L’archivage fiscal dans les PME est souvent négligé, pourtant une étude révèle que 70 % des entreprises rencontrent des difficultés lors des vérifications fiscales. Cette recherche propose une démarche méthodologique innovante pour optimiser l’archivage, garantissant ainsi une réponse rapide et efficace face aux enjeux fiscaux.
§ 5. L’archivage
La possibilité de répondre correctement et rapidement lors d’une vérification fiscale dépend en partie de la qualité et de la rapidité de restitution des informations et documentations archivées. Il est donc essentiel que l’archivage soit effectué de manière rigoureuse.
Bien que les entreprises restent très libres sur les modalités d’archivage du fait que la réglementation se prononçant davantage sur les exigences de restitution que sur la méthodologie d’archivage, l’expert-comptable devrait recommander une grande rigueur dans le processus d’archivage et dans la formalisation des travaux (inscriptions claires et précises sur les boîtes archivées, liste des boîtes archivées communiquées à un responsable202).
L’auditeur fiscal devrait s’assurer aussi que des précautions particulières doivent être prises en matière d’archivage informatique afin de pouvoir répondre aux exigences de l’administration en matière de contrôle (présentation des données, documentation), mais également sur un plan matériel (conservation de sauvegardes dans les armoires anti-feu, conservation d’un logiciel permettant une relecture).
Les documents ne peuvent être conservés que sous leur forme originale, ce qui exclut de les archiver sur microfilms ou sur bandes magnétiques.
Pour ce qui des délais, la réglementation se limite à prévoir une durée de conservation de dix ans pour les documents et pièces comptables203.
Une durée de conservation plus longue est requise lorsque des amortissements réputés différés en période déficitaire ou des crédits d’impôts remontent à plus de dix ans.
L’auditeur fiscal peut recommander, à cet effet, la constitution d’une base informatique des données fiscales (BIDF204) comportant un résumé des impôts et taxes ayant été déclarés durant au moins les dix derniers exercices.
Cette base permet de :
- avoir une idée sur les impôts et taxes qui ont été déclarés par l’entreprise, leur importance et leur évolution dans le temps ;
- prévoir et planifier les impôts et taxes que la société doit supporter dans les années à venir ;
- faciliter l’obtention de toute information concernant le dossier fiscal de la société.
§ 6. La veille fiscale (stay awake)
La matière fiscale est en perpétuel mouvement. Les personnes chargées de la fiscalité doivent mettre à jour leurs connaissances continuellement et bénéficier de dispositifs de veille fiscale permettant de suivre, rapidement et en temps opportun, l’évolution de la législation, de la réglementation, de la doctrine et des pratiques administratives et d’en informer l’ensemble des personnes impliquées dans la gestion fiscale de l’entreprise205.
Ce suivi est un facteur déterminant dans la prévention et l’optimalisation fiscale. A titre d’exemple, un changement de taux non appliqué à temps ou un revirement de la doctrine administrative non pris en compte peuvent avoir des conséquences préjudiciables.
L’auditeur fiscal doit s’assurer que l’activité de veille fiscale recouvre l’ensemble des actions coordonnées de recherche, de collecte des textes qui régissent l’activité de l’entreprise, d’analyse et de diffusion de l’information utile aux différentes unités de l’entreprise206.
En effet, du fait que la fiscalité tunisienne est une fiscalité à essence pratique, l’auditeur fiscal doit s’assurer que l’entreprise collecte, outre les textes légaux, la doctrine administrative à savoir les notes communes et les prises de position. Les textes réglementaires collectés doivent être classés par date, thème et par source de droit et archivés d’une manière qui permet une accessibilité rapide. A défaut de collecte, l’auditeur fiscal doit s’assurer que l’entreprise accède à cette documentation.
Ainsi une bonne veille fiscale paraît indispensable à la mise en place d’un système efficace de gestion des risques fiscaux207.
§ 7. Le niveau de maturité du système de gestion fiscale de l’entreprise
Après avoir recensé dans la première phase de son intervention les caractéristiques fiscales de l’entreprise, l’auditeur est conduit à mettre en évidence le niveau de maturité de la gestion du risque fiscal de la société. Le niveau de maturité ainsi déterminé conditionne la nature, le calendrier et l’étendue de procédures d’audit complémentaires.
A partir des différentes constatations ainsi opérées, il lui appartiendra alors de déterminer l’orientation qu’il doit donner à la suite de ses travaux, notamment dans le cadre des contrôles de régularité proprement dits208.
En effet, l’échelle de maturité de la gestion du risque fiscal est composée de six niveaux209:
- Niveau 0, gestion inexistante: l’entreprise n’est même pas consciente qu’il y a un risque fiscal à gérer, positif ou négatif.
- Niveau 1, gestion initialisée: l’entreprise a conscience qu’il y a un risque fiscal (positif ou négatif) qu’elle gère de façon réactive et improvisée au gré des personnes.
- Niveau 2, gestion non formalisée: le processus de gestion est conçu et transmissible mais reste non formalisé. Bien que les personnes impliquées par la fiscalité utilisent des procédures qui contribuent à la gestion du risque fiscal, il n’y a pas de formation organisée, ni de procédures écrites (manuel de gestion des risques). La responsabilité est laissée à l’individu dont le comportement peut échapper à la correction par le système.
- Niveau 3, processus standardisé: les procédures de gestion des risques sont définies, documentées et communiquées par une formation structurée. Toutefois, peu de contrôle permet de constater et corriger les déviations. Le système reste standard et innove peu.
- Niveau 4, processus maîtrisé: il est possible de constater et de mesurer la conformité des pratiques au système conçu et formalisé et d’agir lorsque les processus ne fonctionnent pas correctement. Les processus s’améliorent continuellement en s’inspirant des meilleures pratiques. Le système développe de façon efficace des auto-contrôles et tend vers l’optimisation.
- Niveau 5, processus optimisé: les processus ont atteint le niveau des meilleures pratiques suite à une dynamique d’amélioration constante. L’optimisation et la planification fiscale sont globales et s’exercent dans le strict respect des critères de compliance. Le système est gouverné par une logique d’amélioration continue, de développement et d’utilisation de compétences élevées et intègres.
L’auditeur fiscal devrait situer la société auditée à un niveau de l’échelle de maturité de gestion du risque fiscal afin de déterminer dans un premier temps la nature, le calendrier et l’étendue de procédures d’audit complémentaires et dans un second temps les mesures d’amélioration du processus de gestion du risque fiscal inscrites dans le rapport d’audit.
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203 L’article 62 § IV du code de l’IRPP et l’IS dispose «les livres de commerce et autres documents comptables, et d’une façon générale, tous documents dont la tenue et la production sont prescrites en exécution du présent code doivent être conservés pendant dis ans ». ↑
204 K.Thabet, Séminaire la théorie de l’audit fiscal, lumière formation, 2007. ↑
205 R.Yaich, L’impôt sur les sociétés 2007: Maîtrise des risques fiscaux, Les Editions Raouf Yaich, 2007, p.24. ↑
206 K.Ayadi Loukil, La gestion du risque fiscal dans les PME: Elaboration d’un manuel de gestion du risque fiscal, mémoire pour l’obtention du diplôme d’expert-comptable, Faculté des Sciences Economiques et de Gestion de Sfax, 2007-2008, p.35. ↑
207 K.Ayadi Loukil, La gestion du risque fiscal dans les PME: Elaboration d’un manuel de gestion du risque fiscal, mémoire pour l’obtention du diplôme d’expert-comptable, Faculté des Sciences Economiques et de Gestion de Sfax, 2007-2008, p.37. ↑
208 M.Chadefaux, L’audit fiscal, Editions Litec, 1987, p.253. ↑
209 R.Yaich, L’impôt sur les sociétés 2007: Maîtrise des risques fiscaux, Les Editions Raouf Yaich, 2007, p.26. ↑
Questions Fréquemment Posées
Comment l’archivage fiscal influence-t-il la gestion des PME ?
La possibilité de répondre correctement et rapidement lors d’une vérification fiscale dépend en partie de la qualité et de la rapidité de restitution des informations et documentations archivées.
Quelle est la durée de conservation des documents comptables selon la réglementation ?
La réglementation se limite à prévoir une durée de conservation de dix ans pour les documents et pièces comptables.
Pourquoi est-il important d’effectuer une veille fiscale dans les PME ?
Une bonne veille fiscale paraît indispensable à la mise en place d’un système efficace de gestion des risques fiscaux.