Le déroulement du stage AnpE est analysé pour comprendre les observations et les défis rencontrés au sein du Département des Ressources Humaines. Cette étude met en lumière l’importance de ces éléments dans l’évaluation de la satisfaction des employés et le développement de stratégies de fidélisation.
Section 2 :
Déroulement du stage et ciblage du problème
Nous abordons ici le déroulement du stage ainsi que la problématique ciblée.
Paragraphe 1 : Déroulement du stage et observations effectuées
Nous exposons ici le déroulement du stage ainsi que les observations effectuées.
Déroulement du stage
Le stage a eu lieu du lundi 28 août au lundi 27 novembre 2023, soit une durée de trois (03) mois au sein du Département des Ressources Humaines de l’Agence. Il a permis de prendre part aux tâches quotidiennes de cette direction, de collaborer avec les différents services et autres départements de l’institution, puis, de participer aux divers travaux et projets en cours.
De façon pratique, ce stage a permis d’accomplir les diverses tâches énumérées ci-dessous, couvrant ainsi un large éventail de fonctions administratives :
- élaboration des titres de congés administratifs et des notes d’intérim : cela implique la création et la gestion des documents officiels qui autorisent les congés des employés, en tenant compte des règles et des politiques de l’organisation ;
- élaboration des autorisations d’absences : il s’agit de préparer les documents nécessaires pour les absences temporaires des employés, qu’il s’agisse de congés maladie, de congés familiaux ou d’autres raisons ;
- mise à jour du fichier Excel de suivi des congés : actualisation des données relatives aux congés des employés dans un fichier Excel ;
- constitution et mise à jour du dossier du personnel : cette tâche consiste à rassembler et à maintenir à jour les informations sur chaque employé, telles que les contrats, les évaluations, les formations et les certifications ;
- archivage des actes administratifs : conservation et classement des documents administratifs importants ;
- suivi mensuel du registre de présence : enregistrement, des données relatives à la présence des employés ;
- élaboration des fiches de paie : préparation des bulletins de salaire pour les employés.
- établissement des ordres de mission : préparation des documents nécessaires pour les missions professionnelles des employés (déplacements, formations, etc.) ;
- élaboration des incidences financières pour les frais de carburant liés aux missions : calcul des coûts liés aux déplacements professionnels des employés ;
- suivi régulier de l’effectif des stagiaires : enregistrement des stagiaires dès leur arrivée, en tenant à jour leurs informations personnelles, les détails de leur stage (durée, département), et les objectifs du stage ;
- traitement des demandes de stages et d’emplois : réception, examen et suivi des candidatures pour les stages et les postes vacants ;
Observations faites
Schuler et MacMillan (1984) comptent plus précisément six fonctions à la GRH : la planification, la dotation, l’évaluation, la rémunération, la formation et le développement ainsi que les relations de travail.
L’expérience de stage a permis de faire des observations sur des aspects aussi bien positifs que négatifs du fonctionnement du Département RH de l’Agence. Ces observations en termes de forces et de faiblesses se résument principalement comme suit :
- Forces
- Bonne ambiance de travail ;
- bon fonctionnement des Instances Représentatives du Personnel ;
- remise à niveau des connaissances à travers les formations ;
- régularité des demandes de congés et d’absences ;
- bonne estimation des taux de présences de stagiaires ;
- bonne accusation de réponse des demandes de stages en fonction des besoins ;
- taux de collecte des contrats d’objectifs et des évaluations périodiques ;
- existence d’un système de management de la continuité d’activité.
- Faiblesses
- Retard au poste de certains employés ;
- retard dans la réception des fiches de missions ;
- non-respect du remplissage du registre de présence ;
- départs volontaires ;
- inadéquation entre rémunération et fonction occupée ;
- surcharge de travail ;
- désengagement ;
- matériel de travail déficitaire : imprimantes, cartouches d’encres ;
- absence d’avantages sociaux : horaires flexibles, journées dédiées au bien-être, cours d’apprentissage en ligne ou en entreprise, soutien familial.
Au regard de ces problèmes, les employés manifestent une certaine insatisfaction pouvant les amener à être moins motivés, moins engagés et moins productifs au travail.
Paragraphe 2 : Ciblage du problème
Les observations faites pendant le stage peuvent être synthétisées en deux (02) problèmes majeurs qui sont exposés ci-dessous.
Problème lié à la satisfaction des employés
La question de la satisfaction des employés est ancrée dans l’aspiration de certains à explorer de nouvelles opportunités, et ce, malgré les initiatives prises par l’AnpE dans son accord d’établissement. Ces initiatives comprennent : la rémunération qui est jugée trop faible par les employés, l’avancement spontané qui a lieu tous les deux (02) ans, la prime de mérite pour les employés qui se distinguent, la prime trimestrielle calculée individuellement en fonction du taux d’atteinte des objectifs et la prime annuelle de performance calculée en fonction du taux d’achèvement du Plan de Travail Annuel (PTA). Cependant, la satisfaction au travail, qui
englobe tous les facteurs qui rendent un travail agréable et utile, ne se limite pas uniquement à ces éléments. En effet, de nombreux autres facteurs entrent en jeu dans la satisfaction que l’on peut tirer de son emploi. Parmi ces facteurs, on peut citer : le type de contrat, les avantages sociaux, les conditions de travail, les relations avec les supérieurs hiérarchiques, l’environnement de travail, la flexibilité, l’équilibre entre vie professionnelle et personnelle, etc.
Il est à noter qu’au cours des trois (03) dernières années, une série de départs a été observée pour des raisons telles que : de mauvais rapports hiérarchiques, des salaires trop bas, des événements fâcheux survenus en interne, un manque de bien-être au travail, une pression et une surcharge de travail, etc.
Autant de raisons qui peuvent être source d’insatisfaction du personnel et entraîner leur départ de l’entreprise. Par ailleurs, d’autres raisons pour lesquelles les employés pourraient démissionner volontairement incluent : le manque d’opportunités d’avancement professionnel, l’absence de reconnaissance ou de valorisation de leur travail, le désaccord avec la culture organisationnelle ou les valeurs de l’entreprise, des besoins personnels ou familiaux changeants, des offres d’emplois plus attrayantes ou de meilleurs conditions ailleurs, le manque de perspectives à long terme au sein de l’Agence, le sentiment de stagnation
ou d’ennui dans leur poste actuel, ainsi que des problèmes de santé ou de bien- être personnel.
Problème lié à la fidélisation du personnel
L’étude du personnel de l’Agence révèle que la majorité des agents sont nés entre le début des années 1980 et la fin des années 1990. Pour cette catégorie d’employés, le maintien dans l’entreprise ne dépend pas uniquement des aspects matériels tels que les salaires, les promotions, les primes et les avancements prévus par l’accord d’établissement de l’AnpE.
En effet, d’autres éléments plus essentiels sont également nécessaires, tels qu’un environnement de travail favorable incluant la charge émotionnelle, les relations avec les collègues et le supérieur hiérarchique, ainsi qu’une communication efficace. De plus, des opportunités de formation, des possibilités de prêts et d’avances sur salaire, un cadre de travail attractif et des activités sociales et culturelles sont essentiels pour motiver et engager le personnel à rester.
En termes de fidélisation du personnel, le taux de roulement de l’Agence indique que la plupart des employés ayant volontairement démissionné au cours des dernières années appartiennent à cette tranche d’âge. Cela suggère que la mise en place d’une bonne politique de fidélisation pourrait contribuer à réduire ce taux de départ. Par ailleurs, il est constaté que ces employés qui
partent détiennent une expertise et des connaissances approfondies spécifiques à leurs postes, ce qui représente une perte significative d’expertise pour l’Agence.
Ce mémoire de fin d’études vise à explorer l’un des deux (02) problèmes identifiés pendant le stage, dont la résolution pourrait avoir un impact significatif pour l’Agence. Le défi de la satisfaction des employés est intimement lié à la question de fidélisation, et il influence grandement l’ensemble des indicateurs de performance des Ressources Humaines (RH).
Les départs fréquents perturbent le moral des employés et la cohésion de l’équipe restante, tout en nuisant à la productivité et en générant des coûts élevés (recrutement et formation) pour l’Agence. C’est pourquoi, la Direction des Ressources Humaines (DRH) de l’AnpE devrait accorder une importance majeure à la fidélisation du personnel.
En se concentrant sur l’amélioration de la satisfaction et la fidélisation de son personnel, l’Agence pourrait non seulement augmenter la productivité, mais aussi réduire les coûts liés au recrutement et à la formation. Cela pourrait, en fin de compte, conduire à une amélioration significative de la performance globale de l’Agence. Par conséquent, il est impératif de développer des stratégies spécifiques visant à promouvoir un environnement de travail favorable, à reconnaître et à récompenser les contributions des employés, et à offrir des possibilités d’avancement professionnel.
Au regard de tout ce qui précède, la problématique relative à la satisfaction au travail a retenu notre attention au cours du stage.
Après avoir introduit le cadre institutionnel et identifié la problématique, il est essentiel d’aborder le cadre théorique et de réaliser une revue de littérature pour cette étude.