Analyse et redéfinition des procédures comptables
Section 3 – Analyse et redéfinition des procédures comptables
La détention d’une filiale américaine par une entreprise française engendre un besoin spécifique du fait des différences entre les pratiques comptables de chaque côté de l’Atlantique. En effet, le système d’information comptable de la filiale doit répondre aux attentes de deux catégories d’utilisateurs de l’information financière : ceux qui se situent au niveau local et ceux qui se situent au niveau de la maison mère.
La mise en place de travaux permettant de réconcilier la dualité de ces attentes et d’améliorer la qualité du processus comptable est alors nécessaire pour assurer l’efficacité et la fiabilité de la remontée de l’information financière.
1/ Analyse du système d’information comptable et évaluation du contrôle interne
Dans un premier temps, il est important de chercher à comprendre les procédures comptables en place chez la filiale afin de mettre en évidence les éventuelles lacunes à corriger pour fiabiliser la production de l’information financière. A ce titre, on peut déjà établir une cartographie du système d’information comptable en mettant en évidence les flux d’information, les contraintes à respecter et les actions des différents acteurs. Ce schéma constitue en fait la base de travail pour effectuer un diagnostic pertinent.
Il convient ensuite de revoir les procédures de contrôle interne afin d’en déduire les conséquences sur la fiabilité de l’information financière produite par la filiale. Il faut notamment s’interroger sur la séparation des fonctions dans l’entreprise entre les personnes qui autorisent les transactions, celles qui les enregistrent et celles qui ont le contrôle des actifs. L’exercice de plusieurs de ces fonctions par un même individu traduit une faiblesse du contrôle interne, puisqu’une telle situation facilite la fraude.
Bien qu’une totale séparation des fonctions soit un objectif difficilement atteignables dans certaines PME, il est souhaitable de faire des recommandations permettant de se diriger vers cet objectif. En effet, dans le cadre de transactions portant sur des PME, il n’est pas rare que les cibles aient des systèmes d’information rudimentaires et des procédures de contrôle interne quasi-inexistantes. L’acquisition par une entreprise étrangère peut donc entraîner un bouleversement important, nécessitant que l’organisation de l’entreprise soit redéfinie compte tenu des exigences du nouvel actionnariat.
Il est également important de s’intéresser à l’outil informatique utilisé par la cible, afin de s’assurer qu’il est suffisamment sécurisé et que ses possibilités d’utilisation sont conformes aux attentes de l’acheteur.
En effet, il n’est pas rare que des entreprises gérées depuis l’origine par les fondateurs vendeurs et dont les besoins en matière de production d’information comptable étaient limités disposent d’un parc informatique archaïque, totalement inapproprié par rapport aux exigences de l’acquéreur en matière de remontée de l’information financière.
La recommandation d’une solution informatique adéquate est alors un aspect important des prestations apportées dans le cadre de l’accompagnement de l’investisseur. La réalisation de ces travaux peut toutefois nécessiter de faire appel à un spécialiste si le cabinet ne dispose pas des compétences informatiques suffisantes.
2/ Redéfinition du plan comptable
Comme nous l’avons évoqué dans la première partie de ce mémoire, il n’y a pas de plan comptable obligatoire aux Etats-Unis, si bien que les entreprises sont libres d’adopter la numérotation de comptes qu’elles désirent. En fait, les plans comptables utilisés par les PME américaines traduisent souvent leurs besoins en matière de gestion et ils se caractérisent généralement par un découpage analytique très détaillé, couplé avec un découpage par nature des charges et des produits moins précis que celui du PCG français.
Cela engendre donc des retraitements plus ou moins fastidieux lors du passage aux normes comptables françaises nécessaire à la remontée d’une information financière utilisable au niveau de la maison mère. Un moyen efficace pour éliminer cet inconvénient consiste à redéfinir le plan comptable de la filiale à partir de celui qui est utilisé par la maison mère.
Si le plan comptable en place chez la filiale n’a pas d’intérêt particulier pour le fonctionnement de l’entreprise, un changement radical est envisageable. Cette solution consiste donc à remplacer la numérotation existante par un jeu de comptes calqué sur le PCG et intégrant les découpages analytiques nécessaires pour la production des états de gestion de la filiale.
Elle offre ainsi un outil qui répond non seulement aux besoins des utilisateurs locaux en matière d’information de gestion et d’information financière, mais également aux besoins de la maison mère, puisqu’elle permet de produire plus facilement des états financiers qui se rapprochent des normes françaises.
Si le plan comptable en place chez la filiale répond aux besoins de nombreux utilisateurs dans l’entreprise et qu’un changement radical n’est pas envisageable, il convient de trouver une solution alternative. On peut alors proposer une modification du plan de compte en place par l’ajout d’un suffixe représentant la codification selon le PCG. Toutefois, si le logiciel comptable ne permet pas cette modification, il faut utiliser une solution plus lourde à gérer, qui consiste à mettre en place une table de passage et à définir une procédure permettant d’y intégrer tout nouveau compte.
3/ Redéfinition des schémas d’écritures
La souplesse des règles comptables américaines conduit parfois à ne mouvementer qu’un seul compte pour enregistrer une opération qui nécessiterait l’utilisation de plusieurs comptes selon le référentiel français. Cependant, lors des travaux de consolidation cette souplesse s’avère être une source de problèmes, puisqu’il faut souvent reconstituer l’écriture telle qu’elle aurait été comptabilisée en France.
On peut alors envisager la redéfinition de certains schémas d’écritures afin de faciliter les futurs travaux de remontée de l’information financière auprès de la maison mère. Il s’agit en fait de reconsidérer la comptabilisation de certaines opérations à l’intérieur du référentiel comptable américain compte tenu du nouveau plan comptable proposé. Il est généralement assez difficile de faire comprendre l’intérêt de ces changements au personnel comptable de la cible car ces schémas sont nouveaux et leur impact n’est visible que dans des états financiers présentés selon les normes françaises.
Ainsi, un exemple éloquent est constitué par les « write offs » des comptes clients, méthode qui consiste à sortir une créance irrécouvrable du bilan par un prélèvement directe sur la provision client, sans que l’écriture ne transite par le compte de résultat. Selon la pratique comptable française, deux écritures doivent être comptabilisées pour enregistrer une telle opération : une perte sur créance irrécouvrable et une reprise de la provision client.
Dans la perspective de la remontée de l’information financière auprès de la maison mère, ce raccourci comptable entraîne généralement des contrôles bloquants dans les liasses de consolidation, puisque les variations des provisions inscrites au bilan ne trouvent pas leur contrepartie dans le compte de résultat. Des exemples similaires sont représentés par la compensation des dotations et reprises de provision, la présentation du résultat net de cession d’actifs sans distinguer la valeur nette comptable des actifs cédés du prix de vente…
On observe en fait que le pragmatisme et la souplesse de la comptabilité américaine ont souvent pour conséquence de réduire le caractère informatif de la comptabilité générale et de limiter ses possibilités d’utilisation comme outil d’analyse.
Dans le cadre de la problématique liée à la remontée de l’information financière d’une filiale américaine vers sa maison mère française, la redéfinition de certains schémas d’écritures permettant de redonner sa fonction d’analyse à la comptabilité générale est donc d’un grand intérêt pour les destinataires de l’information financière. En outre, cette démarche permet de limiter les travaux lors du passage du référentiel comptable américain au référentiel comptable français.
