L’innovation technologique en comptabilité transforme radicalement les missions des experts-comptables, remettant en question les méthodes traditionnelles. Cette étude révèle comment ces avancées créent des opportunités inédites et soulignent l’urgence d’une adaptation proactive pour rester compétitif dans l’économie numérique.
§2. Les outils de groupware et de workflow
Le travail en groupe nécessite de communiquer, de coopérer, de partager l’information, de se concerter, de se réunir et de coordonner les actions des individus. Or, les collaborateurs appartiennent généralement à plus d’un groupe fonctionnel et chacun doit gérer plusieurs engagements à la fois. Il devient de plus en plus délicat et coûteux de concilier les emplois du temps des membres d’un groupe donné pour les réunir dans un même endroit. C’est là que se situe l’apport du groupware qui affranchit le travail en groupe des contraintes de temps et d’espace.
Si le concept d’informatique de groupe – également désigné par les termes groupware, collecticiel ou travail collectif assisté par ordinateur – reste assez flou et évolutif, il fait toujours référence aux notions de communication, coordination, échange, coopération, etc.
Le groupware est destiné à faciliter Communication, Coordination et Coopération entre les membres d’une équipe en particulier et de l’organisation en général. Pour ce faire, il met à la disposition des utilisateurs les fonctionnalités suivantes :
- le courrier électronique ;
- les conférences électroniques, conférences audio et visioconférences ;
- la gestion des agendas électroniques ;
- la gestion et le partage de documents multimédia (GED : Gestion Electronique de Documents) et de bases de données structurées.
1 Cédric LAVEDRINE. Conditions de mise en œuvre et perspectives pour les nouveaux médias dans un cabinet d’expertise comptable ; Plus qu’un choix technologique, un choix de management. Novembre 1997.
C’est donc un outil dont la mise en place au sein du cabinet d’expertise comptable peut s’avérer très judicieuse en vue d’améliorer la productivité et la réactivité. Toutefois, étant donné le coût élevé des solutions les plus connues sur le marché, il ne faut engager un tel investissement qu’une fois tous les préalables réunis : taille critique du cabinet, bon niveau d’informatisation, bon climat social, personnel motivé, etc.
Par ailleurs, le groupware peut avantageusement être complété par un outil organisant la circulation des documents électroniques à l’image de l’organisation réelle du cabinet : l’outil workflow (gestion automatisée des flux de travail). Par rapport au groupware, le workflow joue un rôle de suivi et de contrôle. Il permet en effet de suivre l’évolution de chaque document au sein de l’organisation en retraçant les transmissions et les modifications dont il a fait l’objet.
Au sein du cabinet d’expertise comptable, l’outil workflow permet d’apporter davantage de valeur ajoutée en réduisant les délais et minimisant les risques d’omissions et d’erreurs.
Cette recherche de valeur ajoutée devrait également être à la base des projets groupware au sein des cabinets. La valeur ajoutée perçue par le client externe est le fruit des valeurs ajoutées éprouvées par les collaborateurs du cabinet. Ces derniers bénéficient en effet de la souplesse et la richesse nouvelles du système d’information et de plus de responsabilité et d’autonomie ; ce qui accroît leur motivation et valorise leurs carrières. Ceci rejaillit favorablement sur la qualité du travail accompli et la valeur de la prestation du point de vue du client.
§3. Les outils de communication : la trilogie Internet, intranet et extranet
Internet désigne un réseau mondial de réseaux utilisant de façon homogène le protocole de communication TCP/IP. Créé au début des années 1970, le réseau Internet permet aujourd’hui d’interconnecter des millions de serveurs Web et des dizaines de millions d’utilisateurs dans le monde entier, grâce à l’utilisation d’un protocole unique et standardisé.
Un intranet résulte de l’utilisation de tout ou partie des technologies et des infrastructures d’Internet pour transporter et traiter les flux d’informations internes d’un groupe d’utilisateurs identifiés.
Le système extranet se situe à mi-chemin entre Internet et intranet. Si la population d’utilisateurs d’un intranet est caractérisée par son appartenance à une même entité (organisme, société, groupe, etc.), celle d’un extranet déborde le champ de cette entité pour inclure certains de ses partenaires : clients, fournisseurs ou autres. Ces partenaires sont nécessairement identifiés et habilités comme dans un intranet. Les technologies utilisées sont celles d’Internet. Le réseau de télécommunications peut être Internet ou un réseau privé.
En définitive, la différence entre Internet, intranet et extranet réside surtout dans la portée des services offerts, c’est-à-dire les différentes communautés d’utilisateurs concernés.
La mise en place de ces nouveaux outils de communication procure au cabinet d’expertise comptable de multiples services à valeur ajoutée : messagerie, partage, accès distant de données. En atténuant les barrières spatio-temporelles à la communication, ces services augmentent l’efficience et la productivité des collaborateurs et donc l’efficacité du cabinet. Cependant, la mise en place de ces outils doit être prudente et graduelle.
L’implantation de la technologie ne doit pas être en avance sur les besoins réels de l’organisation ; même si une petite avance contribue souvent à accélérer des changements organisationnels bénéfiques.
Ainsi, on pourrait commencer par la mise en place d’un intranet. Pour le faire, il suffirait d’un réseau local, d’un logiciel de groupware et d’une bonne gestion de projet. Mieux encore, certains sites Web proposent gratuitement1 des espaces de travail de type intranet. Si cette expérience s’avère concluante, il pourra être envisagé d’ouvrir progressivement l’intranet à certains utilisateurs externes à l’organisation. On est alors dans une configuration extranet. A notre avis, ce n’est qu’après ces deux phases (intranet et extranet) que l’on peut considérer l’ouverture du réseau interne du cabinet sur le réseau mondial. Plusieurs questions, dont notamment la sécurité, doivent alors être mûrement réfléchies.
§4. La politique de sécurité
Le cabinet qui ouvre son système d’information à ses collaborateurs, au cabinet ou distants (intranet ou Internet), à ses clients ou à ses partenaires (extranet ou Internet) augmente forcément sa vulnérabilité aux agressions logiques et physiques. Les conséquences d’une protection défaillante peuvent être désastreuses en termes de productivité, d’organisation, de réputation et d’image, de responsabilité, etc.
Il convient donc d’analyser les risques qui pèsent sur son système et de développer en conséquence une politique de sécurité visant à protéger ses ressources informationnelles des intrusions, destructions ou détournements.
La mise en œuvre de cette politique requiert principalement :
- L’installation de certaines composantes logicielles nécessaires : murs coupe-feu, logiciels anti-virus et systèmes de détection des intrusions.
- La mise en place d’un plan de secours prévoyant des scénarios d’attaques ou d’incidents, les parades correspondantes ainsi que la couverture des risques spécifiques par des contrats d’assurance, etc.
Au delà, le cabinet doit communiquer efficacement sur sa politique de sécurité. Tous les collaborateurs doivent se sentir concernés. Ils doivent être conscients qu’une protection défaillante du système d’information équivaut souvent à un manquement à l’éthique professionnelle qui peut engager leur responsabilité. La sensibilisation et la formation des divers intervenants aux problèmes de confidentialité et de sécurité sont donc primordiales. Par exemple, le choix et la gestion des mots de passe doivent être entourés de la rigueur et de la vigilance nécessaires.
Si la sécurité doit être appréhendée comme un ensemble de règles librement consenties, la politique de sécurité doit être stricte. En utilisant le système, les collaborateurs doivent savoir que tout ce qui n’est pas explicitement autorisé est interdit. Ils doivent s’engager, formellement s’il le faut, à respecter la confidentialité des données qu’ils manipulent. La disponibilité et le partage des données ne doivent pas être interprétés comme une entorse aux règles déontologiques de secret professionnel et de discrétion.
1 Utilisation en ligne : tenir compte des coûts de l’abonnement Internet et du temps de connexion.
Au contraire, le respect de ces règles doit commencer à l’intérieur du cabinet. La communication entre les équipes doit être limitée au strict nécessaire et les droits d’accès aux dossiers doivent être gérés de manière rigoureuse. Un système dit « de muraille de Chine » limite l’accès d’un collaborateur aux seuls documents concernant la mission ou la tâche qu’il traite. Enfin, les utilisateurs doivent être informés des risques qu’ils font encourir en cas de non-respect des consignes de sécurité.
Les produits de sécurité nécessitent un investissement de départ pour l’installation, mais aussi un suivi constant : scruter les fichiers de comptes rendus d’activité et de statistiques, procéder aux mises à jour des logiciels anti-virus, veiller à l’application d’une politique de sauvegarde des données, etc. Ces tâches peuvent faire partie de la fiche de fonctions de l’administrateur réseau ou être attribuées à une personne dédiée au suivi de la sécurité du système.
Sécuriser son système d’information peut engendrer des investissements et des coûts de fonctionnement excessifs. Il faut donc garder à l’esprit que la sécurité 100% n’existe pas. Tout logiciel, qu’il soit de type « firewall » ou de cryptage peut être « cassé ». Aucun système de sécurité n’est infaillible. Il devient alors primordial de préserver l’équilibre avantages-coûts : la valeur des informations à protéger contre le coût de la protection. Cela revient à mettre en œuvre des moyens raisonnables et suffisamment dissuasifs. L’objectif n’est pas de mettre en place un système infaillible mais bien un système fiable1.
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1 Utilisation en ligne : tenir compte des coûts de l’abonnement Internet et du temps de connexion. ↑
Questions Fréquemment Posées
Comment le groupware améliore-t-il la productivité dans un cabinet d’expertise comptable ?
Le groupware facilite la communication, la coordination et la coopération entre les membres d’une équipe, ce qui peut améliorer la productivité et la réactivité au sein du cabinet.
Quel est le rôle d’un outil workflow dans un cabinet d’expertise comptable ?
L’outil workflow permet de suivre l’évolution de chaque document au sein de l’organisation, en retraçant les transmissions et les modifications, ce qui réduit les délais et minimise les risques d’omissions et d’erreurs.
Quelle est la différence entre Internet, intranet et extranet ?
Internet est un réseau mondial de réseaux, l’intranet utilise les technologies d’Internet pour traiter les flux d’informations internes d’un groupe d’utilisateurs, et l’extranet se situe à mi-chemin entre Internet et intranet.