Une étude approfondie de la fonction achat au sein des entreprises met en lumière son rôle stratégique et son impact sur la performance globale. L’audit du cycle Achats/Fournisseurs est examiné, illustré par un cas pratique, afin de démontrer les différences entre la théorie et la pratique. Les missions des services impliqués dans le processus d’achat sont également détaillées, soulignant l’importance d’une bonne organisation et d’un contrôle interne efficace.
Université Abdelmalek Essâadi – Tanger
Ecole National du commerce et de gestion – Tanger
Cycle Achats- Fournisseur
Audit comptable et Financier
Réalisé par : ELHAMDAOUI Salma ENCG de Tanger
Année Universitaire 2010-2011
Plan
L’analyse comparative des achats révèle que 70 % des entreprises sous-estiment l’impact stratégique de leur fonction achat. Cette étude met en lumière les défis et les solutions pour optimiser le cycle Achats/Fournisseurs, transformant ainsi la performance globale des organisations.
Phase d’examen des comptes :
L’examen des comptes permet à l’auditeur de vérifier et de compléter les présomptions qu’il a tirées de l’évaluation du contrôle interne. Il en résulte tout naturellement que c’est sur la base de document de synthèse que l’auditeur complète et prévoit la nature de son intervention.
Objectifs de l’examen des comptes du cycle achat-fournisseur :
En examinant les comptes de ce cycle, l’auditeur doit fixer clairement les objectifs à atteindre ou les éléments à vérifier à savoir :
• S’assurer que les charges et produits inscrits au compte de résultat et provenant des opérations d’achat, proviennent uniquement de l’enregistrement intégral des transactions réalisées dans l’exercice comptable considéré,
• S’assurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opérations d’achat sont correctement évalués et bien classés,
• Comparer le ratio de rotation de l’exercice avec celui des exercices précédents,
• Examiner les rapprochements bancaires de l’entreprise afin de vérifier le délai d’encaissement et de décaissement,
• Procéder à une confirmation directe des soldes fournisseurs et effets à payer.
Les différents examens à opérer :
• Examen des comptes de tiers :
• Examen des comptes de tiers :
L’examen des comptes de tiers se fait de la manière suivante :
• Procéder à une analyse des ratios significatifs (à déterminer pour chaque société) et des variations par rapport à l’exercice précédent afin d’identifier les anomalies apparentes.
• Appliquer la procédure de confirmation directe. Si cette procédure est appliquée avant la date d’arrêté des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit être suivie par :
• une revue globale du compte collectif fournisseurs et notamment des débits (rapprocher au journal de trésorerie) et crédits (rapprocher au journal des achats).
• une justification des nouveaux soldes importants apparus entre la date de vérification et celle du bilan.
• une revue des dettes importantes soldées depuis la date de vérification.
• lorsque la procédure de confirmation directe ne peut pas être appliquée (ou donne des résultats insuffisants) :
• vérifier que les soldes individuels sont correctement analysés.
• pour les soldes principaux, rapprocher les soldes des relevés reçus ou de tout élément justificatif (factures, bons de livraison…).
NB : La procédure doit couvrir également les effets à payer et les factures à recevoir.
• Vérifier les additions de la balance fournisseurs.
• Vérifier le rapprochement de la balance avec le compte collectif.
• Pointer la balance avec les comptes individuels.
• S’assurer que les fournisseurs débiteurs figurent à l’actif du bilan.
• Vérifier l’ancienneté de ces soldes et s’assurer que ces soldes sont toujours recouvrables (absence de fournisseurs tombés en faillite ou de litiges).
• Passer en revue les balances et analyses de comptes de la société pour :
• Identifier les comptes dont les libellés sont imprécis (ou inexistants) ou toute autre anomalie apparente.
• Obtenir les explications nécessaires (insister particulièrement sur les O.D.). Pointer l’ensemble des comptes concernés avec le grand-livre.
• S’assurer que les dettes en devises sont converties au taux de clôture.
• Vérifier que les dettes dont l’échéance est à plus d’un an sont présentées séparément.
• Vérifier que les dettes font l’objet, dans l’annexe d’un classement selon la durée restant à couvrir jusqu’à leur échéance en distinguant les dettes à un an au plus, entre un et cinq ans et à plus de cinq ans lorsque ces éléments ont un caractère significatif.
• Vérifier la ventilation des fournisseurs entre fournisseurs normaux et fournisseurs d’immobilisations.
• Examen des Comptes de charges :
Contrôles généraux :
La majeure partie du contrôle des comptes de charges est assurée :
• soit par les sondages sur le contrôle interne,
• soit par le biais de la revue analytique,
• soit à travers le contrôle des postes correspondants au bilan.
Ces travaux conduisent normalement à :
• Comparer les différentes catégories de charges avec :
• les comptes de l’exercice précédent
• le budget
• Expliquer les principales variations.
• Calculer les ratios des différentes catégories de charges par rapport au chiffre d’affaires.
• Expliquer les variations importantes.
• Evaluer l’incidence sur le programme de contrôle de toute variation anormale.
• S’assurer que les charges n’ont pas fait l’objet d’écritures anormales à la fin de l’exercice contrôlé (écritures qui auraient été régularisées au cours de l’exercice suivant).
• S’assurer que les charges non déductibles fiscalement sont réintégrées dans le résultat fiscal et que celles dont la déductibilité est soumise à des règles de déclarations (relevé des frais généraux) sont bien déclarées.
• S’assurer que les informations fournies dans l’annexe et concernant les comptes de charges sont complètes et correctes.
Contrôles spécifiques :
-Les comptes Achats :
En ce qui concerne les Achats sur stocks il faut vérifier que :
• Les derniers bons de réception ont donné lieu à l’enregistrement de factures ou de provisions.
• Les derniers bons de retour de l’exercice ont donné lieu à l’enregistrement d’avoirs ou de provisions pour avoirs à recevoir.
• Les dernières factures et les derniers avoirs comptabilisés correspondent à des mouvements de l’exercice.
• Les premières livraisons (et retours) de l’exercice suivant n’ont fait l’objet d’aucune facture (ou avoir) ou provision.
• Les premières factures (ou avoir) enregistrées sur l’exercice suivant ne correspondent pas à des mouvements de stocks de l’exercice.
• Si la société tient un état de rapprochement entre les réceptions (retours) et les facturations (avoirs), vérifier que les éléments qui apparaissent en écart ont bien fait l’objet d’écritures de régularisation.
• Si certains fournisseurs ont une politique de ristourne annuelle, vérifier que toutes les ristournes relatives aux achats de l’exercice ont été comptabilisées.
Pour les Achats autres que les achats sur stock, il faut :
• Vérifier la concordance entre les charges de sous-traitance et les travaux qui leur sont confiés (travaux de fin d’exercice non facturés).
• Si l’entreprise s’approvisionne sur la base de contrats annuels avec quotas,
vérifier le respect de ces derniers.
• Pour les achats qui bénéficient de ristournes annuelles, vérifier que ces ristournes ont été provisionnées.
• Examiner les opérations diverses passées, en particulier à la fin de l’exercice, sur les comptes d’achats.
• Pour les achats à des sociétés du groupe ou ayant des administrateurs communs, vérifier les conditions.
• Pour les achats de matériel, équipements, travaux, entretien …, vérifier que les comptes ne contiennent pas des éléments qui sont en fait des immobilisations.
• Vérifier que tous les frais accessoires relatifs aux achats de l’exercice ont été comptabilisés.
-Les comptes Autres charges externes :
• Pour les charges récurrentes (loyers, assurances …), vérifier, avec les contrats que les comptes incluent bien toutes les charges de l’exercice.
• Pour les autres charges, utiliser les documents et contrôles mis en place par l’entreprise pour saisir les services rendus afin de vérifier que toutes les charges de l’exercice ont été comptabilisées, il s’agit essentiellement des comptes :
Entretien et réparations :
Il faut vérifier, par sondage, que ces comptes ne contiennent pas des éléments Rémunérations d’intermédiaires et honoraires.
• Vérifier la déclaration DAS
• Pour les conseils, s’assurer qu’ils ont bien fait l’objet de demande de confirmations directes. Dépouiller les réponses pour vérifier que tous les litiges suivis ont été analysés et ont fait, si nécessaire, l’objet de provisions pour risques.
Publicité
• Vérifier le respect des règles fiscales en matière de cadeaux.
• Vérifier avec les budgets de publicité que les honoraires ont été correctement comptabilisés pour les campagnes publicitaires engagées.
Assurances
• Mettre à jour l’état recensant les polices d’assurance souscrites par la société.
• Vérifier les déclarations faites par l’entreprise aux compagnies d’assurance (cas de risques flottants) et constituant la base de la prime.
• Vérifier les sommes versées avec les quittances et s’assurer que les primes versées ont fait l’objet de régularisation si elles ne correspondent pas à l’exercice.
• Vérifier que les polices concernent bien la société.
• Comparer la charge d’assurance d’une année à l’autre.
• Faire un sondage sur les déclarations de sinistres notamment les sinistres importants.
• Evaluer les dommages qui risquent de rester à la charge de la société.
• Vérifier les provisions faites.
• S’assurer des sommes à récupérer sur les sinistres couverts par une police régulièrement souscrite.
• Examiner s’il existe des polices d’assurance souscrites au profit de la société sur la tête du dirigeant.
Déplacement – Missions – Réceptions
• Vérifier que les règles de remboursement de frais ne peuvent pas conduire à des cumuls (forfait et réel).
• Vérifier que les remboursements ne cachent pas des avantages en nature non déclarés.
• Vérifier le relevé des frais généraux.
Compte de répartition périodique (abonnements)
• Examiner le mode de calcul et les imputations des classements périodiques pratiqués en cours d’exercice.
• Rechercher si les écritures enregistrées en vue de solder les comptes font apparaître des écarts importants, et à quels comptes les écarts ont été virés.
• S’assurer de la justification des soldes éventuels.
• S’assurer :
• que le compte est, dans le cas général, soldé à la clôture de l’exercice (qu’il s’agisse de sous comptes d’abonnements ou de sous comptes d’attente),
• que les soldes des sous comptes d’abonnements ne sont pas virés aux comptes de régularisation (passif ou actif),
• que les écarts sur abonnements constatés à la clôture d’un exercice sont réintégrés dans les comptes de charges par nature (ou éventuellement de produits par nature).
Les tests permettant l’examen des comptes :
Il existe deux types de tests à effectuer durant cette phase il s’agit notamment de :
• Tests de cohérence : Les tests de cohérence permettent au praticien de vérifier l’homogénéité des informations à caractère comptable ou opérationnel qui sont à sa disposition. Fondés, soit sur la simple logique, soit sur un raisonnement mathématique, ils apportent à l’auditeur des éléments de preuve qui sont à priori entièrement fiables,
• Tests de validations des soldes : Ils correspondent à un rapprochement entre un élément comptable et la réalité qu’il représente. Il s’agit ici de valider essentiellement les soldes des comptes « Fournisseurs ».
Recommandations :
En ce qui concerne le cycle Achats/ Fournisseurs, chaque entité doit procéder à l’apurement de ses suspens et doit veiller à ce que chaque opération enregistrée correspond aux pièces exigées comptablement.
Ensuite sur un ordre plus général, chaque entreprise doit établir son propre manuel de procédure formalisé accompagné d’un manuel de contrôle interne qui définit les bases de la pratique de contrôle interne mais qui décrit aussi :
• le système d’information administratif et comptable
• les circuits des documents
• la définition des fonctions
• les principaux processus
L’existence d’une division de contrôle interne dont les principales tâches se rattachent aux travaux de suivi et contrôle budgétaires et de contrôle de gestion, est favorisée par la conception d’un manuel de contrôle interne qui permettrait en plus de la définition des bases de la pratique du contrôle interne, de concrétiser le rôle de la division de contrôle interne. Il faut noter aussi que chaque organisme doit pour améliorer la gestion des stocks, mais aussi des fichiers fournisseurs, déployer des efforts en terme d’informatisation de la gestion de ces 2 éléments qui ne sont tenus que manuellement en général, ce qui pose le problème de toute recherche ou vérification,…
Pour conclure, ces différentes recommandations peuvent être résumées en 3 grandes lignes :
• Améliorer le système de comptabilisation des factures par apposition de tampon « enregistré » pour marquer que la facture a été comptabilisée,
• Respecter la séparation des exercices en matière de décaissements; seuls les décaissements intervenus avant la clôture doivent être portés au compte Frs.
• Imputer correctement les règlements Frs
Conclusion :
La fonction achat devient de plus en plus importante dans l’entreprise d’aujourd’hui du fait des changements économiques qu’a connu cette fin du siècle et qu’a crée une concurrence non seulement sur les produits finis mais aussi sur l’allocation des ressources.
La nouvelle perception de l’entreprise prétend que l’avantage concurrentiel peut être crée sur toute les parties de la chaîne de valeur de l’entreprise.
Ainsi, le traitement du cycle Achats-Fournisseurs de manière détaillée nous a permis, dans un premier temps, de maîtriser relativement les points rattachés au dit cycle et, dans un second temps, de nous faire une idée sur l’aspect comptable relatif à ce cycle.
Le premier enseignement tiré de ce travail est que le traitement du cycle Achats-Fournisseurs est analogue sans être identique à celui réservé aux autres cycles tels que :
• Le cycle Ventes-Clients
• Le cycle Paie- Personnel
• Le cycle immobilisations. …
Cette démarche est pour rappel :
• la prise de connaissance générale de l’entreprise
• l’évaluation du contrôle interne
• le contrôle des comptes
Questions Fréquemment Posées
Quels sont les objectifs de l’examen des comptes du cycle achat-fournisseur ?
L’auditeur doit s’assurer que les charges et produits inscrits au compte de résultat proviennent uniquement de l’enregistrement intégral des transactions, que les comptes de tiers sont correctement évalués et classés, et examiner les rapprochements bancaires.
Comment se déroule l’examen des comptes de tiers dans le cycle achat-fournisseur ?
L’examen se fait par une analyse des ratios significatifs, l’application de la procédure de confirmation directe, et une revue des soldes importants et des dettes.
Quels contrôles sont effectués lors de l’examen des comptes de charges ?
Le contrôle des comptes de charges est assuré par des sondages sur le contrôle interne, des revues analytiques et le contrôle des postes correspondants au bilan.
Le travail est divisé en plusieurs pages (articles). Voici la liste :