Evaluation du contrôle interne du cycle achat fournisseur
L’évaluation du contrôle interne constitue une étape indispensable de la démarche d’audit. Elle permet d’apprécier l’organisation et le système d’information qui concourent à la production des comptes soumis à la certification.
Définition du contrôle interne
Il existe de nombreuses définitions du contrôle interne. Cependant la définition la plus usitée est celle de L’ordre des experts comptables français. Ce dernier définit le contrôle interne dans le « Mémento Pratique Francis Lefebvre », comme :
« L’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l’entreprise. Il a pour but, d’un coté, d’assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information, de l’autre, l’application des instructions de direction et de favoriser l’amélioration des performances. Il se manifeste par l’organisation, les méthodes et procédures de chacune des activités de l’entreprise pour maintenir la pérennité de celle-ci » (OEC, XXXIIe congrès national, 1977).
Appréciation des données significatives du cycle
L’auditeur doit acquérir une connaissance générale des opérations du cycle. Ce n’est qu’à cette condition qu’il pourra analyser de manière pertinente les opérations intervenues durant l’exercice, pour ce faire il devra prendre connaissance si possible d’un certain nombre de données statistiques concernant ce cycle.
Dans le cas d’absence du manuel de procédures, il est important d’établir le narratif des procédures concernant le cycle d’achat ; afin d’acquérir le maximum d’informations pour une meilleure compréhension des circuits de traitement d’informations. Ceci se peut par des entretiens avec l’ensemble des intervenants dans le circuit afin d’avoir une vue plus détaillée du circuit.
L’ensemble des constatations exprimés par les responsables donne lieu à :
- Emission des demandes d’achat
- circuit des demandes d’achat
- Etablissement des bons de commande
- Réception de la marchandise
- traitement et circuit des factures
- Règlement des factures fournisseurs
- Réception des marchandises et services.
- Contrôle des factures :
Objectifs du contrôle interne du cycle achat fournisseur
L’analyse du système du contrôle interne de la fonction achats- fournisseurs doit permettre de s’assurer que :
- Les séparations de fonctions sont suffisantes.
- Tous les achats de l’entreprise sont correctement autorisés et comptabilisés.
- Les achats comptabilisés correspondent à des dépenses réelles de l’entreprise.
- Ces dépenses sont faites dans l’intérêt de l’entreprise et conformément à son objet.
- Tous les achats enregistrés sont correctement évalués.
- Tous les avoirs à obtenir sont enregistrés.
- Toutes les dettes concernent les marchandises et services reçus sont enregistrées dans la bonne période.
- Les engagements pris par l’entreprise et devant figurer dans l’annexe sont correctement suivis.
Les principales caractéristiques d’un bon contrôle du cycle achat fournisseur
Les principales phases du cycle peuvent se présenter comme suit :
- Déclenchement de la commande,
- Acceptation et traitement des livraisons,
- Enregistrement des dettes,
- Paiement des factures.
Déclenchement de la commande
- Objectifs du contrôle interne
Le contrôle interne sur les opérations relatives aux achats et aux charges doit donner l’assurance que les commandes de marchandises ou de biens et services sont faites en fonction des besoins de l’entreprise, pour des quantités optimales et par des personnes autorisées à le faire.
En ce qui concerne les achats de matières et de marchandises ces objectifs sont indissociables des problèmes de gestion des stocks.
Les procédures mises en place doivent donc permettre de répondre de manière satisfaisante aux questions suivantes :
- qui peut déclencher la commande ?
- quand passer la commande ?
- quelle quantité faut-il commander ?
- à quel fournisseur doit-on s’adresser ?
Organisation correspondant à ces objectifs
Les éléments suivants constituent, en général, les bases d’une organisation satisfaisante :
- une demande d’achat est établie par les services utilisateurs et transmise au service « Achats »,
- un bon de commande est systématiquement établi, si possible sur des exemplaires standards et pré-numérotés, à partir des demandes d’achat par le service « Achats »,
- les fonctions ayant trait aux commandes doivent être distinctes de celles de réception, de stockage, d’expédition, de tenue de l’inventaire permanent, de l’enregistrement comptable et du règlement des factures,
- les personnes autorisées à émettre des bons de commande sont désignées par écrit et un montant maximum autorisé est défini,
- les quantités à commander sont déterminées en fonction des besoins de l’entreprise.
Les besoins de réapprovisionnement peuvent, par exemple, être déterminés par les magasiniers en fonction d’un niveau minimal de stocks par produit déterminé à l’avance, ou par le service « Approvisionnement » en fonction des besoins de production. La date de passation de la commande et les quantités à commander dépendent essentiellement des quantités en stock, des consommations et des délais de livraison.
Une procédure particulière doit être envisagée afin de procéder à la relance des marchandises non livrées à la date prévue.
Le non-respect de telles procédures peut conduire :
- soit à des achats excessifs par rapport aux besoins normaux, pouvant se traduire par des frais financiers ou des coûts de stockage trop élevés, ainsi que par des pertes dues au vieillissement ou à la détérioration des produits. La signature des personnes autorisées doit apparaître clairement sur le bon de commande; ce qui suppose que cette signature soit connue de la personne chargée de vérifier le bon de commande avant son envoi. Dans les sociétés importantes, il est recommandé qu’un cahier de signatures reproduise un fac-similé des signatures autorisées.
- soit à des achats insuffisants ou à contretemps, pouvant se traduire par des retards de production, des pertes de vente, des frais excessifs de réapprovisionnement et des conditions moins avantageuses quant aux prix.
Le choix du fournisseur doit permettre d’obtenir, par comparaison des possibilités offertes, le meilleur prix eu égard à la qualité exigée. Généralement, il existe une liste de fournisseurs agréés pour les différents produits ou services achats comprenant les prix obtenus et leurs délais de livraison ; cette liste fait l’objet d’une remise en cause et d’une mise à jour périodiques.
Il doit y avoir une procédure d’appels d’offres dûment documentée et une justification, au cas où le fournisseur le moins disant n’a pas été retenu.
Questions Fréquemment Posées
Qu’est-ce que l’évaluation du contrôle interne dans le cycle achat fournisseur?
L’évaluation du contrôle interne constitue une étape indispensable de la démarche d’audit. Elle permet d’apprécier l’organisation et le système d’information qui concourent à la production des comptes soumis à la certification.
Quels sont les objectifs du contrôle interne du cycle achat fournisseur?
L’analyse du système du contrôle interne de la fonction achats-fournisseurs doit permettre de s’assurer que les séparations de fonctions sont suffisantes, que tous les achats de l’entreprise sont correctement autorisés et comptabilisés, et que les dépenses sont faites dans l’intérêt de l’entreprise.
Comment se déclenche une commande dans le contrôle interne des achats?
Le contrôle interne sur les opérations relatives aux achats doit donner l’assurance que les commandes de marchandises ou de biens et services sont faites en fonction des besoins de l’entreprise, pour des quantités optimales et par des personnes autorisées à le faire.