Comment garantir l’efficacité du contrôle interne ? Défis et solutions

L’efficacité du contrôle interne est souvent sous-estimée, pourtant elle est essentielle dans un environnement économique incertain. Cette recherche révèle des outils innovants et le rôle clé de l’expert-comptable pour naviguer dans les défis contemporains, transformant ainsi notre compréhension du pilotage organisationnel.

Sous-section 2 : L’identification des informations probantes et la

conception des outils de pilotage

Après avoir classé les risques par ordre de priorité et déterminé les contrôles clés, la direction doit identifier les informations probantes qui permettent de s’assurer que les contrôles ont été mis en œuvre et fonctionnent convenablement (§1).

Par la suite, l’organisation doit concevoir les outils et les procédures permettant de collecter les informations ainsi identifiées (§2).

§ 1. Identification des informations probantes

L’information probante peut être définie comme étant l’information qui permet de prouver un fait ou une situation donnée.

En matière de contrôle interne et de pilotage, les informations probantes sont celles qui permettent de conclure si un contrôle ou tout le système est bien conçu, mis en œuvre convenablement et fonctionne de façon correcte.

Ainsi, la direction doit collecter, à travers les activités de pilotage, toutes les informations nécessaires en vue de confirmer ou d’infirmer les conclusions concernant l’efficacité du système de contrôle interne.

Toutefois, pour être capable de soutenir de telles conclusions, l’information probantes doit avoir certaines caractéristiques aussi bien qualitatives que quantitatives (§1).

Les sources et la nature des informations peuvent être multiples et diversifiées, nous proposons donc de les étudier dans le deuxième paragraphe (§2).

1. Les caractéristiques qualitatives et quantitatives de l’information probante

Pour pouvoir soutenir adéquatement les conclusions de la direction quant à l’efficacité du système de contrôle interne, l’information utilisée doit être pertinente, fiable et opportune.

L’information qui présente l’une ou deux caractéristiques seulement peut être utile pour la conduite des opérations de pilotage, sans toutefois, être suffisante pour tirer des conclusions justifiées quant au fonctionnement efficace du système de contrôle.

L’information pertinente est l’information qui démontre quelque chose qui a un sens sur le fonctionnement du contrôle à évaluer.

Elle peut être directement ou indirectement liée au contrôle à évaluer, mais elle doit être signifiante et exploitable par son destinataire.

L’information fiable est celle qui est sûre, précise, vérifiable et objective.

La fiabilité est une condition préalable pour aboutir à des conclusions correctes quand au fonctionnement du système de contrôle.

Les informations provenant de source objective sont plus susceptible d’être fiables.

L’information opportune est celle liée à la période en considération.

Elle permet ainsi de conclure sur le fonctionnement des contrôles dans un cadre de temps déterminé.

Ainsi par exemple, le fait que les responsables disposent d’une information fiable et pertinente, que le système est efficace à un moment donnée ne veut pas dire que c’était aussi le cas l’année précédente.

Pour être opportune, l’information doit donc permettre de détecter les défaillances de contrôle au moment opportun avant qu’elles ne deviennent graves et affectent la réalisation des objectifs de l’organisation.

L’information suffisante correspond à un critère quantitatif de l’information mais elle peut aussi se référer aux caractéristiques qualitatives.

En effet, les responsables doivent réunir suffisamment d’informations pertinentes, fiables et opportunes, en utilisant une ou plusieurs procédures de pilotage, pour pouvoir tirer les conclusions adéquates sur le fonctionnement du système de contrôle.

Ainsi, si les responsables disposent d’une information fiable que les contrôles, dans un domaine déterminé, présentent une défaillance il y a trois mois de cela (lors de la dernière évaluation) et si l’importance du risque lié le justifie, ils doivent procéder à une nouvelle évaluation pour pouvoir réunir suffisamment d’information, permettant de conclure sur l’efficacité actuelle du système de contrôle.

Pour les contrôles répétitifs, la suffisance de l’information se rapporte à la taille et au choix de la population à évaluer, dans ce cas, ce sont les règles de l’échantillonnage statistiques qui s’appliquent.

Bien que les informations nécessaires pour tirer les conclusions convenables sur l’efficacité du système de contrôle doivent réunir globalement (c’est-à-dire une condition globale et non individuelle pour chaque information) toutes ces caractéristiques, les responsables des opérations de pilotage doivent, dans tous les cas, exercer leur jugement pour déterminer si les informations disponibles permettent de soutenir raisonnablement de telles conclusions.

De même, la direction doit prendre en considération le coût d’obtention de l’information nécessaire pour s’assurer de l’efficacité des contrôles mis en place.

Ce coût doit être raisonnable et proportionnel aux bénéfices attendus de l’obtention de telle information.

2. Les sources et la nature des informations

Les informations pouvant être utiles pour les besoins du pilotage peuvent être de sources internes ou externes et peuvent être de nature directe ou indirecte :

Les informations de sources internes : elles représentent toutes les informations qui proviennent de tous les membres de l’organisation ou qui découlent des observations directes ou indirectes à travers les évaluations du système de contrôle.

Tout le personnel, tous les documentos, toutes les activités et toutes les procédures peuvent former une source d’informations utile à la conduite du processus de pilotage.

Les informations de sources externes : elles représentent toutes les informations provenant de l’environnement externe direct ou indirect de l’organisation.

Les clients, les fournisseurs, les revendeurs, les administrations et toute la société peuvent fournir plusieurs informations utiles aux opérations de pilotage.

Information directe : elle confirme directement le fonctionnement des contrôles.

Elle peut être obtenue par l’observation directe des contrôles, en les exécutant de nouveau ou en évaluant leur fonctionnement.

Généralement, l’information directe est hautement pertinente du fait qu’elle fournit une vision claire du fonctionnement du système de contrôle.

Information indirecte : elle représente toutes autres informations qui pourraient indiquer un changement ou un disfonctionnement des contrôles.

Elle peut englober des statistiques de fonctionnement, des indicateurs de risque ou de performances et les données comparatives.

Selon le guide du pilotage COSO «l’utilisation des informations indirecte permet de détecter les anomalies qui pourraient signaler un changement ou un disfonctionnement des contrôles et les soumettre à un examen additionnel.

Cependant, elles ne fournissent pas une vision claire de leur fonctionnement.

Ainsi, elles s’apprêtent moins que les informations directes à détecter les défaillances du système de contrôle»⁴⁷.

§ 2. La conception et l’élaboration des outils de pilotage

Les outils et les procédures de pilotage sont multiples et variés.

Ils peuvent être intégrés dans le système de contrôle lui-même ou être exécutés à postériori dans le cadre des évaluations séparées.

L’architecture et la conception des outils et procédures de pilotage est un travail difficile à mener.

Il requiert des compétences spécifiques, des attitudes intellectuelles, une ouverture d’esprit et une connaissance parfaite du système de contrôle.

Outre les qualités et les attitudes intellectuelles que doit réunir un gestionnaire pour la conception des procédures et outils de pilotage (§1), celle-ci doit respecter certains principes et répondre à un ensemble de règles (§2).

1. Qualités et attitudes requises pour la conception des outils de pilotage

Les qualités et attitudes requises pour la conception des outils de pilotage sont celles requises pour la conception des procédures de contrôle interne d’une façon générale.

Ainsi, selon A. YAICH, certaines particularités caractérisent l’état d’esprit et les attitudes intellectuelles pour la conception du contrôle interne⁴⁸ :

1. Le sens du risque : l’inventaire exhaustif des risques et leur degré de gravité ainsi que leur probabilité de survenance doit être une préoccupation majeure dans toute réflexion menant à la conception des procédures de contrôle interne et des outils de pilotage.
2. La prise en compte du rapport coût/avantages : la contrainte des avantages supérieurs aux coûts est une règle de gestion générale qui s’intègre dans toutes les démarches de l’entreprise et doit, par conséquent, être prise en compte lors de la conception du système de contrôle interne et de son dispositif de pilotage.
3. La recherche constante de l’efficacité et de la performance : la démarche intellectuelle du concepteur des procédures de pilotage ou de contrôle doit être constamment braquée sur les impératifs d’efficacité, de performance et de compétitivité de l’entreprise.
4. En effet, la meilleure architecture serait inutile si elle favorise des contre-performances ou entraîne des lourdeurs bureautiques incompatibles avec ces impératifs.
5. La recherche de sécurités matérielles et sûres : dans tout travail humain, il faut, autant que faire se peut, se donner les moyens d’avoir une assurance physique qu’aucune erreur n’a pu échapper à la détection et que, par conséquent, les procédures et les outils doivent intégrer la preuve matérielle de leur parfaite exécution.
6. La recherche de dispositif d’alerte : le rôle le plus important du pilotage est de doter le système de contrôle d’un dispositif d’alerte permettant la détection des défaillances et des anomalies.
7. Les outils de pilotage doivent être intégrés en tant que possible dans les processus permettant ainsi de lancer les alertes en temps opportun.
8. Les dispositifs d’alerte les plus influents sont les dispositifs clés du contrôle.
9. La conjonction des qualités du système et des hommes de qualité : le plus souvent, la qualité et l’intégrité des hommes sont le meilleur palliatif aux insuffisances du contrôle interne.
10. Toutefois, croire que la qualité des hommes est suffisante, c’est se tromper gravement, car aucun être n’est à l’abri de l’erreur.
11. L’architecture du dispositif de pilotage comme celle du contrôle interne doit focaliser sur la qualité des procédures sans perdre de vue l’impératif pour l’entreprise de s’appuyer sur un personnel ayant une bonne moralité et un bon comportement.
12. La prise en compte des possibilités offertes par l’informatique : l’ingénierie des procédures de contrôle et des outils de pilotage ne saurait être pertinente sans la prise en compte des contraintes introduites et des possibilités offertes par l’informatique et les nouvelles technologies de l’information.

2. Les principes généraux dans la conception des outils de pilotage

Un pilotage conçu convenablement fournit toutes les informations pertinentes quant à l’efficacité du système de contrôle interne.

Il doit, en outre, être à même d’identifier et communiquer toutes les défaillances et anomalies du contrôle interne au moment opportun.

Pour être efficace et efficient, la conception des outils de pilotage doit répondre aux impératifs suivants :

• Le point de départ de toute démarche de conception des outils de pilotage est la compréhension de base du système de contrôle et de son fonctionnement.
• L’organisation du pilotage doit suivre un processus systématique pour déterminer «quoi», «qui», «comment» et «quand» faire.
• La conception du pilotage doit prendre en considération la façon dont le système de contrôle gère ou réduit les risques significatifs, et non la façon dont les activités de contrôle fonctionnent individuellement.
• Les outils doivent être documentés, clairs et faciles à comprendre (en utilisant des modèle le cas échéant).
• Les outils doivent indiquer les contrôles à piloter et les risques liés.

La conception des outils de pilotage doit, également, prendre en considération les variables qui peuvent affectées leur mise en œuvre.

En outre, une bonne conception des procédures de pilotage doit permettre au système de s’autocontrôler et d’identifier les disfonctionnements possibles.

Finalement, la conception et l’architecture des outils et procédures de pilotage ne peuvent être uniques à toutes les entreprises ou aux différentes fonctions de la même organisation.

Elles doivent être adaptées au profil de risque et à la structure de l’entreprise et du système de contrôle.

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⁴⁷ COSO, Internal Control – Integrated Framework, Guidance on Monitoring, janvier 2009, (traduction libre). ↑

⁴⁸ Abderraouf YAICH, Normes, pratiques et procédures de contrôle interne, 1996, page 228-230. ↑

Questions Fréquemment Posées

Quelles sont les caractéristiques de l’information probante dans le contrôle interne?

L’information probante doit être pertinente, fiable, opportune et suffisante pour soutenir les conclusions sur l’efficacité du système de contrôle interne.

Comment identifier les informations probantes pour le pilotage du contrôle interne?

La direction doit collecter toutes les informations nécessaires à travers les activités de pilotage pour confirmer ou infirmer les conclusions concernant l’efficacité du système de contrôle interne.

Pourquoi est-il important d’avoir des informations fiables et pertinentes dans le contrôle interne?

Les informations fiables et pertinentes sont essentielles pour tirer des conclusions correctes sur le fonctionnement du système de contrôle et pour détecter les défaillances de contrôle avant qu’elles ne deviennent graves.