Le cadre théorique de l’audit révèle que 70 % des entreprises sous-estiment l’importance d’un contrôle interne efficace dans le processus d’achat. Cette étude met en lumière les enjeux cruciaux et les meilleures pratiques, transformant ainsi notre compréhension de la fonction achat et son impact sur la performance globale.
Acceptation et traitement des livraisons (ou des services reçus)
- Objectifs du contrôle interne
Il faut en ce domaine garantir que :
- les délais de livraison prévus sont respectés,
- les livraisons (ou les services reçus) ne peuvent être acceptés que s’ils correspondent à une demande,
- les livraisons sont faites selon les spécifications de la commande.
Organisation correspondante
Les éléments suivants constituent, en général, les bases d’une organisation satisfaisante :
- un bon d’entrée (ou de réception) est établi pour chaque réception. Il est particulièrement utile que ces bons soient pré numérotés. Dans les petites entreprises, un double du bon de commande peut servir de bon de réception. On pourra même admettre dans certains cas l’utilisation du bon de livraison du fournisseur, mais à la condition que celui-ci soit numéroté dès son arrivée.
- un contrôle des réceptions est prévu. Les livraisons ne doivent être acceptées que dans la mesure où la réception correspond à un bon de commande de l’entreprise. Pratiquement, il est nécessaire que le service chargé de la réception possède une copie de l’ordre d’achat l’autorisant à effectuer une entrée de marchandises. Sur cette copie, il est souhaitable que les quantités soient omises.
Un certain nombre de vérifications doivent être effectuées ; elles sont généralement faites en deux temps :
- Contrôle de spécification et de quantité par rapprochement entre le bon de commande et le bon de réception,
- Contrôle de qualité de la marchandise reçue ; il ne peut être fait que par une personne compétente (en général un technicien) qui procédera soit de manière exhaustive, soit par sondages. Les vérifications de qualité et de quantité doivent être matérialisées sur le bon de réception.
Enregistrement des dettes
- Objectifs du contrôle interne
Le contrôle interne doit garantir que :
- les dettes sont constatées au fur et à mesure de la réception des fournitures et des services,
- la comptabilité est correctement organisée pour traiter ces opérations.
Organisation correspondant à ces objectifs
La comptabilité doit être en mesure de détecter les marchandises reçues pour lesquelles aucune facture n’est encore parvenue. A cet égard, une bonne procédure (parmi d’autres possibles) consiste à transmettre systématiquement à la comptabilité les doubles des bons de commande et des bons de réception. Ceci permet à cette dernière, d’une part, d’effectuer le regroupement en liasse du bon de commande, du bon de réception et de la facture ; d’autre part de pouvoir connaître à tous moments l’ensemble des réceptions effectuées pour lesquelles la facture n’a pas encore été reçue.
Il est nécessaire que la comptabilité soit organisée de manière que soient évités :
- la perte ou simplement l’absence de suivi des factures fournisseurs. Dans cet esprit, il est indispensable que les factures soient centralisées dès réception par la comptabilité. Celle-ci peut alors sans risque les transmettre aux différents services qui peuvent avoir à les utiliser (par exemple au service « Achats » pour vérification des prix facturés). De plus, les délais de circulation dans les différents services et les litiges éventuels ne doivent pas faire obstacle à la récupération de la T.V.A. dans les délais normaux,
- les confusions dans la tenue des comptes fournisseurs qui peuvent donner lieu à des litiges et détériorer l’image de marque de l’entreprise,
- les retards de règlement qui peuvent se traduire par le versement d’indemnités,
- l’enregistrement incorrect des charges nées de ces opérations. A cet égard, on peut mentionner les procédures suivantes :
¾ dès leur réception, les factures sont numérotées, afin de permettre leur identification et datées afin de mémoriser leur date d’arrivée,
¾ les doubles doivent être oblitérés d’un tampon « Duplicata – Ne pas enregistrer »,
¾ avant d’être vérifiées, elles doivent être classées en attente (il convient de noter que l’ensemble des factures classées en attente devra être examiné avec soin en fin d’exercice, au moment de l’établissement du bilan),
¾ un certain nombre d’opérations est effectué avant l’enregistrement de la facture :
- un rapprochement de la facture, du bon de réception et du bon de commande en vue de s’assurer que la facture correspond à une réception effective, acceptée et légitime,
- vérification de la facture : additions, multiplications, prix unitaire, calcul des taxes,
- affectation comptable des montants figurant sur la facture ; comptes de charges, de T.V.A., fournisseurs et éventuellement imputations analytiques,
- concernant le problème particulier de la T.V.A. à récupérer, des instructions écrites précises sont données aux comptables chargés des imputations en mentionnant les cas où la récupération est possible, les cas où elle ne l’est pas, l’application éventuelle de pourcentage de récupération, etc…,
- approbation de la facture, par une personne responsable,
- une fois enregistrée, la facture doit être classée dans un échéancier jusqu’à ce qu’elle soit payée.
- Certains cas particuliers sont susceptibles de se produire et la comptabilité doit être en mesure de les suivre, par exemple :
- en cas de retour des marchandises après un premier usage qui n’a pas donné satisfaction, il convient d’obtenir du fournisseur un avis de réception et il faut
demander au fournisseur d’établir un avoir. Ce genre de situation se traduit en général par diverses négociations qui se prolongent dans le temps (parfois même par un contentieux). Dans tous les cas, il est indispensable que l’ensemble des réclamations soit suivi par un responsable. Les factures en suspens doivent faire l’objet d’un contrôle constant et plus particulièrement à l’occasion de l’établissement des comptes de fin d’exercice,
- en cas de livraison incomplète, des précautions doivent être prises quant aux modalités de règlement,
- si des avances sont versées au fournisseur, une procédure doit être mise en place pour qu’elles viennent en déduction du règlement définitif,
- si les ristournes constituent une habitude de la profession (grands magasins par exemple), une procédure particulière doit être mise en oeuvre pour les suivre.
Questions Fréquemment Posées
Quels sont les objectifs du contrôle interne dans le processus d’acceptation des livraisons?
Les objectifs du contrôle interne doivent garantir que les délais de livraison prévus sont respectés, que les livraisons correspondent à une demande, et qu’elles sont faites selon les spécifications de la commande.
Comment doit être organisée la réception des marchandises?
Un bon d’entrée est établi pour chaque réception, un contrôle des réceptions est prévu, et des vérifications de spécification et de qualité doivent être effectuées.
Quelles procédures doivent être mises en place pour l’enregistrement des dettes?
La comptabilité doit être capable de détecter les marchandises reçues sans facture, centraliser les factures dès réception, et éviter les confusions dans la tenue des comptes fournisseurs.