Comment le cadre théorique influence la comptabilité à Royal Air Maroc ?

A. L’utilisation du logiciel MASTERPIECE

MASTERPIECE est un logiciel comptable de l’éditeur SSA GT ; il est très utilisé dans le domaine de l’aéronautique, dont fait partie la Royal Air Maroc. Il a été l’outil nécessaire à tout mon travail pendant la durée de ce stage. En effet, toutes les écritures comptables de la Royal Air Maroc sont entrées dans ce logiciel. Chaque responsable d’entité peut entrer et modifier les données à tout moment du mois.

La première chose à faire est de se connecter au logiciel² en entrant un identifiant utilisateur, un mot de passe et l’entité dont on s’occupe.

A chaque début de mois, il faut créer un « lot », c’est-à-dire un fichier de données que l’on remplit au jour le jour pendant toute la durée du mois avec toutes les données comptables de l’entité. La création de ce lot est très importante puisque c’est elle qui nous permet d’entrer toutes les écritures comptables du mois.

Il faut remplir le libellé du lot, mais aussi la date d’échéance de celui-ci. La donnée la plus importante à entrer est le « code devise ». En effet, la Royal Air Maroc est une entreprise marocaine dont le siège social est basé à Casablanca au Maroc. Toutes les données sont donc automatiquement saisies en Dirhams Marocains.

La direction financière France entre toute sa comptabilité en Euros, puisque toues les opérations dont elle s’occupe sont en Euros. Il faut donc paramétrer le logiciel en Euros pour que celui-ci puisse effectuer automatiquement la conversion en Dirhams Marocains. Une erreur dans la saisie de la devise aurait des conséquences directes sur la comptabilisation du chiffre d’affaires de l’entreprise.

B. La comptabilisation des ventes

Toutes les agences Royal Air Maroc présentes en France vendent des billets d’avions aux particuliers et aux groupes. Elles sont généralement ouvertes du lundi au vendredi, certaines peuvent être aussi ouvertes le samedi.

Tous les jours, elles doivent comptabiliser les ventes effectuées la veille. Cette comptabilisation se fait sur le logiciel MASTERPIECE. Ma première mission était donc de comptabiliser les ventes de l’agence parisienne.

Cette comptabilisation comprenait le passage des écritures comptables sur différents comptes dont :

• Les moyens de paiement directs
  • 34216200 : Ventes cash
  • 34216300 : Ventes chèque
  • 34216700 : Ventes Carte Bleue, Vente A Distance (VAD), American Express
• Les moyens de paiement indirects :
  • 61263100 : L’EC : compensation pour cause de retard/surbooking³
  • 44887000 : La Lettre de Crédit (LC)
• Les frais d’agence : 712729FS
• Les remboursements : 3215900
• Le Passage : 16342100

Dans cette mission de comptabilisation des ventes, je devais également vérifier que les ventes enregistrées par le système interne de l’agence correspondaient bien à l’argent encaissé par l’agence. Chaque fois qu’un moins-perçu ou qu’un trop-perçu était fait je devais le signaler à la responsable d’agence pour qu’elle le régularise sur la journée du lendemain.

La comptabilisation des ventes en tant que première mission de mon stage avait un double intérêt.

Le premier était de me familiariser avec le plan comptable de l’entreprise qui est entièrement répertorié sur le logiciel MASTERPIECE.

Le second intérêt de cette mission était qu’elle était assez simple ce qui me permettait d’avoir une première mission à part entière tout en me laissant assez de temps pour recevoir une formation sur d’autres opérations plus complexes.

3 L’EC est un bon d’achat utilisable à la RAM pour payer n’importe quel billet d’avion. C’est une manière de compenser les clients pour cause de retard ou de surbooking de leur avion. Les clients peuvent refuser l’obtention de ce bon d’achat et obtenir la même somme par chèque ou virement bancaire

La comptabilisation des ventes comprenait une autre partie qui est l’établissement d’un récapitulatif des ventes en fonction des moyens de paiement. Cette « récap », comme on l’appelle dans le service, a pour but de vérifier que toutes les opérations que nous avons passées sont correctes. Elle est un moyen de vérification efficace de tout ce qui a été saisi sur MASTERPIECE en ce qui concerne la comptabilisation des ventes. Cette vérification est un élément essentiel pour une mission où j’ai participé un peu plus tard au cours de mon stage, à savoir l’analyse mensuelle des comptes.

C. La tenue journalière de la trésorerie

Les ventes journalières impliquent forcément une rentrée d’argent pour l’entreprise. Cette rentrée d’argent doit être faite administrativement au niveau de la banque, et comptablement grâce à l’établissement de la trésorerie sur le logiciel MASTERPIECE.

Tous les jours, après avoir vérifié que l’argent encaissé correspondait effectivement aux ventes effectuée la veille, je devais remplir des « remises cash » ainsi que des « remises chèque ». Ces deux documents administratifs permettaient à la personne dont c’était la tache de déposer l’argent « cash » ainsi que les chèques à la banque.

Ces deux documents servent de preuve pour la banque mais aussi pour la résolution des conflits en cas de chèque frauduleux ou impayés.

La compagnie ne s’occupe pas directement des conflits en cas de chèques frauduleux. En effet, elle fait appel à une entreprise extérieure qui garantie le paiement des chèques impayés et qui s’occupe ensuite de gérer les contentieux directement avec les clients. Cette solution est très avantageuse mais les conditions de l’assurance du paiement des chèques sont très strictes et demandent une vigilance constante : tous les jours, le compte en banque sur lequel les chèques sont déposés doit être vérifié pour éviter qu’un chèque puisse échapper à ce système.

La tenue de la trésorerie fait appel aux comptes de moyens de paiements directs, vus précédemment, mais aussi au compte 514110 Banque.

La tenue de la trésorerie me permettait de conclure la comptabilisation des ventes et elle est aussi nécessaire pour l’élaboration mensuelle de l’Etat de Rapprochement Bancaire.

La tenue journalière de la trésorerie ne se résume pas seulement au passage des écritures de recettes. En effet, toutes les rentrées d’argent effectuées grâce aux ventes journalières constituent les recettes de l’entreprise. Or, la compagnie a aussi des dépenses et elles doivent être comptabilisées non pas de façon journalière, mais mensuelle.

La Royal Air Maroc étant une compagnie aérienne elle a des dépenses qu’ont toutes les compagnies comme les factures d’électricité, le loyer de ses locaux ou tout simplement le salaire de ses employés, mais elle a aussi des dépenses propres à une compagnie aérienne comme : les frais en rapport avec la gestion aéroportuaire des avions, les litiges commerciaux avec les clients dus au surbooking ou aux incidents dont la compagnie n’est pas responsable. On trouve également dans ces dépenses, les frais liés à la détérioration ou à la perte des bagages.

Le passage de ces dépenses se fait à chaque fin de mois, une fois que toutes les factures ont été réglées et que tous les litiges du mois ont été réglés. Ces règlements se font soit par prélèvement bancaire, soit par chèque ou encore par virement bancaire. Le virement bancaire est de plus en plus privilégié au chèque par mesure de sécurité.

Il m’est arrivé d’effectuer moi-même certains de ces paiements en effectuant des virements bancaires et en écrivant des chèques. Chaque paiement est très important et demande une attention particulière tout d’abord parce que chaque facture doit être vérifiée, mais également pour éviter les « double règlements ». En effet, ceux ci sont extrêmement rares mais peuvent arriver. Je n’ai pas vu ce cas lors de mon stage au sein de la Royal Air Maroc, car désormais un système de contrôle a été mis en place par le service financier, à savoir l’élaboration d’un tableau récapitulant tous les litiges sur le logiciel Microsoft Excel ; ceci permet une vérification rapide et efficace des règlements déjà effectués.

D. L’élaboration mensuelle de l’Etat de Rapprochement Bancaire

Le rapprochement bancaire est un contrôle, réalisé par le comptable qui a pour but de rapprocher les données du compte banque (51411000) des données des relevés de compte. Des dépenses et des recettes sont comptabilisées tous les mois. Seulement, ces opérations ne se font pas instantanément. Des dépenses comme des recettes restent donc en attente d’un mois sur l’autre.

En ce qui concerne les recettes celles qui sont le plus souvent en attente d’un mois sur l’autre sont les derniers versements d’argent et de chèques du mois. Il en va de même pour les derniers paiements Carte Bleue du mois. Les paiements American Express se font avec un mois d’écart, ils seront donc toujours présents sur l’Etat de Rapprochement Bancaire (ERB)

Les dépenses qui sont le plus souvent sur l’ERB sont les chèques envoyés qui n’ont pas encore été encaissés ou les virements bancaires effectués en fin de mois.

L’élaboration de l’ERB de l’entité parisienne, se fait grâce à l’utilisation du logiciel Microsoft Excel. En effet, les relevés bancaires sont disponibles sous format numérique grâce à la consultation du compte bancaire en ligne. Cette consultation permet notamment de télécharger un relevé bancaire sous format Excel. Les données comptables de trésorerie sont, elles aussi téléchargeables au format Excel grâce au logiciel MASTERPIECE.

Il suffit ensuite, grâce à quelques manipulations informatiques, de lettrer les données, c’est-à-dire de supprimer les « doublons » qui apparaissent entre le relevé bancaire et les données de trésorerie. Ceci fait, il faut encore comparer les données restantes aux données déjà présentes sur l’ERB du mois précédant pour enlever les opérations en attente effectuées pendant le mois écoulé.

Puis, les données restantes sur le fichier Excel sont compilées avec les données restantes sur l’ancien ERB pour former le nouvel ERB.

E. L’analyse mensuelle des comptes

Chaque mois, les comptes de toutes les entités sont analysés pour vérifier les anomalies qui pourraient exister. Ces anomalies comprennent aussi bien des erreurs de « frappe » que des vraies anomalies comptables, comme par exemple une différence entre le montant des ventes effectuées et l’argent effectivement encaissé. Cette analyse des comptes permet également de voir l’état des comptes à une date donnée.

Cette dernière mission a été la plus importante de toutes, car elle est l’aboutissement de toutes les tâches auxquelles j’ai participé auparavant. L’analyse des comptes est ce qui représente l’accomplissement du mois. Une fois que celle-ci est effectuée on ne peut plus revenir sur aucune donnée comptabilisée durant le mois écoulé.

Outre la vérification des comptes, cette tâche sert à préparer la présentation trimestrielle des comptes au siège social de l’entreprise à Casablanca. Je n’ai pas eu l’occasion d’assister à une présentation des comptes, en revanche j’ai participé à l’analyse des comptes de l’entité de parisienne ma dernière semaine du stage. Chaque mois, l’analyse des comptes du mois précédant sert de base à l’analyse des comptes du mois écoulé.

Il va sans dire que cette étape est d’une importance capitale d’un mois sur l’autre. Cette importance est d’autant plus capitale que la clôture de l’exercice comptable, qui a lieu le 31 Octobre de chaque année à la Royal Air Maroc, se base elle aussi sur les différentes analyses de comptes de l’année.

L’analyse de compte est donc la tâche finale qui permet de clôturer tout le travail comptable du mois et même de l’exercice comptable en entier.

A. Bilan professionnel

Ce premier stage m’a donné l’occasion de découvrir la comptabilité dans le monde professionnel. Il m’a également donné l’envie de continuer dans cette voie pour pouvoir atteindre mon objectif final de devenir expert-comptable.

Ce stage m’a permis de mêler aptitudes professionnelles et savoir académique pour m’insérer pleinement dans le monde professionnel. Mon sens de l’autonomie et ma prise d’initiative ont été mes aptitudes les plus utilisées lors de ce stage. Ce qui m’a permis de montrer que j’étais capable de m’adapter à un nouvel environnement rapidement et à faire ce qui était nécessaire pour que mon travail soit fait correctement et dans les délais. Ce stage m’a également permis de mettre en application les enseignements que j’ai reçus au Centre Universitaire Roannais, en comptabilité mais également en informatique avec l’utilisation quotidienne du logiciel Microsoft Excel.

Cette première expérience a donc été très complète pour moi puisqu’elle représentait ma première véritable expérience dans le monde professionnel, et qu’elle m’a conforté dans mon projet professionnel.

Je pense également que ce stage s’est très bien déroulé et que j’ai su prouver mes compétences professionnelles à mes supérieurs au sein de l’entreprise.

B. Bilan personnel

Ce premier stage au sein de la Royal Air Maroc m’a permis de découvrir un monde qui m’était totalement inconnu jusqu’ici, à savoir celui de la comptabilité en entreprise. Cette expérience fut très enrichissante au niveau personnel car elle m’a permis de découvrir les relations hiérarchiques au sein d’une compagnie. J’ai découvert que bien que très formelles, ces relations pouvaient aussi être très chaleureuses dans un contexte professionnel.

J’ai appris à savoir m’organiser dans mon travail personnel et dans la vie de tous les jours. A l’heure où j’écris ce stage, je sais que je vais avoir la chance d’apprendre encore beaucoup de choses au sein de la Royal Air Maroc, tant au niveau personnel que professionnel.