Internet et la production de services pour le cabinet comptable
Section 2 :
Internet et la production de services à valeur ajoutée pour le cabinet d’expertise comptable
Les services pouvant être fournis par un site Web du cabinet comptable peuvent être schématisés comme suit :
Figure : Les différents services fournis par le site dynamique du cabinet38
Sous section 1 :
Les technologies utilisées
Dans la suite des développements, nous essayons de présenter les technologies basées sur Internet et permettant la création de services à valeur ajoutée. Nous traitons de la visioconférence (§1), le téléchargement des applications (§2), l’Ipmail (§3), le Push (§4), l’ASP (§5) et enfin le travail collaboratif (§6).
§1: La visioconférence
La visioconférence n’est pas propre à l’Internet. Elle est principalement utilisée, actuellement, dans le domaine de la médecine et de l’aérospatial. Le coût de sa mise en place réduit sensiblement son extension à tous les domaines professionnels.
Cette technologie pourra être répandue lorsque tous les réseaux seront reliés par des moyens permettant de fournir une meilleure qualité de transmission de la voix et du son.
Aux dires d’experts, cette technique permet de doubler l’efficacité de la communication par téléphone car l’information qui s’échange entre deux personnes est en moyenne contenue :
- pour 15% dans le contenu de la parole;
- pour 35% dans le ton de la voix;
- pour 50% dans l’attitude et l’apparence physique39
Un logiciel fourni avec le matériel40 de visioconférence, permet le transfert de fichiers et le partage d’applications et de données sur un espace de l’écran commun aux différents interlocuteurs, mis à jour en temps réel.
Ainsi l’Expert-Comptable et son client vont pouvoir travailler ensemble à distance sur un tableau de trésorerie sous Excel.41
- L’Expert-Comptable appelle son client par l’intermédiaire de son micro-ordinateur. La secrétaire répond.
- La secrétaire transfère la liaison à son patron. L’Expert-Comptable ouvre le tableau de trésorerie qu’il a établi et montre au client la situation négative de sa trésorerie.
- Le client explique qu’il a reçu une subvention, corrige la donnée dans le tableau et montre la pièce justificative à l’Expert-Comptable.
D’une manière générale la visioconférence est une technologie qui permet pour les cabinets, notamment, les services suivants :
1. L’Apprentissage à Distance
L’apprentissage à distance est une application adaptée à l’enseignement spécialisé, dans les universités ou comme une option à bas coût pour la formation continue des professionnels (la formation des collaborateurs ou celle post diplôme pour les experts comptables).
L’apprentissage à distance permet aux enseignants d’envoyer des schémas, images et autres ressources visuels aux étudiants dans différents sites en même temps. Il offre aussi l’interactivité permettant aux étudiants de prendre la parole pour poser des questions ou y répondre.
2. La Diffusion de Séminaires et Conférences
La diffusion de séminaires et de conférences soit pour l’apprentissage à distance ou la formation continue, soit dans les entreprises, permet toujours l’accès aux informations spécialisées pour les apprenants distants. L’utilisation d’une salle de visioconférence et de diffusion simultanée sont, dans ces cas, envisageables.
3. La Conférence Personnelle
La conférence personnelle est basée sur l’interaction personne à personne, en utilisant des PC ou des stations de travail.
De tels systèmes de visioconférence utilisent des interfaces graphiques multifenêtres pour permettre la visualisation du correspondant et de documents distants ainsi que la coédition de ces documents, c’est-à-dire l’édition simultanée d’un document.
4. Les Réunions de Travail
La visioconférence permet aux groupes de travail, dispersés, de prendre des décisions collectives et d’échanger différents points de vue, de façon à réagir efficacement dans un marché où les conditions changent rapidement.
Cette possibilité est utile notamment pour les missions d’audit dans un groupe ou une société à sites multiples. Les collaborateurs des cabinets peuvent communiquer plus facilement et discuter des opinions et des jugements professionnels plus rapidement.
§2: Téléchargement et réutilisation d’application
Internet permet de télécharger des applications et utilitaires facilitant les tâches d’un utilisateur de l’informatique et de l’Internet.
Les applications que nous pouvons télécharger gratuitement sont de différentes natures. Nous pouvons recenser les applications suivantes à titre d’exemple:
- agenda électronique;
- organisateur;
- logiciels permettant l’accès au micro ordinateur à distance (PC anywhere);
- traducteur entre plusieurs langues;
- etc.
Tous ces logiciels permettent à l’expert comptable plus de facilité et de souplesse dans l’exercice de ses travaux.
§3: L’IP mail
L’IP mail ou l’information personnalisée communiquée par e-mail est un outil très utile pour les experts comptables. Il permet de rappeler automatiquement les clients du cabinet d’expertise comptable l’ensemble de leurs échéances (fiscales, sociales ou autres) tout en les informant de l’actualité juridique et économique.42
1. Un rappel d’échéances
L’objectif est de rappeler à un client ses propres échéances fiscales, sociales et juridiques (paiement de la TV A, envoi de la déclaration CNSS, etc.) en ayant préalablement fait le tri afin de n’adresser à un client qu’une échéance véritable le concernant et non sous conditions «Entreprise ayant clôturé un exercice au cours du mois x : « envoi de la déclaration de l’Impôt sur les sociétés avant telle date…. Le cabinet comptable est censé savoir si son client a clôturé un exercice au cours du mois x…
Cet envoi permet d’assurer une veille permanente et est entièrement géré par le serveur du cabinet d’expertise comptable (s’il en dispose d’un) ou par le provider, de manière automatique. En saisissant le profil du client en début d’année, il génère automatiquement l’ensemble des rappels nécessaires.
2. Une veille Personnalisée
Le cabinet comptable doit avoir une équipe (ou une personne) de rédacteurs juristes qui assure une surveillance de l’actualité fiscale, sociale et juridique en vue de rédiger un certain nombre d’alertes. Celles-ci sont sélectionnées en fonction du profil du client selon plusieurs critères dépendant de la catégorie de l’alerte.
En fonction du profil du client, un certain nombre d’alertes sont sélectionnées, puis adressées au client. Aucun client n’est censé recevoir la même alerte sauf à être d’un profil identique qu’un autre.
§4: Le push
Le Push est un nouveau concept de diffusion d’information sur les réseaux Internet / Intranet.
1. Fonctionnement du Push Pour bien saisir les avantages du Push, il faut bien comprendre les différences entre Push et Pull. Dans l’utilisation habituelle de l’lnternet (Pull), l’utilisateur se connecte à un moteur de recherche. Il effectue une recherche par mots clés.
Il se connecte ensuite sur le site trouvé. Enfin il navigue sur ce site avant de trouver l’information recherchée. Dans le cas d’informations évoluant souvent (cours de la bourse,…), 1’utilisateur devra effectuer de nombreuses connexions.
Le principal avantage du Push est d’amener l’information directement sur l’écran de l’utilisateur. Ce qui représente un gain de temps et de réactivité accrus.
Le principe général du Push est très simple. Après s’être procuré le client adéquat, l’utilisateur s’inscrit auprès d’un émetteur et déclare souhaiter recevoir les informations diffusées sur tel ou tel canal. Ensuite, l’émetteur se charge d’envoyer les informations au client sans que l’utilisateur n’ait à accomplir la moindre tâche.
Quelles applications pour le push ?
Le push Data
Le push Data consiste à la diffusion d’information. C’est indubitablement l’application du push la plus utilisée aujourd’hui. Après abonnement à un canal donné, l’utilisateur reçoit directement sur son écran ( sous forme d’économiseur d’écran, de bandeau déroulant,…) l’information voulue.
Le push applicatif
Le push applicatif est sans conteste l’utilisation la plus intéressante du push. Elle consiste à distribuer automatiquement des logiciels et leur mises à jour.
Cette application, quoique très récente, du push connaît un vif succès auprès des éditeurs de Logiciels. Pour ne citer qu’un exemple : Le Département américain de la Défense utilise le push pour déployer les antivirus sur 2 millions de postes.
§5: Utilisation de l’ASP
Ce qui va faciliter le traitement des masses d’informations, c’est que leurs traitements se feront désormais sur le réseau : la plupart des logiciels que nous utilisons vont désormais être accessibles en location sur le réseau : c’est L’ ASP (Application Service Provider) dénommée en français la FAH, la Fourniture d’Application Hébergée. 43
Le principe est simple: au lieu d’acquérir un logiciel et de l’installer sur un réseau local ou sur un ordinateur personnel, L’utilisation du logiciel se fera à travers Internet.
Nous verrons que cette solution présente un très grand nombre d’avantages qui laissent penser qu’elle deviendra le modèle habituel très bientôt.
La fourniture d’application hébergée (FAH)
La FAH est le modèle dans lequel plusieurs éditeurs de logiciels investiront. Elle présente tant pour l’éditeur que pour l’utilisateur un certain nombre d’avantages.
1. Les principaux intérêts de la fourniture d’application hébergée pour un éditeur
Les avantages de la FAH pour L’éditeur de logiciels sont nombreux :
Réduction des coûts de distribution: il s’agit d’une économie importante. Plus de packaging et plus de réseaux de revendeurs classiques.
Pas de supports à L’installation : Une grande partie du trafic d’un hot-line correspond à des problèmes rencontrés lors de L’installation. Avec la FAH, il n’y a plus d’installation.
L’ordinateur est connecté à Internet, vous pouvez utiliser le logiciel directement. De plus, L’installation nécessite également la gestion de plusieurs environnements de travail (Windows 95, Windows 98, Windows NT…).
Avec la FAH, le logiciel est conçu pour tourner sur un environnement donné et n’est pas censé pouvoir être «transporté» sur un autre serveur d’où des coûts de développements plus faibles.
Pas de copie illicite ou de piratage : c’est évidemment impossible. Le seul risque serait qu’un utilisateur puisse accéder au logiciel sans être client. Même un administrateur peu compétent du site devrait pouvoir s’en apercevoir.
Mises à jour instantanées : il n’est pas nécessaire de faire parvenir à L’ensemble des utilisateurs une nouvelle version, celle-ci est réalisée automatiquement et en une seule opération.
Cohérence de la base installée : toutes les mises à jour étant réalisées en une seule opération, tous les utilisateurs utilisent automatiquement la dernière version du logiciel.
Flux de revenu constant: le logiciel n’est plus vendu, il est loué et procure un revenu récurrent. L’ensemble de ces avantages va pousser de nombreux éditeurs à déployer très rapidement leurs offres en ASP.
2. Les principaux intérêts pour l’utilisateur
Les avantages de la FAH pour l’utilisateur sont les suivants :
Un Choix de logiciels et de services illimité : l’offre sur le réseau sera ouverte et nombreuse. Si Vous n’utilisez un logiciel qu’une fois par an, mieux vaut alors en louer l’utilisation à chaque fois. L’utilisateur ne paie qu’au réel consommé.
Aucun souci d’installation ou de déploiement : il est possible d’augmenter le nombre d’utilisateurs très facilement en rajoutant des postes connectés à Internet et l’installation ne nécessite pas le déplacement d’un technicien sur place.
Pas de souci de compatibilité entre logiciels : les logiciels sont installés sur des serveurs différents configurés chacun pour exploiter l’application au mieux de sa puissance.
Pas d’arrêt du système : ce type de solution fera I ‘objet d’une garantie de fonctionnement grâce à des systèmes miroirs permettant de garantir l’exploitation des applications d’une manière continue.
Sauvegarde et sécurité optimisées: la sécurité des applications et des données sera bien meilleure qu’au sein du cabinet. Le client dispose de sauvegardes quotidiennes à l’extérieur. Il est capable de restaurer son système, après un crash sérieux, en moins d’une heure.
§6: Le travail collaboratif
Le travail collaboratif est un moyen utilisant l’Internet et permettant le partage des tâches de travail entre l’expert comptable et son client de manière à favoriser la rapidité et l’efficacité des travaux. Nous traitons de l’exemple de la comptabilité en ligne pour illustrer la manière avec laquelle se réalise le travail collaboratif.44
La comptabilité en ligne
1. Principes et avantages
Dans le cas de la comptabilité, il est possible d’allonger la liste des avantages du travail collaboratif.
Le travail collaboratif cabinet/client: II y a une vingtaine d’années le traitement informatique était externalisé par le client dans le cabinet comptable qui externalisait lui-même cette prestation dans un centre de télétraitement.
Une des premières ruptures qu’a connu le cabinet a été d’intégrer ces télétraitements en déployant sa propre informatique interne: les traitements comptables des clients étaient toujours externalisés chez le cabinet, mais sur des moyens informatiques internes du cabinet.
Depuis une dizaine d’années, on assiste à une externalisation progressive des traitements comptables directement chez les clients qui se sont équipés en informatique de gestion. Ce glissement a permis la naissance de nouveaux leaders sur le marché des entreprises.
Si le cabinet comptable continue à assurer la tenue comptable, c’est bien souvent chez le client parce que ce dernier est équipé en interne ou, chez les plus petits de nos clients, parce que le collaborateur est équipé d’un ordinateur portable.
Figure : Progression de l’externalisation des traitements comptables45
On va assister, avec la FAH, à une nouvelle génération de comptabilité où la comptabilité ne sera plus ni dans le cabinet, ni dans l’entreprise : elle sera sur Internet, dans le cabinet d’expertise comptable et dans l’entreprise.
La différence est de taille; de nouvelles procédures vont devoir être inventées, un partage des tâches par une gestion fine des accès permettra de paramétrer le logiciel selon la lettre de mission (Qui saisit quoi ? Qui fait quoi ?), les collaborateurs se déplaceront moins, le travail collaboratif cabinet /client prendra alors toute sa dimension.
Figure : Relation Client-Cabinet dans le cas de l ‘ASP46
La liquidité de L’information comptable : le traitement comptable en ligne permettra de faire disparaître les discontinuités qui font que l’information comptable présentée aux clients est obsolète avant même d’être diffusée. L’expert comptable devra imaginer L’organisation du cabinet d’expertise comptable et les méthodes de travail nécessaires à la réalisation des traitements en continu.
37 Adresse Web provisoire : www.cimpftest.nat.tn, l’adresse prévue (non encore opérationnelle à fin septembre 2003) : www.teledeclaration.finances.gov.tn
38 Expert SA, La Stratégie Internet du Cabinet, Livre blanc, septembre 2000, page 46
39 Patrick GENEIX , « nouvelles technologies d’information et de communication , enjeux et conséquences pour les experts comptables », Mémoire d’expertise comptable, France, Mai 1998 page 40
40 Il suffIt d’un ordinateur multimédia équipé d’une petite caméra posée au-dessus de l’écran et d’un microphone
41 Scénario d’application de la visioconférence à un cabinet d’expertise comptable présenté à l’APDC (Association des directeurs de comptabilité et de gestion) par Servant Soft (éditeur de progiciels financiers et comptables).
42 Dominique BRIGNONE, Nathalie BRAMI, Philippe GERMAK, Maik MERCURI, « Internet/Intranet : la communication personnalisée », Les universités de l’été de l’OECFrançais septembre 2000
43 BENOUDIZ Laurent, « Quelle stratégie Internet adopter pour votre cabinet ? », RFC n°306
44 Agnès BRICARD, Patrice FONTAINE, Jean-Marc JACQUOT, « Intranet : des procédures dématérialisées, les nouveaux outils logiciels de la profession », Les universités de l’été 2000 de l’OEC français Conférence n° 13
45 Expert SA, La Stratégie Internet du Cabinet, Livre blanc, septembre 2000
46 ibid
Des logiciels existent actuellement sur Internet et présentent le concept de la comptabilité collaborative. Même si une seule des deux parties, l’Expert comptable ou le dirigeant, a la responsabilité « informatique » de la comptabilité, le logiciel est conçu de manière à ce que chacun puisse l’utiliser en fonction de ses besoins.
Quelques exemples de partage des tâches :
Cas N°l : l’Expert-Comptable gère la comptabilité
- Il peut confier à son client une partie de la saisie des écritures en lui fournissant une grille de saisie;
- Valider ou modifier ces écritures si le client signale des doutes ou autres incertitudes;
- Dès que l’expert comptable arrête une situation ou même à tout moment, il peut restituer à son client sa comptabilité en ligne (informations comptables + tableaux de bord) agrémentée de ses commentaires.
Le client peut la consulter sur Internet de n’importe quel endroit ou la charger sur son micro-ordinateur avec des droits restreints.
Cas N°2 : le dirigeant gère lui-même sa comptabilité
- L’expert lui paramètre son plan comptable et ses journaux ainsi que ses grilles de saisie
- Le client effectue la totalité des opérations comptables
- Le client «envoie» sa comptabilité régulièrement pour que l’expert puisse valider les écritures dont il n’est pas sûr, saisir les opérations diverses délicates, commenter les résultats, etc.
- L’expert peut aussi valider la comptabilité en ligne sur Internet
- L’expert peut récupérer les données afin qu’elles soient intégrées dans les logiciels de génération des liasses fiscales.
Ci-après un modèle qui existe sur le marché et représentant le travail collaboratif par le biais de L’Internet
Figure : Travail collaboratif via Internet
