Le cadre théorique des NTIC en comptabilité révèle que 70 % des experts-comptables constatent une transformation radicale de leurs pratiques. Cette étude met en lumière comment ces technologies redéfinissent les relations professionnelles et ouvrent la voie à de nouveaux services essentiels.
La communication
Les relations classiques entre une entreprise et son expert-comptable peuvent être perçues comme étant angoissantes pour les deux parties. En effet, le patron d’une entreprise a l’impression d’être dessaisi de ses données économiques, l’expert ne peut lui faire profiter de tout son savoir. Les contacts entre le professionnel et son client ne sont qu’épisodiques pour les bilans, ou lorsqu’il surgit un problème.
Aujourd’hui, avec les NTIC et surtout Internet, beaucoup de nouveaux moyens de communication sont à disposition de l’expert et de son client, «la principale innovation d’Internet n’est pas technologique : c’est d’abord et avant tout un moyen exceptionnel et jamais imaginé jusqu’à présent pour mettre les hommes en communication» 1.
Le site Internet du cabinet est l’un des moyens les plus performants pour communiquer avec l’extérieur. Cette communication peut être avec les clients potentiels du cabinet ou avec tout autre intéressé, à condition de respecter les règles déontologiques de la profession. Un autre moyen de communication qui représente l’une des innovations qu’apporte Internet c’est le courrier électronique, il remplace le fax et, peut être utilisé dans la communication interne qu’externe du cabinet.
On se propose dans cette partie de présenter le courrier électronique, puis de déterminer l’utilité du site du cabinet, d’énumérer les règles déontologiques à respecter, et enfin de préciser les étapes d’implantation du site.
Le courrier électronique
Jamais un moyen de communication n’a pu s’imposer aussi rapidement que le courrier électronique. En quelques années, le e-mail est devenu le moyen de communication le plus répandu. Aujourd’hui, avoir une adresse électronique est aussi indispensable que le numéro de téléphone ou la boite aux lettres.
Pour envoyer un e-mail, il suffit d’avoir l’adresse de votre correspondant, une connexion au réseau Internet et par une simple clique de souris, le message est passé à la personne que vous désirez. L’originalité du courrier électronique c’est qu’il permet la correspondance entre deux personnes dispersées dans le temps et dans l’espace et qu’il permet également de faire accompagner votre message par des fichiers tirés sur des logiciels de calcul ou de comptabilité par exemple.
Il présente l’avantage par rapport au fax que le document envoyé est directement exploitable sous forme de fichier informatique, ce qui permet de supprimer les opérations de ressaisi et augmenter la productivité.
Les cabinets d’expertise comptable peuvent utiliser le e-mail pour adresser toutes informations utiles à leurs clients. Cette information peut comporter des fichiers de comptabilité, des tableaux de bord, ou toutes autres informations qui peuvent être échangées entre le cabinet et son client. L’information circule donc en temps réel par voie électronique, ce qui permet aux chefs d’entreprise cliente du professionnel comptable de mieux gérer ses affaires et améliore le processus décisionnel.
Le cabinet peut également récupérer les données relatives aux clients en utilisant le courrier électronique, ce qui permet d’améliorer la productivité et de minimiser les coûts des missions.
Le site Internet du cabinet
Qu’est ce qu’un site Internet ?
Définition
Le site Internet est une suite de pages, de textes ou d’images, reliés entre elles par des liens appelés liens hypertextes. L’organisation de ces liens permet de construire le site en suivant une structure logique qui représente l’arborescence. La restitution de ces pages est assurée sur demande par un serveur Internet et à travers un logiciel de navigation.
Les composantes d’un site Internet
L’exploitation d’un site Internet nécessite :
- la conception et la réalisation des pages,
- un hébergement : le site doit être trouvé sur un serveur Internet (un ordinateur connecté 24/24 à Internet et qui délivre les contenus des sites aux connectés sur demande),
- un nom de domaine : chaque site Internet a une adresse sur le réseau qui permet aux internautes de le retrouver plus facilement,
- le référencement : pour trouver une information sur Internet, le demandeur recourt le plus souvent à un moteur de recherche. Ce dernier est une base de données référençant un grand nombre de sites.
Caractéristiques d’un site Internet
Les sites Internet sont classés généralement en trois catégories à savoir :
- plaquette commerciale ou site vitrine : c’est un site statique où on trouve quelques informations d’ordre général. Le principal intérêt est de représenter l’entreprise ou le cabinet sur Internet,
- les sites d’information : ils permettent la diffusion des informations sur Internet. Ils sont du type statique mais ils demandent une mise à jour fréquente,
- et les sites d’échange ou de commerce électronique : ce sont des sites interactifs permettant les échanges de données entre différents intervenants. Ce type de site est le plus approprié pour les cabinets d’expertise comptable dans la mesure ou ils veulent créer un espace de travail avec les clients.
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1 Régis Van Lieflant, IFEC, Economie et comptabilité N° 213, Décembre 2000. ↑
Questions Fréquemment Posées
Comment les NTIC améliorent-elles la communication entre les experts-comptables et leurs clients?
Aujourd’hui, avec les NTIC et surtout Internet, beaucoup de nouveaux moyens de communication sont à disposition de l’expert et de son client, comme le courrier électronique qui permet une correspondance efficace.
Quels sont les avantages du courrier électronique pour les cabinets d’expertise comptable?
Le courrier électronique présente l’avantage par rapport au fax que le document envoyé est directement exploitable sous forme de fichier informatique, ce qui permet de supprimer les opérations de ressaisie et d’augmenter la productivité.
Qu’est-ce qu’un site Internet pour un cabinet comptable?
Le site Internet est une suite de pages, de textes ou d’images, reliés entre elles par des liens appelés liens hypertextes, permettant de communiquer avec les clients potentiels et de respecter les règles déontologiques de la profession.