Audit de la gestion du matériel électoral de 2010 à 2013 de la Commission Électorale Indépendante
Ce mémoire analyse les procédures de gestion du matériel électoral de la Commission Électorale Indépendante (CEI) de Côte d’Ivoire entre 2010 et 2013, en identifiant les faiblesses du système de contrôle interne et proposant des recommandations pour une gestion optimale.
Université Félix Houphouët Boigny
Unité de formation et de recherches des sciences économiques et de gestion
Contrôle de gestion
Mémoire de D.E.S.S contrôle de gestion et audit
Audit de la gestion du matériel électoral de 2010 à 2013 de la Commission Électorale Indépendante
Adou Patrick Jensen
Dirigé par: M. Adje Koman & Dr Assande Koffi Paul
2017
Dédicace
A DIEU Tout Puissant : « L’Eternel est mon berger »
A ma défunte mère Rosalie Chia ASSEU, Que la terre te soit légère Maman chérie !!!
A mon Père Yapo ADOU, qui n’a ménagé d’aucun effort pour que je puisse recevoir la meilleure éducation qui soit.
Et enfin à mon épouse Sylvie Armelle A. ACHI qui m’a soutenu dans mes
études.
Remerciements
A toute ma famille, pour son soutien sans faille dans ma quête du savoir ; A Monsieur TACKA Grah Jean-Marie, pour son coaching ;
Au Dr ASSANDE Koffi Paul, pour son encadrement ;
Au Président de la Commission Electorale Indépendante (CEI) de Côte d’Ivoire
Monsieur Youssouf BAKAYOKO ;
A Messieurs ADOU Antoine conseillé spécial du président de la CEI et ADJE Koman Directeur des Opérations Electorales et Référendaires (DOER) pour leur rigueur de travail et leurs précieux conseils ;
A l’ensemble du personnel de la CEI, pour l’intérêt porté à ce sujet ;
A l’ensemble des commissaires des Commissions Electorales Locales (CEL) de la région du Lôh Djiboua en particulier à Monsieur Ouattara ZANGA président de la Commission Electorale Régionale, pour sa disponibilité ;
A l’ensemble du personnel de la faculté des sciences économiques et de gestion
de l’université Félix Houphouët Boigny, pour sa courtoisie et sa convivialité ;
A mes Ami(e)s et aux Cœurs Vaillants et Âmes Vaillantes d’Abidjan pour leur
solidarité et leur réconfort tout au long de la formation.
BILIOGRAPHIE
Ouvrages
ATH (1991), Les outils de l’audit : guides, questionnaires et feuilles de travail, première édition mais 1991, Edition DUNOD, PARIS.
ATH (Association Technique d’Harmonisation de cabinets d’audits et conseils) (1998), Audit financier ; les outils questionnaires et feuilles de travail, 1ière édition CLET.
BECOUR J. & BOUQUIN H. (1996), Audit opérationnel, Edition ECONOMICA. BENEDICT G. & KERAVEL R. (1996), Evaluation du contrôle interne, Editions comptables Malesherbes, paris.
BRIEN R. & SENECAL J. (1984), Contrôle interne et Vérification, Editions Préfontaine INC. CNCC (Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes) (1998), Démarche et Organisation de la mission générale. Collection notes d’informations n°12, CNCC édition.
COOPERS & LYBRAND (1998), La nouvelle Pratique du Contrôle Interne, Editions d’organisation.
EDI R. & CORRE J. (1996), Précis de comptabilité en côte d’ivoire, réglementation juridique, comptable et fiscale, troisième édition, Edition SOCOGEC-ABIDJAN.
Govoei B. (2006 ;2007), Précis de comptabilité générale, droit et système comptables OHADA, deuxième édition 2006-2007, Edition ETUDIS ABIDJAN-COTONOU.
Hans W. (2002), Aspects pratique de l’organisation administrative et du contrôle interne, Edition STANDAARD UITGEVERIJ-BRUXELLES.
HERVE L. & PEUCH-L. (1992), La Pratique de l’Audit interne, Edition Economica (4ième édition).
OBERT R. (2004), Synthèse de droit et comptabilité DESCF, Audit & Commissariat aux comptes Aspects internationaux, (4ième édition) DUNOD, paris.
OEC (Ordre des Experts Comptables), (2005), Les missions d’accompagnement de l’expert- comptable ; approche par l’analyse des risques et documentation, Edition BARNEOUD.
RENARD J. (2005), Théorie et pratique de l’audit interne, Editions d’organisation.
SAMBE O. & DIALLO M. (2003), Le praticien système comptable OHADA (SYSCOHADA), Editions Comptables et Juridiques (ECJ) 3ième édition.
Système Comptable Ouest Africain (1996), Guide d’application, Edition Foucher-Paris-N° 12274-Décembre 1996.
TINI H. (2006), Méthodologie de l’audit externe, Codex. YAZI M. (2006), Audit interne, Codex.
Autres ouvrages
Arrêté n° 016/CEI/PDT/ DU 16 JUIN 2010 portant création, organisation, attribution et fonctionnement des structures administratives et techniques de la CEI.
Code électoral.
Guide pratique pour l’organisation des élections de sortie de crise, octobre 2010.
Le contrôle interne guide de procédures, Développement économique, Innovation et Exportation, mai 2001, QUEBEC N° 1345.
Manuel de l’agent de bureau de vote.
Manuel pratique à l’attention des commissaires locaux de la CEI. Organisation et fonctionnement de la CEI.
Procédure pour la gestion des immobilisations et des biens acquis en leasing (2006), OG-01- 06.
Produced by the UN Department of Public Information Strategic Communications Division, 25 October 2010.
Règlement intérieur de la commission électorale indépendante
.
Séminaire électoral du Réseau des Compétences Electorales Francophones (RECEF) janvier 2014 Bamako-mali, thème : le financement des élections et aide internationale exemple de la cote d’ivoire par Youssouf BAKAYOKO président de la CEI.
Termes de référence de la mission d’étude sur le terrain en vue du repliement de la CEI dans les capitales régionales du pays, mars 2012.
Cours
ZIAO S., Audit et certificat, U-F-R-S.E. G, 2005.
BODOA K., Comptabilité approfondie, U-F-R-S.E. G, 2005.
Sits Web
http://fr.wikipedia.org/wiki/Logistique http://www.etudier.com/dissertations/Procedure-d%27Inventaire-Des- Immobilisations/68483.html http://www.un.org/en/peacekeeping/missions/unoci/ www.procomptable.com
LISTE DES ABREVIATIONS & SIGLES
CEI: Commission Electorale IndépendanteCNCC: Compagnie Nationale des Commissaires aux ComptesCEL: Commission Electorale LocaleCER: Commissions Electorale RégionalesOCE: Ordre des Experts ComptablesIFACI: Institut Français de l’Audit et du Contrôle InterneCNSEA: Commission Nationale de Supervision des Elections et d’ArbitrageCOSUR: Commission de Supervision RéférendaireCC: Commission CentraleSG: Secrétariat GénéralDAF: Direction des Affaires Administratives et FinancièresDOER: Direction des Opérations Electorales et RéférendairesDEEC: Direction Etudes et Education CiviqueDTIC: Direction Technologie de l’Information et de la CommunicationCAR: Chef d’Antenne RégionaleCER: Commission Electorales RégionalesCED: Commission Electorale DépartementaleCEC: Commission Electorale CommunaleCESP: Commission Electorale Sous-préfectoraleAFDCC: Association Française Des Crédits Managers et ConseilsQCI: Question de Contrôle Interne
LISTE DES TABLEAUX & FIGURES
Tableaux Pages
Tableau n°1 : Exemple de codification 23
Tableau n°2 : Exemple de fiche d’immobilisation 26
Tableau n°3 : Exemple de Bulletin de mutation 27
Tableau n°4 : Exemple de bulletin de sortie d’immobilisation… 28
Tableau n°5 : Aperçu des informations nécessaires à la prise de connaissance 30
Tableau n°6 : Exemple de questionnaire de contrôle interne d’un circuit partiel de gestion
de stock de matériel 34
Tableau n°7 : Exemple de grille d’analyse de la demande de matériel 35
Tableau n°8 : Description des tâches et activités du processus de déploiement
du matériel de fonctionnement (mobilier) 63
Tableau n° 9 : Description des tâches et activités du processus de déploiement
du matériel de fonctionnement (fournitures de bureau)… 64
Tableau n° 10 : Description des tâches et activités du processus de déploiement
du matériel de fonctionnement (Matériel informatique) 65
Tableau n° 11 : Description des tâches et activités du processus de déploiement
du matériel électoral (kits des bureaux de vote) 66
Tableau n° 12 : Description des tâches du processus de repliement… 67
Tableau n° 13 : Procédures de Mutation du matériel… 68
Tableau n°14 : Procédures de destruction ou perte 68
Tableau n° 15 : Les Faiblesses du contrôle interne de la CEI
et les conséquences associées… 71
Figures
Figure n°1 : Schéma de synthèse de la démarche d’un audit 37
Figure n°2 : Schéma du modèle d’analyse 41
Figure n°3 : Schéma de réparation administrative des CEL… 46
Figure n°4 : Schéma du circuit du matériel électoral 48
Figure n°5 : Schéma de l’organigramme de la CEI… 59
ANNEXES
Annexe N°1 : Matériel électoral, volume du matériel du cycle électoral de 2010 à 2013 ………d Annexe N°2 : Matériel électoral, matériel de fonctionnement… f
Annexe N°3 : Questionnaire de contrôle interne du processus de gestion du matériel de la CEI..g Annexe N°4 : Les décharges… o
Annexe N°5 : Le rapport d’inventaire
ANNEXES
ANNEXE I : MATERIEL ELECTORAL
Volume du matériel du cycle électoral de 2010 à 2013
MatérielsType d’électionsTotalComposition d’un kit BVPrésidentielle 1ier tourPrésidentielle 2ième tourLégislativesConseillers municipaux et régionauxTrois(3) gilets tricolores (orange-blanc-vert)60 21960 21960 21960 219240 876Une serviette buvard bleue20 07320 07320 07320 07380 292Quatre(4) grandes enveloppes de format A3 au nom des destinataires80 29280 29280 29280 292321 168Six(6) stylos à bille : rouge et bleus120 438120 438120 438120 438481 752Deux(2) crayons à papier40 14640 14640 14640 146160 584Deux(2) gommes40 14640 14640 14640 146160 584Deux (2) taille-crayons40 14640 14640 14640 146160 584un flacon d’encre indélébile de haute tenue avec éponge20 07320 07320 07320 07380 292Deux(2) tampons « A VOTE »80 29280 29280 29280 292321 168Deux(2) encreurs80 29280 29280 29280 292321 168Deux(2) double-décimètres80 29280 29280 29280 292321 168Une agrafeuse20 07320 07320 07320 07380 292Une boite d’agrafes80 29280 29280 29280 292321 168Une boite de trombones80 29280 29280 29280 292321 168Un rouleau de ruban adhésif80 29280 29280 29280 292321 168Une calculatrice20 07320 07320 07320 07380 292Une boite de punaises80 29280 29280 29280 292321 168Six(6) marqueurs (2 rouges, 2 bleu, 2 noir)120 438120 438120 438120 438481 752Une boite de craies blanches20 07320 07320 07320 07380 292Un rouleau de ficelle20 07320 07320 07320 07380 292Deux(2) appareils d’éclairage80 29280 29280 29280 292321 168
Deux(2) lots de 3 batteries de recharge80 29280 29280 29280 292321 168Du matériel d’estampillage20 07320 07320 07320 07380 292Une perforeuse-dégrafeurs20 07320 07320 07320 07380 292Deux(2) paires de ciseaux80 29280 29280 29280 292321 168Emballage Kit BV (boîte)20 07320 07320 07320 07380 292Une urne20 07320 07320 07320 07350 183Un isoloir20 07320 07320 07320 07380 292
ANNEXE II : MATERIEL ELECTORAL
MATERIEL DE FONCTIONNEMENT
EQUIPEMENT STANDARD PAR CELTOTALMatériel informatique2 ordinateurs8301 imprimante multifonctions4151 imprimante laser4153 onduleurs120452 multiprises830Mobilier de bureau2 bureaux,8302 chaises chefs de service8302 chaises agents et8304 visiteurs166010 chaises plastiques41502 armoires8301 table de conférence4153 splits1245
ANNEXE III : QCI du processus de gestion du matériel de la CEI
QCISECTIONIMMOBILISATIONFOLIO : 1/4OBJECTIF DE CONTRÔLE INTERNEQUESTIONSREPONSESOBSERVATIONSOui ouN/ANONA/ Contrôle généralnon1. Existe-t-il un manuel de procédures des immobilisations formalisées ?B/Contrôle de l’enregistrement des immobilisations1. Existe-t-il des règlesprécises d’identification des immobilisations ?non2. Les cessions et destructions :a) sont-elles l’objet d’autorisation ?nonIl n’existe pas decomptabilité liée aux immobilisations.b) sont-elles communiquées sans délai à la comptabilité ?non3. L’information de la comptabilité est-elle faite surdes documents prénumérotés ?nonIl n’existe pas de lien entre la comptabilité et l’exploitation desimmobilisations.
5. Des documents pré-numérotés sont-ils usités pour informer la comptabilité :nonLa comptabilité ne suit pasl’exploitation des immobilisations.a) de la réception desimmobilisations ?nonb) de la mise en service ?non6. La comptabilité s’assure-t-elle :nona) qu’elle reçoit tous lesdocuments ?nonb) Qu’elle les comptabilisetous ?nonc) Qu’il ne s’écoule pas de délais anormaux entre la réception et la mise enservice ?non7. Le total du fichier des immobilisations est-il régulièrement rapproché duGrand Livre ?nonIl n’existe pas un enregistrement l’exploitation desimmobilisations.Les écarts éventuels sont-ils :a) analysés ?nonb) corrigés ?non8. La dotation annuelle auxamortissements est-elle :a) rapprochée du fichier ?nonb) vérifiée globalement ?nonc) comparée avec l’annéeprécédente ?non
ANNEXE III : QCI du processus de gestion du matériel de la CEI (suite 1)
QCISECTIONIMMOBILISATIONFOLIO : 2/4OBJECTIF DE CONTRÔLE INTERNEQUESTIONSREPONSESOBSERVATIONSOui ouN/ANONC/ Contrôle des immobilisations et de leurs charges1. Les réceptions d’immobilisations sont-elles l’objet de procès-verbaux deréception ?non2. Les imputations en immobilisations sont-elles contrôlées par une personneindépendante ?non3. Ce contrôle porte-il surl’imputation :a) en comptabilité général ?nonb) en comptabilité analytique ?nonc) en budget d’investissement ?non4. Le ficher des immobilisations est-il régulièrement rapproché desexistants physiques ?non5. Les cessions et mises aurebut d’immobilisation sont- elles accompagnées de facturenon
de vente ou d’avis de destruction.Il n’existe pas d’inventaire permanant.6. les immobilisations détenues par les représentationssont-elles:a) régulièrement contrôlée ?nonb) confirmées par les représentants qui lesdétiennent ?non7. L’accès aux actifs qui peuvent être facilement déplacés est-il suffisammentcontrôlé ?non
ANNEXE III : QCI du processus de gestion du matériel de la CEI (suite 2)
QCISECTIONIMMOBILISATIONFOLIO : 3/4OBJECTIF DE CONTRÔLE INTERNEQUESTIONSREPONSESOBSERVATIONSOui ou N/ANONA / Contrôle des mouvements des stocks1. Les mouvements de stocks suivants sont-ils saisis sur des documents standards au momentoù ont lieu :a) réceptionouib) transfère vers des CEL versles conteneurs ?ouic)transfère vers des conteneursvers les entrepôts ?ouid) transfère entre CELnon2.S’ils existent :a) Ces documents sont-ils pré-numérotés ?nonb) sont-ils utilisés pour mettre àjour les fiches de stocks ?nonc) sont-ils utilisés pourmouvementer le stock théorique ?non3. Les quantités en stocksfigurant :a) sur les fiches de stocknonb) dans le stock théoriquenon
sont-elles régulièrementrapprochées des existants physiques?nonil n’existe pas de contrôle permanant dustock4. les stocks suivants sont-ilsidentifiés régulièrement :a) stocks détériorés ?nonb) stocks périmésnon
ANNEXE III : QCI du processus de gestion du matériel de la CEI (fin)
QCISECTIONIMMOBILISATIONFOLIO : 4/4OBJECTIF DE CONTRÔLE INTERNEQUESTIONSREPONSESOBSERVATIONSOui ou N/ANONB/ Contrôle de l’existence du stock1. Les conditions de stockage permettent-elles d’éviter :a) les détériorations ?nonb) l’accès par des personnes nonautorisés ?non2. Les stocks sont-ils comptésphysiquement au moins une fois par an ?nonLe comptage se fait à lapréparation des échéances électorales.3. Les procédures d’inventaire sont-elles respectées ?nonLes inventaires sont laissés à l’appréciation de celui qui détient lematériel.4. Les quantités comptées sont-elles rapprochées des quantités théoriques ?non5. Les stocks détenus par lesservices et CEL sont-ils :Absence de fiche desuivi de stock.a) suivis sur des fiches de stocksdistinctes ?nonb) contrôlés régulièrement ?non6. Les stocks détenus par lesservices et CEL sont-ils :a) isolés ?non
b) confirmés régulièrement avecles responsables de services et CEL ?non
Commission Electorale Indépendante
ANNEXE IV : Les décharges
Commission Electorale Indépendante Antenne Régionale du Lôh Djiboua CESP Divo
LIVRAISON
001 EPP KREZOUKOUE BV 1
MATERIELVERIFICATIONOBSERVATIONSurneisoloirTrois(3) gilets tricolores (orange-blanc-vert)Une serviette buvard bleueSix(6) stylos à bille : rouge et bleusDeux(2) crayons à papierDeux(2) gommesDeux (2) taille-crayonsUne calculatriceUne boite de punaisesSix(6) marqueurs (2 rouges, 2 bleu, 2 noir)Une boite de craies blanchesUn rouleau de ficelleDeux(2) appareils d’éclairageDeux(2) lots de 3 batteries de rechargeUne perforeuse-dégrafeursDeux(2) paires de ciseaux…
N
Antenne Régionale du Lôh DjibouaCESP Divo DEPOT001 EPP KREZOUKOUE BV 1MATERIELVERIFICATIONOBSERVATIONSurneisoloirTrois(3) gilets tricolores (orange-blanc-vert)Une serviette buvard bleueSix(6) stylos à bille : rouge et bleusDeux(2) crayons à papierDeux(2) gommesDeux (2) taille-crayonsUne calculatriceUne boite de punaisesSix(6) marqueurs (2 rouges, 2 bleu, 2 noir)Une boite de craies blanchesUn rouleau de ficelleDeux(2) appareils d’éclairageDeux(2) lots de 3 batteries de rechargeUne perforeuse-dégrafeursDeux(2) paires de ciseaux…B : Dans VERIFICATION mettre une croix (X) si l’objet est présent et NON s’il est absentNous affirmons exactes les informations ci-dessus.Nom et prénom (s) du contrôleur Nom et prénom (s) du président de BV……………………………………………………………. …………………………………………………………….Contact : …………………………………………….. Contact : ……………………………………………..
NB : Dans VERIFICATION mettre une croix (X) si l’objet est présent et NON s’il est absent
Nous affirmons exactes les informations ci-dessus.
Nom et prénom (s) du contrôleur
Nom et prénom (s) du président de BV
…………………………………………………………….
Contact : ……………………………………………..
NB : prévoir dans une liasse un maximum de 20 BV pour faciliter le contrôle par plusieurs personnes
…………………………………………………………….
Contact : ……………………………………………..
o
Commission Electorale Indépendante Antenne Régionale du Lôh Djiboua CESP Divo
MatérielNombre Distribués (ND)Nombre Retournés (NR)Marge(M)=(ND)-(NR)ObservationsurneisoloirTrois(3) gilets tricolores (orange-blanc-vert)Une serviette buvard bleueQuatre(4)grandes enveloppes de format A3 au nom des destinatairesSix(6) stylos à bille : rouge et bleusDeux(2) crayons à papierDeux(2) gommesDeux (2) taille-crayonsUne calculatriceUne boite de punaises
ANNEXE V : le rapport d’inventaire
Nous affirmons exactes les informations ci-dessus, fait à ……………………….. le…………………………..
Nom et prénom (s) de l’agent technique………………………………
Contact : …………………………………
Signature :
Nom et prénom (s) du président de la commission
…………………………………………………
Contact : ……………………………………………..
Nom et prénom (s) du commissaire 1
……………………………………
Contact : ………………………
Nom et prénom (s) du commissaire 2
………………………………………
Contact : ………………………………
p
Signature :
TABLE DES MATIERES
Dédicace I
Remerciements… II
Sommaire III
LISTE DES ABREVIATIONS & SIGLES IV
LISTE DES TABLEAUX & FIGURES V
ANNEXES VI
INTRODUCTION GENERALE 1
PREMIERE PARTIE : CADRE THEORIQUE DE L’AUDIT DE LA GESTION DU MATERIEL ELECTORAL DE LA CEI… 4
CHAPITRE I : L’audit et le contrôle interne dans la gestion du matériel… 5
• Notion d’audit et sa corrélation avec le contrôle interne 5Dispositifs classiques du contrôle interne 6Contrôle interne du processus de gestion du matériel 8
• Notion d’audit et sa corrélation avec le contrôle interne 5
• Dispositifs classiques du contrôle interne 6
• Contrôle interne du processus de gestion du matériel 8
CHAPITRE II : Les fondamentaux de la Gestion du matériel et le modèle d’analyse…16
• Notion d’immobilisation… 16Le processus de gestion du matériel… 21Méthodologie d’audit opérationnel… 29Le Modèle d’Analyse… 38
• Notion d’immobilisation… 16
• Le processus de gestion du matériel… 21
• Méthodologie d’audit opérationnel… 29
• Le Modèle d’Analyse… 38
CONCLUSION DE LA PARTIE THEORIQUE 42
DEUXIEME PARTIE : ANALYSE DIAGNOSTIQUE DE LA GESTION
DU MATERIEL DE LA CEI… 43
CHAPITRE I : Méthodologie de collecte des données et Présentation de la CEI… 44
• Méthodologie de collecte de données… 44Présentation de la CEI 51
• Méthodologie de collecte de données… 44
• Présentation de la CEI 51
CHAPITRE II : Présentation des résultats, analyses et recommandations… 60
• Présentation des résultats de l’audit 60Analyse des résultats… 70Recommandations aux faiblesses de contrôle interne 74
• Présentation des résultats de l’audit 60
• Analyse des résultats… 70
• Recommandations aux faiblesses de contrôle interne 74
CONCLUSION DE L’ANALYSE DIAGNOSTIQUE 79
CONCLUSION GENERALE 80
BILIOGRAPHIE a
ANNEXES c
TABLE DES MATIERES q
