La méthodologie de la diplomatique numérique révèle des solutions innovantes pour garantir l’authenticité des documents électroniques à la Direction Générale du Trésor en Côte d’Ivoire. Face aux menaces de falsification, cette recherche propose des recommandations cruciales pour adapter les pratiques archivistiques à l’ère numérique.
Institut National Supérieur des Arts et de l’Action Culturelle
École Supérieure de Tourisme, d’Artisanat et d’Action Culturelle (ESTAAC)
Mémoire de Master
Application de la diplomatique numérique à la Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique
Présenté par : Tiemoko Koffi Guy Didier
Encadré par : M. Tanoh Zakary
Année Académique : 2018 – 2019
Les législations nationales et internationales reconnaissent aujourd’hui aux documents électroniques la même valeur juridique que celle détenue par les documents physiques, sous réserve que la fiabilité de ceux-ci soit prouvée. Pour ce faire, l’on dispose aujourd’hui d’outils permettant de garantir la fiabilité et la non- répudiation des informations contenues dans un document électronique. Ces outils contribuent donc à renforcer la force probante des documents électroniques et à en faire des documents à utilité reconnue. C’est dans cette optique que nos investigations ont prouvé qu’il était nécessaire de renforcer la valeur juridique des documents électroniques de la D.G.T.C.P., en s’aidant des outils de la diplomatique numérique.
Mots clés : diplomatique-archivage électronique-authenticité
Résumé
S’il y a une innovation dont le XXIe siècle porte la marque indélébile, c’est bien l’outil informatique en particulier et l’environnement numérique en général. Ce n’est donc pas un hasard si l’ère que nous vivons est qualifiée d’ère du numérique. Ainsi, toutes les activités humaines ont trouvé nécessaire, voire obligatoire d’adapter leurs pratiques à cet environnement.
L’archivistique n’est pas restée en marge de cette mutation généralisée de la société, et s’est forgé une nouvelle identité à travers ses volets « Gestion Électronique des Documents » et « Systèmes d’Archivage Électronique ». Dans un monde de plus en plus orienté vers la digitalisation et la dématérialisation des procédures administratives, la quantité de documents qui circulent par le canal électronique est devenue gigantesque, et l’on peut par exemple voir que la messagerie a tendance à devenir le canal de transmission de toute l’information de valeur pour l’entreprise (les états financiers et budgétaires, les propositions commerciales, etc.).
Les relations commerciales de la plupart des entreprises et l’économie au sens large sont dépendantes du bon fonctionnement de ce canal de communication. Aujourd’hui, un arrêt du système de messagerie est synonyme d’un arrêt de la plupart des communications, que ce soit dans l’entreprise ou vis-à-vis de ses partenaires.
En Côte d’Ivoire, la création et la gestion de documents numériques ont pris une envergure considérable dans les tâches administratives au cours de ces dernières années, compte tenu de l’ouverture du pays aux Technologies de l’Information et de la Communication. Cependant, la question de l’authenticité et de la valeur probante des documents créés ou manipulés dans l’environnement numérique n’est pas toujours abordée par les décideurs, laissant une porte d’entrée aux éventuelles fraudes et falsifications.
De plus en plus de structures procèdent à la digitalisation de leurs fonds d’archives, sans pour autant s’enquérir des larges possibilités de manipulation auxquelles ces documents sur support électronique peuvent être exposés.
Pour répondre au besoin d’authentification de ces documents numériques, il a fallu remettre à l’ordre du jour une science utilisée depuis l’époque médiévale pour authentifier les documents sur supports analogiques, la diplomatique. En effet, la diplomatique est la science utilisée par les archivistes pour évaluer l’authenticité des documents qui leur sont confiés, elle est « la méthode d’expertise de l’authenticité, de l’intégrité et de la fiabilité des documents, fondée sur une étude de la forme du document tel qu’il se présente, des étapes de son élaboration et de sa validation, de son circuit de diffusion et de conservation. » (Chabin, 2010).
L’expérience du terrain a prouvé que la diplomatique générale restait largement impuissante en ce qui concerne l’authentification des documents numériques si elle n’était épaulée d’une diplomatique spéciale, spécifiquement dédiée à ceux-ci.
En conséquence, l’on a adapté la diplomatique aux documents numériques, cette fois ci de manière plus particulièrement axée sur les moyens de prouver l’authenticité et de la conserver. C’est alors à juste titre que « La diplomatique numérique propose un examen systématique des traces de création, modification, versionnage, enregistrement, transmission et sauvegarde des documents dans les systèmes informatiques. » (Archives d’État de Genève, 2010, p. 3).
C’est dans ce souci d’authentification et compte tenu de la cybercriminalité qui prend de plus en plus d’envergure en Côte d’Ivoire que, nous jugeons utile d’orienter nos recherches sur « l’application de la diplomatique numérique à la Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique.»
Justification du choix du sujet
La décision de réfléchir sur ce sujet a été motivée par des raisons à la fois subjectives (personnelles) et objectives (scientifiques et sociales).
A titre personnel, ce travail découle en premier lieu d’une volonté de comprendre le domaine juridique encadrant l’archivage numérique.
En outre, ce sujet de recherche vient approfondir notre intérêt pour les nouvelles technologies dans le domaine archivistique. Nous espérons que ce travail sera une modeste contribution à une législation plus explicite du domaine de l’archivage électronique, tout en invitant les archivistes à s’adapter aux nouvelles technologies pour une meilleure gestion des documents.
Par ailleurs, nous souhaitons à la fin de nos études, nous spécialiser dans le domaine de l’archivage électronique, d’où notre souci de réfléchir sur l’authenticité des documents numériques. En effet, nous estimons qu’apporter des réponses aux questions sur l’authenticité et la valeur probante des documents électroniques, nous permettra d’être mieux outillés pour mener à bien un projet d’archivage électronique qui réponde aux normes au sortir de notre formation.
Questions Fréquemment Posées
Qu’est-ce que la méthodologie de la diplomatique numérique?
La méthodologie de la diplomatique numérique est une science utilisée pour évaluer l’authenticité des documents numériques, fondée sur l’étude de la forme du document, des étapes de son élaboration, de sa validation, et de son circuit de diffusion et de conservation.
Pourquoi est-il important de renforcer la valeur juridique des documents électroniques?
Il est important de renforcer la valeur juridique des documents électroniques pour garantir leur fiabilité et leur non-répudiation, ce qui contribue à leur force probante et à leur utilité reconnue.
Comment la diplomatique numérique peut-elle aider à prévenir la falsification des documents?
La diplomatique numérique utilise des outils qui garantissent l’authenticité et la fiabilité des documents numériques, ce qui aide à prévenir les risques de falsification et de cybercriminalité.