Propositions d’amélioration à la Procure Générale des Missions de Yaoundé

Les propositions d’amélioration ONG présentées dans cet article se concentrent sur l’optimisation de la gestion comptable et financière à la Procure Générale des Missions de Yaoundé. Elles visent à renforcer l’efficacité opérationnelle et à surmonter les obstacles identifiés durant le stage académique.

CHAPITRE IV:

PROPOSITIONS ET SUGGESTIONS

Dans ce chapitre, il sera question pour nous de présenter les observations générales faites sur l’entreprise d’accueil, puis les propositions que nous avons pu apporter durant notre stage sur les taches réalisées et ainsi que les possibles suggestions sur les observations générales que nous avons retenues ici dans notre travail.

Section 1 :

Observations générales

Durant notre stage, nous avons constaté que plusieurs éléments entravent le bon fonctionnement de la PGM, bien que les dirigeants aient la bonne volonté de voir l’entreprise avancée, on peut citer:

• Certains agents arrivent en retard au travail et rentre avant l’heure de départ de travail ;
• Manque des restaurants de pointe au sein de l’entreprise ;
• Certains chefs hiérarchiques sont le plus souvent absents ;
• Le profil de poste ne cadre pas toujours avec les compétences acquises de la personne ;
• Le stockage en magasin ainsi que le stock en magasin de vente est géré de manière approximative.
• Le manque de matériels informatiques ralentis le travail qui pourrait aller pourtant 10 fois plus vite au niveau de la comptabilité. Il n’y a qu’un seul ordinateur disponible pour des travaux demandant plusieurs ordinateurs tels que les saisies, les consultations de comptes, les impressions, les états, et bien d’autres
• Le manque de formation pratique sur le logiciel de gestion Microsoft Excel
• L’imprimante de la comptabilité est l’imprimante de toute la structure, toutes les autres sont en panne.

Nous avons observé avec beaucoup de fierté les éléments suivants :

• Une très bonne communication entre les différents services ;
• Un management du trésorier diocésain très performant et la maîtrise de ses équipes ;
• Les réunions de coordination chaque mardi avec les chefs de service.
• Nous avons aussi remarqué qu’en dehors de son poste d’Assistante de Direction à la PGM de Yaoundé, l’Assistante de l’Econome Diocésain occupe également le poste de chef de service des affaires générales.

Section 1 : Propositions faites

Au cours du déroulement du stage, nous avons été face à certaines situations qui ont donné lieux de notre part de pouvoir proposer des solutions pour faire face à ces situations dans le travail. Nous avons eu entre autre:

• La mise en place d’un tableur de gestion automatisé sur le logiciel Microsoft Excel pour la programmation automatisée, rapide, et le plus détaillée possible des budgets d’exécutions. Durant le stage des bilans d’exécutions nous ont été demandés mais nous avons remarqué que c’était fait de façon manuelle et ça prenait énormément de temps (1 à 2 jours entiers) pour les calculs et faire les vérifications ensuite interpréter les résultats pour rendre le rapport (annexe 1) sans oublier les autres tâches à effectuer dans le service avec uniquement 1 personne dans ce service qui est notre directrice professionnelle. Nous avons donc, pour pallier à cela, proposer un tableur Excel, avec des formules mises en application durant notre parcours académique tels que des Sommes, des pourcentages, des conditionnelles (SI), des validations de données, des étiquettes de saisies et un verrouillage de cellules sur les cellules ayant les formules pour qu’ils ne puissent jamais être modifiés sans l’accord de la directrice comptable. Grâce à cette base de données le travail était non seulement terminé en moins de temps avec mes collègues stagiaires mais aussi la base de données pouvait être réutilisée à leur guise pour un autre budget d’exécution en saisissant juste les nouveaux montants. La nouvelle forme du bilan d’exécution penser par nous (annexe 2) est non seulement plus complète et bien détaillée mais aussi plus rapide et plus facile à exécuter à présent. Tout cela facile non seulement l’interprétation des résultats et l’analyse des objectifs de l’entreprise ainsi que la prise de décisions pour l’amélioration.

Ceci dit toutes la sécurité étant un élément essentiel dans une entreprise les précautions de sécurité ont été prises pour la conception de cette base de données ainsi que la formation des utilisateurs.

• Au niveau de la gestion des stocks en magasin nous avons constaté que les stocks sont gérés d’une façon archaïque vu la grandeur et l’activité de la structure. Ils sont assez laxistes dans leur gestion de stock au niveau de la boutique hostie. Cela est faite de façon manuelle et de plus les cahiers sont tout le temps salis de ratures causées par des mauvais calculs, des mains d’écriture pratiquement illisibles et même le système de commande n’a pas de méthode fixe, des quantités négatives sont vendues c’est à dire des quantités n’existant pas dans le stock. C’est durant le remplissage des cahiers que l’on se rend compte par exemple qu’il reste quelques vivres et que le gérant du magasin signale pour passation de commande or il devrait y avoir un stock alerte, un stock outil et un stock de sécurité, un stock minimum et un stock maximum. Les cas de vols peuvent être bien organisés si la personne le veut bien durant un bon moment avant que le service de commande ne se rende compte de ce qui se passe pour fouiller et contrôler les documents. Pour y remédier et résoudre cette situation , j’ai proposé au trésorier diocésain responsable des boutiques et de leur flux qu’ils adjoignent au système du cahier de contrôle notre nouveau système numérique informatisé que nous nous sommes chargés de mettre en place à partir d’une application conçue à l’aide d’une base de données complexe et sécurisé qui calculera automatiquement le stock final de la journée, signalera le niveau du stock automatiquement et gérera les entrées et passassions de commande automatiquement. Tout cela en empêchant quiconque n’ayant pas les accès requis, de modifier la moindre information sans autorisation, même pas la date sans l’accord préalable et une vérification pour confirmation qu’il y’a bien erreur par la comptabilité ou du trésorier.

Le niveau de sécurité a été assuré de telle sorte qu’il faut vraiment s’y connaitre pour le déjouer.

Nous avons monté le projet durant 2 semaines et 3 jours ; ensuite tester la dernière semaine grâce à nos connaissances en informatique et à de nombreuses recherches poussées (annexe 3, 4, 5, 6, 7, 8), présenter ensuite au gérant de la boutique pour qu’il nous donne ses impressions favorables devant cette application.

Cette application et son fonctionnement nécessite une certaine formation pas très compliqué de l’utilisateur ainsi que des responsables pour un contrôle quantitatif. Grâce à cette application mise en place les soucis de contrôle des encaissements seraient maintenant une affaire assez facile car cette application sera capable de générer un état de la fiche de stock avec tous les montants nécessaires, les différents soldes de comptes produits ainsi que les quantités restantes en stock.

Ainsi donc grâce à cet état on pourra faire une sorte de rapprochement entre le compte de versement à la comptabilité et la fiche de stockage pour essayer de détecter des erreurs ou des manquants de versement. Cela réduira le risque de manque ou le risque de vol.

Une sécurité a été mise en place de telle sorte à empêcher n’importe qui n’ayant pas d’autorisation de modifier le fonctionnement de la base de données.

• Concernant la gestion financière des caisses et des espèces durant la période des salaires, où notre encadreur a dû prendre un congé pour repos l’on a dû prendre certaines initiatives de proposition pour faire face à certaines éventualités et concernant en particulier les comptes du personnel pour le paiement. Ces différents doivent être mieux sécurisé et mieux orienter. Notamment sur les soucis tels que les reports à nouveau dans les comptes, les retraits que certains professeurs font sans que leur compte ne soit alimenté en cette somme, le mauvais pointage des caissières du salaire de certains lors des décaissements. Pour éviter cela j’ai fait la proposition qu’au lieu de laisser les caissières déjà en surcharge de travail, que chacun se rende à la comptabilité pour qu’on lui tire son extrait de compte personnel pour que non seulement il sache ce qu’il peut retirer, ce qu’il doit retirer et aussi qu’il se rassure des mouvements réalisés dans son compte s’il s’agit bien des siens car des erreurs de saisie peuvent y apparaître. Cela évite non seulement les problèmes tels que « Vous avez mangé mon argent », « Je ne comprends pas pourquoi on me donne ça pourtant j’ai travaillé telle nombre d’heure », ainsi que les injures et autres.

Sur la base de l’extrait de compte, l’on évite à soit même de retirer plus qu’il n’en faut dans notre compte à cause des erreurs de saisie et risquer d’être un compte débiteur, mais aussi de bien pouvoir voir ce dont on dispose réellement parce que les reports à nouveaux sont souvent oubliés dans les comptes et parfois cela va jusqu’à des centaines de milles et sans savoir l’on vient juste retirer ses « petits 11350Fcfa » sans le savoir que notre compte est fourni à hauteur par exemple de 230000F et cela à répétition chaque mois jusqu’à la fin de l’année et avoir un nouveau report à nouveau.

Section 2 : Suggestions

Nous ne prétendons pas avoir la science infuse mais nous estimons avoir passé peu de temps au sein de la procure générale des missions de Yaoundé pour donner quelques suggestions par rapport aux remarques qui ont été faites :

• Renouveler les machines de travail pour faciliter la tâche aux différents utilisateurs pour mieux travailler et plus rapidement.
• Attribuer à chaque bureau un scanner et une imprimante pour aider les agents et ne plus toujours se déplacer pour ces taches.
• Augmenter l’effectif du personnel au niveau de la comptabilité pour un travail plus rapide
• Il serait souhaitable d’aménage un bureau hors du secrétariat de l’Econome pour les affaires générales et d’y affecter une personne qui s’en chargerait uniquement.
• Il serait aussi souhaitable de trouver une personne qui assisterait le responsable des ressources humaines et informatique, car nous avons remarqué qu’il travaille énormément et est le seul à vraiment maîtriser la suite office techniquement.

CONCLUSION GÉNÉRALE

A titre de conclusion, il a été question pour nous au cours de ce rapport d’analyser d’une part l’institution dans laquelle nous avons effectué notre stage (ses structures, son fonctionnement, son organisation, etc.), de présenter le déroulement de notre stage en insistant sur les tâches effectuées et les quelques difficultés rencontrées nous poser des problèmes comme celui de l’information, d’autre part d’évaluer notre stage puis de présenter des propositions et suggestions faites en rapport avec le travail accompli durant cette période d’imprégnation et d’insertion dans le monde professionnel.

Ce stage a été une opportunité inestimable de mettre en pratique les connaissances théoriques acquises durant mon parcours académique. Les tâches aléatoires assignées, loin d’être un obstacle, ont enrichi mon expérience, me permettant de développer une polyvalence et une adaptabilité précieuses dans le domaine de la comptabilité et de la gestion financière.

Les suggestions formulées au cours de cette période ont été accueillies avec intérêt et ont donné lieu à des échanges constructifs. Elles ont permis d’apporter des améliorations concrètes, notamment en termes de stratégies par exemple les stratégies élaborées pour couvrir le déficit du compte vin de messe grâce au bénéfice du compte hostie magasin grâce à la séparation des deux comptes en comptes distincts, en terme d’analyse budgétaire, prévisionnel grâce à la nouvelle forme de budget présenté et enfin en terme de technique et de contrôle grâce à la proposition de la nouvelle forme informatisée de gestion de stock sur une base de données Access. Tout cela a démontré ainsi la valeur d’une perspective fraîche et novatrice au sein de l’entreprise.

Je tiens à exprimer ma gratitude envers la PGM de Yaoundé et particulièrement envers mon encadreur Mme BOULA MARTHE épouse MAWOUNG pour l’accueil, le soutien et sa volonté de partager son expertise. Cette expérience a non seulement consolidé ma détermination à poursuivre une carrière dans le domaine de la finance mais également éclairer le chemin que je souhaite emprunter pour y parvenir.

Avec l’ambition de continuer à apprendre et à me perfectionner, je formule l’espoir que les suggestions émises durant ce stage seront dont le germe de futurs développements pour la PGMY. Je reste convaincu que les initiatives proposées contribueront à son essor et je serais ravi de suivre les progrès réalisés à la suite de ce stage académique car cela nous a permis de penser à une problématique qui peut faire l’objet de notre recherche en master l’an prochain :

« L’efficacité des contrôles internes comptables dans la prévention des fraudes comptables en entreprise »