L’analyse des outils de communication révèle que la gestion des risques dans l’expertise comptable repose sur des compétences comportementales souvent sous-estimées. Ces découvertes mettent en lumière l’importance cruciale de la communication pour favoriser un environnement propice à la réussite professionnelle.
Section 2 :
Les outils de communication sur la de gestion des risques
Le développement d’une culture du risque ainsi que l’efficacité du processus de gestion des risques dépendent des outils de communication mis en place par l’expert-comptable au sein du cabinet. En effet, la communication joue un rôle fondamental dans la création d’un bon environnement interne et dans le soutien aux autres éléments du dispositif de management des risques355.
Les outils de communication permettent aux collaborateurs de mieux recevoir et partager l’information sur la politique du cabinet en matière de gestion des risques, de comprendre les objectifs et de contribuer à leur réalisation.
Pour être efficace, la communication doit être multidirectionnelle : ascendante, descendante et transversale.
Cette communication peut revêtir différentes formes, pouvant exister au sein du cabinet, à savoir :
- La forme écrite par l’élaboration des manuels de procédures, des codes de conduite, des rapports et des notes internes ainsi que tout autre document traitant de la gestion des risques (sous-section 1).
- La forme verbale par la participation des collaborateurs à la fixation de la stratégie et des objectifs et à l’ouverture des canaux d’accès au plus haut responsables dans le cabinet (sous-section 2) ; et
- La tenue de réunions périodiques permettant d’évaluer le processus mis en place et de discuter des nouveaux risques identifiés (sous-section 3).
Sous-section 1 : La documentation
La documentation constitue une source d’information et de communication entre les membres du cabinet. Toutefois, l’intérêt de la documentation dépend de son contenu et de sa mise à jour continue.
§1. L’importance de la documentation
La documentation est le meilleur moyen de gestion de l’information dans le cabinet (collecte, organisation, stockage, donc capitalisation et diffusion). Elle contribue au développement des connaissances des collaborateurs.
355 IFACI, PricewaterhouseCoopers & Landwell & associés, op.cit, page 259.
Selon Madinier (H.), le centre de compétences HEG « chez Ernst & Young, la mise en place d’un programme de gestion des connaissances basé essentiellement sur la documentation a permis d’accroître les performances et les bénéfices de 44% en 2 ans (Davenport 1997) »356.
De même, la documentation des travaux accomplis contribue à la transparence du processus de gestion des risques.
Documenter clairement toutes les activités, les points à examiner, les hypothèses, les incertitudes et les décisions clarifie et facilite la compréhension de tous les aspects relatifs au processus décisionnel en matière de gestion des risques357.
Malgré son importance, la documentation est très peu utilisée par les experts-comptables ayant participé à l’enquête358.
Quand elle existe, la nature et le contenu de la documentation varient d’un cabinet à un autre et dépendent, principalement, du rapport coûts/avantages et de la taille du cabinet.
§2. Le contenu de la documentation
Le contenu de la documentation, en matière de gestion des risques, varie d’un cabinet à un autre, dans la mesure où plusieurs facteurs interviennent dans sa détermination, notamment, le volume d’activités du cabinet et le nombre de collaborateurs.
Dans ce sens, Santé Canada affirme que « bien qu’il soit important d’assurer la clarté et l’intelligibilité de la documentation, il faut mesurer l’importance de la documentation en fonction des ressources et des priorités, surtout lorsqu’il est essentiel d’intervenir en tenant compte du moment opportun »359.
Les coûts engagés afin de s’approprier d’une documentation doivent être justifiés par les avantages qu’elle octroie en matière d’information et d’efficacité du processus de gestion des risques.
356 Madinier (H.), « Documentation de projet et gestion des connaissances : les liens », le centre de compétences HEG, 2006, page 3.
357 Principes fondamentaux en gestion du risque de Santé Canada, http://www.hc-sc.gc.ca/hpfb-dgpsa/hcrisk_f.pdf, visité en janvier 2007.
358 L’analyse de la question 19 du questionnaire montre que 12%, uniquement, des participants utilisent la documentation comme moyen de communication sur les risques, alors que 80% font recours à la communication directe.
359 Principes fondamentaux en gestion du risque de Santé Canada, http://www.hc-sc.gc.ca/hpfb-dgpsa/hcrisk_f.pdf, visité en janvier 2007.
La documentation devrait être simple, synthétique360 et standardisée, elle ne doit pas être excessive. Madinier (H.) affirme que « Trop d’informations tue l’information »361.
La documentation du processus de gestion des risques peut être constituée des éléments suivants :
- Les manuels de procédures : Le Manuel de procédures définit la politique générale et les procédures appliquées par le cabinet en matière de gestion des risques. Il constitue la référence devant être utilisée par les collaborateurs du cabinet dans leurs activités visant à mettre en œuvre le processus de gestion des risques362.
Il s’agit d’un document expliquant d’une façon appropriée le fonctionnement du processus de gestion des risques. Les manuels prennent, généralement, la forme de livres ou de classeurs.
- Les codes de conduite : Le code de conduite se veut un guide plus ferme que les
manuels de procédures et surtout plus compact que la multitude de pages qui détaillent la mise en œuvre du processus de gestion des risques. Cependant il reprend la forme de principes et instructions à respecter avec discernement363.
- Les notes internes : Il s’agit de notes émanant de l’expert-comptable, comportant
des instructions à respecter ou des informations à mettre à la connaissance de certains ou de tous les collaborateurs d’une part, ainsi que des notes émanant de ces derniers et destinées au chef du cabinet, portant information des événements nouveaux ou des insuffisances constatées lors de la mise en œuvre du processus de gestion des risques, d’autre part.
Ces notes sont utilisées dans les cabinets de petite et moyenne taille ainsi que dans les cabinets de grande taille lorsqu’il s’agit de décisions non récurrentes.
- Les procès verbaux de réunions : Les procès verbaux comportent les comptes-
rendus des réunions.
- Les ouvrages et recherches traitant de la gestion des risques ainsi que des risques professionnels.
La documentation ne peut pas être statique dans la mesure où elle doit être adaptée en fonction des changements vécus au niveau du cabinet et de l’environnement externe.
360 Prax (J-Y.) & Michel (J.) (op.cit), experts en gestion des connaissances, insistent sur les méfaits de la surcharge informationnelle, et par assimilation, de l’hyperdocumentation, qui est tout sauf rentable.
361 Madinier (H.), « Documentation de projet et gestion des connaissances : les liens », le centre de compétences HEG, 2006, page 4.
362 http://www.airports.org/aci/aci/file/ACI%20Policy%20HB/PHB4-FRANCAIS.pdf, visité en janvier 2007.
363 http://fr.wikipedia.org/wiki/WP:Code_de_bonne_conduite, visité en janvier 2007.
§3. La mise à jour de la documentation
L’environnement dans lequel exercent les professionnels comptables est caractérisé par la constance des changements. Le degré d’incertitude augmente de jour en jour, des nouveaux risques apparaissent, le volume des activités ainsi que le nombre de collaborateurs changent, les objectifs évoluent. Les traitements des risques pertinents, à un moment donné, peuvent devenir inappropriés. Le système de contrôle peut devenir inefficace ou inappliqué. Toutes ces mutations doivent être prises en considération dans la gestion des connaissances des membres du cabinet et particulièrement par la mise à jour de la documentation.
La culture du risque joue, à cet effet, un rôle important. Yaïch (A.) ajoute que, « la culture du risque fait que, même lorsque l’entreprise est « en contrôle » aujourd’hui, sa direction a conscience que le mode de fonctionnement qui permet aujourd’hui d’être
« en contrôle », ne garantit pas nécessairement que l’entreprise le demeure face au niveau de changement et de complexité du monde des affaires de demain et que, par conséquent, la vigilance est une condition de survie dans le nouveau mode de fonctionnement de l’économie »364.
Bien que considérée comme moyen écrit de communication, la documentation ne suffit pas à elle seule. D’autres outils de communication, non écrits, doivent être mis en place, notamment la concertation, l’ouverture des canaux d’accès aux hauts responsables ainsi que l’organisation de réunions régulières.
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355 IFACI, PricewaterhouseCoopers & Landwell & associés, op.cit, page 259. ↑
356 Madinier (H.), « Documentation de projet et gestion des connaissances : les liens », le centre de compétences HEG, 2006, page 3. ↑
357 Principes fondamentaux en gestion du risque de Santé Canada, http://www.hc-sc.gc.ca/hpfb-dgpsa/hcrisk_f.pdf, visité en janvier 2007. ↑
358 L’analyse de la question 19 du questionnaire montre que 12%, uniquement, des participants utilisent la documentation comme moyen de communication sur les risques, alors que 80% font recours à la communication directe. ↑
359 Principes fondamentaux en gestion du risque de Santé Canada, http://www.hc-sc.gc.ca/hpfb-dgpsa/hcrisk_f.pdf, visité en janvier 2007. ↑
360 Prax (J-Y.) & Michel (J.) (op.cit), experts en gestion des connaissances, insistent sur les méfaits de la surcharge informationnelle, et par assimilation, de l’hyperdocumentation, qui est tout sauf rentable. ↑
361 Madinier (H.), « Documentation de projet et gestion des connaissances : les liens », le centre de compétences HEG, 2006, page 4. ↑
362 http://www.airports.org/aci/aci/file/ACI%20Policy%20HB/PHB4-FRANCAIS.pdf, visité en janvier 2007. ↑
363 http://fr.wikipedia.org/wiki/WP:Code_de_bonne_conduite, visité en janvier 2007. ↑
Questions Fréquemment Posées
Quels sont les outils de communication essentiels pour la gestion des risques en expertise comptable ?
Les outils de communication permettent aux collaborateurs de mieux recevoir et partager l’information sur la politique du cabinet en matière de gestion des risques, de comprendre les objectifs et de contribuer à leur réalisation.
Pourquoi la documentation est-elle importante dans la gestion des risques ?
La documentation est le meilleur moyen de gestion de l’information dans le cabinet, elle contribue au développement des connaissances des collaborateurs et à la transparence du processus de gestion des risques.
Comment la communication doit-elle être organisée dans un cabinet d’expertise comptable ?
Pour être efficace, la communication doit être multidirectionnelle : ascendante, descendante et transversale.