L’organisation d’une ONG, telle que la Procure Générale des Missions de Yaoundé, repose sur une gestion comptable et financière rigoureuse, intégrant des sources de revenus diversifiées. Ce rapport propose une évaluation des pratiques actuelles et des recommandations pour optimiser la structure financière de l’organisation.
Section 2 :
Organisation de la PGM
La Procure Générale des Missions est une Entreprise-Église c’est-à-dire qu’elle fonctionne comme une association dont la principale source de revenue est basée sur les dons des fidèles chrétiens.
La notion d’Entreprise-Eglise renvoie également à deux types de personnels :
- Les laïcs, payés selon la législation camerounaise du travail ;
- Les religieux qui reçoivent des allocations selon les dons des fidèles
La PGM est une organisation exerçant plusieurs activités. Elle s’assimile à une «Institution financière » pour le compte restreint des religieux. En d’autres termes, la procure représente pour les congrégations et paroisses une sorte de banque pouvant leur apporter des possibilités de dépôt et de retrait d’espèces, d’encaissement des chèques, de transfert de fonds, de change en cours local ou en devises, de financement pour certains travaux et projets.
Le schéma organique de la PGM met en évidence la répartition des tâches au sein de cette structure, le niveau hiérarchique des différents chefs de services ainsi que la circulation du pouvoir dans cet organisme. Cette organisation se décline ainsi :
Les organes délibérants: constitués du Conseil Diocésain pour les Affaires Economiques et de l’Economat Diocésain.
Le Conseil Diocésain pour les Affaires Economiques
Il est dirigé par un président du conseil économique. Cet organe consultatif de gestion a pour rôle d’aider et de conseiller de l’Archevêque sur les questions économiques et financières de son unité de commandement. C’est à ce titre qu’il fait indirectement des recommandations et suggestions à l’Econome Diocésain, membre de droit dudit conseil et bras séculier de l’archevêque pour l’amélioration de la gestion de la PGM; les avis qu’il émet sont consultatifs et non contraignants.
La trésorerie diocésaine
Sous l’autorité directe du trésorier diocésain, il est nommé par l’Archevêque pour un mandat de 5 ans. Il est l’adjoint de l’économe diocésain à la Procure générale. En charge de la gestion des liquidités du diocèse, il contrôle tous les mouvements de flux de la trésorerie. Il analyse les entrées et sorties d’argent à la procure tout en veillant sur une couverture financière stable. Il est responsable de l’équilibre des comptes, et il communique ses instructions au service comptabilité pour l’émission de l’encaissement des flux.
Il établit les budgets et les prévisions de la trésorerie en se projetant dans l’avenir avec des estimations basées sur les documents passés. Il évalue l’endettement net de la trésorerie ainsi que sa position nette, ce qui lui permet d’identifier les besoins de financement. Il interprète les différents écarts et juge les risques qui peuvent être encourus.
En somme il est responsable de la gestion financière, la planification et la gestion des risques à la procure et rend compte devant l’Archevêque de Yaoundé chaque semaine.
L’Economat Diocésain
L’Economat Diocésain est placé sous l’autorité d’un Econome Diocésain, ce dernier est nommé de façon discrétionnaire par l’Archevêque pour un mandat de cinq années conformément au droit canonique et il est assisté d’un adjoint qui est le trésorier diocésain.
Sa mission est d’assurer la gestion et l’exécution de la politique générale de la PGM, sous le contrôle de l’Archevêque de Yaoundé à qui il rend compte de sa gestion. A ce titre, il est chargé de la coordination et du fonctionnement au quotidien de la PGM ; il représente celle-ci dans tous les actes de la vie civile, excepté en justice.
Par ailleurs, il veille à l’exécution des instructions de l’Archevêque et à l’exécution de toute action dans les conditions définies par le règlement intérieure de la PGM. De même, il peut prendre toute mesure conservatoire nécessaire à la bonne marche de la procure, à charge pour lui d’en rendre compte au Conseil d’Administration diocésain qui est présidé par Mgr Jean Mbarga archevêque métropolitain de Yaoundé.
Les organes exécutifs : ce sont des services placés sous l’autorité directe de l’économe diocésain et du trésorier. Ils sont là pour collaborer avec eux pour la bonne marche et le bon fonctionnement des activités de la procure et rendent compte devant l’économe. Ce sont donc:
Le secrétariat de l’Econome Diocésain
Placé sous l’autorité de l’Econome Diocésain, le secrétariat de l’Econome est chargée l’organisation et de la coordination des activités techniques du secrétariat, il supervise la gestion du courrier (réception, enregistrement, tri, acheminement, rédaction des correspondances), veille au classement et à l’archivage, gère le carnet d’adresse et des rendez-vous de l’Econome Diocésain, exécute les travaux des chefs de service qui requièrent ses services.
Le service des affaires générales
Il est chargé des achats des fournitures de bureau et produits d’entretien ; organise le service d’accueil et le courrier, assure la gestion du parc automobile ; assure la gestion des chauffeurs.
La PGM dispose d’un service du courrier.
Ce service est placé sous l’autorité du chef de service et a pour mission d’assurer la gestion des courriers arrivée et départ, de veiller au dispatching ou à la distribution du courrier à l’interne, du retrait des courriers à la poste, d’assurer la gestion des boîtes aux lettres (seules les paroisses et les congrégations religieuses sont autorisés à ouvrir les boîtes aux lettres et l’entretien de ces boîtes est de 10.000 FCFA/an. Ces boîtes, au nombre total de 486 constitue un bon indicateur.
Le service des ressources humaines et informatique (RHI)
Le service des RHI a pour mission de préparer les recrutements du personnel en fonction des exigences des services et du budget; d’assurer la gestion du personnel (fichier du personnel, gestion des plans de carrière, salaires et avantages accordés, discipline, congés, absences permissions, etc.) ; d’assurer le suivi des relations avec l’administration du travail et la CNPS, les organisations syndicales et les employeurs ; de contrôler les états de salaires avant de les présenter pour la signature à la hiérarchie ; d’assurer la gestion du matériel et des logiciels informatiques (maintenance, développement et formation).
Le contrôle interne
Placé sous l’autorité directe de l’Econome Diocésain, sa mission consiste à veiller à la réalisation des objectifs spécifiques assignés à chaque service de la PGM, de veiller à la mise en place des manuels de procédures, d’assurer le contrôle de la caisse de la procure et des pièces comptables.
Le service financier et comptable
Sa mission consiste à traiter toutes les opérations comptables, à préparer les états financiers de la PGM, veiller au suivi des relations avec les institutions financières et à l’approvisionnement puis au contrôle de la caisse, ce service établit les ordres de paiement.
Le service du denier de culte et les OPM
Le service du denier de culte est également sous l’autorité d’un chef de service. Ce dernier a pour mission de faire le recouvrement du denier de culte et des OPM dans les différentes paroisses de l’Archidiocèse.
Le service du cadastre et du patrimoine.
Il est sous la responsabilité d’un chef de service. Il a pour mission de sécuriser les terrains du Diocèse, d’assure l’achat et la vente des terrains et de recouvrer les revenus locatifs du Diocèse de Yaoundé, de réaliser les travaux cadastraux et topographiques.
Le service des assurances
Encore appelé MARY, ce service s’occupe des assurances maladie et vieillesse des missionnaires religieux du Diocèse, il s’occupe également de l’assurance de leurs véhicules.
Ainsi tous les religieux du diocèse doivent verser une certaine somme dans ce service pour être éligible à la prise en charge en cas de maladie.
Si le service en cas d’imprévu se rend compte d’une insolvabilité, l’église prendra le religieux en charge mais ne pourra pas être remboursé de ses dépenses par les assurances.
Le CEXA
Le CEXA est un service de la Procure qui s’occupe des voyages à l’international. Il achète les billets d’avion auprès des agences de voyage et les revend, il effectue des réservations de vol, facilite l’organisation des séjours sur les lieux de pèlerinages dans le monde entier ainsi que l’obtention des visas auprès des services d’émigration si nécessaire.
Il s’occupe aussi de changer les devises étrangères en monnaie locale qui est le Franc CFA
Le service de production
Le service de production coordonne les unités de production des biens et services de la PGM et partant, de l’archidiocèse de Yaoundé. Il est responsable des unités de production suivantes : le CRATAD de Mfou, l’usine de production d’hosties (HOSTICAM) de Mvolyé, des travaux de construction, du magasin de vente des articles religieux, des fournitures scolaires.
Le service des constructions
C’est le service qui s’occupe de tous les travaux de constructions que l’Archidiocèse de Yaoundé entreprend par les archéologues, exemple les écoles, les paroisses et bien d’autres.
Le service diocésain des Caritas
Il a pour objectif de redynamiser et créer les comités Caritas dans toutes les paroisses de l’archidiocèse de Yaoundé en vue de promouvoir l’esprit de solidarité, entreprendre les actions d’aide et assistance en faveur des personnes vulnérables ; la lutte contre la pauvreté à travers l’insertion socio professionnelle des jeunes, des femmes et la protection de l’environnement.
Le service de commande
Le service de commande est le service qui s’occupe des commandes, leurs réceptions, le contrôle de la qualité avant l’entrée en magasin et le suivi pour les passations de nouvelles commandes.
C’est le service qui est responsable de la communication avec les fournisseurs ainsi que de la conservation des pièces comptables des fournisseurs pour l’enregistrement à la comptabilité pour virement.
Le service du magasin et vente
Le magasin est subdivisé en deux parties qui sont respectivement la boutique des hosties et vins de messe et le magasin vente qui concerne toutes les ventes des autres produits religieux et divers comme par exemple, les livres de prière, les chasubles, les soutanes et biens d’autres effets religieux.