L’organisme de l’entreprise SFM et la gestion de stock
Expression des besoins et spécification
1.0 Introduction
L’entreprise SFM nous a fait part d’une liste des thèmes de projets de fin d’études sur lesquels leurs ingénieurs travaillent, et sur la base de mon curriculum vitae, elle m’a fait la proposition que j’ai acceptée de m’investir dans le thème : Gestion de l’inventaire en utilisant le QR code.
Des encadreurs professionnels ont été mis à ma disposition du 01avril jusqu’au 31Juin marquant la fin de notre stage académique.
Nous allons présenter dans ce premier chapitre cet organisme d’accueil et préciser le cadre de notre projet.
1.1 Présentation de l’organisme d’accueil
SFM technologies Cameroun est une succursale de l’entreprise SFM basée en Tunisie, créée par un ensemble de professeurs en 1995, issue du domaine des télécommunications et des réseaux.
Les autres succursales de SFM technologies sont basées au Burkina Faso, et en France.
Son équipe d’experts et d’ingénieurs réalise des missions d’ingénierie et de conseil pour le compte de régulateurs des télécommunications, d’opérateurs, de ministères des TIC et de bailleurs de fonds (BM, BAD (broken as design)).
C’est au cours de ses missions que SFM a développé des outils, applications et plateformes pour la digitalisation des process d’ingénierie, de suivi et de mesures de QoS/QoE, de contrôle des tarifs,…
SFM a ainsi acquis une expertise pour la réalisation de produits IT pour le secteur des télécoms mais également pour d’autres secteurs comme celui des assurances, de la banque ainsi que des solutions de gestion intégrées pour les TPE/PME (terminal de paiement électronique).
Figure 2: L’organigramme et les services offerts par SFM technologies (SFM Cameroun, 2021)
* Les outils et développements sur-mesure offerts par SFM
Les outils et développements sur-mesure offerts par SFM se déclinent selon 3 axes :
– Digitalisation des process des entreprises (ou Robotic Process Automation) avec notamment les produits COSAP, Ticketeazy et IT&M.
– Cyber sécurité avec un portail d’accès WiFi ( Wireless Fidelity) sécurisé, un SOC (forums qui traitent des sujet de société) et une PKI (public key infrastructure) entreprise.
– Big Data et Intelligence Artificielle avec des solutions destinées aux secteurs des télécommunications (détection de fraude et churn (churn rate=taux de rotation des abonnements dans un réseau=nombre d’abonnements/nombre de désabonnements= de l’ordre de 0.55 généralement), bancaire (estimation de l’évolution des taux de change), ajout de couches de ML (Mailing List) et DL (Dynamic Library) dans les produits SFM.
Certains outils sont immédiatement utilisables tandis que d’autres sont personnalisés par l’équipe SFM après étude des besoins et de l’environnement de chaque client.
SFM maintient avec tous ses client un lien permanent permettant de faire évoluer ses produits, d’assurer un service après-vente personnalisé et une assistance sur site ou à distance. [2]
* Quelques modules des formations offertes par SFM
Figure 3: Quelques modules des formations offertes par SFM technologies (www.sfmtechnologies.com, 2021)
1.2 Présentation du projet
1.2.1 Contexte du projet
L’inventaire de stock est une opération effectuée au moins une fois tous les douze mois, généralement à la clôture de l’exercice, afin de relever en quantité et en valeur manuellement l’ensemble des éléments constitutifs du stock de SUPCOM.
Selon la fréquence et d’un point de vue comptable, on distingue deux types d’inventaires de stock : l’inventaire permanent et l’inventaire intermittent.
- L’inventaire permanent est une organisation comptable des stocks qui consiste à enregistrer les mouvements d’entrée et de sortie, afin de connaître de façon constante, en cours d’exercice, les existants, chiffrés en quantité et en valeur.
- L’inventaire intermittent est une organisation comptable des stocks qui consiste à déterminer, au moins une fois par exercice, des existants chiffrés en quantité et en valeur.
Le terme «informatique» vient de la contraction des mots « information» et «automatique». L’histoire de l’informatique est justement marquée par la volonté des Hommes d’automatiser certaines tâches longtemps réalisées à la main, en particulier le calcul.
Cette science a pour objet de définir des algorithmes qui permettent de modifier la vision que l’on a d’un problème, ou d’extraire d’une grande quantité d’informations mal structurées, de nouvelles connaissances plus utiles.
L’être humain s’est vite rendu compte qu’il lui fallait des moyens plus élaborés s’il voulait perfectionner ses calculs, c’est l’ordinateur.
Une impressionnante machine qui a eu un grand succès grâce à son extraordinaire rapidité, et qui a exigé son utilisation dans différents domaines. Le système informatique introduit actuellement est capable de gérer et de résoudre tous les problèmes rencontrés dans différentes entreprises.
L’informatique et ces divers outils permettent à l’entreprise de mieux exploiter et analyser tous ces diverses ressources à l’aide des logiciels performant.
L’entreprise d’aujourd’hui est plus consciente de l’impact de la gestion efficiente des inventaires de son patrimoine sur l’amélioration de sa performance. Or, cette tâche s’avère de plus en plus difficile et complexe.
Pour surmonter ces difficultés, toute entreprise est prête à inventorier son patrimoine en donnant des sommes considérables dans l’implantation de technologies logicielles afin d’améliorer ses services.
La procédure d’inventaire doit expliquer
>Les Buts de l’inventaire (régularisation totale des stocks, optimisation des coûts…).
>Le programme d’exécution de l’inventaire (date, horaires, périodicité).
>Le nombre de personnes par équipe de comptage
>Le formulaire utilisé pour le relevé des quantités.
>Les règles de gestion des écarts.
>Les règles de validation et de saisie des données.
Procédure d’inventaire
- >Choisir la date à l’avance.
- >Affectation du personnel
- >Ranger l’entrepôt et les produits
Dénombrement des produits
- >Mise à jour des fiches
- >Comparer et vérifier théorique et physique sur les fiches, identification et correction du problème.
- >Discussion des résultats avec le personnel.
1.2.2 Problématique
L’inventaire est une technique qui permet le dénombrement de stock existant pour pouvoir détecter les écarts entre théorique et physique, identifier les causes d’écart et les corriger, de vérifier l’absence des articles périmés ou détériorés et les retirer, et de superviser la gestion.
A cause de la complexité de cette opération, la possibilité de sortir avec des résultats erronés est très large et dans le cas des résultats contradictoire entre les équipes de contrôle, une commission doit se déplacer pour vérifier l’existence du bien.
Afin d’automatiser ces opérations d’inventaire, notre contribution se manifeste par la proposition d’une solution informatique pour les inventaires avec l’intégration des QR codes. Notre travail a permis de satisfaire les besoin de l’entreprise et résoudre le maximum de problèmes rencontrés lors du processus d’inventaire.
Nous avons divisé notre tâche en plusieurs parties : la première concerne l’étiquetage, et la deuxième est un module qui englobe la reconnaissance et le traitement.
En réalité, il y a deux sortes d’inventaire
L’inventaire comptable : il s’agit des écritures de fin d’exercice constatant en autre le stock, les amortissements des immobilisations, les sorties des immobilisations, les contrôles des comptes tiers et effectuer l’ajustement nécessaire…
Ceci est nécessaire pour donner l’image la plus fidèle qu’il soit de l’entreprise à l’instant de la clôture de l’exercice. Et de le faire de la manière la plus sincère et régulière qu’il soit. Et en cas de doute, c’est la prudence qui s’applique. Bref, ce sont les principes comptables qui guident l’inventaire.
L’inventaire physique : il consiste à compter le stock et les immobilisations dans l’entreprise.
On trouve dans ce dernier, quatre sous types d’inventaires à savoir l’inventaire intermittent, permanent, annuel et tournant.
Notre étude porte sur l’inventaire permanent. Le terme est souvent utilisé dans l’expression « faire l’inventaire » consistant à dénombrer le contenu d’un stock et effectué régulièrement (au moins annuellement) pour vérifier si la valeur du contenu des stocks est conforme à ce qui est comptabilisé lors du bilan.
Il est généralement effectué à des moments particuliers : fin d’année (par exemple pour l’inventaire annuel), ou de façon constante comme nous allons pouvoir faire.
Le but principal de ce décompte est de faire une comparaison entre le stock théorique (fourni par l’inventaire permanent) et Le stock physique.
Afin de déceler les éventuels écarts de quantités, s’assurer qu’aucune variation anormale n’est intervenue depuis les travaux effectués sur le contrôle interne qui pourrait en remettre en cause les conclusions.
L’inventaire permet, principalement, de fixer la valeur du stock présent au sein de l’entreprise, de vérifier si aucun article ne manque, en d’autres termes de constater si il y a eu perte ou vol, ainsi que la vérification d’une éventuelle erreur de gestion.
Les investissements sont donc répertoriés dans des sites pour les comparer avec les listes présentes au niveau de service concerné. Lors de l’inventaire les articles doivent correspondre au rapport de dernier inventaire.
Ainsi, si jamais il y a un manque, le responsable de cette opération pourra enquêter sur l’origine des disparitions ou des erreurs de gestion.
Les entreprise trouve un grand problème dans l’opération d’inventaire actuellement, puisqu’elle est faite d’une façon manuelle, sa prend beaucoup de temps (parfois même un mois) et sa occupe des agents de leur tâche (qui se sont mobiliser pour l’inventaire), il y a aussi la possibilité de tricher ou modifier les états des articles (marquer qu’un article qu’il est présent et en réalité manquant), numéro d’inventaire illisible ou introuvable.
Pour ce faire, nous avons échangés avec les travailleurs au sein de l’entreprise SUPCOM.
SUPCOM enregistre dans son patrimoine plusieurs investissements qui doivent être, à la fin de chaque année, contrôlés par des équipes de comptage désignées par la direction de l’administration et des moyens.
L’opération de l’inventaire annuel des investissements est conduite par une commission de contrôle. Le rôle de ces deux équipes est de vérifier l’existence du bien.
La commission de contrôle est chargée de suivre et contrôler les deux équipes en se basant sur les fiches renseignées. Enfin, elle rédige un rapport d’inventaire adressé à la direction de l’administration et des moyens.
La commission de control rencontre de nombreuses problématiques pour la gestion des inventaires actuellement:
- >Le numéro d’inventaire est illisible ou introuvable (étiquette plus clair).
- >Immobilisation de plusieurs personnes de la commission de contrôle pendant plusieurs jours, semaines voire des mois en fonction de l’ampleur des charges.
- >La contradiction entre les deux équipes.
- >Le contrôle manuel est trop dur.
- >Le calcul des écarts est à la main, possibilité de faute est large.
- >La douchette est plus sur quand a l’existence du bien.
- >Le control doit être fait juste sur les articles manquant.
- >Vérifier l’existence de l’article quel que soit son emplacement.
Notre but est d’informatiser cette opération, de faciliter la réalisation des inventaires , la conception et la réalisation d’une application d’automatisation des inventaires périodiques du patrimoine avec des QR codes, qui deviennent aujourd’hui la technologie la plus simple et la plus économique afin de gagner plus de temps et de ressource humaine.
