C. Typologie des applications groupware
Les applications de travail collaboratif constituent un environnement favorable à la communication, à la coopération et à la coordination. Elles peuvent ainsi accueillir des applications sollicitant ce type d’environnement.
Déterminer une typologie des applications de travail collaboratif permet de mieux positionner le groupware par rapport aux autres technologies de l’information-communication-documentation que sont la Gestion Electronique de Documents, ou le Workflow par exemple. Par ailleurs, l’élaboration d’une typologie permet également d’envisager les fonctionnalités les plus adaptées aux besoins de l’organisation.
1. Matrice « moment/lieu »
La matrice «moment/lieu» de JOHANSEN13, permet d’établir une première typologie des applications de travail collaboratif. Cette matrice est centrée sur la communication et les caractéristiques synchrones ou asynchrones des interactions.
| Même moment : synchrone | Moment différent : asynchrone | |
| Même lieu | Réunion | Mots laissés dans un bureau |
| Lieu différent | Téléphone | Messagerie |
Cette matrice semble toutefois insuffisante car elle ne permet de décrire que quatre situations de communication et d’échange. Elle ne prend pas en compte les autres principes du groupware que sont la coopération et la coordination.
2. Les applications mémoire, routage et échange :
Il existe trois types de familles d’applications de groupware correspondant aux trois principes du travail collaboratif :
– La famille des applications orientées « mémoire » : Ces applications relèvent davantage du principe de coopération puisqu’il s’agit d’applications dont le but principal est la mise en commun des informations et des connaissances. Cette mutualisation permet la constitution d’une mémoire collective.
– La famille des applications orientées « routage » : Ces applications sont proches de la notion de coordination puisqu’elles se caractérisent par « l’importance du rôle de transporteur d’information qu’elle assure entre différentes personnes »14. Le but de ces applications est d’organiser dans le temps et l’espace les flux d’informations.
– La famille des applications orientées « échange » : Ces applications relèvent de la communication et ont pour but principal d’assurer les interactions entre plusieurs acteurs impliqués dans des actions communes, et ce quels que soient les lieux et les moments.
3. Fonctionnalités
A partir des différentes typologies énoncées ci-dessus, nous pouvons classer les fonctionnalités des outils de travail collaboratif :
| Synchrone | Asynchrone | |
| Même lieu | ||
| Mémoire | Transmission directe d’un dossier | Dossier sur un poste de travail
complété successivement par |
| différentes personnes | ||
| Routage | Elaboration d’un planning lors
d’une réunion |
Gestion d’espaces de travail |
| Echange | Communication interpersonnelle | Mots laissés dans un bureau |
| Lieu différents | ||
| Mémoire | Gestion des documents (création,
suppression, modification) |
|
| Routage | Gestion des membres et des droits
d’accès Agenda partagé |
|
| Echange | Vidéoconférence
Téléphonie par Internet (VoIP) |
Messagerie électronique |
Si pour l’échange il est important qu’il existe des fonctionnalités synchrones, le routage et la mémoire peuvent se concevoir avec des fonctionnalités asynchrones.
12 LEVAN, Serge. « E-collaboration, travail en réseau et efficacité collective »
13 Tableau issu de LEVAN, Serge, LIEBMANN, Anne. Le groupware, informatique, management et organisation.
14 SAADOUN, Mélissa. Le projet Groupware : des techniques de management au choix du logiciel groupware.
L’essentiel est que les groupes puissent disposer des moyens de communiquer directement ou non, et qu’ils puissent s’organiser pour travailler et s’échanger leurs travaux.