Le travail collaboratif : actualités et perspectives ?

III. Le travail collaboratif : actualités et perspectives ?

Les changements organisationnels humains et techniques induits par la mise en place d’un environnement de travail collaboratif peuvent se relever conséquents. Quels sont les bénéfices pour l’entreprise ? Les coûts ? Les risques ? À moyen terme ? À long terme ?

A. Les bénéfices pour l’entreprise

Après un temps d’adaptation nécessaire (formation et expérimentation), les bénéfices sont de plusieurs ordres. Premièrement, l’entreprise y gagne d’un point de vue stratégique.

En effet, le travail collaboratif permet de gagner du temps sur la durée globale d’un projet grâce à un accès rapide et efficace aux données stratégiques. Les délais liés aux différentes tâches d’un projet sont donc réduits et les prises de décisions s’avèrent plus rapides et efficaces.

Les conférences électroniques, exemple d’application de travail collaboratif, illustrent parfaitement ces nouveaux avantages, en effet elles permettent de réduire les coûts liés aux déplacements qu’engendre une réunion. Les gains se traduisent donc en terme financiers et de temps.

Deuxièmement, d’un point de vue social, le travail collaboratif accroît la cohésion au sein d’un groupe de travail en facilitant les échanges formels et informels. Ce climat plus favorable permet la réduction d’erreurs critiques grâce aussi à une meilleure coordination du groupe. Les applications groupware donnent l’occasion aux différents acteurs de consacrer moins de temps aux formalités administratives liées à leurs tâches : « ces applications visent à accélérer le partage des informations du groupe, [et] à […] passer plus de temps dans la phase créative et dans la discussion des décisions. »33

Troisièmement, le travail collaboratif permet la valorisation et la mutualisation des documents de l’entreprise grâce à son système de partage de documents, elle permet également une capitalisation des connaissances de l’entreprise grâce à une répartition des tâches définie précisément pour chacun.

Enfin, du point de vue de la relation « entreprise/clients » le groupware en misant sur la qualité et la réduction des coûts et des délais, améliore l’image de l’organisation auprès des différents clients.

Voici un tableau34 qui résume les conséquences organisationnelles positives que peut apporter une solution de travail collaboratif dans l’entreprise :

Ces bénéfices sur le long terme nécessitent des investissements, qui peuvent être importants. De plus, la démarche de mise en place d’un environnement de travail collaboratif n’est pas sans risques !

B. Les coûts et les risques

L’aspect financier est à prendre en compte pour la mise en place d’une solution groupware. Les coûts sont de deux ordres :

– Le coût même du logiciel : Il est principalement lié au prix de la licence de l’outil s’il s’agit d’un logiciel propriétaire tel que Lotus Notes par exemple. Le coût varie selon le nombre d’utilisateurs, le type de logiciels, les applications demandées etc.

– Le coût de l’investissement lié à la mise en place de la solution groupware dans l’organisation. Selon Serge LEVAN : « les coûts varient considérablement en fonction […] de l’existant dans l’entreprise, [ainsi que] des paramètres sociaux et culturels à l’entreprise dans son environnement »35. L’adaptation à ces nouvelles pratiques organisationnelles engendre donc un coût plus important pour l’entreprise que le simple achat de l’outil.

En effet, l’intégration d’une solution de travail collaboratif peut nécessiter l’achat de nouveaux matériels informatiques, d’une mise en réseaux etc. L’entreprise peut également choisir de faire appel à un consultant en Systèmes d’Information pour définir quelle solution est la plus adaptée à son besoin, vient ensuite les coûts liés à la formation des futurs usagers, le support technique etc.

Un investissement conséquent accompagné d’une réorganisation des services implique un risque non négligeable pour l’entreprise. Il convient donc d’identifier les possibles causes d’échec. Selon Martin ADER, elles sont de cinq ordres :

•  Définition imprécise du projet ;
•  Absence de motivation de l’encadrement ;
•  Espérances irréalistes ;
•  Ressources inadaptées ;
•  Conditions sociales inacceptables ;
•  Mauvaise coopération entre les personnes.

Ce qui ressort de manière évidente dans cette liste d’échecs est la dimension humaine que représente la mise en place d’un environnement de travail collaboratif. En effet, il est impératif d’impliquer les futurs utilisateurs dans le projet dès son commencement.

Ils sont les seuls décideurs du bon fonctionnement de l’outil sur le long terme, ils doivent donc être régulièrement consultés afin que la solution finale réponde au mieux à leurs besoins mais aussi afin d’éviter toute réticence au changement organisationnel et managérial.

C. Offres sur le marché

Cette partie est consacrée à la description plus précise d’outils de travail collaboratif. Le nombre important de tels outils présents sur le marché ne nous permet pas de les introduire tous dans ce dossier. Nous avons donc effectué une sélection selon plusieurs critères, notamment :

•  La popularité et crédibilité apparente (nombre de résultats sur les moteurs de recherche, ou importance de la communauté pour un logiciel libre par exemple) ;
•  L’aspect professionnel du site Internet de la société ;
•  Le type d’outil (libre, open source, ou propriétaire) ;
•  L’outil doit être d’origine française ou posséder au moins une version française du logiciel ;
•  La variété des fonctionnalités proposées ;
•  L’outil doit être uniquement à destination des entreprises.

Il s’agissait donc d’un travail de veille, d’analyse des types d’outils proposés sur le marché, nous n’avons pas eu la possibilité de tester les outils de manière concrète et sur le long terme, cette analyse proposera donc une liste non exhaustive d’outils, avec leurs fonctionnalités, leurs spécificités et leurs coûts.

Néanmoins, nous nous concentrerons davantage sur la typologie des outils proposés sur le marché (libre ou propriétaire) en tentant d’en dégager les bénéfices et les contraintes que ceux-ci peuvent apporter pour l’entreprise.

33 ADER, Martin. Management Collectif de l’Information. Insep Editions. 1996

34 DESS SID UFR IDIST. Les Nouvelles Technologies de l’Information pour l’Entreprise, le point sur la question. INNOVINFO 97. 101 p.

35 K. LEVAN, Serge. Le groupware, informatique, management et organisation. Hermes Science Publications, 1995.

36 Disponible sur http://artlibre.org/licence/lal/ (Page consultée le 10 février 2008)

37 Disponible sur http://www.01net.com/article/349484.html (Page consultée le 10 février 2008)

38 SAADOUN Melissa. Le projet Groupware, Chapitre 6. Eyrolles, 1996.

1. Les logiciels libres

Il convient tout d’abord de distinguer les logiciels « libres », « open source » et « gratuit » (freeware). Ces trois types de logiciels, souvent confondus, comportent quelques différences essentielles, ils répondent à différents principes que l’on peut trouver dans la licence Copyleft36 :

•  Un logiciel libre répond aux principes de liberté d’utilisation, de modification et de distribution, il doit être soumis à une licence libre comme la GNU GPL ;
•  Un logiciel open source est un logiciel qui donne libre accès à son code source, ce qui le rend modifiable par tout utilisateur (plutôt expérimenté) ;
•  Un logiciel « freeware » est un logiciel gratuit mais qui ne partage pas son code source.

Un logiciel libre n’est donc pas forcément un logiciel gratuit, cependant il reste à moindre coût dans la plupart des cas. Nous prendrons soin de le préciser dans la description qui suit.

Open XChange

Zimbra

Opengroupware

OBM groupware

2. Les logiciels propriétaires

Un logiciel propriétaire est un logiciel protégé par un copyright, sans aucun accès au code source, il n’est donc pas modifiable par l’utilisateur. Il existe des logiciels propriétaires gratuits, ce sont les « freeware ».

Lotus Notes et domino Version 8

Microsoft Exchange Server 2007 et Windows SharePoint Services

Novell Groupwise