Le contrôle des stocks dans une ONG est essentiel pour assurer la rentabilité des produits religieux à la Procure Générale des Missions de Yaoundé. Cet article propose une analyse des pratiques actuelles et des recommandations pour optimiser la gestion des stocks et améliorer la performance financière.
Contrôle des stocks
La PGM dispose d’une boutique et d’un service vente qui se charge de la vente des produits religieux dans le diocèse de Yaoundé. Par exemple nous avons des produits tels que les hosties et vin de messe, les chasubles les ornements religieux et bien d’autres encore.
Les stocks des hosties et du vin de messe sont contrôlées chaque jour à la fin de chaque journée pour un suivit de la rentabilité de ces produits à part.
Lorsqu’on arrive on commence par vérifier le chiffre d’affaires de la journée à partir du facturier en contrôlant chaque montant et chaque numéro de facture ainsi que le montant versé à la fin de la journée.
Ensuite une fiche de versement est remplie à notre niveau qui nous permettra de calculer un solde de versement. Dans certains cas parfois il arrive que celui qui vend verse plus ou verse moins que ce qu’il devrait verser. Cela est notamment dû au fait qu’on ne verse que les billets de 5000 F et ceux de 10000 F pour pouvoir avoir assez de monnaie pour la vente du lendemain matin.
Le solde de versement est calculé par une simple formule: + ou – solde veille + CA – versements. Le montant ainsi trouvé est porté sur la fiche de contrôle de versement de la boutique. Puis ce document monte en comptabilité et descend le matin pour le contrôle de la journée en soirée.
Ensuite vient le contrôle de stock qui doit être réalisé.
Nous utilisons la méthode PEPS (premier entré premier à sortir). L’on remplit le cahier de stock de chaque produits vin de messe et hosties pour un suivie journalier du niveau de stock. On le fait à partir des informations de vente fourni par celui qui tient la caisse. Chaque produit à son cahier de stock. Nous marquons la date du jour et ensuite l’on porte les quantités de la veille retrouver au stock final à la veille, s’il y’a eu livraison pour approvisionner le stockage cela nous sera signalé par le vendeur par un papillon qu’il met dans le cahier de suivis du stock. Et on procède au calcul du stock final de la journée. Le stock final peut être négatif ou positif.
Gestion des factures et des fournisseurs
Suivie de commande
Les commandes sont passées par le service de commande. Lorsque le stock est épuisé ou atteint le niveau que le vendeur estime trop petit, ce dernier le signale au service de commande et une nouvelle commande est passée.
La commande ainsi reçu par appel par le fournisseur, ce dernier dresse un bon de commande et nous l’envoie sur PDF pour que l’on vérifie que c’est bien notre commande. On la valide avec un message de réception et une facture est dressé ensuite. Lorsqu’il vient livrer il joint cela avec un bon de livraison ou de réception et remet les documents au bureau du contrôle. C’est ainsi que ces documents sont vérifiés et ensuite acheminer à la comptabilité pour traitement du paiement.
Suivie comptable
La comptabilité dresse deux documents : un ordre d’engagement et un ordre de paiement. L’ordre d’engagement est le document qui atteste que la structure a bien reçu les factures et que l’on s’engage à payer le montant marqué sur ces factures et il est signé par le trésorier et le contrôleur.
L’ordre de paiement est le document qui autorise la caisse à décaisser un certain montant pour le règlement d’une facture fournisseur lorsque ce dernier sera informé que son paiement est prêt il viendra récupérer le paiement ainsi que l’ordre de paiement à la caisse pour solder notre dette fournisseur avec la signature du trésorier et du contrôleur.
L’ordre d’engagement est alors imputer grâce à une fiche d’imputation avant d’être comptabilisé en machine. Le schéma d’écriture varie selon le compte fournisseur et la boutique qui commande. Au crédit de la fiche d’imputation le 4012000 + nom du fournisseur qui correspond à son compte et au débit lorsqu’il s’agit de la boutique de vente 1811 et du 181111 pour les hosties et 18111 pour le vin de messe.
Règlement des fournisseurs
Toutes les commandes sont passées à crédit. C’est ainsi qu’à partir de l’ordre d’engagement d’un paiement la comptabilité saisie alors le virement du compte boutique au compte du fournisseur bien précis parce que c’est la boutique qui fait les achats pour la revente. Et de temps à autres le bureau administratif et financier s’occupe du règlement des autres charges telles que l’électricité et l’eau.
Et ensuite grâce à l’ordre de paiement établi et signé par le trésorier il est acheminé à la caisse et conserver jusqu’au jour où le fournisseur viendra pour récupérer ses fonds. C’est ainsi donc que dès que le fournisseur vient pour son paiement, il se rend à la comptabilité pour qu’on lui tire son extrait de compte et ensuite se rend à la caisse pour qu’il puisse être payé.
L’ordre d’engagement est archivé dans l’enveloppe de la journée et tamponner comptabilisé.
État de rapprochement
Il peut arriver qu’il y’ai des litiges entre fournisseurs et le service de commande. Pour les résoudre le service de comptabilité procède à un rapprochement. Pas un rapprochement bancaire mais un état de rapprochement entre le compte fournisseur chez nous et le compte client chez le fournisseur qu’il vienne nous fournir.
C’est à partir de ces documents, des différentes factures et bon de livraison et ordre de virement que l’erreur peut être détectée et régularisée dans l’une des comptabilités
Autres tâches
Durant notre stage nous avons réalisé certaines autres tâches administratives. Comme la production de certains documents destinés à la gestion de la cathédrale à partir du logiciel Excel et aussi la production de certains documents comme le budget d’exécution et le rapprochement bancaire.
Le budget d’exécution est le document que la direction comptable produit sur demande du trésorier pour voir l’avancement entre les prévisions et les réalisations de la structure à une période donnée et bien définie.
Le rapprochement bancaire c’est juste un processus de contrôle qui permet de s’assurer que les informations que les banques disposent sont cohérentes avec ce que la comptabilité de la structure dispose aussi. Les différentes banques associées aux comptes de la procure sont donc Le crédit foncier, la banque atlantique, ECOBANC et la SCB.
Ce rapprochement a pour objectif repérer des erreurs lors de la saisie des montants, Identifier d’éventuels oublis de saisie (frais bancaires, agios) dans l’extrait de compte, contrôler la conformité des prélèvements effectués par la banque, assurer la cohérence entre des soldes entre le compte bancaire et la comptabilité ainsi que l’état de la trésorerie et la mise à jour de la trésorerie.
DIFFICULTÉS RENCONTRÉES
Au cours de notre séjour à la Procure Générale des Missions de Yaoundé, les difficultés rencontrées ont été les suivantes :
- L’adaptation au mode de travail en entreprise ;
- L’écoute non active de certains employés ;
- Les compétences des stagiaires par certains ne sont pas évaluées à leur juste valeur ;
- Les difficultés comportementales de certains stagiaires ;
- L’obtention de toutes les informations nécessaires pour notre rédaction à cause principalement de l’absence d’archives. Il a fallu que nous visitions tous les différents services de ladite structure et rencontrer les chefs de service.
- La méfiance de certains employés de l’entreprise ;
- La non-maîtrise du logiciel sage 100 comptabilité qui a été la plus grosse difficulté rencontrée. Il a fallu un certain temps d’adaptation et de compréhension du fonctionnement et des mécanismes du logiciel à partir des principes théoriques déjà acquis à l’école.