Les stratégies de mise en œuvre comptable révèlent que 70 % des PME échouent à optimiser leur gestion financière. Cette étude sur ELIACCOM met en lumière des solutions innovantes pour surmonter ces défis cruciaux, essentielles à la pérennité des entreprises.
Paramétrage du logiciel SAGE 100 COMPTABILITE
Pour paramétrer le logiciel SAGE 100 Comptabilité, nous avons tout d’abord commencé par la création du fichier comptable, ensuite, le paramétrage du fichier comptable et en fin la création des éléments comptables.
Création du fichier comptable
Etant en « sans mode assistant », pour commencer à créer le fichier comptable, nous avons :
- Cliqué sur menu fichier –nouveau- puis nous avons nommé le fichier : AGENCE ELIACCOM,
- Renseigné la fenêtre de longueur de compte qui s’est ouverte après l’enregistrement du nom du fichier comptable. Là, nous avons défini la longueur d’un compte fixe de 3 à 13 caractères suivie de la validation.
Après avoir créé le fichier comptable, nous pouvons apporter toutes les modifications nécessaires dans les champs variables, ce qui nous a donc amené au paramétrage du fichier comptable.
Paramétrage du fichier comptable
Pour s’occuper du paramétrage du fichier comptable, nous avons :
- Cliqué sur menu fichier -A propos de- et une fenêtre à renseigner s’est ouverte,
- Cliqué sur l’onglet « Identification » où nous avons renseigné les informations nécessaires sur l’entité (raison social, activité, adresse, NIF, téléphone, e-mail, site…)
- Cliqué sur l’onglet « Initialisation » où nous avons mis les renseignements suivants :
Intitulé : Franc CFA
Unité : F CFA
Format montant : # ##0
Format quantité : # ##0
- Cliqué sur onglet « Option » puis cliqué sur nature d’analyse, ce qui nous a permis de définir pour chaque nature de compte, une fourchette de numéros de comptes. Ainsi, en créant des comptes, le programme affecte automatiquement la nature du compte en fonction de son numéro. Nous avons donc défini pour la nature des comptes, les fourchettes suivantes :
Client : 41110000 41980000ZZZZZZ
Fournisseur : 40110000 40980000ZZZZZZ
Salarié : 42100000 43870000ZZZZZZ
Banque : 52000000 56670000ZZZZZZ
Caisse : 57110000 57320000ZZZZZZ
Amortis/provision : 28110000 29780000ZZZZZZ
Résultat-bilan : 13000000 13900000ZZZZZZ
Charges : 60110000 69720000ZZZZZZ
Produit : 70110000 79800000ZZZZZZ
Résultat-gestion : 89110000 89940000ZZZZZZ
Immobilisation : 20110000 27850000ZZZZZZ
Capitaux : 10100000 12920000ZZZZZZ
Stock : 31110000 38800000ZZZZZZ
Titre : 50100000 50880000ZZZZZZ
Création des éléments comptables
Création du plan comptable
Le plan comptable est l’ensemble des comptes généraux utilisés par l’entité pour tenir sa comptabilité. Pour pouvoir créer le plan comptable dans le logiciel, nous avons cliqué sur menu STRUCTURE -plan comptable- CTRL+J et nous avons renseigné la fenêtre qui s’est ouverte. Dans l’onglet qui s’affiche, concernant les reports à nouveau, nous avons activé le
« solde » pour les comptes de bilan (classe 1- classe 5) et « aucun » pour les comptes des classes 6, 7 et 8.
Aussi, avons-nous coché la case « saisie compte tiers » lorsqu’il s’agit des comptes collectifs tiers (compte fournisseur 40110000 ; compte client 41110000). C’est de telle manière que nous avons créé les comptes du plan comptable de l’entité les uns après les autres dans le logiciel Sage 100 Comptabilité.
Après la création du plan comptable, nous avons procédé à la création du « plan tiers ».
Création du plan tiers
Les tiers sont les clients, les fournisseurs, les salariés et autres débiteurs ou créditeurs de la structure.
Pour créer le plan tiers, nous avons cliqué sur Menu STRUCTURE- plan tiers – Ctrl+j puis une fenêtre s’ouvre.
C’est de telle manière que nous avons créé les comptes tiers suivants :
- 40110001 : Fournisseur CEET
- 40110002 : Fournisseur TOGOCOM
- 40110003 : Fournisseur Africa it land
- 41110001: Client TOGO BOUTIQUE
- 41110002 : Client DIDI
Après la création du plan tiers, pour terminer, nous avons procédé à la création des codes journaux
- Création des codes journaux
Les codes journaux sont l’ensemble des journaux dans lesquels l’on enregistre les écritures comptables. Il existe quatre (4) types de journaux :
- Le journal des achats (JA),
- Le journal de ventes,
- Les journaux de trésorerie (caisse ; banque ; CCP),
- Le journal des Opérations Diverses (OD).
Pour procéder à leur création, nous avons cliqué sur Menu STRUCTURE- codes journaux – Ctrl+j puis une fenêtre à renseigner s’ouvre.
Après la création des codes journaux, nous avons terminé le paramétrage du logiciel comptable nécessaire nous permettant ainsi d’enregistrer les écritures comptable, à générer automatiquement et à imprimer les états comptables à l’instar du journal, grand livre des comptes et de la balance générale des comptes.
Avant de commencer l’enregistrement des écritures dans le logiciel, nous avons saisie dans le journal des opérations diverses (OD) les soldes des comptes de bilan (classe 1 à 5) à partir du bilan de clôture de l’exercice précédent (exercice 2019) afin qu’il puisse avoir une certaine continuité comme l’exige la convention de la correspondance bilan de clôture-bilan d’ouverture. Nous avons dû utiliser le bilan par faute de la balance générale des comptes de l’exercice 2019.
Il est à préciser que la création de la structure en 2016, aucun état financier n’est déposé à l’OTR jusqu’alors mais l’exploitant individuel a un ami expert-comptable qui l’aide à établir la liasse fiscale sans la signature de l’expert-comptable
Imputation des pièces comptables
« L’imputation comptable est une technique qui consiste à attribuer un compte à une opération selon la nomenclature appropriée. Il s’agit plus précisément d’affecter un ou plusieurs un ou plusieurs comptes du plan comptable dont relève l’entreprise. »
Nous avons donc commencé à imputer les pièces comptables du mois de janvier 2020 (facture de d’électricité cash power, factures d’internet de Togocom et les factures des impressions). Pour chaque pièce, nous lui attribuons un numéro unique que le logiciel comptable lui attribue lors de l’enregistrement de l’opération.
Selon cette convention, « le bilan d’ouverture d’un exercice doit correspondre au bilan de clôture »
Wikipédia En ligne consulté le 29 juillet 2020 à 14h55min. Disponible sur : https://www.wikipédia.com .
- Imputation de la facture d’électricité (achat de cash power)
Nous l’avons imputé de la manière suivante :
22/01/2020
[7_strategies-essentielles-pour-la-mise-en-uvre-comptable_1]
Source: URL
- Imputation de la facture d’internet de TOGOCOM
31/01/2020
[7_strategies-essentielles-pour-la-mise-en-uvre-comptable_2]
Source: URL
- Imputation des factures des impressions
19/02/2020
[7_strategies-essentielles-pour-la-mise-en-uvre-comptable_3]
Source: URL
Enregistrement des pièces imputées dans le logiciel comptable
Pour procéder à l’enregistrement des opérations dans le logiciel comptable Sage 100 Comptabilité, nous :
Double-cliquons sur le logo du logiciel sur le bureau de l’ordinateur,
Entrons dans le Menu « Fichier » commande « ouvrir »,
Sélectionnons le fichier comptable,
Entrons dans Menu « traitement », commande « journaux de saisie »,
Sélectionnons le journal approprié et,
Renseignons les champs libres.
Après l’enregistrement dans le logiciel comptable nous passons au peigne fin chaque enregistrement afin de déceler les erreurs éventuelles sur les montants et les comptes appropriés qui peuvent s’y glisser.
Les autres documents comptables
Pour affiner l’organisation comptable, nous avons eu à établir d’autres documents comptables dont les uns ont l’utile et l’ultime objectif de laisser des traces des transactions effectuées avec les tiers et l’autre de permettre et faciliter la lecture de la situation du stock à volonté. Il s’agit de :
- La facture de vente
La facture de vente, c’est un document de comptabilité générale qui prouve une vente.
Dès que nous vendons un produit ou nous fournissons une prestation de service, la facturation est indispensable. A chaque vente, nous l’établissons en deux exemplaires, l’un est remis au client dès la livraison de la marchandise et porte la mention « payé » si le client a réglé instantanément la facture, et l’autre est gardé par l’entreprise (ELIACCOM) au minimum pendant une période de 10 ans.
- Le bon de sortie de caisse
Le bon de sortie de caisse est un document qui sert de justification de toute dépense effectuée et réglée par la caisse. Le bon de sortie de caisse seul n’est pas assez crédible. Il ne trouve sa crédibilité que lorsqu’il est joint à la facture justifiant la ou les dépenses en questions.
La fiche de stock est une feuille qui permet non seulement de tenir à jour un état de stock mais aussi de suivre les mouvements (les entrées et les sorties) de stock de marchandises.
Le résultat premier de cette étude est la présence et la tenue de la comptabilité générale dans l’agence ELIACCOM. A travers elle, ELIACCOM pourra désormais recenser et enregistrer l’ensemble de ses charges et produits, elle lui permet aussi d’évaluer régulièrement tous ses biens et toutes ses dettes. La comptabilité générale facilitera désormais la production des informations financière à l’intention des différents partenaires économiques et sociaux de l’entreprise (banque, Etat, fournisseurs, clients etc.). Aussi, permet-t-elle la détermination de la base de certains impôts et taxes comme IRPP, IMF, retenus sur loyer, retenus sur prestation de service, patente).
De plus, l’analyse des informations financières que véhiculent les documents comptables (compte de résultat et bilan) à travers des indicateurs financiers comme FR, BFR, la TN et les soldes intermédiaires de gestion permettra à l’exploitant individuel de mesurer et de porter ses jugements sur la performance de l’entreprise et la situation financière de l’Agence ELIACCOM et ainsi de prendre ses décisions par rapport à elle.
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2 Définition donnée par l’article 62 de la loi sur les nouvelles régulations économiques (NRE) du 15 mai 2001. ↑
3 Auchan Les 4 Temps, La Défense. ↑
10 Wikipédia En ligne consulté le 29 juillet 2020 à 14h55min. Disponible sur : https://www.wikipédia.com . ↑
15 Le SYSCOHADA oblige les entreprises à conserver les pièces justificatives pendant dix ans. ↑
Questions Fréquemment Posées
Comment créer un fichier comptable dans SAGE 100 Comptabilité?
Pour créer un fichier comptable dans SAGE 100 Comptabilité, il faut cliquer sur menu fichier – nouveau, nommer le fichier, puis renseigner la fenêtre de longueur de compte.
Quels sont les types de journaux dans la comptabilité?
Il existe quatre types de journaux : le journal des achats (JA), le journal des ventes, le journal de banque, et le journal de caisse.
Pourquoi est-il important de paramétrer le fichier comptable?
Le paramétrage du fichier comptable permet de définir les informations nécessaires sur l’entité et d’affecter automatiquement la nature des comptes en fonction de leur numéro.