueillies par tout le personnel des sociétés où nous sommes passés. Néanmoins, nous avons eu du mal à nous adapter à leur rythme mais finalement nous avons été en mesure de les aider pendant notre séjour que ce soit au niveau du site avec les activités ou au niveau des clients.
Paragraphe 2: Analyse diagnostic et structure organisationnelle des sociétés AUSTRAL et LA RELÈVE DISTRIBUTION
I. Analyse diagnostic des sociétés AUSTRAL et LA RELÈVE DISTRIBUTION
Nos différentes observations au cours de notre stage nous ont permis de jeter un regard critique sur la situation des sociétés AUSTRAL et LA RELÈVE DISTRIBUTION dans lesquelles nous nous sommes rendus pour avoir des données concernant la distribution des produits de la SOBEBRA. Ainsi nous établissons un diagnostic à travers l’analyse interne et externe de ces sociétés.
| Tableau 1: Analyse SWOT de la société AUSTRAL | |
|---|---|
| Source | Observation sur le lieu de stage (Mai 2023) |
| Tableau 2: Analyse SWOT de la société LA RELÈVE DISTRIBUTION | |
|---|---|
| Source | Observation lors du stage dans la société (Juin 2023) |
II. Structure organisationnelle des sociétés AUSTRAL et LA RELÈVE DISTRIBUTION
Ces deux sociétés sur lesquelles nous nous sommes basés dans le cadre de notre étude, se sont dotées d’un organigramme en vue d’une exécution cohérente de leurs activités. De ce fait, nous exposerons le personnel administratif et le personnel d’exécution de chacune d’elles.
La société AUSTRAL
A. Personnel Administratif
De façon générale, le personnel administratif regroupe les premières autorités d’une entreprise c’est-à-dire les premières personnes à contacter en cas de besoin rapide. Il regroupe entre autres:
a) La Direction Générale
La Direction générale est la plus haute instance de la société AUSTRAL. Le Directeur Général se charge de l’administration des tâches dédiées aux autres services de la société et coordonne les activités en déléguant le contrôle de leur déroulement au Chef d’exploitation.
b) Le service d’exploitation
Constitué du Chef d’Exploitation et de l’Assistant du Chef d’Exploitation, ce service diffuse l’information vers les autres équipes, veille à l’optimisation des coûts non seulement lors des expéditions, mais également lors de la réparation des camions de la flotte.
c) Le service Comptabilité
La comptabilité est un service qui se charge de la gestion des ressources financières et des comptes de la société. La comptable règle les différentes factures et gère les créances tout en assurant le traitement salarial, le versement patronal et le versement des impôts pour le compte de la société.
d) Le service Caisse
Quant au département caisse, il est assuré par une caissière. Elle est chargée de récupérer les recouvrements, de faire la permanence pour l’encaissement, de signaler les débiteurs insolvables, de garder la trésorerie de la société, de faire les dépôts à la banque et d’aller faire les règlements.
Personnel d’exécution de la société AUSTRAL
Ce sont des personnes qui travaillent également au sein de la société et qui jouent un rôle important. Il s’agit entre autres:
a) Des Chauffeurs
Ils sont chargés d’expédier les produits aux différents endroits tout en étant garant de leur sécurité le long du trajet.
b) Chef Garagiste
Le chef garagiste est chargé de la maintenance et de la réparation des camions de la société. Ainsi les camions ont une plus longue durée de vie et le taux amortissement est réduit considérablement au profit de la société.
Figure 1: organigramme de Austral
2 – La société LA RELÈVE DISTRIBUTION
A. Personnel Administratif
De façon générale, le personnel administratif regroupe les premières autorités d’une entreprise c’est-à-dire les premières personnes à contacter en cas de besoin rapide. Il regroupe entre autres:
a) La Direction Générale
La Direction générale est la plus haute instance de la société. Elle est en charge de l’administration des tâches dédiées aux autres structures de l’entreprise et coordonne les activités de la société. L’individu en chef est le directeur général qui détermine la politique de bonne gestion, les perspectives et les objectifs que LA RELÈVE DISTRIBUTION s’est fixée.
b) La direction des ressources humaines
La direction des ressources humaines s’occupe des questions qui concernent le personnel de la société. Avec à sa tête une directrice, ce service contribue à la bonne marche des activités en s’assurant que la bonne personne soit au bon poste tout en gérant également les conflits probables entre employés.
c) Le service Comptabilité
La comptabilité est un service qui se charge de la gestion des ressources financières et des comptes de la société. Il tient le solde et règle les différentes factures et créances. Son rôle principal est le traitement salarial, le versement patronal et le versement des impôts pour le compte de la société.
d) Le service Caisse
Quant au département caisse, il est chargé de faire la permanence pour l’encaissement, de signaler les débiteurs insolvables, de passer la trésorerie de la société, de faire les dépôts à la banque et d’aller faire les règlements.
e) le service d’approvisionnement
A ce niveau, le chef vente est chargé de la commande des produits et aussi de veiller à la vitesse à laquelle ce stock est écoulé pour prévoir la prochaine commande. Ceci permet aux dépôts de ne pas être en rupture de stock tout en prenant en compte la période de l’année.
B. Personnel d’exécution de LA RELÈVE DISTRIBUTION
Ce sont des personnes qui travaillent également au sein de la société et qui jouent un rôle important. Il s’agit entre autres:
a) Du gérant
Le gérant est chargé de suivre la gestion du dépôt notamment la transparence financière en vérifiant les factures des commis, en enregistrant les différents retours et restes après la distribution journalière des commis.
b) Du Magasinier
Il veille au stock du magasin, réceptionne et prépare les produits destinés à être livrés à un client donné. Aussi, il prend part à l’inventaire des stocks et sort les ventes journalières effectuées par les commerciaux. Il est chargé de la coordination des activités journalières du dépôt et du picking également.
c) Des Commerciaux
Ce sont des agents recrutés principalement pour aller sur le terrain, pour la vente, la promotion et la prospection des produits. Ils sont en contact avec les derniers clients de la chaîne de distribution de l’entreprise.
d) Des Transporteurs
Ils sont chargés d’expédier les produits aux différents endroits. De manière générale, tous ces acteurs jouent un rôle primordial dans la bonne marche de l’entreprise et sont d’une nécessité absolue dans la distribution des produits SOBEBRA.
e) Des commis et des chauffeurs
Ils sont généralement dans des camionnettes par paire et se chargent de la distribution des produits aux différents clients. Leur tâche est primordiale car ils se chargent de livrer le produit et leur ponctualité doit être irréprochable.
