La formalisation du pilotage interne est essentielle dans un environnement économique incertain, où 70 % des entreprises échouent à s’adapter aux risques. Cette recherche révèle comment une documentation rigoureuse et l’expertise de l’expert-comptable peuvent transformer l’efficacité des systèmes de contrôle interne, avec des implications cruciales pour la pérennité des organisations.
Sous-section 2 : La formalisation du système et des outils du pilotage
La formalisation des outils et procédures de pilotage nécessite une expertise dans le domaine de l’organisation et du contrôle interne et une connaissance parfaite des risques de l’entreprise et du système de contrôle qu’elle met en place.
La documentation du système de contrôle y compris les procédures de pilotage peut être d’une grande utilité pour toutes les organisations indépendamment de leur taille ou de leur complexité (§1).
Les techniques et outils de formalisation du système de pilotage sont multiples. Ils sont semblables à ceux qui peuvent être utilisés pour la formalisation du système de contrôle interne d’une façon générale (§2).
§ 1. Utilité et avantages de la formalisation du dispositif de pilotage
La formalisation des procédures de pilotage comme celles du système de contrôle d’une façon générale «répond à des impératifs de fiabilité, de sécurité et de performance» 168. Elle présente, également, une multitude d’avantage à savoir169 :
- L’amélioration des comportements ;
- La capitalisation et la diffusion des connaissances et du savoir faire de l’entreprise ;
- Permet de constituer une référence commune pour déterminer ce qu’il y a lieu de faire et de le faire bien ;
- La rationalisation du processus ;
- Avoir un outil pédagogique de formation permettant une meilleure maîtrise des outils ;
- Un instrument de délégation et de responsabilisation ;
- L’accroissement du sentiment d’équité ;
- Un pilier du dispositif de contrôle et du système d’information ;
En outre, la formalisation du processus de pilotage permet d’améliorer considérablement son efficacité et son efficience. En effet, elle permet de mieux comprendre les risques de l’entreprise et le système de contrôle et d’approfondir, par conséquent, les réflexions quant aux procédures de pilotage les plus appropriés.
De même, la formalisation des outils de pilotage, indiquant les modèles à suivre et les techniques à appliquer, permet de faciliter leur mise en œuvre.
Ainsi, la formalisation du processus de pilotage procure plusieurs avantages. Toutefois, elle doit être claire, fiable, pertinente et suffisamment détaillée sans que cela ne puisse être au détriment du rapport coût/avantage.
Cette documentation doit permettre de mieux comprendre les procédures et d’identifier les menaces, les problèmes et les risques liés aux activités de l’entreprise. Plus la documentation est claire et pertinente, mieux est la conception du système de pilotage du contrôle interne.
§ 2. Les techniques de formalisation du pilotage
Un niveau avancé de la formalisation du système de contrôle interne suppose l’existence d’un manuel des procédures décrivant de manière détaillée, à un niveau pertinent, les modalités d’exécution des opérations y compris les procédures de pilotage et les contrôles intégrés tant sur le plan des flux physiques que sur le plan informatique.
Selon A. YAICH «de tous les outils de description et de réalisation des tâches, des procédures et des processus et de responsabilisation des opérateurs, le manuel des procédures constitue l’outil de formalisation le plus élaboré»170.
Ainsi, la meilleure technique de formalisation du processus de pilotage serait d’intégrer l’ensemble du système dans un manuel des procédures. Un tel manuel doit donc comprendre les procédures et instructions relatives au système de contrôle ainsi que les outils et les travaux permettant de le piloter.
D’autres outils peuvent être utilisés pour la formalisation du système de pilotage et qui permettent souvent de compléter la documentation existante dans le manuel des procédures. Ces outils comprennent171 :
- Les notes de service : répondent à un besoin d’instructions ponctuelles ayant généralement une portée limitée dans le temps.
- Les fiches de tâches : elles décrivent de façon synthétique les opérations à réaliser et désignent les opérateurs.
- Les schémas : permettent de synthétiser les procédures et de servir d’aide mémoire pour les opérateurs expérimentés.
- Les tableaux de bord : permettent de piloter les activités et les résultats ainsi que leur standardisation. Ils sont d’autant plus pertinents qu’ils sont conçus pour permettre un pilotage par l’utilité.
Tous ces outils peuvent avoir un type d’usage privilégié, ils sont généralement complémentaires et permettent de fiabiliser et de maximiser l’efficacité de la mise en œuvre du dispositif de pilotage. Toutefois, une bonne organisation du système de pilotage suppose la mise en place d’une structure adéquate.
Sous-section 3 : La mise en place d’une structure de pilotage du contrôle interne
La mise en œuvre efficace d’un dispositif de pilotage du contrôle interne suppose, entre autres, une organisation adéquate et la mise en place d’une structure de pilotage appropriée. L’architecture d’une structure de pilotage du contrôle interne est une étape délicate qui demande une analyse parfaite des spécificités de l’entreprise et de son environnement ainsi que des ressources dont elle dispose.
En assistant la direction dans la mise en place d’une structure de pilotage du contrôle interne, la mission de l’expert-comptable consiste à aider l’entreprise à établir une structure organisationnelle du dispositif (§1) et à identifier les besoins et les ressources nécessaires (§2).
§ 1. Structure de pilotage
Pour être efficace, le dispositif de pilotage doit être structuré et organisé notamment en précisant les étapes à suivre, le rôle et les responsabilités de chaque intervenant, les outils et les procédures à appliquer et les moments adéquats des interventions.
La direction détermine le rôle de chaque membre dans le processus. Selon la structure organisationnelle et l’architecture des activités et des services de l’entreprise, elle peut déterminer en premier lieu les responsables dotés des capacités appropriées, d’objectivité et de ressources qui devront diriger les opérations de pilotage. Le guide du pilotage COSO avance que «la première étape est d’établir une direction de pilotage au niveau exécutif qui, à titre indicatif, pourrait comprendre les :
- Directeur financier : responsable du pilotage du contrôle interne à l’égard de l’information financière ;
- Directeur du service informatique : responsable du pilotage des contrôles sur les systèmes d’information ; et
- Directeur du service juridique : responsable du pilotage des contrôles relatifs à la conformité aux lois et règlementations»172.
Par la suite, la direction du pilotage, ainsi formée, peut déterminer les personnes ayant les compétences et l’objectivité nécessaires pour l’exécution des différentes procédures. Les compétences et l’objectivité requises seront fonction de l’importance des risques que les contrôles à piloter sont censés gérer.
Il est, en outre, souhaitable d’associer l’ensemble du personnel de l’entreprise dans la mise en œuvre du processus de pilotage, chacun selon sa fonction et ses responsabilités, en vue d’assurer l’efficacité du dispositif et de développer une culture de contrôle au sein de toute l’organisation.
§ 2. L’identification des besoins
La mise en œuvre du dispositif de pilotage peut, dans certains cas, se heurter à une insuffisance de ressources disponibles. Cette insuffisance peut concerner les ressources humaines ou matérielles.
La mise en place d’une structure adéquate de pilotage implique nécessairement une identification des besoins en compétences spécifiques, technologies et autres ressources de différentes natures.
Ainsi, l’expert-comptable doit, dans cette étape, aider l’entreprise à identifier toutes les ressources nécessaires qu’elle doit se procurer pour une mise en œuvre adéquate du processus de pilotage. Il doit analyser l’adéquation entre les ressources humaines, les compétences disponibles et les technologies utilisées avec celles qui seront nécessaires pour assurer une mise en place efficace du dispositif de pilotage. Toutefois, cette analyse doit se faire tout en respectant le rapport coût/avantage.
Dans ce sens, la mise en place d’une fonction d’audit interne ou l’adoption d’un système intégré de gestion peuvent être des facteurs important de réussite du processus de pilotage.
Pour les grandes firmes, il peut être justifié de mettre en place des comités ou fonctions dédiés à la gestion du risque et au pilotage du système de contrôle.
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168 Abderraouf YAICH, Normes, pratiques et procédures de contrôle interne, 1996, page 225. ↑
169 Abderraouf YAICH, op.cit. ↑
170 Abderraouf YAICH, Normes, pratiques et procédures de contrôle interne, 1996, page 228. ↑
171 Abderraouf YAICH, op.cit, page 227. ↑
172 COSO, Internal Control – Integrated Framework, Guidance on Monitoring, janvier 2009, (traduction libre). ↑
Questions Fréquemment Posées
Quels sont les avantages de la formalisation du dispositif de pilotage ?
La formalisation des procédures de pilotage présente une multitude d’avantages, tels que l’amélioration des comportements, la capitalisation des connaissances, la rationalisation du processus, et l’accroissement du sentiment d’équité.
Comment la formalisation du processus de pilotage améliore-t-elle son efficacité ?
La formalisation du processus de pilotage permet d’améliorer considérablement son efficacité et son efficience en aidant à mieux comprendre les risques de l’entreprise et le système de contrôle.
Quels outils peuvent être utilisés pour la formalisation du système de pilotage ?
Les outils pour la formalisation du système de pilotage comprennent les manuels des procédures, les notes de service, les fiches de tâches et les schémas.