Les procédures de gestion du matériel sont cruciales pour l’efficacité de la Commission Électorale Indépendante de Côte d’Ivoire. Cet article analyse les faiblesses de ces procédures entre 2010 et 2013 et propose des recommandations pour améliorer le contrôle interne et la gestion des ressources électorales.
Processus de gestion du matériel
La gestion des immobilisations corporelles dont le matériel est une partie intégrante, est un complexe de procédures dont la pratique mérite une attention particulière. Pour atteindre les objectifs fixés dans le cadre d’une politique déterminée, la gestion efficace des immobilisations
dépend de la maîtrise d’un certain nombre de tâches, allant de l’enregistrement du bien jusqu’à la mise au rebut. A cela, il faut ajouter une procédure rigoureuse d’exploitation.
Pour ce sous-chapitre, nous utiliserons la procédure du manuel pour la gestion des immobilisations et des biens acquis en leasing version définitive de l’OG du 01/08/2006.
Identification et Codification
Identification
Identifier un matériel, c’est le repérer par sa désignation complète (nature, marque, type, caractéristique, numéro de série, …).
Codification
La codification consiste à identifier un matériel par un code qu’on lui attribue. Les chiffres formant un code ont chacun une signification.
Le tableau ci-dessous présente un modèle de codification.
Tableau N°1 : Exemple de codification
Utilisation de sept (7) chiffres représentés par les carrés de couleur ci-dessous
| Tableau N°1 : Exemple de codification | |
|---|---|
| Les chiffres | Signification |
| 1er chiffre | Le premier chiffre du code définit le découpage par zone au sein d’une société ou d’une institution. On peut par exemple prévoir les numéros suivants :
… |
| 2ème et 3ème chiffres | Ces deux chiffres indiquent un découpage de 2ème niveau qui identifie des sections. Ce découpage n’est utile que si la société envisage un suivi par section. Sinon, ces deux chiffres prennent la valeur « 00 » qui correspond à une affectation générale de l’immobilisation. Exemple d’un découpage en sections : 00: Affectation générale 10: Atelier de fabrication 20: Atelier de maintenance 30: Magasin 40: Sous-direction de l’informatique 50: Antenne locale Etc. |
Exemple de codification (fin)
| Exemple de codification (fin) | |
|---|---|
| Les chiffres | Signification |
| 4ème chiffre | Le quatrième chiffre représente la rubrique d’immobilisation et permet d’établir sa correspondance avec les comptes d’immobilisation du plan comptable de la société, ce qui impose le choix des chiffres ci-après :
|
| 5ème, 6ème et 7ème chiffres | Ces trois derniers chiffres correspondent à un numéro d’ordre, sachant qu’il faut prévoir pour chaque rubrique d’immobilisation (N° ci-dessus) une série de numéros d’ordre. Ainsi, toute immobilisation conserve son numéro d’ordre d’origine pendant toute sa durée de vie et quel que soit son emplacement à l’intérieur de la société. |
Documents de support
Les documents énumérés ci-après servent soit à la saisie des données relatives aux immobilisations nouvellement acquises ou créées, soit à la mise à jour du fichier des immobilisations.
Il s’agit :
- de la fiche d’immobilisation,
- du bulletin de mutation,
- du bulletin de sortie.
Fiche d’immobilisation
C’est une véritable fiche signalétique. Elle constitue un support d’informations pour renseigner le fichier des immobilisations existantes et des biens acquis en leasing.
Ce document, comporte diverses indications : le code, la désignation, le fournisseur, la date d’acquisition ou de mise en service, la valeur d’achat HT et le numéro de contrat leasing.
Le code correspond au numéro de chaque immobilisation. Il est inscrit sur une plaque fixée sur le matériel, ou marqué dessus directement à la peinture. Le rappel des numéros du découpage sur la fiche d’immobilisation permet de composer rapidement et en limitant les risques d’erreur, les chiffres du code.
La désignation est la dénomination exacte du matériel qui figure dans cette rubrique et dont les références sont également mentionnées (Nature, marque, numéro de série, etc…).
Le fournisseur est le (ou les) nom du fournisseur ou constructeur, ainsi que le numéro de la facture qui a donné lieu à l’achat de ce matériel.
La date d’acquisition ou de mise en service l’indication qui permet de connaître la date de départ pour le calcul des amortissements.
La valeur d’achat HT est le prix d’achat, y compris les frais de transport, d’installation et de montage.
Le numéro de contrat leasing est à renseigner uniquement pour le matériel en leasing.
Tableau N°2 : Exemple de fiche d’immobilisation
Code :
| Tableau N°2 : Exemple de fiche d’immobilisation | |
|---|---|
| Désignation (Nature, marque, N° série, etc.) | |
| Fournisseur et N° facture | |
| Date d’acquisition ou de mise en service | |
| Valeur d’achat (HT) | |
| N° contrat leasing | |
Fait à ……., Le……………
Bulletin de mutation
On entend par mutation le transfert d’une immobilisation ou d’un bien acquis d’une zone à une autre ou d’une section à une autre, d’un atelier à un autre, d’un service à un autre, sachant que la destination est identifiée par la codification.
Ce bulletin permet de suivre les transferts de chaque matériel ou mobilier pour le localiser géographiquement à tout moment. Il comporte entre autres les indications suivantes :
- la date de transfert qui correspond à la date de mouvement du matériel ;
- l’unité d’origine étant celle qui se dessaisit du matériel et qui peut être un atelier, un service ou une section ;
- l’unité de destination étant celle qui reçoit le matériel transféré.
Tableau N° 3 : Exemple de bulletin de mutation
Date de transfert : …………
| Tableau N° 3 : Exemple de bulletin de mutation | ||||
|---|---|---|---|---|
| Code | Désignation (Nature, marque) | Unité d’origine | Unité de destination | Observations |
Fait à ……., Le……………
| Visa responsable Unité d’origine | Visa responsable Unité de destination | Visa Directeur Général |
|---|
Bulletin de sortie
Ce bulletin sert à justifier toute sortie d’élément de l’actif immobilisé pour quelque cause que ce soit : cession ou mise à la réforme.
Il constitue également un support d’informations pour le gestionnaire des immobilisations quant à la mise à jour du fichier des immobilisations existantes et des biens acquis en leasing. Il comporte les indications suivantes :
- la date de sortie étant celle à laquelle le bien a cessé de faire partie du patrimoine ;
- le motif étant celui pour lequel le bien ne fait plus partie du patrimoine. Il peut être une cession, une mise à la réforme, un vol, un accident ou une destruction ;
- le prix de cession HT étant celui auquel le matériel a été cédé ou le prix facturé à l’acheteur ;
- les pièces justificatives qui peuvent être une facture de vente ou procès-verbal de mise à la réforme.
Tableau N° 4 : Exemple de bulletin de sortie d’immobilisation
| Tableau N° 4 : Exemple de bulletin de sortie d’immobilisation | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Code | Désignation | Date de sortie | Motif | Prix de cession (HT) | Pièces justificatives |
Fait à ……., Le……………
Visa du responsable matériel Visa du Directeur Général