Le système d’information de gestion et le contrôle de gestion

Rôle et système d’information du contrôle de gestion

1- Rôle du contrôle de gestion

Plusieurs rôles sont attribués au contrôleur de gestion selon la structure des organisations et le type de management :

a- Dans l’optique traditionnelle

Dans l’optique traditionnelle, le contrôle de gestion peut être exercé dans une vision de vérification comptable et/ou de maîtrise de la gestion.

Dans ce cadre, les tâches dévolues au contrôleur de gestion sont les suivantes :

• – concevoir le système d’information,
• – contribuer à la conception de la structure de l’entreprise sur la base d’une décentralisation effective de l’autorité,
• – faire fonctionner effectivement le système d’information,
• – effectuer des analyses économiques dans le but d’améliorer la rentabilité de l’organisation,
• – traduire en objectifs et en budget les propositions issues des analyses après leur adoption par la direction générale.

Autrement dit, ces tâches s’illustrent par :

• – établir des plans à long terme et les budgets,
• – contribuer au choix des méthodes de prévisions,
• – établir une coordination du processus budgétaire,
• – faire respecter les délais,
• – analyser les résultats,
• – proposer des actions correctives.

b- Dans l’optiquerénovée du contrôle de gestion

C’est l’optique du pilotage de la performance organisationnelle.

Dans ce concept, les rôles du contrôleur de gestion se développent de plus en plus vers le conseil.

En outre, de la planification financière, de l’évaluation des résultats, de la production de l’information financière, et de la collecte et l’enregistrement des données, il lui revient de conseiller et de promouvoir les nouveaux outils de gestion comme suit :

• gestion par processus ou par activités,
• réingénierie organisationnelle,
• l’apprentissage organisationnel (qualité totale…)

Autrement dit, Le contrôleur de gestion est gardien du temple. Il veille à la cohérence des méthodes, chiffre les arbitrages en matière de prix de cession internes, par exemple, garantit le suivi des actions engagées.

A ce titre, il supervise le budget et analyse la cohérence des chiffres fournis, tout en s’assurant du respect des directives reçues.

Il explique la formation du résultat par l’analyse des coûts, la détérioration de la marge.

Il est également copilote.

A ce titre, il met en place les outils de pilotage dont la fonction est de permettre aux opérationnels de suivre leur activité et leur performance.

Le contrôleur explore les paramètres de l’organisation, puise dans la boîte à outils, produit et interprète les chiffres clés de l’activité, mène des analyse transversales, calcule des écarts entre les performances prévisionnelles telles qu’elles ressortent de la stratégie définie et mise en œuvre.

Le contrôleur de gestion est communicateur et pédagogue au service de la performance, le contrôle de gestion anime une équipe et des groupes de réflexion, forme les utilisateurs à l’exploitation des documents, apporte une aide méthodologique dans le choix de nouveaux outils.

Ces actions de communication et de formation des opérationnels permettent de faire accepter les divers changements et les nouveaux outils.

Elles contribuent également à la lisibilité des objectifs à tous les niveaux de la hiérarchie.

Enfin, le contrôleur de gestion vigie.

C’est-à-dire qu’il n’est pas seulement réactif, mais proactif, jouant ainsi un rôle d’anticipation et pratiquant une veille technologique sur le management, un benchmarking des méthodes en se comparant aux pratiques des meilleures entreprises qu’elles soient concurrentes ou non, ce qui autorise une validation externe des objectifs.

2- Le système d’information de gestion : outil majeur du Contrôle de Gestion

Traditionnellement, les ressources de l’entreprise étaient définies comme se composant des biens, du capital et des hommes qu’elle met en œuvre.

Aujourd’hui, l’information est incontestablement une ressource vitale de l’entreprise.

De plus en plus, la compétitivité de l’entreprise et sa capacité de mise en œuvre des stratégies sont en effet étroitement liées à son système d’information, pour les raisons suivantes :

• Le contenu en information des processus de production est essentiel à l’amélioration de qualité ;
• La rapidité de réaction est, plus jamais, un facteur essentiel de l’aptitude d’une entreprise à faire face à la concurrence ; or cette aptitude est, pour une bonne part, fonction de la fluidité, de la fiabilité et de la flexibilité des systèmes d’information de gestion.

* Davis :

L’information produite doit représenter des données transformées sous une forme significative pour la personne qui les reçoit.

Elle a une valeur pour ses décisions et ses actions.

* Lucas :

Système d’information : ensemble des procédures organisées qui permettent de fournir l’information nécessaire à la prise de décision et/ou au contrôle de l’organisation.

Le système d’informations à 3 finalités essentielles :

• le contrôle (le contrôle de gestion est un sous-système informationnel au service du système de décision)
• la coordination
• la décision

Il existe différents systèmes d’information qui interviennent à différents niveaux de décision :

• Système d’information du contrôle opérationnel
• Système d’information du contrôle stratégique
• Système d’information sur l’environnement

Le contrôle de gestion intervient essentiellement sur les 2 premiers et peu sur le système d’information sur l’environnement (indicateurs de satisfaction des clients, sur les meilleures pratiques de la concurrence.

Dans toute organisation, le système d’information de gestion doit d’abord servir à connaître l’environnement et les ressources internes afin de déterminer la stratégie et les objectifs organisationnels, et contribuer ainsi à la définition de la sphère d’évolution de l’organisation.

Il consiste donc à organiser toutes les informations internes et externes pertinentes et utiles pour l’organisation, en les réunissant en un ensemble cohérent qui permet aux responsables de planifier, décider et contrôler.

Le système d’information doit prendre plusieurs formes, en fonction du niveau des besoins responsables et des acteurs de l’entreprise :
Système d’information stratégique pour les décideurs : celui-ci peut prendre la forme d’outils classiques de planification et de tableaux de bord stratégiques.

Il peut également prendre la forme plus avancée de veille stratégique, destinés à permettre l’anticipation des tendances technologiques, économiques, sociologiques des marchés ;

Système d’information pour les responsables opérationnels : il se traduira par la mise en place d’instruments de prévision budgétaire, afin de les aider à élaborer leurs propres objectifs, définir les moyens nécessaires et tester les hypothèses de travail.

Système d’information pour les opérationnels destiné à leur permettre de suivre de manière permanente leurs performances et d’infléchir éventuellement leur action grâce l’analyse des actions réalisées.

En résumé, le système d’information de gestion vise à :

• Fournir des informations complètes, pertinentes et précises sur les performances et le fonctionnement de l’organisation.
• Faciliter l’analyse des données ainsi obtenues en vue d’améliorer le processus de décision à tous les niveaux de gestion.