Les applications pratiques de l’audit révèlent des enjeux cruciaux dans le contrôle interne des paiements. En examinant les processus d’autorisation et de vérification des factures, cette étude met en lumière des stratégies essentielles pour éviter les erreurs financières, transformant ainsi la gestion des achats en un levier de performance.
Paiement des factures
- Objectifs du contrôle interne
Outre les objectifs relatifs aux trois phases précédentes, les objectifs spécifiques à la mise en paiement sont les suivants :
- les factures sont contrôlées avant mise en paiement,
- la mise en paiement est dûment autorisée,
- les factures ne sont pas payées plusieurs fois.
Organisation correspondant à ces objectifs
Les procédures suivantes sont généralement considérées comme satisfaisantes au regard du contrôle interne :
- le service comptable compare les éléments figurant sur la facture (prix, qualité, quantités) avec une copie des bons de réception et les bons de commande,
- la mention « bon à payer » n’est portée sur la facture qu’après comparaison de celle-ci avec les bons de réception et de commande correspondants.
- Le bon à payer est porté uniquement sur l’original, afin d’éviter de le donner plusieurs fois pour la même facture. A cette fin, lorsque la facture est reçue en plusieurs exemplaires, la mention « duplicata » est indiquée dès la réception, sur les exemplaires autres que l’original.
- Les factures comptabilisées portent la référence de l’enregistrement afin d’éviter les doubles comptabilisations ; les factures payées sont annulées par la mention « payé » pour éviter un double usage et portent la référence du paiement.
5. Conséquences de l’organisation de l’entreprise pour l’auditeur
- Objectifs de l’auditeur
- Obtenir l’assurance que toute les charges et les dettes on été enregistré (exhaustivité des enregistrements)
- Obtenir l’assurance que toutes les charges et les dettes enregistrées concernent bien l’entreprise (réalité)
- S’assurer que la coupure des charges est faite correctement (coupure d’enregistrement)
- Obtenir l’assurance que les soldes au bilan sont correctement évalués
- S’assurer du caractère vraisemblable du solde des comptes (audit analytique)
- Etablir la validité des sommes figurant à titre de dettes au bilan
Démarche d’évaluation du contrôle interne du cycle Achat-fournisseur
Description des procédures
Etablissement des Flowchart
Préparation des questionnaires
Mise en place des FRAP
Elaboration des recommandations
Description des procédures:
La description de procédures commence après l’autorisation du gérant, elle commence par la visite des services concernés et l’organisation des entretiens avec les responsables.
Ces entretiens étaient plus des conversations qui ont servi à collecter des informations susceptibles de former une base de données pour comprendre leurs procédures et les décrire.
Etablissement du digramme de circulation (Flowchart):
Après les entretiens, les diagrammes de circulation des documents viennent représenter graphiquement les opérations déjà décrites et déceler les faiblesses d’organisation.
Le choix des flowchart reste la meilleure solution pour schématiser les procédures et mieux repérer les faiblesses.
Préparation de questionnaires:
Les questionnaires permettent de relever d’autres anomalies non révélées pendant les entretiens.
Analyse des faiblesses par la méthode des FRAP:
Nous avons choisi d’analyser l’organisation interne de la société à l’aide des FRAP (feuilles de révélation et analyse des problèmes) qui restent un outil d’évaluation révélateur dans les missions d’audit interne. La FRAP attire plus l’attention sur les conséquences des dysfonctionnements et les recommandations des auditeurs que sur les dysfonctionnements eux-mêmes.
Principe d’élaboration d’une FRAP :
Tous les dysfonctionnements méritant d’être signalé ont été formulé en FRAP de la manière suivante :
le problème qui le résume
les « faits » ou « constats » qui le prouvent
les causes qui l’expliquent
les conséquences qu’il entraîne
les recommandations qui le résolvent.
A-Description du cycle :
L’opération d’achat se déclenche par une commande client faite par téléphone, fax ou mail. Dès sa réception, le commercial prend contact avec l’un des fournisseurs habituels sans aucune négociation, convient avec lui des modalités de la prestation et demande à l’assistante commerciale de préparer un bon de commande qu’il fait signer par le directeur commercial, le directeur administratif et financier après l’avoir signé lui-même.
Le bon de commande est faxé au fournisseur, ensuite trois cas de figure sont observés :
Le fournisseur livre la commande au client directement.
Le fournisseur la livre au commercial qui a pris attache avec lui, qui l’accepte sans contrôle et la livre lui-même au client.
En l’absence du commercial, la standardiste ou l’agent de sécurité réceptionne la livraison.
Les livraisons ne font pas l’objet d’un bon de réception.
Le comptable reçoit les factures Achats accompagnées des bons de commandes et bons de livraison de la part des fournisseurs, leur attribue un numéro de pièce et y indique la date de réception. Après rapprochement, il les envoie au commercial pour validation ainsi qu’au directeur commercial, ce dernier les valide et les lui retourne ensuite.
Le comptable prépare un tableau de marge qui reprend les prix détaillés des achats et des ventes de chaque prestation et donc la marge dégagée. Le comptable remonte le tout au DAF qui les signe et les retourne au service comptabilité pour enregistrement et classement en attente de règlement.
Les factures Achats ne sont réglées qu’après demande et relance du fournisseur.
Le comptable consulte le grand livre, prépare, signe et transmet une demande de règlement à l’attention du chef comptable, cette demande comporte le nom du fournisseur, le montant et le mode de règlement.
Chèque pour commandes inférieur à 10000 dhs.
Effet pour les commandes entre 10000 et 100000 dhs.
Les commandes supérieures à 100000 dhs font l’objet de plusieurs demandes de règlement.
Le chef comptable contrôle l’existence effective des factures, fait un rapprochement entre les montants y figurant et ceux de la demande de règlement et s’assure que ces factures n’ont pas fait l’objet d’un règlement antérieur.
Le chef comptable transmet le tout au trésorier pour un contrôle deuxième niveau, ce dernier prépare alors le règlement et choisit une date d’échéance pour les effets allant de 30 à 90 jours selon la disponibilité des fonds.
Les chèques et les effets sont barrés et non endossables. Le trésorier remonte le tout au DAF qui après contrôle signe la demande de règlement et appose son visa sur le chèque ou effet. Le trésorier les remonte ensuite au directeur général qui signe le chèque ou l’effet après vérification de visa de la DAF.
Le trésorier contacte le fournisseur pour récupérer son règlement, ce dernier lui accuse réception.
Dans le cas où le fournisseur rejette le délai d’échéance, le trésorier lui prépare un autre règlement avec une échéance plus proche.
Questions Fréquemment Posées
Quels sont les objectifs du contrôle interne lors de la mise en paiement des factures ?
Les objectifs spécifiques à la mise en paiement sont que les factures sont contrôlées avant mise en paiement, la mise en paiement est dûment autorisée, et les factures ne sont pas payées plusieurs fois.
Comment l’auditeur évalue-t-il le contrôle interne du cycle Achats-Fournisseurs ?
L’auditeur évalue le contrôle interne en obtenant l’assurance que toutes les charges et les dettes ont été enregistrées, que les charges et les dettes concernent bien l’entreprise, et que les soldes au bilan sont correctement évalués.
Quelles sont les étapes de la démarche d’évaluation du contrôle interne dans le processus d’achat ?
Les étapes incluent la description des procédures, l’établissement des Flowchart, la préparation des questionnaires, la mise en place des FRAP, et l’élaboration des recommandations.