Les méthodes de collecte de données révèlent des lacunes surprenantes dans le contrôle interne d’Ecobank Centrafrique. Cette recherche critique propose des solutions innovantes pour renforcer l’audit interne, essentiel à la performance financière de la banque, avec des implications significatives pour le secteur bancaire.
Les techniques et outils de collecte de données
Les techniques sont des procédés opératoires, rigoureux, bien définis, susceptibles d’être appliqués à nouveau dans les mêmes conditions adaptées au genre des problèmes ou des phénomènes en cause.
En ce qui concerne ce travail, nous avons utilisé les techniques telles que l‟entretien, la recherche documentaire, l’observation directe, le questionnaire et le recoupement d’information.
L’entretien
En effet, les données collectées dans les documents et l’observation passive, ont été complétés par des entretiens ouverts avec les auditeurs de la banque. Elle nous permet de mettre en exergue la méthode d’enquête utilisée pour écarter les zones d’ombre sur nos propres observations par le fait des entretiens que nous avons eu avec le personnel d‟Ecobank Centrafrique.
L‟entretien de recherche nous a permis de récolter et d‟analyser plusieurs éléments à savoir les avis, les comportements des personnes interrogées.
A partir de l‟entretien semi-directif aussi appelé “entretien qualitatif ou approfondi” qui se base sur des interrogations assez généralement formulées et ouvertes, nous posons de nouvelles questions lorsque la personne interviewée soulève un aspect encore inconnu de notre thème d‟étude. Pour réaliser ce type d‟entretien nous avons procédés comme suit :
- Une préparation en amont des questions possibles.
- un classement dans un ordre logique et par thème.
- La disposition à poser de nouvelles questions pendant l‟entretien.
Nous avons aussi fait usage de l‟entretien non directif aussi appelé « entretien libre » qui ne comporte pas de questions pré-écrites ou de structure. Ainsi, nous avons à certains moments proposés une question générale et intervenus que pour relancer la conversation et encourager la personne interrogée à aller plus loin dans l‟explication de sa pensée. Dès lors, nous adoptons une attitude d‟écoute, de compréhension et de neutralité.
Avant de passer à l‟entretien, nous avons préparés un guide d‟entretien, c‟est-à-dire une liste de questions/thèmes sur une feuille à emmener le jour de l‟entretien. Les questions sont hiérarchisées selon les thèmes abordés.
Le but est d‟avoir un mémento afin de mener au mieux l‟entretien, en limitant le stress. Afin de rendre l‟entretien de recherche le plus efficace possible, nous avons préparés notre matériel pour le jour J à savoir : un guide d‟entretien (liste de questions/thèmes), un carnet pour prendre des notes, des stylos, un surligneur, un microphone (sur notre smartphone).
Par ailleurs, pour réaliser une analyse statistique, nous avons décidés de récolter un maximum de réponses à travers des entretiens, afin de donner une légitimité à nos résultats statistiques.
En sus de la méthode qualitative, la méthode statistique a fait l‟objet de cette étude et à servi à prouver ou démontrer des faits en quantifiant certains faits relevés pendant la recherche.
Les résultats sont souvent exprimés sous forme de données chiffrées (statistiques).
A certains moments de la recherche, nous nous sommes appuyés sur un guide d‟entretien pour poser des questions précises aux questionnés afin d‟obtenir des résultats pertinents. Les questions sont fermées et prennent la forme de réponses oui/non et de choix multiples. Les résultats de cette étude statistique s‟expriment en données chiffrées et a permis de calculer la fréquence d‟une certaine réponse et d‟exprimer les données en pourcentages.
Nous nous sommes appuyés sur le sondage qui nous a permis d‟obtenir des réponses précises sur des questions données posées à l‟échantillon représentatif d‟individus retenu, c‟est-à-dire les personnes interrogées. Mais, le sondage ne nous permet pas d‟échanger longuement avec les personnes interrogées. Le sondage nous donne la possibilité d‟établir des données statistiques. L‟analyse de celles-ci nous a permis de construire notre conclusion.
Les données collectées au sein de l‟ECOBANK Centrafrique comportent des insuffisances relatives à l‟indisponibilité de certains enquêtés qui étaient bien occupés par le poids de leur tâche pour les entretiens. Cette situation a eu pour inconvénient un léger retard dans le traitement de certaines données de l‟étude.
La documentation
Dans l’entreprise, les écrits ont une fonction déterminée. Ils actent les événements, constatent les décisions, engagent les individus pour l’action. Le système de comptabilité et de contrôle de gestion, par exemple se présente comme un métronome de la vie de l’entreprise. Ils enregistrent la situation, l’efficacité et l’efficience du système à périodes régulières, et ils servent de base à la discussion entre les acteurs.
Pour la recherche sur les entreprises la facilité à identifier les sources de leur fonction constitue un avantage certain. Encore faut-il y avoir accès. Plus le document sera perçu comme important, plus il sera difficile de l’obtenir.
L’analyse documentaire s’évertue à proposer les relations déterminantes du contexte sans être empreints des intentions et des perceptions des acteurs actuels. Cette objectivité n’est qu’apparente. Une approche historique s’intéresse aux représentations du passé. L’analyse a
donc pour finalité d’établir les images pérennisées par les écrits et de comprendre leur influence sur le présent et même le futur. Les documents que nous avons utilisés sont :
- les rapports de missions d’audit : Nous chercherons dans ces rapports les informations sur les constats faits par les auditeurs, sur le mode de gestion des opérationnels, les recommandations émises par ceux-ci à cet effet, le taux d’application des recommandations entre deux missions d’audit. Et tout ceci nous a permis de montrer l’impact sur le résultat et donc sur la performance financière de la banque, à travers les ratios de performance financière.
- La charte d’audit : qui nous a permis de connaitre officiellement la mission, le pouvoir et la responsabilité du département d‟audit interne de l‟Ecobank.
Elle est établie conformément à la Norme 1000 du cadre de référence international des pratiques d‟audit interne qui précise que : « les missions, les responsabilités et les pouvoirs de l‟audit interne doivent être définis dans une chartre d‟audit interne ».
- Le manuel d’audit interne : il nous permet de connaitre le guide des auditeurs interne de l‟Ecobank, les procédures d‟audit.
- Le plan d’audit : c‟est un planning qui permet d‟identifier les bases sur lesquelles sont programmées les missions d‟audit. Il est élaboré par les auditeurs internes en tenant compte de la cartographie des risques et est validé par le Président du Conseil d‟Administration et le Comité d‟audit.
- La cartographie des risques : est un document d‟inventaire des risques et sert de base à l‟élaboration du plan d‟audit.
L’observation
L‟observation est une technique très utilisée dans notre étude et qui nous a permis d‟expliquer des phénomènes à travers la description des comportements, des situations, des faits que nous avons constatés.
Elle nous a permis d’observer directement l’existence ou non des faits et pratiques d’un audit interne au service de l’amélioration de la performance de l‟Ecobank.
En effet, nous nous sommes focalisés sur le comportement de certains agents d‟Ecobank Centrafrique, plutôt que sur leurs déclarations, en observant simplement ce que les gens font et ce qu‟ils disent, sans intervenir. Nous nous sommes efforcés pour rester fidèle à la situation réelle de notre échantillon.
Le questionnaire
Nous avons élaboré un questionnaire et un guide d‟entretien pour faciliter la tenue des interviews avec le personnel d‟Ecobank. Le questionnaire permet d‟obtenir des informations brèves alors que l‟interview permet d‟avoir des réponses plus détaillées.
Le recoupement d’information
Elle consiste à procéder à une comparaison entre deux informations ayant une même finalité mais venant de sources ou supports différents. Le recoupement des informations est une nécessité absolue pour les comptabilités manuelles dans lesquelles presque obligatoirement on assiste à des erreurs dues à des négligences humaines ; en revanche, dans une comptabilité informatisée, de telles erreurs ne peuvent être commises par l’ordinateur.
La méthode d’analyse des données
La méthode retenue pour l’analyse de données recueillies a été l’analyse du contenu. Nous avons donc analysé le contenu de tous les rapports d’audit que nous avons exploité dans le cadre de cette étude, les propos recueillis lors des entretiens avec les auditeurs de la banque, ainsi qu’avec les dirigeants.
Nous avons fait une étude comparative des rapports de mission d‟audits afin de confirmer de l‟efficacité du service d‟audit interne de l‟Ecobank et de tester la mise en œuvre des recommandations émises par les auditeurs. Ensuite nous nous sommes appesantis sur l‟étude de quelques cas concret de détection des anomalies et des risques qui pèsent sur l‟Ecobank grâce à l‟audit interne.
La méthode de validation des hypothèses
La première hypothèse est validée grâce à la vérification de la place de l‟audit interne dans l‟organigramme de l‟Ecobank et aussi par la comparaison entre les missions d‟audit prévues et les missions d‟audit réalisées.
La validation de la deuxième hypothèse passe par une analyse des rapports d‟audit et les études de cas. Plus les constats relèvent plusieurs anomalies, l‟hypothèse 2 est confirmée.
La validation de la troisième hypothèse passe par une étude comparative des différents rapports d‟audit. Un autre élément est l‟analyse du tableau de suivi des recommandations établi par les auditeurs.
Les limites de l’étude
A ce stade, il convient de mentionner que l’étude comporte des limites. La plupart des difficultés éprouvées étaient liés à l‟obtention des informations. En effet, il nous était difficile d’avoir accès aux informations car elles sont confidentielles. Mais aussi nous avions eu des difficultés à rencontrer certaines autorités. Cette situation était due aux obligations de leurs occupations et a eu comme conséquence des reports.
Dans cette section qui vient de terminer, nous avons présenté la méthodologie de recherche adoptée en mettant en relief le choix de la population d‟étude, l‟échantillon puis les méthodes de collecte et d‟analyse des données.
Questions Fréquemment Posées
Quelles sont les techniques de collecte de données utilisées dans l’audit interne ?
Les techniques de collecte de données comprennent l’entretien, la recherche documentaire, l’observation directe, le questionnaire et le recoupement d’information.
Comment les entretiens contribuent-ils à l’audit interne ?
Les entretiens permettent de récolter et d’analyser des éléments tels que les avis et les comportements des personnes interrogées, en éclaircissant les zones d’ombre sur les observations.
Quelle est l’importance de la méthode statistique dans l’audit interne ?
La méthode statistique permet de prouver ou démontrer des faits en quantifiant certains éléments relevés pendant la recherche, avec des résultats souvent exprimés sous forme de données chiffrées.