L’innovation technologique dans l’humanitaire transforme radicalement la gestion des chaînes d’approvisionnement. En Mauritanie, le Programme Alimentaire Mondial fait face à des défis logistiques uniques, révélant des opportunités d’optimisation essentielles pour améliorer l’efficacité des opérations en situations d’urgence.
- La supply chain de PAM
- Processus d’approvisionnement
Le monde de l’humanitaire diffère sur beaucoup de points du monde de l’entreprise. En effet, une partie importante de son matériel provient de dons. Ces derniers peuvent être matériels comme financiers. Leurs apports peuvent être conséquent et engagent toute la chaîne logistique.
- Les dons et la gestion des stocks
La source des dons est diverse. Il peut s’agir de personnes, d’organisations ou encore d’entreprises. Les dons faits à PAM sont également de nature différente : services, équipements, matériels…
Si la plupart sont donnés suite à des accords lors de la planification, beaucoup sont offerts au moment d’une urgence, d’une catastrophe.
Les particuliers apportent généralement des dons matériels. Ceux-ci sont faciles à collecter, mais compliqués à gérer. Il faut bien sûr avoir un entrepôt à disposition et identifier les entrées et sorties à l’aide d’un logiciel spécial. De plus, il faut avoir un système de tri, pour les classer en fonction de leur utilité et de leur affectation.
Cela se complique, logistiquement parlant, lorsqu’il faut gérer les dons non demandés.
Ces dons vont nécessiter une attention particulière pour leur stockage, transport et pour les approvisionneurs. Dans l’idéal, il est bon d’essayer d’influencer les donateurs en leur faisant connaître les besoins pour qu’ils donnent « utile ». En règle générale, les dons des particuliers servent plutôt dans le cadre du soutien à la population, avec par exemple, des dons de matériel scolaire, des denrées non périssables, etc.…
En ce qui concerne les entreprises, elles offrent généralement des dons plus spécifiques comme des machines ou des médicaments. Il y a souvent un partenariat avec l’ONG à laquelle ils apportent leur aide.
L’avantage principal en dehors de son caractère gratuit est qu’il encourage la solidarité.
Cependant, le don ne correspond pas forcément à un besoin et il est difficile de les refuser. Les PAM doit donc faire face à stock dit « inutile » qui s’entasse en attendant d’être utilisé pour une prochaine mission.
- Les autres types d’approvisionnements
L’objectif du processus des approvisionnements est de s’assurer que les organisations impliquées dans la gestion du processus d’urgence tiennent à disposition les ressources nécessaires pour répondre aux besoins évalués par les équipes opérationnelles sur place.
Les approvisionnements peuvent provenir de diverses sources. Le choix dépendra largement des possibilités et de la situation dans laquelle PAM doit faire face.
- Le mécénat :
Le mécénat est surtout pratiqué par de grandes entreprises qui font des dons de matériels. Il s’agit souvent de « fondations » indépendantes du groupe qui sont réactives et bien organisées en temps de crise.
Par exemple, la « Fondation Internationale Carrefour » est totalement indépendante du groupe de grande distribution et réalise des projets concrets dans deux domaines :
– L’aide aux victimes de catastrophes
– Le financement de projets d’insertion géré par des associations locales.
D’un point de vue logistique, c’est une situation très simple à gérer car ces dons sont distribués en fonction des besoins à partir de la production normale.
Les organisations internationales telles que OXFAM, Médecins sans frontières, OMS et
OFDA ont élaboré des kits qui servent chacun à un besoin précis : traitement et distribution de l’eau, hébergement, électricité, dispensaire, choléra, médicaments… Les kits sont complets car ils contiennent l’équipement mais aussi les outils nécessaires à l’optimisation de l’activité.
- PROCESSUS ACHAT DE PAM
La procédure consiste à acheter, sur les marchés locaux, régionaux et internationaux, des aliments nutritifs, des produits de base, des biens et des services appropriés après mise en concurrence et de manière à la fois économique et rapide. Elle permet de traduire les besoins définis par le service chargé des programmes en des commandes effectives et fixe les conditions dans lesquelles les aliments nutritifs spécialisés s’inscrivent dans le cadre logistique mis en place. Des procédures similaires sont applicables dans le cas de dons en nature.
- Sélection du fournisseur
Les organismes qui s’occupent d’aide alimentaire sont les principaux acheteurs d’aliments nutritifs spécialisés. C’est à l’acheteur qu’il revient de s’assurer que les producteurs répondent à ses attentes en matière de qualité. Les considérations suivantes sont essentielles pour étayer le choix du producteur le plus approprié.
Fiabilité : Les producteurs doivent être en mesure de prouver qu’ils sont des fabricants renommés et peuvent satisfaire aux exigences de l’organisation. Ils doivent fournir des références d’autres acheteurs, apporter la preuve de leur stabilité financière, présenter des attestations, etc.
Capacités : Sont-ils en mesure d’honorer la commande de l’organisation ?
Installations et équipement. : Disposent-ils de l’infrastructure nécessaire pour la production d’aliments nutritifs spécialisés conformes aux exigences de qualité de l’organisation ?
Gestion de la qualité : Disposent-ils d’un système efficace de gestion de la qualité permettant d’assurer que la formulation et l’étiquetage de leurs produits sont corrects, que ceux-ci sont propres à la consommation, qu’ils répondent aux critères requis et qu’ils sont conditionnés et entreposés de manière adéquate ?
- Stratégie de commande
On veillera à ce que le fonctionnaire chargé des achats agisse en étroite collaboration avec le personnel des services chargés des programmes et de la logistique, afin que tous soient attentifs aux besoins des uns et des autres et puissent avoir accès aux tout derniers rapports sur les stocks. Le service chargé des achats sera ainsi aidé à élaborer une stratégie de commande qui tienne compte des délais de production et de transport , tout en les conciliant avec la durée de conservation optimale des produits, la demande mensuelle et la nécessité pour le service chargé des programmes de disposer d’un stock de sécurité (stock régulateur).
- La durée de conservation optimale est le délai qui s’écoule entre la date de production et la date limite d’utilisation optimale (DLUO) imprimée sur l’emballage des produits. On veillera à ce que les aliments nutritifs spécialisés soient distribués avant la fin de leur date d’utilisation optimale, en tenant compte des délais de livraison et en réservant une marge de sécurité.
- La demande mensuelle en aliments nutritifs spécialisés est calculée en tenant compte des facteurs suivants, comme il convient : besoins des bénéficiaires, accessibilité, pré positionnement et planification d’urgence.
- Le stock de sécurité fonctionne comme un stock régulateur. Aux fins de l’approvisionnement en aliments nutritifs spécialisés, il s’agit des quantités requises pour faire face à des événements imprévus tels qu’une livraison tardive ou une cargaison perdue, ou encore une augmentation soudaine de la consommation. Tout stock régulateur utilisé doit être réapprovisionné immédiatement. Le niveau du stock doit être régulièrement réévalué, en tenant compte de la date limite d’utilisation optimale. Au moment du calcul des quantités qui devront constituer le stock de sécurité, on tiendra compte de la consommation et des éventuels problèmes d’approvisionnement (achat, transport, sécurité, etc.).
- Le service chargé des achats négocie les conditions du contrat de fourniture. Les Incoterms convenus doivent toujours figurer dans le contrat. Ces termes définissent le point auquel les risques et les responsabilités liés au produit passent du fournisseur à l’acheteur. Le service chargé des achats veillera à ce que, lorsque l’organisation prend livraison des aliments nutritifs spécialisés, la date d’utilisation optimale des produits soit la plus lointaine possible. Une durée de conservation optimale minimum acceptable doit toujours être indiquée dans le contrat.
- L’achat local
Parfois dans une situation d’urgence, l’achat direct sur le lieu de la crise est la situation la plus judicieuse.
L’achat local dépend de divers critères :
– la disponibilité locale des produits nécessaires,
– leur quantité et qualité
– l’urgence du besoin et le délai d’acheminement de ces mêmes produits de l’étranger
Les PAM doit prendre en compte un facteur économique en veillant à ce que l’achat d’un produit en particulier n’ait pas d’influence négative pour le marché du pays ou pour les habitants.
Bien souvent, les quantités d’articles disponibles sont insuffisantes localement, il faut donc acheter à l’international. En fonction de la situation, PAM devra déterminer les besoins en matériel pour pallier à la crise. Une bonne analyse des besoins consiste à se poser les bonnes questions :
– Quel type de besoin ?
– Quels produits sont disponibles sur place et qu’est-ce qu’il faut amener de l’extérieur ?
– L’acheminement des approvisionnements vers le pays ou la région touchée est-il possible ?
En fonction des réponses à ces questions, PAM peut mettre en place la politique d’approvisionnement qui est la mieux adaptée à la situation.
Avoir recours à l’importation permet d’avoir une meilleure qualité en plus grande quantité. PAM a l’opportunité de commander des produits spécifiques en adéquation avec ses besoins. Mais importer entraîne un coût de transport qu’il faut pouvoir supporter et augmente les délais de livraisons. Par ailleurs, elle est sans impact bénéfique sur l’économie du pays ciblé.
- Le prêt
Il s’agit d’équipement ou de matériel difficile à se procurer. Le prêt, s’il permet d’alléger les coûts de l’opération, à quelques effets pervers. Il entraîne une dépendance vis-à-vis du temps de disponibilité des biens, une responsabilité de protection et de maintenance.
Il paraît également difficile d’exiger un niveau de qualité défini.
Questions Fréquemment Posées
Comment le PAM gère-t-il les dons matériels dans sa supply chain?
Les dons matériels sont collectés et nécessitent un entrepôt pour leur gestion, avec un système de tri pour les classer selon leur utilité et leur affectation.
Quels types d’approvisionnements le PAM utilise-t-il en cas d’urgence?
Les approvisionnements peuvent provenir de diverses sources, y compris des dons de particuliers, d’entreprises, et de mécénat, en fonction des besoins évalués par les équipes opérationnelles.
Quel est l’objectif du processus d’approvisionnement du PAM?
L’objectif est de s’assurer que les organisations disposent des ressources nécessaires pour répondre aux besoins évalués par les équipes opérationnelles sur place.