L’étude de cas PAM Mauritanie révèle des défis logistiques surprenants auxquels font face les organisations humanitaires. En examinant les processus d’approvisionnement et de distribution, cette recherche propose des solutions innovantes pour optimiser l’efficacité des opérations en situations d’urgence.
Sous-section 3 : Structure organisationnelle de PAM
Conseiller principal du sahel
Directeur Exécutif
[5_analyse-approfondie-de-la-supply-chain-du-pam-en-mauritanie_1]
Les départements du Siège continueront de relever du Directeur exécutif, et chacun prendra en charge l’un des axes de travail présentés :
Département de la gestion des ressources : Il assurera la gestion des ressources financières, humaines et matérielles de l’institution ;
Département de l’élaboration des programmes et des politiques[3] : Il aura en charge la stratégie, la réflexion prospective, la conception des programmes et l’élaboration des politiques ;
Chef de cabinet et Département de la gestion des opérations[4] : Le Chef de cabinet poursuivra la transformation numérique. Les directeurs régionaux rendront désormais compte directement au Directeur exécutif et recevront pour ce faire l’appui du Chef de cabinet.
Directeur exécutif adjoint : Le Directeur exécutif conduit et rend effectifs les changements opérés à l’échelle de l’institution et le Directeur exécutif adjoint continuera de lui apporter son appui à cette fin, tout en assumant des responsabilités opérationnelles supplémentaires à divers titres : chaîne d’approvisionnement ; préparation aux situations d’urgence et appui aux interventions en cas de crise ; sécurité ; supervision du Secrétariat du Conseil d’administration.
Le Directeur exécutif adjoint pilotera en outre l’ensemble des activités menées par le PAM en lien avec la réforme de l’Organisation des Nations Unies (ONU). Le Bureau de l’Inspecteur général et des services de contrôle, le Bureau de l’Ombudsman, le Bureau de l’évaluation, le Bureau de la déontologie et le Bureau des services juridiques rendront compte directement au Directeur exécutif et recevront pour ce faire l’appui du Directeur exécutif adjoint.
Département des partenariats : Il aura la responsabilité des partenariats avec les gouvernements, le secteur privé, les autres organismes ayant leur siège à Rome et d’autres organismes des Nations Unies, ainsi que des partenariats multilatéraux.
On trouvera ci-après le détail des changements envisagés, département par département.
Département de la gestion des ressources
Division de la gestion de la performance et de l’établissement de rapports : Elle facilitera la planification de la performance institutionnelle, comme c’était déjà le cas, mais aussi la mise en place de la deuxième partie du Cadre révisé de résultats institutionnels ; grâce à des outils tels que le rapport annuel sur les résultats, elle fera en sorte que les analyses et les rapports établis à l’intention du Conseil d’administration soient encore plus pertinents.
Division des ressources humaines : Dans l’optique du regroupement des fonctions de gestion des ressources financières, matérielles et humaines, la responsabilité de la Division sera confiée au Sous-Directeur exécutif chargé du Département de la gestion des ressources. Une telle structure a déjà été adoptée par la majorité des organismes des Nations Unies, notamment le Secrétariat de l’ONU, le Fonds des Nations Unies pour l’enfance, le Haut-Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés, le Programme des Nations Unies pour le développement, l’Organisation internationale du Travail, l’Organisation
mondiale de la Santé et l’Organisation internationale pour les migrations. La prise en charge des ressources humaines par le Département s’inscrit dans la logique du mandat du Comité de haut niveau sur la gestion (ONU), où le PAM est représenté par le Sous-Directeur exécutif chargé du Département de la gestion des ressources.
Le Comité supervise le Réseau ressources humaines à l’échelle du système des Nations Unies, notamment pour ce qui est des questions d’ordres juridique et déontologique, et dialogue avec les organes de représentation du personnel des Nations Unies. Par ailleurs, il examine et approuve l’ensemble des politiques et des meilleures pratiques inter organisations en matière de ressources humaines, ainsi que les propositions émanant de la Commission de la fonction publique internationale.
Le renforcement de la cohérence en matière de gestion des ressources humaines à l’échelle du système des Nations Unies est l’un des objectifs essentiels des réformes engagées et relève de la compétence du Groupe des innovations institutionnelles, codirigé par le Directeur exécutif avec l’appui du Sous-Directeur exécutif chargé du Département de la gestion des ressources.
Le Comité de réaffectation, dans l’exercice de ses fonctions ordinaires, continuera de relever du Directeur exécutif adjoint et le Comité de réaffectation des hauts fonctionnaires du Directeur exécutif, ce qui préservera l’équilibre du dispositif décisionnel du PAM.
Département de l’élaboration des programmes et des politiques
Division des programmes – action humanitaire et développement : Il s’agit d’une division rebaptisée et restructurée, qui se concentrera et mettra davantage l’accent sur l’élaboration des politiques et sur la stratégie de programmation. Elle pourra ainsi s’investir à la fois dans la stratégie de programmation, le contrôle de la qualité et l’élaboration des politiques, ce qui aura pour effet d’élargir les compétences du PAM en matière de développement, tout en conservant à l’institution son rôle clé en matière d’assistance humanitaire d’urgence, qui est au cœur même de son domaine de compétence. Le poste vacant de Directeur régional du Bureau de Bangkok sera pourvu ultérieurement, lorsqu’il sera procédé comme chaque année à la réaffectation de certains hauts fonctionnaires.
Division de la recherche, de l’évaluation et du suivi : Des responsabilités supplémentaires seront confiées à l’unité ayant en charge ces questions, aussi aura-t-elle désormais rang de division. L’analyse et la cartographie de la vulnérabilité (ACV) et le suivi sont essentiels à divers titres : cibler les sites vulnérables ; déterminer les tendances en matière de pauvreté et d’insécurité alimentaire ; évaluer l’impact de l’assistance alimentaire ; permettre des ajustements, au fur et à mesure de l’action menée, au moyen d’un suivi des données ;
veiller à ce que les programmes du PAM soient mis en œuvre correctement. Ce changement n’aura pas d’incidence budgétaire, car les ressources destinées à la fonction de suivi qui auraient été affectées à la Division de la gestion de la performance et de l’établissement de rapports le seront à cette nouvelle division.
Sur le terrain, tous les aspects relatifs à l’évaluation, au ciblage, à la validation et au suivi des bénéficiaires relèveront désormais de la compétence du Département de l’élaboration des programmes et des politiques ; ce changement permettra une meilleure coordination entre le terrain et le Siège.
Division chargée de la prise en compte de la problématique hommes-femmes : Le fait de placer cette division sous la responsabilité du Département de l’élaboration des programmes et des politiques n’a pas pour seul objet de garantir la prise en compte de la problématique hommes-femmes dans les programmes ; cela mettra également le PAM en position de promouvoir de façon prioritaire des évolutions positives pour les femmes partout où il sera présent.
Ce changement s’inscrit dans le droit fil de l’un des objectifs énoncés dans le Plan de gestion pour 2015, à savoir « veiller à ce que le PAM s’acquitte de ses engagements en matière de problématique hommes-femmes en maintenant la politique correspondante sous l’autorité du Directeur exécutif adjoint jusqu’à ce qu’elle soit soumise au Conseil puis, si elle est approuvée, en plaçant l’unité chargée de cette problématique sous l’autorité du Département des services concernant les opérations, afin de renforcer l’appui aux programmes ».
Au plan interne, les considérations relatives au respect de l’égalité des genres sur le lieu de travail resteront l’une des priorités premières du Directeur exécutif et des hauts responsables, et cette cause sera défendue par l’ensemble des cadres supérieurs, ainsi que par la Division des ressources humaines. Le Directeur exécutif continuera d’accorder une attention particulière à l’égalité des genres : il a déjà défini des objectifs trimestriels et annuels dans ce domaine pour chaque bureau de pays, bureau régional et division, et il est tenu
régulièrement informé des progrès accomplis.
Division des transferts de type monétaire : Dans le cadre de l’effort global engagé pour harmoniser les systèmes et les processus dans toutes les divisions concernées au Siège, cette division avait été placée sous la responsabilité du Chef de cabinet. Elle se trouvera de nouveau rattachée à son domaine d’activité d’origine, à savoir l’élaboration des programmes et des politiques. Elle s’occupera principalement des aspects des transferts de type monétaire qui sont liés aux programmes et aux politiques ; de leur côté, les entités du PAM chargées, entre autres, des finances, de la chaîne d’approvisionnement, des technologies et des questions juridiques fourniront un appui à la mise en œuvre de cette modalité de transfert.
Division de la communication, de l’action de sensibilisation et du marketing : La responsabilité de cette division sera transférée du Chef de cabinet au Département de l’élaboration des programmes et des politiques. Au cours des 18 derniers mois, une nouvelle vision à long terme et une nouvelle stratégie en matière de communication, de sensibilisation et de marketing ont été élaborées, et il a été mis la dernière touche au nouvel organigramme, sur la base duquel le Plan de gestion pour 2019 a été conçu.
Cette division relaie désormais beaucoup mieux les besoins et les problèmes des bénéficiaires, tout comme elle mobilise avec plus d’efficacité l’engagement et les contributions des donateurs et fait plus largement connaître les grandes réalisations du PAM. Ce transfert de responsabilité ménagera le temps nécessaire pour tenir d’autres consultations avec la nouvelle Sous-Directrice exécutive chargé du Département des partenariats, tout en permettant au Chef de cabinet de se consacrer pleinement à l’appui sur le terrain et à la transformation numérique.
Directeur exécutif adjoint
Division de la sécurité. Le transfert de la responsabilité de cette division du Département de la gestion des ressources au Directeur exécutif adjoint permettra de renforcer les synergies avec les divisions chargées de la chaîne d’approvisionnement et des situations d’urgence, qui relèveront elles aussi du Directeur exécutif adjoint et auront en charge les contextes dans lesquels le personnel du PAM est le plus exposé et prend le plus de risques.
Chaîne d’approvisionnement, préparation aux situations d’urgence et appui aux interventions en cas de crise. La Division chargée de la chaîne d’approvisionnement et la Division de la préparation aux situations d’urgence et de l’appui aux interventions en cas de crise seront regroupées et soumises à la même chaîne hiérarchique sous l’autorité du Directeur exécutif adjoint. Le traitement unifié de tous les aspects relatifs à la logistique, aux achats et aux situations d’urgence garantira l’efficacité et l’efficience des services fournis aux bénéficiaires.
Secrétariat du Conseil d’administration. Compte tenu du rôle transversal qui est celui du Directeur exécutif adjoint et des rapports étroits qu’il entretient avec le Conseil d’administration, son Bureau et les représentants de gouvernements invités au nom du Directeur exécutif lorsque celui-ci est absent du Siège, il a été décidé de placer le Secrétariat du Conseil d’administration sous sa responsabilité. Ce transfert ménagera le temps nécessaire pour tenir des consultations avec la nouvelle Sous-Directrice exécutive chargée du Département des partenariats, tout en permettant à celle-ci de se concentrer sur l’élaboration de la stratégie de mobilisation de fonds auprès du secteur privé et sur d’autres grandes priorités lorsqu’elle prendra ses fonctions.
Chef de cabinet et Département de la gestion des opérations
Division de l’appui à la gestion des opérations : Cette division relèvera désormais du Chef de cabinet (et non plus du Directeur exécutif adjoint) et fera partie de la structure d’appui qui continuera d’assurer le contrôle et la gestion des opérations sur le terrain au jour le jour. Elle constitue un point de contact essentiel pour les bureaux de pays et les bureaux régionaux, et collaborera avec le reste de l’institution pour apporter sans délai un appui aux opérations de terrain. Les compétences du personnel de la Division en matière d’opérations de terrain seront renforcées afin qu’il soit en mesure d’assurer l’appui, la coordination et la supervision requis.
Division des technologies : Pierre angulaire de la transformation numérique au PAM, cette division continuera de relever du Chef de cabinet. L’architecture numérique et les systèmes nécessaires pour opérer cette transformation ayant déjà été mis au point, les efforts se portent désormais sur la mise en œuvre. C’est le Responsable des technologies qui en sera chargé, sous la supervision du Chef de cabinet. La nouvelle structure organisationnelle permettra en outre de renforcer les synergies, car la mise en service des technologies se fera en grande partie sur le terrain.
Département des partenariats
Division des partenariats stratégiques : Le rattachement de cette division (ex-Division de la coordination et de l’appui stratégiques) au Département des partenariats est la traduction d’un engagement plus actif et plus concret du PAM aux côtés des partenaires de développement, notamment la Banque mondiale, la Banque africaine de développement et la Banque asiatique de développement. Les précédentes responsabilités de cette division au regard des plans stratégiques de pays seront transférées au Département de l’élaboration des programmes et des politiques.
Autres changements
Conseiller principal pour le Sahel. La récurrence des crises dans le Sahel et la complexité de la situation régionale appellent une réorientation en profondeur des réponses qui y sont apportées par les gouvernements et la communauté internationale. Il est vital non seulement de répondre aux besoins immédiats, mais aussi de prendre en compte les besoins à plus longue échéance dans les pays les plus exposés, afin d’éviter de graves conséquences sur la stabilité et la croissance économique à long terme de la région.
Dans ce contexte, le PAM a élaboré un cadre intégré pour la résilience, avec pour objectifs d’intensifier, d’accélérer et de généraliser la transition vers la résilience dans le Sahel, en s’appuyant sur les résultats obtenus au Niger depuis 2013 et plus récemment dans des pays voisins. Le Conseiller principal pour le Sahel auprès du Directeur exécutif jouera un rôle essentiel en veillant à ce que le Siège apporte l’appui voulu, et il assurera la liaison avec d’autres organismes des Nations Unies et des organisations non
gouvernementales afin que les interventions menées dans la région le soient de façon intégrée et cohérente. Il encouragera en outre le dialogue au niveau national et plaidera pour la constitution de coalitions. Il participera et contribuera aux débats consacrés par les instances régionales de haut niveau aux progrès accomplis à l’échelle mondiale s’agissant de la corrélation entre action humanitaire, développement et consolidation de la paix, conformément à la stratégie intégrée des Nations Unies pour le Sahel.
Le Sahel a valeur de test pour déterminer l’aptitude du PAM à mettre en œuvre à grande échelle des programmes axés sur la résilience et le développement. Le Conseiller principal s’attachera donc également à déterminer et à conduire les changements qu’il conviendra d’apporter aux systèmes et aux processus internes pour renforcer la capacité d’ensemble de l’institution de généraliser l’intégration de l’action humanitaire, du développement et de la consolidation de la paix.
________________________
3 Remplacera le département dirigé par le Chef de cabinet. ↑
Questions Fréquemment Posées
Quelle est la fonction du Département de la gestion des ressources au PAM en Mauritanie ?
Le Département de la gestion des ressources assure la gestion des ressources financières, humaines et matérielles de l’institution.
Comment le Chef de cabinet contribue-t-il à la transformation numérique du PAM ?
Le Chef de cabinet poursuivra la transformation numérique et les directeurs régionaux rendront désormais compte directement au Directeur exécutif avec son appui.
Quel est le rôle du Directeur exécutif adjoint au PAM ?
Le Directeur exécutif adjoint conduit et rend effectifs les changements opérés à l’échelle de l’institution et assume des responsabilités opérationnelles supplémentaires, notamment en matière de chaîne d’approvisionnement et de préparation aux situations d’urgence.