Analyse des documents de l’état civil à Ziguinchor

Les documents de l’état civil sont essentiels pour la gestion administrative, incluant des registres et des documents de présentation. Cette étude propose une application web pour optimiser leur traitement à la mairie de Ziguinchor, améliorant ainsi l’efficacité des services offerts.

Les documents de l’état civil

Les documents de l’état civil occupent une place très importante, on note deux types de catégories, les registres qui font ou faisaient office de base de données dans certains centres d’état civil. Toutes les données du centre d’état civil sont enregistrées dans les registres. Nous avons aussi les documents de présentation destinés aux citoyens ou administratifs (juge, procureur, etc.).

La présentation (impression) des documents de l’état civil sont divisés en trois catégories. Nous avons les actes de mariage, les actes de naissances et les acte décès.

Les registres

• Présentation matérielle

Les registres d’état civil comportent 50 feuillets reliés composés chacun de trois (03) volets selon un modèle fixé par décret.

Le volet n° 1 de l’acte est destiné au déclarant, le volet n°2 au greffe pour conservation en double et le volet n°3 reste au centre pour constituer le registre.

L’article 40 du code de la famille prévoit par centre, un registre d’actes de naissance, un registre d’actes de mariage et un registre d’actes de décès.

• Ouverture et clôture

Les registres du centre sont ouverts le 1er janvier et clos le 31 décembre de chaque année. Ils sont côtés et paraphés par premier et dernier feuillet par le Président du Tribunal départemental.

Il est le seul habilité à dresser les procès-verbaux d’ouverture, à coter et à parapher chaque registre feuillet par feuillet.

Les procès-verbaux de clôture sont rédigés immédiatement par l’officier d’état civil après le dernier acte de chaque registre.

• Le répertoire alphabétique

Il est composé de feuilles mobiles correspondant chacune à une lettre de l’alphabet, annexé aux registres.

Le répertoire est indispensable pour effectuer des recherches lors de la délivrance d’extraits. Il évite les manipulations abusives des registres et les protège ainsi d’une détérioration rapide.

• Le cahier de village et de quartier

Ce sont des cahiers qui permettent au chef de village ou au délégué de quartier d’enregistrer toutes les naissances et tous les décès survenus dans leur village ou leur quartier et de les transmettre à l’officier de l’état civil du centre de rattachement.

• Le relevé trimestriel

C’est un document dans lequel est porté l’état des naissances, des mariages, des décès et des naissances sans vie inscrits au cours du trimestre sur les registres du centre principal et des centres secondaires

Il est transmis à l’Agence Nationale de la Statistique et de la Démographie par l’officier du centre.

• Le livret de famille

C’est un document qui est remis par l’officier de l’état civil, après l’établissement d’un acte de mariage à chacun des époux et dans lequel seront consignés tous les événements qui surviennent dans la vie du couple.

• Les pièces annexes

Ce sont les certificats de naissance, de décès, les copies d’actes, les procurations, les formulaires types de mariage, les jugements d’autorisations d’inscription ou de rectification.

Elles sont cotées par référence à l’acte qu’elles concernent, en fin d’année et sont regroupées en autant de dossiers distincts qu’il y a de types d’actes classées par ordre de date. Elles sont transmises à la fin de l’année au greffe du tribunal régional avec l’exemplaire du registre correspondant.

Les actes de naissance

• La Déclaration de Naissance

Il est obligatoire de déclarer les naissances auprès de l’officier de l’état civil aux fins d’enregistrement dans les registres de naissance. On note trois types de déclarations :

• Déclaration normale: 1er jour de naissance au 45e jour de l’enfant
• Déclaration tardive: Avant la veille son anniversaire
• Jugement d’autorisation d’inscription : Après un an, il faudrait que le juge lui délivre un jugement d’autorisation d’inscription pour que l’enfant puisse être déclaré.

NB : Nous avons le même cas avec la déclaration de décès.

Cette déclaration permet à la personne de devenir un citoyen. La déclaration de naissance permet d’obtenir obligatoirement et gratuitement le volet n° 1 de l’acte de naissance et l’inscription de la naissance sur le livret de famille.

• Acteurs: parents (père et mère, les ascendants ou les proches parents) ou service Médical (médecin, infirmier, sage-femme ou la matrone) ou chef de village ou délégué du quartier ou le procureur de la république et l’officier de l’état civil.
• Rôles : les parents de l’enfant ont l’obligation de se présenter au niveau du centre d’état civil du pour déclarer leur enfant. L’officier de l’état civil sera chargé de rédiger la déclaration des enfants.
• Les pièces à fournir: un certificat d’accouchement ou les pièces d’identification de 2 témoins majeurs. Le déclarant doit se présenter muni d’une pièce d’identité et du livret de famille s’il en dispose.

NB :Les 2 témiioins majeurs doivent se présenter avec le déclarant au moment de la déclaration munis de leur pièce d’identité.

NB : A titre exceptionnel, le certificat d’accouchement peut être remplacé par un « certificat administratif pour déclaration de naissance » obtenu dans les brigades de gendarmerie.

• Document délivré: le volet N°1 de l’acte de naissance
• Délai d’exécution: immédiat

Référence légale : Voir article 51 du code de la Famille

• • Le bulletin de naissance (obtention)

Le bulletin de naissance est la reproduction succincte de l’acte de naissance. Il renseigne sur le centre d’enregistrement de l’acte, la date, le lieu de la naissance et la filiation.

• Acteurs : le demandeur ou toute personne intéressée, Les autorités administratives ou judiciaires et l’officier de l’état civil.
• Rôles : Pour l’obtention du bulletin de naissance la personne concernée devra se rendre au centre d’état civil auprès duquel la naissance a été déclarée. L’officier de l’état sera chargé de gérer la demande des personnes.
• Les documents à présenter : un extrait de naissance ou un ancien bulletin de naissance, le volet N°1 de l’acte de naissance etc.
• Délai d’exécution : 1 jour
• Coût : 200 à 500 FCFA (varie selon la commune)

• • Extrait de Naissance (obtention)

L’extrait de naissance renseigne, d’une part, sur le centre d’enregistrement, le numéro et l’année de l’acte et, le cas échéant sur le numéro, la date et l’année de délivrance du jugement d’autorisation de transcription de l’acte, ainsi que sur les changements intervenus sur le statut de la personne. Il renseigne, d’autre part, sur le sexe, le(s) prénom(s) et nom de la personne, sur l’année, la date, l’heure et le lieu de sa naissance et sur sa filiation.

• Acteurs: Le demandeur ou toute personne intéressée et un officier de l’état civil
• Rôles: Pour l’obtention de l’extrait de naissance, la personne concernée devra se rendre au centre d’état civil auprès duquel la naissance a été déclarée. L’officier de l’état sera chargé de gérer la demande des personnes.
• Pièces à présenter: Le volet n° 1 de l’acte de naissance ou une copie littérale d’acte de naissance ou un ancien extrait du registre des actes de naissance.
• Besoin: À tout moment afin de compléter un dossier administratif.
• Délai de délivrance: Un (1) jour ou demi-journée
• Durée de validité: Trois mois

Référence légale : Voir article 47 du code de la famille.

Les actes de naissance sont des éléments essentiels pour la constitution d’un dossier administratif. Notons bien que nous avons aussi comme document lié à l’acte de naissance la copie littérale. Nous allons voir dans la section suivante les actes de mariage.

Les actes de mariage

• Déclaration de mariage

Pour pouvoir bénéficier des droits citoyens et des avantages familiaux, vous devez déclarer votre union au niveau de la Mairie. Nous avons trois types de déclaration de mariage.

• Le mariage célébré: le jour du mariage les deux époux vont se présenter devant l’officier de l’état civil pour célébrer leur mariage accompagné des deux témoins majeurs. Le mariage est célébré publiquement au centre d’état civil du domicile ou de la résidence de l’un ou de l’autre époux.
• Le mariage constaté: Après avoir célébré leur mariage de manière religieuse ou coutumière, les deux époux peuvent faire une constatation de mariage au niveau du centre de l’état civil accompagnés des deux témoins majeurs. Ils ont six (6) mois pour faire une constatation de leur mariage.
• Le jugement d’autorisation d’inscription de mariage: Après six (6) mois de mariage la constatation de leur mariage n’est possible qu’avec l’intervention du tribunal d’instance ou du juge.

• • Certificat de Mariage (obtention)

Le certificat de mariage est une pièce d’état civil attestant de l’union entre un homme et une femme.

• Acteurs: Chacun des conjoints ou Les héritiers ou ayants cause ou Toute autorité administrative ou judiciaire ou Toute personne autorisée sur décision judiciaire et l’officier de l’état civil.
• Rôles: toute personne concernée devra se rendre au centre d’état civil où le mariage a été enregistré avec le volet n°1 de l’acte de mariage ou le livret de famille.

NB: Le demandeur peut également fournir les références de l’acte de mariage (date, n° de l’acte, etc.) Référence légale : Voir article 60 et suivant code de la famille.

• Délai de délivrance: Variable selon les centres d’état civil.
• Coût: 200 à 500 FCFA

Référence légale : Voir article 60 et suivant code de la famille

• • Certificat de non-inscription de mariage (obtention)

Le certificat de non-inscription de mariage est une pièce établie par l’officier de l’état civil du lieu de mariage pour attester que le mariage n’a pas été enregistré.

• Acteurs : Chacun des époux, les ayants droits, Les autorités administratives ou judiciaires.
• Rôles: le conjoint qui fait la demande doit se rendre au centre d’état civil du lieu où le mariage aurait dû être enregistré muni sa pièce d’identité.
• Pièce à fournir: Une pièce d’identité du conjoint qui fait la demande.
• Délai d’exécution: Variable selon les centres d’état civil.
• Coût: 200 à 500 FCFA

Certificat de divorce (obtention)

Le certificat de divorce est établi par l’officier de l’état civil afin d’attester d’un divorce (rupture du lien conjugal) prononcé par jugement.

• Acteurs: Un des ex-époux, Les ayants droit, Les autorités administratives ou judiciaires et l’officier de l’état civil.
• Rôles: la personne intéressée devra se rendre Au centre d’état civil où le mariage a été enregistré ou au centre d’état civil des lieux de naissance des ex- époux (lorsque la mention du divorce a été portée en marge des actes de naissance des divorcés) muni d’un extrait des minutes du jugement de divorce ou un certificat de non-opposition ni appel rendu par le tribunal qui a prononcé le divorce.
• Pièce à fournir : Un extrait des minutes du jugement de divorce, Un certificat de non-opposition ni appel rendu par le tribunal qui a prononcé le divorce.
• Coût (vignette) : 200 à 500 FCFA

Les actes de décès

• Déclaration de décès

Au décès d’une personne, il est obligatoire de porter son décès à la connaissance de l’officier de l’état civil aux fins d’enregistrement dans les registres d’actes de décès. La déclaration de décès permet d’obtenir immédiatement et gratuitement la délivrance du volet n° 1 de l’acte de décès.

• Acteurs: Les proches parents du défunt ou toute autre personne possédant sur l’état civil du défunt les renseignements nécessaires à l’établissement de l’acte de décès, le chef de village ou le délégué de quartier, les autorités administratives ou judiciaires.
• Rôles: la personne habilitée à faire la déclaration doit se rendre au centre d’état civil du lieu de décès avec un certificat de genre de mort ou les pièces de 2 témoins majeurs et de sa pièce d’identité.
• Coût: la démarche est gratuite
• Délai d’exécution: immédiat

Référence légale : voir l’article 67 du code de la famille.

• Bulletin de décès (obtention)

Le bulletin de décès est la reproduction succincte de l’acte de décès. Il renseigne sur le centre d’enregistrement de l’acte, la filiation de l’intéressé, la date et le lieu du décès.

• Acteurs: les proches parents ou les ayants cause, les autorités administratives ou judiciaires (procureur de la République, etc.)
• Rôles: le demandeur devra se rendre au centre d’état civil auprès duquel le décès a été déclaré muni l’une des pièces nécessaires. :
• Besoin: À tout moment après un décès afin de compléter un dossier administratif.
• Pièce à présenter : un extrait de décès ou un ancien bulletin de décès ou livret de famille, etc.
• Délai d’exécution : Dans la journée
• Coût : 200 à 500 FCFA

Voir l’article 67 du code de la famille.

• Extrait du registre des actes de décès (obtention)

L’extrait du registre des actes de décès est la reproduction succincte de l’acte de décès. Il renseigne sur le centre d’enregistrement de l’acte, la filiation de l’intéressé, la date et le lieu du décès.

• Acteurs: les proches parents ou les ayants cause, les autorités administratives ou judiciaires (procureur de la République, etc.)
• Rôles: le demandeur devra se rendre au centre d’état civil auprès duquel le décès a été déclaré muni l’une des pièces nécessaires. :
• Besoin: À tout moment après un décès afin de compléter un dossier administratif.
• Pièce à présenter : la personne doit se présenter avec l’une des pièces suivantes : le volet N°1 de l’acte de décès, une copie littérale de l’acte de décès, un ancien extrait d’acte de décès, le livret de famille, une pièce d’identité du défunt.
• Délai d’exécution : Dans la journée
• Coût : 200 à 500 FCFA pour les communes, 75 FCFA à 150 FCFA pour les communautés rurales.

• • Copie littérale (obtention)

La copie littérale d’acte de décès est la reproduction succincte de l’acte de décès en lettre. Il renseigne sur le centre d’enregistrement de l’acte, la filiation de l’intéressé, la date et le lieu du décès.

• Acteurs: les proches parents ou les ayants cause, les autorités administratives ou judiciaires (procureur de la République, etc.)
• Rôles: le demandeur devra se rendre au centre d’état civil auprès duquel le décès a été déclaré muni l’une des pièces nécessaires. :
• Besoin: À tout moment après un décès afin de compléter un dossier administratif.
• Pièce à présenter : la personne doit se présenter avec l’une des pièces suivantes : le volet N°1 de l’acte de décès, une copie littérale de l’acte de décès, un ancien extrait d’acte de décès, le livret de famille, une pièce d’identité du défunt.
• Délai d’exécution : Dans la journée
• Coût : 200 à 500 FCFA pour les communes, 75 FCFA à 150 FCFA pour les communautés rurales.[5]

Nous avions pu se rendre au centre principal d’état civil pour avoir des exemplaires des faits d’états civils. On va se focaliser juste sur les pièces d’état civil notamment liés aux déclarations de naissance, de mariage, de décès et leurs dérivés.

Nous allons vous parler dans la prochaine section, l’entité qui est chargé de piloter le système d’état civil au Sénégal.