Saviez-vous que près de 70 % des cabinets d’expertise comptable échouent à obtenir la certification ISO 9001 ? Cet article révèle comment un système qualité efficace peut transformer ces défis en opportunités stratégiques, renforçant ainsi la confiance des clients et la compétitivité sur le marché international.
Deuxième partie :
Mise en place d’un système qualité suivant la norme ISO 9001
Chapitre 1 : La certification d’un cabinet d’expertise comptable selon la norme ISO 9001
Section 1 :
Mise en place d’un système qualité suivant la norme ISO 9001
La démarche générale de certification
Avant de s’engager dans une démarche de certification certaines conditions préliminaires doivent être satisfaites à savoir :
- Il faut que les ressources humaines et matérielles puissent permettre l’obtention de la norme.
- Le responsable qualité du cabinet devra s’engager très fortement dans sa mission.
- Le personnel devra être impliqué et motivé dans cette démarche.
- Il faut une parfaite maîtrise de l’organisation du cabinet et des exigences de la norme pour pouvoir les mettre en relation.
- Le choix du domaine concerné par la norme : Le périmètre concerné par la norme ne doit pas être trop étendu, car il peut nuire au projet. Aussi vaut-il mieux scinder l’opération en domaines plus restreints.
Une fois ces conditions sont satisfaites, quatre étapes sont à effectuer pour obtenir la certification :
1ère Etape : L’étude de faisabilité :
Le cabinet doit évaluer le système qualité existant et déceler les non conformités par rapport à la norme ISO 9001.
2ème Etape : Le diagnostic approfondi :
Avant d’élaborer son plan d’action, le cabinet doit évaluer les différences existant entre son système actuel et le modèle induit par la norme. C’est une étape importante permettant d’éviter les erreurs.
3ème Etape : L’élaboration du plan d’action Qualité :
Ce plan, mené par le cabinet avec l’aide éventuelle d’un cabinet conseil, va définir les actions à effectuer et les démarches à suivre pour accéder à la certification. Il comprend l’objectif du projet, le périmètre concerné par la certification, les démarches à accomplir, le calendrier (planification des étapes dans le temps), la composition d’un groupe projet et son rôle, la coordination des travaux et l’implication du personnel.
4ème Etape : La mise en place du système de Management de la Qualité :
Conformément au plan d’action, le système de Management de la Qualité peut être mis en œuvre.
Si la certification apporte une rigueur de travail et d’organisation incontestée, c’est que les étapes pour y accéder le sont aussi. Avant même la demande de certification, plusieurs étapes essentielles doivent être franchies une à une.
Analyser tout d’abord l’intérêt de votre future certification : interrogez vos clients, votre personnel, et assurez-vous que la certification colle à votre image de marque.
Il est important d’aborder de façon sereine la démarche de certification car ce sera la condition sine qua none de la réussite du projet. Un certain nombre de recommandations peuvent être faites afin de minimiser les risques d’erreurs, de réduire l’appréhension causée par la démarche et d’augmenter les chances d’aboutir dans les délais impartis.
Dans tous les cas, la démarche doit être dynamique et volontaire et résulter d’un engagement de la hiérarchie intense et continue et d’un travail d’équipe. Il faut qu’une majorité du personnel se sente impliquée pour que le système d’assurance qualité soit vraiment le reflet de la pratique et prenne correctement en compte chacune des exigences.
La première étape consiste à analyser le niveau d’assurance qualité existant dans l’entreprise et évaluer les besoins de l’entreprise pour un meilleur système de management de la qualité.
Tout d’abord, il est sûrement plus simple de partir du manuel qualité, s’il existe, et d’aller vers les procédures les plus analytiques. Ceci est souhaitable pour les entreprises dont le système d’assurance qualité n’est pas parfaitement bien défini. Une première rédaction du manuel qualité est nécessaire, en procédant méthodiquement clause par clause.
James L. Lamprecht, dans son livre « ISO 9000 et les services » détermine les questions à se poser au sujet du manuel qualité et définit ainsi les différents cas de figures52 :
L’audit interne devra vérifier le bien fondé et la précision de
OUI
NON
La référence à des procédures de niveaux
OUI ET BEAUCOUP
Complétez ce qui manque
Pourquoi ne pas retirer tout ce qui est de niveau supérieur ? A moins que vous ne vouliez absolument qu’un seul système pour tout ? (3)
Le manuel qualité se réfère à des procédures de niveaux inférieurs (niveau 2, 3 ou
4) ? (2)
Oui
AVEZ VOUS UN MANUEL QUALITE ? (1)
Non
PREND-IL EN COMPTE TOUTES LES EXIGENCES DES NORMES ISO
Ecrivez-en un
EN PARTIE SEULEMEN
OUI ABSOLUMEN
- Le manuel de qualité est de niveau 1
- Procédures de niveaux inférieurs : Procédures opératoires au niveau département, consignes opératoires, modes d’emploi.
- Il n’y a pas nécessité à ce qu’un manuel qualité contienne toutes les procédures détaillées : on peut être amené à le distribuer
52 Lamprecht J.L (1995), ISO 9000 et les services, Paris, AFNOR, p. 136.
La difficulté réside dans la rédaction et la définition du nombre de procédures.
Une procédure qui est la manière spécifiée d’accomplir une activité, une ligne de conduite, ne doit pas être nécessairement longue, détaillée et complexe ; elle doit, tout simplement, répondre aux exigences spécifiées dans chacune des normes et décrire autant que possible le système en vigueur dans l’entreprise.
« Les lois inutiles affaiblissent les lois nécessaires » Montesquieu. Ainsi, il faut garder à l’esprit les quelques principes généraux suivants :
- Rédiger des procédures aussi simples que possibles qui soient faciles à mettre à jour (plus une procédure est complexe, plus elle aura tendance à se modifier) ;
- Revoir les procédures régulièrement et fréquemment ;
- Essayer de minimiser les tendances à la mutation en faisant preuve de souplesse ;
- Toute procédure écrite doit pouvoir être auditée.
Après la mise en route du système, il sera bon de programmer et de mener des audits internes et des revues de direction qui permettront de revoir le processus, de résoudre les éventuels problèmes et d’encourager tous les employés à améliorer en permanence l’efficacité générale du système qualité.
Dans un deuxième temps, il est nécessaire de faire appel à un organisme de certification dont le rôle sera d’auditer essentiellement le fonctionnement du système d’assurance qualité et de s’assurer que les processus sont conduits par des personnes ayant reçu une formation adéquate, mais en aucun cas d’évaluer ou de mettre en cause la valeur technique du système. Le choix de l’organisme de certification se fait en fonction de sa notoriété et de son implantation.
Le dernier stade consiste à programmer l’audit tierce partie, à corriger les points de non conformité et à se faire certifier. En effet, étant donnée que la conformité du manuel avec la norme vient d’être établi.
: l’auditeur tierce partie vient alors vérifier son application sur le terrain. Il contrôle le fonctionnement de l’entreprise, rencontre le personnel pour s’assurer de la bonne mise des normes. Il relève les conformités et les non-conformités par rapport à la norme. Un second audit viendra pour la levée des non-conformités.
Par la suite, l’organisme de certification délivre au cabinet le certificat. Dès lors, Le cabinet dispose du droit d’usage de la marque de l’organisme certificateur. Le certificat se délivre tous les trois ans. Un audit de contrôle est effectué chaque année.
La certification est une démarche complexe, relativement longue qui nécessite une volonté constante de modifier, ajuster, affiner les processus et procédures dans un souci constant d’amélioration, de simplification et de consolidation.
Néanmoins, tous les acteurs doivent être conscients de l’existence d’un double danger concernant les normes ISO :
- En amont, les divers comités chargés de mettre à jour les normes ISO 9000 doivent éviter de les rendre de plus en plus prescriptives ;
- En aval, le risque vient de ceux qui interprètent les normes (organismes de certification et d’accréditation, instituts de certification des auditeurs…) en perdant de vue leur but et leur finalité ;
Il faut éviter que l’assurance qualité ne devienne une fin en soi : « l’assurance qualité, si elle est bien utilisée, est un processus d’accompagnement, pas une dictature ».
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1 Définition donnée par l’article 62 de la loi sur les nouvelles régulations économiques (NRE) du 15 mai 2001. ↑
2 Auchan Les 4 Temps, La Défense. ↑
3 Lamprecht J.L (1995), ISO 9000 et les services, Paris, AFNOR, p. 136. ↑
Questions Fréquemment Posées
Quelles sont les conditions préliminaires pour obtenir la certification ISO 9001 dans un cabinet d’expertise comptable?
Il faut que les ressources humaines et matérielles puissent permettre l’obtention de la norme, que le responsable qualité s’engage fortement, que le personnel soit impliqué et motivé, et qu’il y ait une parfaite maîtrise de l’organisation du cabinet et des exigences de la norme.
Quelles sont les étapes pour obtenir la certification ISO 9001?
Les quatre étapes pour obtenir la certification sont : l’étude de faisabilité, le diagnostic approfondi, l’élaboration du plan d’action Qualité, et la mise en place du système de Management de la Qualité.
Pourquoi est-il important d’analyser l’intérêt de la certification ISO 9001 avant de s’engager?
Il est important d’analyser l’intérêt de votre future certification pour s’assurer qu’elle colle à votre image de marque et pour interroger vos clients et votre personnel.
Comment impliquer le personnel dans la démarche de certification ISO 9001?
Il faut qu’une majorité du personnel se sente impliquée pour que le système d’assurance qualité soit vraiment le reflet de la pratique et prenne correctement en compte chacune des exigences.