L’évaluation externe du contrôle interne révèle que 70 % des entreprises sous-estiment l’importance de cette démarche cruciale. En explorant les outils et le rôle de l’expert-comptable, cette recherche offre des solutions innovantes pour naviguer dans un environnement économique en constante évolution.
Sous-section 2 : Evaluation par les tiers
L’évaluation du système de contrôle interne peut être effectuée par un professionnel indépendant suite à la manifestation d’un besoin exprimé par l’entreprise, et notamment par la direction (§1). De même, les échanges avec l’environnement externe de l’organisation
127 Voir exemples de questionnaire d’auto-évaluation en annexe 1.
128 Institut de l’audit interne, les cahiers de la recherche, l’auto-évaluation du contrôle interne, Octobre 2005it, page 21.
129 Institut de l’audit interne, op.cit, page 30.
peuvent être source d’informations utiles permettant d’évaluer l’efficacité du système de contrôle interne (§2).
§ 1. Evaluation par un professionnel externe
Dans le cadre de la planification et de la conduite du processus de pilotage ou suite à la manifestation d’un besoin spécifique de la direction, l’organisation peut recourir aux services d’un professionnel externe, généralement un expert-comptable, pour effectuer une évaluation de l’efficacité du système de contrôle interne ou de l’un des ses éléments.
Selon les résultats de notre enquête130, 38% des personnes interrogées parmi les chefs et cadres d’entreprises recourent aux professionnels externes pour l’évaluation du système de contrôle interne.
L’évaluation du contrôle interne par un professionnel externe présente l’avantage d’être plus objective. Toutefois, la connaissance de l’activité, de l’environnement et de la culture de l’organisation par l’évaluateur ne peut être que sommaire, ce qui peut affecter ses jugements et avis.
Néanmoins, une planification efficace de la mission peut aider l’évaluateur à bien exécuter les travaux assignés et argumenter ses jugements. Cette planification commence, généralement, par une compréhension préalable du secteur d’activité, de l’environnement et de la culture de l’organisation (§1.1). L’évaluateur procède, en suite, à une prise de connaissance et à une description du système de contrôle interne (§1.2) dans le but d’analyser et d’évaluer son efficacité (§1.3).
1.1. Compréhension préalable du secteur d’activité et de l’environnement général de l’entreprise
Avant d’entamer l’analyse et l’évaluation du contrôle interne, l’évaluateur doit tout d’abord commencer par une compréhension de base du secteur d’activité, de l’environnement aussi bien interne qu’externe et da la culture de l’entreprise.
Cette compréhension permet à l’évaluateur de situer l’entreprise par rapport à son environnement, sa taille, ses risques, les technologies qu’elle utilise, etc… Elle lui permet également de mieux planifier sa mission et d’avoir une idée préalable sur les zones de risque. Indépendamment de l’environnement ou de la taille de l’entreprise, la réussite et l’efficacité d’une mission d’évaluation du contrôle interne par un professionnel externe dépend en grande partie du soutien apporté par les organes de direction de l’entreprise. En effet, la direction ou le conseil d’administration doit passer un message clair et précis à tout le personnel quant à
130 Voir les résultats détaillés de l’enquête en annexe 3.
l’importance accordée à la mission tout en apportant le soutien nécessaire pour sa bonne conduite.
1.2. Prise de connaissance du système de contrôle interne
Cinq principaux moyens permettent de prendre connaissance et de décrire le contrôle interne131 :
- L’examen de la documentation existante : cette documentation pourrait comprendre l’organigramme général et détaillé de chaque fonction, le manuel des procédures, les notes de service, les fiches de fonction, les diagrammes de circulation des documents et les rapports de l’audit interne et externe ou d’experts. L’évaluateur doit s’assurer que la documentation communiquée est effectivement à jour et qu’elle décrit les procédures et l’organisation réellement en vigueur.
- L’interview : Elle doit être réalisée avec les responsables et gestionnaires du système de contrôle et permet de faire une description narrative des procédures par une reconstitution de l’ensemble des tâches et des opérations qui les composent. Pour être menée à bien, l’interview doit être bien préparée et organisée à l’aide d’un guide opératoire «check-list». L’évaluateur doit avoir les attitudes et les capacités requises pour mener une interview.
- Les visites sur les lieux et les observations directes : Elles doivent viser à permettre une prise de contact physique qui améliore la perception des réalités concrètes ainsi que d’observer directement les réalités de l’entreprise et de ses hommes.
- Le diagramme de représentation des procédures ou flow-chart : Il est établi à l’aide de symboles représentatifs des documents, informations et leur circulation ainsi que des opérations, traitements et contrôles effectués. Son élaboration, même à l’aide de schéma simplifié, permet pour celui qui l’établit de mieux maîtriser et percevoir la procédure dans ses détails et de dégager les forces et faiblesses du système.
- Les transactions pour s’assurer de la bonne compréhension des procédures décrites : Elles consistent à suivre un circuit et de le simuler au réel depuis le point de commencement de la procédure jusqu’à son point final en observant toutes les opérations et traitements dans tous leurs détails. Cette démarche est indispensable pour conclure à la bonne compréhension du système décrit.
131 Abderraouf YAICH, Normes, pratiques et procédures de contrôle interne, 1996, page 45-48.
1.3. Analyse et évaluation du contrôle interne
Les techniques et outils d’analyse et d’évaluation du contrôle interne sont multiples. L’évaluateur doit exercer son jugement professionnel pour l’utilisation d’outil et de méthodes appropriés. L’outil informatique peut aider l’évaluateur pour accomplir sa mission avec plus d’efficacité et d’efficience. Toutefois, l’évaluateur doit, généralement, suivre une démarche qui s’appuie, outre le flow-chart qui permet de visualiser et d’analyser les procédures, sur trois outils essentiels132 :
- La grilles d’analyse des fonctions et des tâches : c’est un tableau présentant les différentes opérations accomplies par personne exécutante et leur nature. Elle permet d’identifer les cumuls de tâches relevant d’une fonction de même nature mais incompatibles avec les besoins de contrôle réciproque. Ces cumuls constituent des points faibles du contrôle s’il n’existe pas d’autres contrôles compensatoires.
- Les questionnaires d’évaluation du contrôle interne133 : ils permettent l’évaluation du contrôle interne et doivent être remplis, normalement, par la personne qui effectue l’étude. Après avoir bien décrit et saisi les procédures dans leurs détails, l’évaluateur est à même de remplir le questionnaire qui doit être utilisé comme une aide à l’analyse méthodique des procédures. Plusieurs modèles de questionnaire sont disponibles dans divers documentations qui peuvent aider l’évaluateur, toutefois, il doit les adapter au contexte spécifique de l’entreprise.
- Les tableaux d’évaluation des risques : à ce stade de l’analyse, l’évaluateur est à même de lister les points faibles du contrôle interne, d’en apprécier la gravité et de dresser un tableau d’évaluation des risques. Dans ce tableau, l’évaluateur expose les anomalies de contrôle identifiées ainsi que leurs causes et les risques potentiels qui leurs sont associés.
§ 2. Evaluation par l’environnement externe
Les clients, les fournisseurs, les banques et les autres éléments de l’environnement externe de l’entreprise peuvent former une source d’information utile à l’évaluation du système de contrôle interne (§2.1).
Parmi les tiers qui peuvent fournir des informations utiles quant à l’efficacité du système de contrôle, l’administration fiscale est particulièrement importante. En effet, l’entreprise peut se rendre compte de l’existence de faiblesses de contrôle suite à un contrôle fiscal ou suite à une intervention de l’administration à travers ses différentes modes d’intervention (§2.2).
132 Abderraouf YAICH, Normes, pratiques et procédures de contrôle interne, 1996, page 48-52.
133 Voir un modèle de questionnaire d’évaluation du contrôle interne en annexe 2.
2.1. Les échanges avec les tiers autres que l’administration fiscale
«Le feed-back sur l’image de l’entreprise telle qu’elle est perçue de l’extérieur est un élément plein de signification sur l’efficacité du contrôle interne de l’entreprise. Les échanges avec les clients, fournisseurs, banques, etc… peuvent être source de contestation du contrôle interne en cas de réclamations justifiées»134.
Toutefois, pour tirer profit des incidents et problèmes survenus avec les tiers, l’organisation doit concevoir et mettre en œuvre un dispositif permettant de s’assurer de la remontée des informations et des réclamations provenant des clients, fournisseurs et autres. Elle doit, également, s’assurer que ces réclamations ont fait l’objet d’un suivie adéquat et que toutes les anomalies de contrôles provoquant de tels incidents ont été identifiées.
A. YAICH avance que «les managers doivent s’assurer de la remontée des informations sur les réclamations et les anomalies survenues avec les tiers ainsi que sur la façon et la célérité avec laquelle les problèmes ont été traités. Le tableau de bord des anomalies et erreurs commises ainsi que des réclamations reçues ou adressées aux tiers (flux, résolutions et stocks) se révèle un excellent outil de pilotage du contrôle interne»135.
2.2. Evaluation du système de contrôle suite à une intervention de l’administration fiscale
La conception et la mise en œuvre des procédures et outils de contrôle interne doivent intégrer les impératifs fiscaux en vue d’assurer une gestion rigoureuse des risques fiscaux, d’optimiser au mieux les contraintes liées au payement des impôts et de se conformer aux lois et règlementations.
Dans ce sens, les vérifications fiscales avancées par les services de l’administration peuvent former un outil d’évaluation de l’efficacité du système de contrôle. Cette évaluation est particulièrement intéressante dans le cas des contrôles qui touchent aux aspects fiscaux, mais peut également, concerner d’autres domaines de l’organisation. En effet, toute irrégularité identifiée lors d’un contrôle fiscal peut révéler une anomalie ou une défaillance du système de contrôle interne.
Une bonne pratique serait d’exploiter une base de données des erreurs et irrégularités, constatées lors des contrôles fiscaux précédents, dans la conception et l’exécution des procédures de contrôle interne. L’exploitation d’une telle base est d’autant plus importante que les enjeux fiscaux sont plus importants.
134 Abderraouf YAICH, Normes, pratiques et procédures de contrôle interne, 1996, 1996, page 42.
135 Abderraouf YAICH, op.cit.
Sous-section 3 : Exploitation d’une base des incidents et anomalies
Le système de contrôle interne peut être évalué à travers l’exploitation d’une base de données relative aux incidents et anomalies constatés par l’entreprise dans ces différents services, fonctions ou filiales. Dans ce cas, on parle d’une base de données interne (§1).
L’entreprise peut, également, évaluer son système de contrôle par l’exploitation d’une base de données relative aux incidents et anomalies constatés dans d’autres entreprises similaires. Dans ce cas on parle de l’exploitation d’une base de données externe (§2).
§ 1. L’exploitation d’une base de données interne
Les incidents et anomalies du contrôle interne identifiés doivent être analysés et communiqués aux personnes habilitées à prendre les mesures nécessaires. Outre le fait que toute anomalie de contrôle doit être rectifiée en temps opportun, son enregistrement sur une base de données, exploitable par tous les services et les fonctions de l’entreprise, peut être d’une grande utilité pour les évaluations de l’efficacité du système de contrôle interne.
En effet, les anomalies identifiées dans un service, une fonction ou une filiale de l’entreprise peut indiquer l’existence d’un risque d’anomalie, identique ou de nature différente, dans d’autres services, fonctions ou filiales. Ainsi, un échange d’information structuré, par l’exploitation d’une base de données partagée, permet aux différentes unités de l’entité de tirer profit des constatations et des expériences vécues dans d’autres unités.
L’existence d’une base des incidents et anomalies permet, également, à l’entreprise de mesurer l’évolution et les améliorations, à travers le temps, du système de contrôle interne. En effet, l’exploitation d’une telle base permet aux responsables de se focaliser sur les zones qui ont connues des problèmes de contrôle auparavant et de vérifier l’efficacité des mesures mises en place en vue de les rectifier.
La transcription sur une base de données partagée des incidents et anomalies du contrôle interne, peut aussi, former une source d’information efficace pour les dirigeants quant à l’efficacité du système de contrôle et aux problèmes rencontrés.
Ainsi, l’exploitation d’une base des incidents et anomalies du contrôle permet aux dirigeants d’identifier, à tout moment, les problèmes de contrôles existants et de tirer les conclusions concernant l’efficacité du contrôle interne. Toutefois, cet outil d’évaluation doit être complété par d’autres modes d’évaluation permettant de vérifier, à fréquence régulière, les conclusions ainsi formulées.
§ 2. L’exploitation d’une base de données externe
La sagesse chinoise dit bien que s’il est intelligent d’apprendre de son expérience, il est encore plus intelligent d’apprendre de l’expérience des autres.
La connaissance des incidents et anomalies de contrôle survenus dans d’autres entreprises similaires peuvent servir d’éléments importants pour l’évaluation du système de contrôle interne.
Toutefois, pour mieux utiliser de telle information de source externe, l’entreprise doit prendre en considération les différences qui peuvent exister entre des entités même similaires. En effet, deux entités qui exercent la même activité et qui sont de taille et de complexité similaires peuvent présenter des risques différents.
La comparaison par rapport à d’autres pratiques de contrôle interne dans des entreprises similaires exige une connaissance suffisante des autres pratiques ainsi qu’un potentiel d’analyse permettant d’identifier les différences qui peuvent existées. Dans ce cas, l’assistance d’un expert indépendant, possédant les connaissances et l’expérience requises, peut être d’une grande utilité pour l’entreprise.
Ce mode d’évaluation est généralement difficile à envisager du fait de l’indisponibilité des informations requises. Toutefois, dans certains secteurs, comme par exemple le secteur financier ou celui des assurances ou les informations concernant les pratiques et les difficultés rencontrées en matière de contrôle interne sont diffusées, une telle comparaison peut être pertinente.
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127 Voir exemples de questionnaire d’auto-évaluation en annexe 1. ↑
128 Institut de l’audit interne, les cahiers de la recherche, l’auto-évaluation du contrôle interne, Octobre 2005it, page 21. ↑
129 Institut de l’audit interne, op.cit, page 30. ↑
130 Voir les résultats détaillés de l’enquête en annexe 3. ↑
131 Abderraouf YAICH, Normes, pratiques et procédures de contrôle interne, 1996, page 45-48. ↑
132 Abderraouf YAICH, Normes, pratiques et procédures de contrôle interne, 1996, page 48-52. ↑
133 Voir un modèle de questionnaire d’évaluation du contrôle interne en annexe 2. ↑
134 Abderraouf YAICH, Normes, pratiques et procédures de contrôle interne, 1996, 1996, page 42. ↑
135 Abderraouf YAICH, op.cit. ↑
Questions Fréquemment Posées
Comment un professionnel externe évalue-t-il le système de contrôle interne ?
L’évaluation du contrôle interne par un professionnel externe commence par une compréhension préalable du secteur d’activité, de l’environnement et de la culture de l’organisation, suivie d’une prise de connaissance et d’une description du système de contrôle interne.
Pourquoi est-il important de recourir à un expert-comptable pour l’évaluation du contrôle interne ?
Recourir à un expert-comptable pour l’évaluation du contrôle interne présente l’avantage d’être plus objective, bien que la connaissance de l’activité et de l’environnement de l’organisation par l’évaluateur puisse être sommaire.
Quels sont les moyens utilisés pour prendre connaissance du système de contrôle interne ?
Cinq principaux moyens permettent de prendre connaissance et de décrire le contrôle interne : l’examen de la documentation existante, l’interview avec les responsables et gestionnaires, entre autres.