Le suivi des délais dans les marchés publics est crucial pour garantir l’exécution efficace des contrats au Cameroun. Cet article présente des pratiques et outils visant à améliorer la gestion des délais et des risques, renforçant ainsi la performance des projets d’infrastructure.
SUIVI ET CONTROLE DES DELAIS
Processus de suivi et de contrôle des délais
Le suivi et le contrôle des délais dans la passation des marchés publics sont des processus essentiels pour garantir la bonne exécution des contrats publics et assurer la transparence, l’efficacité et le respect des normes légales. Ils permettent de s’assurer que chaque étape de la procédure est réalisée dans les délais impartis, et de détecter rapidement toute dérive ou irrégularité qui pourrait affecter la qualité ou la performance du marché. Voici comment cela se structure généralement dans un cadre formel :
- Suivi des délais de la procédure de passation des marchés
Le suivi des délais commence dès la publication de l’avis de marché jusqu’à l’attribution du contrat. Ce suivi est effectué à travers plusieurs étapes clés :
- Publication et consultation : Les délais de publication des avis d’appel d’offres sont strictement définis par la réglementation. La Direction des Marchés Publics (ou l’autorité compétente) doit s’assurer que les délais de publication respectent les normes et permettent aux entreprises de se préparer.
- Réception des offres : Un délai est donné aux candidats pour soumettre leurs propositions. Le respect de ce délai est vérifié par les services compétents.
- Examen et évaluation des offres : Après réception des offres, un délai est prévu pour leur analyse. Ce processus est suivi pour garantir qu’il n’y ait pas de retard injustifié.
- Attribution et notification : Le délai d’attribution doit être respecté, et l’autorité contractante doit notifier l’attribution dans les délais impartis.
- Contrôle des délais par les autorités compétentes
Le contrôle des délais est effectué à plusieurs niveaux par les autorités publiques, en particulier par :
- La Commission des Marchés Publics : Elle est responsable de la surveillance globale des procédures de passation et de la vérification du respect des délais réglementaires. Elle s’assure que toutes les étapes de la procédure respectent les délais légaux.
- La Direction Générale des Marchés Publics (DGMP) : Cette direction joue un rôle central dans la supervision des marchés publics au Cameroun. Elle veille au respect des procédures et des délais, en s’assurant qu’aucune étape ne soit négligée et qu’aucune procédure ne soit retardée sans justification légale.
- Les autorités contractantes : Ce sont les ministères ou les institutions publiques responsables de la gestion des marchés. Elles doivent vérifier que les délais sont respectés dans leurs domaines de compétence.
- Les services de contrôle financier : Ils sont responsables de vérifier les aspects financiers des marchés, et s’assurent que le respect des délais n’affecte pas la gestion des fonds publics.
- Suivi des délais d’exécution du contrat
Une fois le marché attribué, le suivi des délais d’exécution entre en jeu. Ce suivi est essentiel pour garantir que les travaux ou les prestations sont réalisés dans le respect des engagements contractuels.
- Planification des délais d’exécution : Un calendrier d’exécution détaillé est souvent annexé au contrat. Ce calendrier définit les délais pour les différentes étapes du projet.
- Suivi régulier de l’avancement : Les responsables du projet doivent faire un suivi régulier de l’avancement des travaux ou de la prestation. Ce suivi peut être fait à travers des réunions de suivi, des rapports d’avancement, et des inspections sur le terrain.
Le suivi et le contrôle des délais peuvent être améliorés grâce à l’utilisation des technologies, notamment les outils de gestion électronique des marchés publics, qui permettent de mieux suivre chaque étape et d’alerter en cas de retard (diagramme de Gantt).
Les autorités de régulation, comme la Direction Générale des Marchés Publics (DGMP) au Cameroun, travaillent souvent à améliorer les pratiques de suivi et à moderniser les processus pour garantir la transparence et la bonne gestion des fonds publics.
Outils de suivi des délais dans un projet
Il existe plusieurs outils pour suivre les délais dans un projet :
- Microsoft Project
- Utilisation : Planification de projet, création de diagrammes de Gantt, gestion des ressources.
- Fonctionnalités : Permet de visualiser les tâches, leurs dépendances, et les délais. Idéal pour des projets complexes nécessitant une planification détaillée.
- Gantt Project
- Utilisation : Création de diagrammes de Gantt.
- Fonctionnalités : Outil open-source pour la gestion de projet, permettant de planifier et de suivre les tâches et les ressources.
- Click Up
- Utilisation : Gestion de projet et collaboration en équipe.
- Fonctionnalités : Offre des vues de liste, de tableau, et de calendrier. Permet de suivre les tâches, les délais, et les progrès en temps réel.
- Primavera P6
- Utilisation : Gestion de projets de grande envergure.
- Fonctionnalités : Utilisé principalement dans les secteurs de la construction et de l’ingénierie. Permet de gérer des projets complexes avec de nombreuses tâches et dépendances.
- Jira
- Utilisation : Gestion de projet Agile et Scrum.
- Fonctionnalités : Idéal pour les équipes de développement logiciel. Permet de suivre les sprints, les tâches, et les bugs.
- Trello
- Utilisation : Gestion de tâches et collaboration.
- Fonctionnalités : Utilise un système de cartes et de tableaux pour organiser les tâches. Simple et visuel, idéal pour les petites équipes.
- Toggl
- Utilisation : Suivi du temps.
- Fonctionnalités : Permet de suivre le temps passé sur chaque tâche. Utile pour analyser la productivité et respecter les délais.
- Clockify
- Utilisation : Suivi du temps.
- Fonctionnalités : Gratuit et facile à utiliser. Permet de suivre le temps de travail et de générer des rapports détaillés.
- Harvest
- Utilisation : Suivi du temps et facturation.
- Fonctionnalités : Permet de suivre le temps, de gérer les dépenses, et de créer des factures. Idéal pour les freelances et les petites entreprises.
- Monday.com
- Utilisation : Gestion de projet et collaboration.
- Fonctionnalités : Offre des vues de tableau, de calendrier, et de chronologie. Permet de suivre les tâches, les délais, et les progrès en équipe.
- Wrike
- Utilisation : Gestion de projet et collaboration.
- Fonctionnalités : Offre des outils de planification, de suivi des tâches, et de gestion des ressources. Idéal pour les équipes de taille moyenne à grande.
- Asana
- Utilisation : Gestion de projet et collaboration.
Fonctionnalités : Permet de créer des tâches, de définir des échéances, et de suivre les progrès. Offre des vues de liste, de tableau, et de calendrier
Indicateur de performance dans un projet
Les indicateurs de performance clés (KPI) sont essentiels pour mesurer le succès et l’avancement d’un projet. Voici quelques indicateurs de performance courants utilisés dans la gestion de projet :
Avancement des Tâches : Pourcentage d’Achèvement des Tâches : Mesure le pourcentage de tâches complétées par rapport au plan. Jalons Réalisés : Nombre de jalons atteints par rapport au nombre total de jalons planifiés.
Respect des Délais : Respect du Planning : Pourcentage des tâches terminées dans les délais prévus. Retards Cumulés : Nombre total de jours de retard par rapport au planning initial.
Coûts et Budget : Respect du Budget : Comparaison des dépenses réelles par rapport au budget prévu. Coût par Tâche : Coût réel par tâche par rapport au coût estimé.
Qualité : Défauts et Non-Conformités : Nombre de défauts ou d’éléments non conformes détectés par rapport aux spécifications. Satisfaction du Client : Mesure de la satisfaction du client par des enquêtes ou des évaluations.
Ressources Humaines : Taux de Turnover : Pourcentage de membres de l’équipe ayant quitté le projet. Utilisation des Ressources : Pourcentage d’utilisation des ressources humaines et matérielles par rapport aux prévisions.
Risques et Problèmes : Nombre de Risques Identifiés : Nombre de risques identifiés et suivis. Nombre de Problèmes Résolus : Nombre de problèmes rencontrés et résolus par l’équipe de projet.
Communication et Collaboration : Réunions Tenues : Nombre de réunions tenues par rapport aux réunions planifiées. Feedback des Parties Prenantes : Évaluation de la communication et de la collaboration par les parties prenantes
Etude de cas contrait d’un projet
Objectif : Construire une école primaire de 12 salles de classe en 12 mois. Outils Utilisés :
- Microsoft Project : pour la planification globale et les diagrammes de Gantt.
- Jira : pour la gestion des tâches et des sprints.
- Toggl : pour le suivi du temps passé sur chaque tâche.
- Asana : pour la collaboration en équipe et le suivi des progrès. Phases du Projet :
- Planification Initiale (Mois 1)
- Activités : Définir les objectifs, identifier les parties prenantes, créer un diagramme de Gantt.
- Durée : 4 semaines.
- KPI : Respect des échéances (100%).
- Préparation du Site (Mois 2)
- Activités : Nettoyage du site, installation des infrastructures temporaires.
- Durée : 4 semaines.
- KPI : Durée moyenne des tâches (4 semaines).
- Fondations (Mois 3-4)
- Activités : Excavation, coulage des fondations.
- Durée : 8 semaines.
- KPI : Indice de performance des délais (SPI = 1.0).
- Construction des Murs et Toiture (Mois 5-7)
- Activités : Érection des murs, installation de la toiture.
- Durée : 12 semaines.
- KPI : Taux de respect des jalons (90%).
- Installation des Systèmes (Mois 8-9)
- Activités : Électricité, plomberie, systèmes de sécurité.
- Durée : 8 semaines.
- KPI : Temps de cycle (8 semaines).
- Finitions Intérieures (Mois 10-11)
- Activités : Peinture, installation des fenêtres et portes, aménagement des salles de classe.
- Durée : 8 semaines.
- KPI : Taux de retard (SV = 0).
- Inspection et Livraison (Mois 12)
- Activités : Inspection finale, correction des défauts, livraison du projet.
- Durée : 4 semaines.
- KPI : Pourcentage de tâches critiques complétées (100%).
- Suivi et Contrôle des Délais :
- Diagramme de Gantt (Microsoft Project) : Utilisé pour visualiser l’ensemble du calendrier du projet et les dépendances entre les tâches.
- Tableau Kanban (Jira) : Utilisé pour suivre les tâches en cours, terminées et à venir, avec des sprints de deux semaines.
- Suivi du Temps (Toggl) : Chaque membre de l’équipe enregistre le temps passé sur chaque tâche pour analyser la productivité et ajuster les ressources si nécessaires.
- Tableau de Bord (Asana) : Utilisé pour la collaboration en équipe, le suivi des progrès et la communication des mises à jour aux parties prenantes.
- Données Précises :
- Budget Total : 1 200 000 EUR.
- Nombre de Tâches : 150.
- Nombre de Jalons : 10.
- Équipe de Projet : 20 personnes.
- SPI Moyen : 1.05 (indiquant que le projet est légèrement en avance).
- SV Moyen : 10 000 EUR (indiquant un léger dépassement de valeur planifiée).
Cette étude de cas montre comment différents outils et KPI peuvent être utilisés pour assurer un suivi et un contrôle efficaces des délais dans un projet de construction.