L’analyse comparative des moyens de communication révèle que 70 % des dysfonctionnements en entreprise proviennent d’une transmission d’informations défaillante. Cette étude sur la société SAA met en lumière l’importance cruciale d’une communication efficace pour renforcer la cohésion des équipes et l’image de l’entreprise.
Section 3 :
Moyens de communication
La transmission d’informations est au cœur du processus de communication et c’est elle qui fait souvent défaut lors de dysfonctionnements dans une entreprise. Pour être véhiculés, les flux d’informations empruntent des circuits. Ces circuits peuvent alors véhiculer plusieurs types d’informations et illustrer ou non plusieurs supports de communication.
L’objectif est donc de savoir communiquer à travers les différentes variables que la communication d’entreprise comporte, soit « comment communiquer ? », « vers qui communiquer ? » et « à propos de quel sujet ? » 27
Aussi, les flux de communication peuvent être identifiés selon plusieurs catégories parmi lesquelles se démarquent la communication descendante et la communication ascendante. Les entreprises disposent de supports de communication variés pour échanger avec leurs collaborateurs et leur transmettre dans le même temps, la vision de l’entreprise. Écrite ou orale, papier ou digitale, à chaque société d’établir son plan de communication et
27 Aurore BARTEL, Olivia ROCHE « cahier de recherche, management et communication interne » ECOLE SUPERIEURE DE COMMERCE DE PAU ESC 3 CYCLE ENTREPRENEURIAT, 2012, P23
de choisir le ou les outils qui lui permettront d’atteindre au mieux ses cibles. Nous vous en proposons quelques-uns ci-dessus :
Moyens de communication interne :
Moyens de communication orale :
L’oral a toujours précédé l’écrit et occupe une place prédominante dans les relations humaines. Les moyens oraux sont les plus développés et efficaces. Ils recouvrent un ensemble de situations de communication allant du moins formel (bavardage) au plus formel (entretiens d’évaluation), de l’individuel (procédure d’accueil) au collectif (groupe de travail).
L’oral est l’outil de communication interne le plus ancien. Il connaît actuellement un profond renouvellement qui le fait apparaître comme le plus efficace des moyens disponibles. Cette tendance s’explique d’abord par une saturation de l’écrit, chaque salarié reçoit quotidiennement de nombreuses informations sous forme écrite, qu’elles soient matérielles ou virtuelles. 28
La communication orale peut être mobilisée pour toutes sortes d’objectifs : information des salariés, motivation du personnel, rassemblement à certaines valeurs propres à l’entreprise, elle se décline sous plusieurs formes :
Moyens traditionnelles :
- L’entretien 29
Entretien Individuel : L’entretien individuel est la technique la plus adaptée à la transmission d’un message fortement personnalisé. Il autorise un dialogue en face à face directement centré sur l’individu. Cet entretien vise en premier à clarifier les attentes réciproques du salarié et de son responsable hiérarchique, utilisé pour développer la motivation d’un salarié, évaluer les résultats professionnels du salarié au regard des objectifs qui lui ont été assignés. Il fait partie de la vie quotidienne de l’entreprise.
Entretien Informel : il s’agit de rencontre périodiques, collectivement ou face à face, dont l’objectif est de dresser des directives pour la période à venir. Ces rencontres permettent à chaque salarié de se tenir informé sur le contenu de son activité professionnelle, ainsi d’échanger sur toutes les préoccupations du personnel.
28 Jean marc DECAUDIN, Jacques IGALENS, Stéphane WALLER, la communication interne : stratégie et techniques, 2eme édition : Dunod, paris, 2009, p150
29 Nicole D’ALMEIDA, Thierry LIBAERT, la communication interne de l’entreprise, 3eme édition : Dunod, paris, 2002, p 64,65
C’est également dans ce cadre aussi que peuvent être relayées les actions de communication interne, c’est un volet qui est d’autant plus important qu’il permet de mettre du sens autour d’une information diffusée. Il doit systématiquement être encouragé.
Réunion d’information :
C’est une forme de communication hiérarchique dont l’objectif est d’informer et de souder une équipe par rapport à un thème particulier, elle est souvent établie avec des supports écrits afin de garder toute traçabilité et éviter toute confusion sur le contenu après quelques temps. 30
Les réunions permettent de discuter de l’avancement des projets qui nécessitent un travail en commun de plusieurs services. De s’informer des difficultés de fonctionnement et par conséquent améliorer l’organisation de l’entreprise.
Réunion de service : La réunion de service est un rendez-vous récurrent avec les personnes d’une même équipe. Réunir tous les collaborateurs dans le but de faire un point sur les projets en cours et traiter collectivement une question intéressant les participants, les problèmes éventuels et l’humeur du moment. Elle est indispensable pour souder le groupe, pour motiver les différents collaborateurs et pour créer des synergies entre les différents membres de l’équipe.
Réunion interservices : C’est une technique qui a pour objectif la rencontre entre différents services de l’entreprise sur une base de flexibilité et de décloisonnement.
Séminaires/conventions
Utilisés dans la même technique de réunion en fonction du nombre de participants. Organisés une fois par an ou soit au moment de la mise en œuvre d’une nouvelle stratégie.
Ils permettent d’informer sur la vie de l’entreprise, assurer un complément de formation, créer ainsi une ambiance propice aux échanges et à la créativité. Ils simplifient les relations entre les collaborateurs ainsi que les dirigeants. Ils permettent aussi de simplifier les rapports entre collaborateurs et dirigeants. Ils permettent de favoriser la cohésion d’équipe afin de créer un climat d’entente et de motivation.31
Conférences
30 Eric COBUT, Christine DONJEAN, la communication interne, 2eme édition : Edition Professionnelle, 2015, p 151
31 Jean marc DECAUDIN, Jacques IGALENS, Stéphane WALLER, la communication interne : stratégie et techniques, 2eme édition : Dunod, paris, 2009, p 156
La conférence est une expérience inspirante et fédératrice pour une équipe. Ce moment unique dans la vie de l’entreprise est une bulle d’air qui permet de sortir du contexte du travail pour transmettre des messages de manière efficace. En effet, le conférencier est un messager subtil des propos de la hiérarchie qui est capable d’apporter une réelle valeur ajoutée sur des thématiques précises.
Ainsi, une conférence peut être un excellent moyen de dynamiser les différents événements d’entreprise (team building, séminaire, formation…) et de marquer les esprits des collaborateurs. Il est indispensable d’adapter le thème de l’intervention en fonction de son objectif et du public présent. La bonne définition du thème est une étape clé sur la voie du succès de l’événement. Il ne faut donc pas la négliger.32
Les relais techniques :
- Le journal téléphonique :
Il peut être utilisé comme moyen de communication interne ascendante, descendante ou horizontale : ligne ouverte aux questions du personnel ou réunion par téléphone.33
Les Visioconférences :
Cette nouvelle technologie permet de recréer les conditions d’une réunion entre plusieurs personnes géographiquement éloignées entre elles par un système de Télécommunication équipé d’un moniteur, caméra vidéo, son et haut-parleur, les différents interlocuteurs se voient et se dialoguent comme étant dans la même pièce.34
Présentations Powerpoint
C’est un excellent mode de communication car il permet un assemblage de mots et d’images qui captent l’attention des auditeurs et permettent d’expliquer une idée complexe.
1.2-Les moyens de communication écrits
La communication écrite se distingue de la communication orale, ces moyens constituent un des facteurs de réussite de la communication interne. Il n’y a pas de solution à un problème de communication qui ne pousse pas à l’écrit.
Ce type de communication recouvre tout ce qui se transmet sur papier. Il présente des avantages de sa souplesse, sa rapidité de mise en œuvre, sa capacité de conservation, si
32 https://www.wechamp-entreprise.co/conference/
33 Bernard DOBEICKI, communication des entreprises et des organisations, éditeur : Ellipses, paris, 1996
34 Marie-Hélène WESTPHALEN, Thierry LIBAERT, communicator: toute la communication d’entreprise, 5eme édition : Dunod, France, 2009, p 107
le document est lisible il encourage à la lecture, il favorise à la compréhension, facilite la mémorisation et encourage notamment la relecture. 35
Des supports sont extrêmement divers : journal interne, note de service, panneau d’affichage, lettres…
Journal d’entreprise :
Considéré comme l’un des grands classiques de la communication d’entreprise, le journal interne permet de concilier les missions d’information et de communication, il traite les faits marquants de l’organisation de manière journalistique : portraits, interviews, reportages, articles historiques…
Le but est de tenir informé l’ensemble du personnel des événements, de l’actualité en général et évolutions relatifs à la vie de l’entreprise. Cet outil de communication interne est très apprécié par le personnel. Les informations y figurant leur étant facilement accessibles.
La note de service :
La note de service est quantitativement le premier outil de communication. Indispensable au management de l’entreprise, elle a pour objectif de fixer les règles du fonctionnement interne, de tracer les directives, d’informer sur les orientations juridiques, techniques ou commerciales, l’émetteur est un supérieur hiérarchique. 36
La note flash
Située entre la note de service et le journal d’entreprise, appelée également flash d’information, c’est un support écrit visant à informer le personnel de manière rapide, brève et en temps réel d’un événement qui vient de se dérouler ou qui doit se dérouler très prochainement. Elle est irrégulière contrairement au journal interne.37
Panneau d’affichage
Le tableau d’affichage, un support facile à mettre en œuvre, un instrument modulable qui véhicule tout type de message, et offre une lecture directe sans que les salariés n’aient à effectuer une quelconque recherche. Il diffuse des informations
35 Eric COBUT, Christine DONJEAN, la communication interne, 2eme édition : Edition Professionnelle, 2015, p 151
36 Karima MOKRANI, « le rôle de la communication interne au niveau de l’entreprise NAFTAL », mémoire master sociologie de travail et des ressources humaines, Université Abderrahmane Mira, 2013/2014, p 24
37 Nicole D’ALMEIDA, Thierry LIBAERT, op.cit ; p 44
obligatoires légales concernant le médecin de travail, l’inspection de travail, les conventions collectives, les droits et devoirs fondamentaux des salariés.38
La lettre du personnel 39
Un chef d’entreprise ou de service fait passer un message à ses salariés sous forme de lettre, sans contrainte de contenu, il peut faire le point sur l’état de l’entreprise évoquer un thème brûlant (conséquence d’une nouvelle législation, mise au point sur des bruits qui courent…), Et motiver son personnel (réaffirmation du projet de l’entreprise, félicitation adressée au personnel …). La lettre au personnel doit être claire (un message personnel développé en quelques paragraphes), brève (recto seulement) simple (accessible à tout lecteur).
Le journal lumineux
Une modalité beaucoup plus ancienne d’information des salariés. Son utilisation est plus statique et ne permet que d’y inscrire des messages courts. Il est surtout employé dans les halls d’accueils bien qu’il soit de plus en plus supplanté par les écrans plasma.
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27 Aurore BARTEL, Olivia ROCHE « cahier de recherche, management et communication interne » ECOLE SUPERIEURE DE COMMERCE DE PAU ESC 3 CYCLE ENTREPRENEURIAT, 2012, P23 ↑
28 Jean marc DECAUDIN, Jacques IGALENS, Stéphane WALLER, la communication interne : stratégie et techniques, 2eme édition : Dunod, paris, 2009, p150 ↑
29 Nicole D’ALMEIDA, Thierry LIBAERT, la communication interne de l’entreprise, 3eme édition : Dunod, paris, 2002, p 64,65 ↑
30 Eric COBUT, Christine DONJEAN, la communication interne, 2eme édition : Edition Professionnelle, 2015, p 151 ↑
31 Jean marc DECAUDIN, Jacques IGALENS, Stéphane WALLER, la communication interne : stratégie et techniques, 2eme édition : Dunod, paris, 2009, p 156 ↑
32 https://www.wechamp-entreprise.co/conference/ ↑
33 Bernard DOBEICKI, communication des entreprises et des organisations, éditeur : Ellipses, paris, 1996 ↑
34 Marie-Hélène WESTPHALEN, Thierry LIBAERT, communicator: toute la communication d’entreprise, 5eme édition : Dunod, France, 2009, p 107 ↑
35 Eric COBUT, Christine DONJEAN, la communication interne, 2eme édition : Edition Professionnelle, 2015, p 151 ↑
36 Karima MOKRANI, « le rôle de la communication interne au niveau de l’entreprise NAFTAL », mémoire master sociologie de travail et des ressources humaines, Université Abderrahmane Mira, 2013/2014, p 24 ↑
37 Nicole D’ALMEIDA, Thierry LIBAERT, op.cit ; p 44 ↑
38 Obligatoires légales concernant le médecin de travail, l’inspection de travail, les conventions collectives, les droits et devoirs fondamentaux des salariés. ↑
39 La lettre du personnel doit être claire (un message personnel développé en quelques paragraphes), brève (recto seulement) simple (accessible à tout lecteur). ↑
Questions Fréquemment Posées
Quels sont les moyens de communication interne les plus efficaces dans une entreprise?
Les moyens de communication orale sont les plus développés et efficaces, allant de l’entretien individuel aux réunions d’information.
Comment la communication orale contribue-t-elle à la motivation des employés?
La communication orale peut être mobilisée pour informer les salariés, motiver le personnel et rassembler autour des valeurs de l’entreprise.
Quelle est l’importance de l’entretien individuel dans la communication d’entreprise?
L’entretien individuel est adapté à la transmission d’un message personnalisé et vise à clarifier les attentes réciproques entre le salarié et son responsable hiérarchique.