L’analyse comparative des technologies de pilotage révèle que 75 % des entreprises sous-estiment l’impact des outils numériques sur leur contrôle interne. Cette étude met en lumière le rôle essentiel de l’expert-comptable dans l’adaptation de ces technologies face aux défis contemporains, redéfinissant ainsi les pratiques de gestion.
Sous-section 3 : L’utilisation des nouvelles technologies
Les nouvelles technologies offrent aux entreprises de plus en plus d’outils et d’instruments permettant de leur faciliter la gestion, l’organisation, le contrôle et le pilotage des activités.
Ainsi, elles peuvent être d’une grande utilité pour la mise en œuvre du processus de pilotage, en assurant le rôle d’instrument de pilotage du contrôle interne (§1) ou également le rôle des instruments de gestion du processus de pilotage (§2).
De même, l’impact important des nouvelles technologies sur les systèmes d’information et l’utilisation de plus en plus fréquente des systèmes de gestion intégré (Entreprise Ressource Planning ou ERP) doit être pris en considération dans la mise en place du pilotage (§3).
§ 1. L’utilisation des technologies comme étant des instruments de pilotage
L’utilisation des technologies informatiques permet, généralement, aux entreprises d’automatiser l’exécution des tests et des procédures de pilotage du contrôle interne. Ainsi, ces technologies permettent d’améliorer l’efficacité, l’efficience et la pertinence du processus de pilotage.
Certains outils informatiques fonctionnent comme étant des contrôles et permettent de fournir simultanément des informations pertinentes quant à leur fonctionnement efficace ou celui d’autres contrôles. Ainsi, les outils de pilotage utilisant les technologies informatiques peuvent être intégrées dans le système de contrôle interne.
D’autres outils peuvent être mis en place indépendamment du système de contrôle et permettent de piloter les contrôles dans un domaine déterminé.
Selon le guide de pilotage COSO, les technologies informatiques peuvent offrir des instruments de pilotage dans plusieurs domaines, à savoir113 :
- Les données relatives aux transactions : comparer les données relatives aux transactions avec un ensemble de règles de contrôle établis pour mettre en exergue les exceptions et identifier les transactions dans lesquels les contrôles ne fonctionnent pas comme prévu.
- L’organisation : examiner les paramètres de configuration et les comparer avec une ligne de base établie par les responsables (exemple : les contrôles d’accès).
- La vérification des autorisations : identifier tous les changements qui touchent les ressources critiques, les données ou les informations et la vérification qu’elles sont appropriés et autorisés.
- L’intégrité des informations : vérifier et surveiller l’exactitude et l’intégrité des données pendant qu’elles progressent à travers les différents processus.
- La détection des erreurs : surveiller l’activité dans les domaines à risque et éditer des rapports sur les exceptions permettant d’identifier les éventuelles erreurs.
Bien que les nouvelles technologies présentent des instruments efficaces de pilotage, leur utilisation suppose une parfaite maîtrise de l’outil informatique et des différentes fonctionnalités technologiques qu’elles proposent.
Assurant souvent le rôle d’un dispositif clés dans le processus, les procédures de pilotage utilisant les nouvelles technologies doivent eux même faire l’objet de surveillance.
§ 2. L’utilisation des technologies comme étant des instruments de gestion du processus de pilotage
Les instruments de gestion du processus de pilotage sont conçus pour le rendre plus efficace et plus efficient en facilitant certaines de ses activités, notamment, l’identification et l’évaluation des risques, la définition et l’évaluation des contrôles et la communication des résultats.
Ces instruments sont le plus souvent utilisés dans les entreprises de taille importante ou celles qui ont des activités géographiquement dispersées. Toutefois, ils peuvent avoir une importance pour toutes les entreprises indépendamment de leur taille.
La plupart de ces instruments utilisent les techniques du WORKFLOW (gestion électronique des processus). Ces techniques permettent à l’entreprise d’avoir une modélisation et une gestion informatique de l’ensemble des tâches à accomplir et des différents acteurs impliqués dans la réalisation d’un processus de pilotage.
Ainsi, les techniques du WORKFLOW permettent de décrire les circuits de validation, d’indiquer les tâches à accomplir entre les différents acteurs du processus, de préciser les délais et les modes de validation et de fournir à chacun des acteurs les informations nécessaires pour la réalisation de sa tâche.
Selon le guide de pilotage COSO, certaines caractéristiques rendent ces instruments utiles, elles comprennent leur capacité à :
- Coordonner le processus d’évaluation des risques au niveau de l’entité ainsi qu’au niveau des ses filiales ou fonctions ;
- Faciliter la documentation du contrôle et du processus de pilotage ;
- Faciliter la communication des résultats des activités de pilotage y compris les évaluations et les résolutions des anomalies de contrôle ;
- Faciliter la communication des informations concernant les risques et les contrôles à des niveaux différents de l’organisation ;
- Fournir des tableaux de bord simplifiés identifiant les indicateurs adéquats d’exécution des contrôles et des aspects du processus d’évaluation du système ;
- Faciliter l’exploitation d’une base de données des anomalies et défaillances de contrôle.
§ 3. Les systèmes d’information
«La fiabilité, la pertinence et l’efficacité du système d’information sont à la fois un produit des processus de contrôle interne en même temps qu’elles constituent les attributs de l’information utile à l’efficacité du système de contrôle interne»114.
Ainsi, la qualité et la fiabilité du système d’information jouent un rôle déterminant dans l’efficacité du contrôle interne qui contribue, à son tour, à la diffusion au sein de l’entreprise des informations pertinentes, exhaustives, opportunes et fiables.
Les technologies, dans ce domaine, ne cessent de se développer offrant ainsi aux entreprises des capacités importantes d’amélioration de l’efficacité et de la qualité de leur système d’information.
En effet, «les fonctions dont les activités sont informatisées deviennent de plus en plus nombreuses pour couvrir l’ensemble des métiers allant de la comptabilité et des finances aux activités de ventes, les approvisionnements, la gestion de stocks, la gestion du personnel, la logistique, la production, la surveillance et la sécurité, etc…»115.
Le développement des technologies de communication combiné avec l’émergence des systèmes intégrés ont permis aux entreprises de se doter d’un système d’information de plus en plus efficace et efficient.
Même pour les entreprises qui ont des activités dispersées géographiquement, l’enregistrement de toutes les transactions peut être automatisé (intégré) et en temps réel, «ce qui offre aux managers un accès immédiat aux informations financières et opérationnelles et leur permet de contrôler plus efficacement les activités»116.
Toutefois, l’adoption des technologies avancées dominées par l’utilisation des progiciels informatiques (les ERP), ne peut être sans impact sur l’architecture et l’ingénierie des systèmes de contrôle interne.
En effet, ces technologies apportent des solutions puissantes aux problèmes de contrôle, ce qui pousse les entreprises à «adapter les procédures et processus de réalisation du travail les plus appropriées pour satisfaire les solutions retenues tout en restant, de façon directe ou indirecte, cohérent avec les principes et règles du contrôle interne»117.
La démarche, les procédures et les outils de pilotage du contrôle interne doivent eux mêmes être adaptés au contexte d’un environnement informatique de plus en plus complexe.
Non seulement la façon dont les procédures et les outils de pilotage sont mis en œuvre doit être adaptée, mais toute la conception du dispositif qui doit prendre en considération les technologies utilisées ainsi que les risques qui lui sont associés.
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113 COSO, Internal Control – Integrated Framework, Guidance on Monitoring, janvier 2009, (traduction libre). ↑
114 Abderraouf YAICH, Normes, pratiques et procédures de contrôle interne, 1996, page 40. ↑
115 A. YAICH, séminaire de formation, « Contrôle interne, concepts, dispositifs et démarche d’implémentation », Cabinet YAICH de formation, Juillet 2008. ↑
Questions Fréquemment Posées
Comment les nouvelles technologies améliorent-elles le pilotage du contrôle interne ?
Les nouvelles technologies permettent d’automatiser l’exécution des tests et des procédures de pilotage, améliorant ainsi l’efficacité, l’efficience et la pertinence du processus de pilotage.
Quels sont les instruments de pilotage offerts par les technologies informatiques ?
Les technologies informatiques offrent des instruments de pilotage dans plusieurs domaines, tels que la vérification des autorisations, l’intégrité des informations, et la détection des erreurs.
Pourquoi est-il important de surveiller les procédures de pilotage utilisant les nouvelles technologies ?
Les procédures de pilotage utilisant les nouvelles technologies doivent faire l’objet de surveillance car elles assurent souvent un rôle clé dans le processus de pilotage.