Etude préalable au démarrage du site web du cabinet comptable
Sous Section 3 :
Etude préalable au démarrage du projet
Une étude préalable devrait être effectuée avant d’entamer les travaux de développement du site. Cette étude a pour objectif de définir les besoins du projet en terme de moyens humains et financiers (§1) ainsi que l’inventaire et l’analyse des moyens existants dans le cabinet comptable et pouvant être utilisés pour la réalisation du site (§2).
§1: Définition des besoins et analyse de l’existant
Publier un site Web n’est pas anodin : cette activité peut avoir un impact direct sur l’image du cabinet, dont la responsabilité éditoriale est engagée.
Étape essentielle de l’élaboration d’un site, le cahier des charges doit partir d’une description des objectifs du cabinet, des sources d’information, des ressources humaines, techniques et financières disponibles. Le cahier des charges décrit les fonctionnalités du futur site Web et permet sa réalisation pratique.
Il en présente à la fois l’organisation (arborescence et rubriques, mode de navigation) et l’aspect visuel (éléments de la future charte graphique). Le cahier des charges doit, en outre prévoir, les échéances de la réalisation du site et aborder les modalités de paiement du prestataire.
Le cahier de charge doit recenser les moyens suivants :
En terme de ressources humaine
Existant :
- Niveau de compétence des utilisateurs;
- Niveau de motivation et d’implication des utilisateurs (repérer les utilisateurs réfractaires et ceux qui sont motivés);
- Niveau de motivation des décideurs.
Besoins :
- Besoin de formation et d’accompagnement des utilisateurs;
- Constitution d’équipes de travail;
- Définir ou mettre en place une politique de communication au sein du cabinet;
- Définir un schéma de circulation de l’information;
- Mettre en place un manuel d’utilisation ou un livre de procédures.
En termes informatiques
Existant :
- Revue du parc informatique: repérer le matériel qui peut être utilisé et celui à remplacer.
Besoins :
- Mettre en place et proposer un cahier des charges avec définition des besoins et estimation du budget nécessaire;
- Investir dans le matériel adéquat (investir juste ce qu’il faut). Il ne faut ni se suréquiper ni avoir un équipement inadapté;
- Assurer la veille technologique;
- Identifier et évaluer le niveau et la qualité des prestations actuelles. Puis définir et identifier ce qu’il sera nécessaire de mettre en place au sein du cabinet comptable afin d’optimiser le potentiel du cabinet.
Une fois ce travail achevé, il devrait conduire à l’établissement du budget temps et du budget financier.
§2: Budget temps et Budget financier
L’établissement du budget temps et du budget financier est une étape importante pour la réussite du projet. Elle permet notamment la maîtrise du projet par le propriétaire du cabinet.
Le budget temps devrait être détaillé par phase de réalisation du projet. Les phases suivantes peuvent être suivies :
- phase de conception;
- phase de réalisation
- phase de programmation;
- phase de préparation des bases de données
- la formation des collaborateurs;
- phase de test;
- phase de mise en ligne;
- phase d’évaluation;
- la familiarisation et l’apprentissage des clients;
- la maintenance du site et sa mise à jour;
- Les imprévus : il y a lieu d’établir un plan d’action pour les imprévus. Par exemple, la désignation du responsable de traitement des imprévus et la détermination de ses attributs et compétences.
Ce budget temps a une conséquence directe sur le budget financier. A chaque révision du budget temps, l’impact financier devrait être mesuré et le retour sur investissement réestimé.
71 La figure est hébergée dans un espace sécurisé accessible par mot de passe que nous avons obtenu suite à un abonnement contracté avec la firme ExpertSA spécialiste dans l’assistance des experts comptables à la création de site Web. Il s’agit du premier choix que nous avons effectué pour le développement de site Web délaissé au profit d’un développement par une SSII.
Plus les phases de réalisation sont détaillées et plus le budget temps et financier le sera, mieux sera la maîtrise du projet par le maître d’ouvrage.
Il sera très utile d’établir un cahier de charge qui décrit dans les détails les plus élémentaires, la nature du projet, son architecture et ses phases.
