Comment l’analyse de cas transforme l’audit des achats ?

L’analyse de cas en audit révèle des lacunes surprenantes dans la gestion des achats au sein des entreprises. En confrontant théorie et pratique, cette étude met en lumière l’importance cruciale d’un contrôle interne efficace pour optimiser la performance globale.

C-Questionnaires :

OBJECTIF DU CONTROLE

S’assurer que les commandes sont dûment autorisées et que leur suivi permet de connaître les engagements pris par l’entreprise

OBJECTIF DU CONTROLE

S’assurer que les livraisons sont conformes aux commandes quant à la qualité et la quantité

OBJECTIF DU CONTROLE

S’assurer que les livraisons retournées sont suivies de façon à obtenir des avoirs correspondants

OBJECTIF DU CONTROLE

S’assurer que les factures sont contrôlées avec les bons de réception pour les quantités et la qualité, et avec les bons de commandes pour les prix et conditions de paiement, et que ces factures sont approuvées avant d’être enregistrées en comptabilité.

• 1. RAP (feuille de révélation et analyse des problèmes)

FRAP N° 1

Problème :

 Confusion de la fonction Achat/Vente

Constats:

 Le commercial est acheteur et vendeur en même temps

Causes:

Inexistence d’un service Achats



Absence du principe de séparation des tâches



Conséquences :

Risque de détournement d’affaires



 C’est une action qui a un impact sur le principe de séparation des tâches

élément essentiel dans l’évaluation du contrôle interne.

Recommandations :

Recrutement d’un responsable Achats autre que le commercial



Mise en place d’un service Achats



FRAP N°2

Problème :

 Absence de bons de réception

Constats :

 La société n’établit pas de bons de réception pour ses achats indépendamment

des bons de livraison

Causes:

 Non existence d’une procédure claire et définie qui prévoit l’établissement des

bons de réception.

Conséquences :

 L’impossibilité d’un contrôle rigoureux des réceptions

Recommandations :

Désignation d’un réceptionniste qui aurait pour mission :

BR

Le contrôle des quantités et de la qualité des livraisons en le matérialisant sur le



Le rapprochement entre les BC et les BR



L’établissement de BR pour chaque réception



FRAP N°3

Problème :

 Absence de sélection des fournisseurs

Constats :

 Le commercial contacte ses fournisseurs habituels et passe sa commande sans

aucune négociation préalable

Causes :

Absence d’études de marché périodiques



Absence d’une base de données fournisseurs



Conséqu

ences :

 Achat à des prix supérieurs aux prix du marché

Recommandations :

Une base de données fournisseurs doit être créée et mise à jour périodiquement



Une procédure de sélection des fournisseurs doit être définie



FRAP N°4

Problème :

 Les prestations ne sont pas contrôlées avant leur livraison aux clients

Constats :

• Le commercial reçoit la livraison et l’envoi directement au client sans aucun contrôle au préalable
• En l’absence du commercial, c’est la standardiste ou l’agent de sécurité qui

réceptionne la livraison

Le fournisseur peut livrer lui-même au client



Causes:

Inexistence d’une procédure claire et définie



Cumul des fonctions pour le commercial qui est acheteur et vendeur



Confusion entre les tâches du fournisseur et du commercial



Conséquences :

Perte de crédibilité et donc de parts de marchés



Livraison défectueuse



 Détournement d’affaires

Recommandations :

Le réceptionniste prendra en charge la fonction de contrôleur



 La société doit exiger un contrôle rigoureux à l’arrivée de chaque livraison

avant l’établissement du bon de réception.

FRAP N°5

Problème :

 Absence d’une procédure régissant les délais de règlement

Constats :

 Le trésorier prépare les modalités de règlement et choisit un délai selon la

disponibilité des fonds

Les règlements ne sont déclenchés qu’après relance du fournisseur



Causes:

• Absence de négociation effective avec les fournisseurs au moment de la commande
• L’inconscience des dirigeants quand à l’impact de cette faiblesse sur la

trésorerie

Conséquences :

 Impossibilité d’établir des plans de trésorerie dans des conditions de règlement

incertaines

Achats à des conditions inappropriées



Le trésorier est obligé de refaire le travail



Les fournisseurs rejettent les délais d’échéances fixés par la société



Recommandations :

 Une procédure de négociation des modes et délais de règlement doit être mise

en place

 Chaque accord doit faire l’objet d’une validation de la part du DAF

E-Cahier des recommandations :

Après cette analyse et d’après les faiblesses relevées au niveau des différents processus, on peut établir un cahier de recommandations qui regroupe toutes les faiblesses dégagées lors de l’évaluation du contrôle interne du cycle étudié, ainsi que les recommandations proposées pour assurer l’amélioration des dispositifs internes.

Dans ce sens, on va faire la synthèse des faiblesses et des recommandations mentionnées précédemment :

En plus et pour se prémunir mieux contre les risques, la société peut procéder par étapes claires et prédéfinies :

Etape1 : Mise en place d’un service achat

Le responsable Achats aura pour missions :

• Sélectionner les fournisseurs présentant les meilleures garanties, les meilleurs prix et les meilleurs délais de paiement.
• Créer une base de données fournisseurs à cet égard et sa mise à jour périodiquement
• Effectuer les commandes auprès des fournisseurs et veiller à ce que chaque commande fasse l’objet d’une demande d’achat formalisée émanant du service commercial.
• Des bons de commandes doivent être établis en 4 exemplaires, un à envoyer au fournisseur, un autre à envoyé au service comptabilité, un autre au réceptionniste et un dernier à classer par le service achat avec la demande d’achat.

Etape 2 : Désignation d’un réceptionniste

Le réceptionniste aura pour missions de:

• • • Etablir des bons de réception pré numérotés à chaque arrivage
    • Réceptionner les prestations livrées par les fournisseurs et contrôler leur conformité en termes de quantité et qualité tout en rapprochant les bons de commande et de réception.
    • Matérialiser ce contrôle sur le bon de réception et envoyer un exemplaire au service comptabilité

Etape 3 : Comptabilisation

Le Comptable aura pour missions de:

• • • • Rapprocher les factures aux bons de commandes et aux bons de réception
      • Vérifier les quantités, prix moyens et modes de règlement
      • Remonter le tout au chef comptable pour validation avant de les enregistrer
      • Le Chef comptable aura pour mission de:
      • Contrôler et valider les factures et y apposer la mention « bon à payer » avant de les transmettre au trésorier pour règlement, une copie est envoyé au service commercial pour classement au dossier de travail de l’affaire.

Etape 4 : Règlement des factures Achats par le trésorier

Le trésorier aura pour mission de:

• • • Préparer les règlements suivant les échéances prévues.
    • Remonter les chèques et les effets au directeur administratif et financier qui y appose son visa après contrôle des pièces justificatives et ensuite au directeur général pour signature.
    • Contacter les fournisseurs pour récupérer leurs règlements et veiller à garder un accusé de réception.
    • Le trésorier appose la mention « payé » sur les factures et les retourne au service comptabilité pour classement définitif.

Questions Fréquemment Posées

Quels sont les objectifs du contrôle dans le processus d’achat?

Les objectifs du contrôle incluent s’assurer que les commandes sont dûment autorisées, que les livraisons sont conformes aux commandes en termes de qualité et de quantité, et que les factures sont vérifiées avant d’être enregistrées en comptabilité.

Pourquoi est-il important d’établir des bons de réception?

L’établissement de bons de réception est crucial pour permettre un contrôle rigoureux des réceptions et pour s’assurer que les livraisons correspondent aux commandes en termes de quantités et de qualité.

Quelles recommandations sont faites pour améliorer la fonction achat?

Les recommandations incluent le recrutement d’un responsable Achats distinct du commercial et la mise en place d’un service Achats pour assurer une séparation des tâches.