Le modèle d’analyse du matériel électoral est utilisé pour évaluer les procédures de gestion du matériel de la Commission Électorale Indépendante de Côte d’Ivoire entre 2010 et 2013. L’étude identifie les faiblesses du contrôle interne et propose des recommandations pour améliorer la gestion.
CHAPITRE II : LES FONDAMENTAUX DE LA GESTION DU MATERIEL
ET LE MODELE D’ANALYSE
Ce chapitre a pour objectif d’exposer les notions essentielles des immobilisations, de décrire le processus de gestion du matériel et de l’audit opérationnel ainsi que le modèle d’analyse retenu pour la réalisation de cette étude.
1. Notion d’immobilisation
Dans ce sous-chapitre, nous définirons les immobilisations puis nous expliquerons leur rôle et leur importance dans l’organisation.
1.1. Définition, rôle et importance
1.1.1. Définition et les caractéristiques
« Les immobilisations sont des éléments corporels et incorporels destinés à servir de façon durable à l’activité de l’entreprise » (SYSCOA ; page 168).
Est considéré comme immobilisation, tout élément constituant le patrimoine actif de l’entreprise. En d’autres termes, tout matériel, toute installation, toute construction, quel que soit son caractère (industriel, administratif, commercial ou social) acquis ou créé par l’entreprise pour être utilisé d’une manière durable dans les opérations d’exploitation et hors exploitation.
Ces immobilisations sont caractérisées par :
- leur potentiel à générer des avantages futurs et détenues par l’entreprise soit pour être utilisées dans la production ou la fourniture de biens et de services, soit pour être louées à des tiers, soit à des fins administratives et de soutien à l’activité ;
- le fait d’être utilisées sur plus d’un exercice et destinées à être utilisées sur du moyen et/ou long terme.
Il s’agit donc d’investissements. C’est par exemple, le cas des terrains, des immeubles, du matériel roulant, du mobilier et de l’outillage.
1.1.2. Rôle et importance de l’actif immobilisé
Dans un environnement instable et constamment en mutation, caractérisé par une concurrence acharnée, les entreprises se trouvent obligées d’optimiser la gestion de leur patrimoine, notamment celle des immobilisations.
Le rôle économique des immobilisations est de contribuer à générer des produits pendant plusieurs exercices comptables.
En effet, sur le plan organisationnel, la gestion des immobilisations consiste à harmoniser des fichiers immobilisations de manière à ce que les dirigeants des structures puissent savoir à tout moment l’état, la valeur comptable et la destination géographique de chaque immobilisation (disponible).
Au plan financier, les immobilisations occupent une place importante dans le résultat de l’entreprise. Le fait de savoir si une dépense représente une immobilisation ou constitue une charge d’exploitation peut avoir un effet significatif sur le résultat. C’est pourquoi ces immobilisations sont importantes dans la présentation des états financiers. Ainsi, les immobilisations, situées dans l’actif du bilan, constituent-elles une ressource qui contribue directement ou indirectement au bénéfice.
2. Classification des immobilisations
Comptabilisées en classe 2 du Plan Comptable du Système Comptable Ouest Africain (SYSCOA), les immobilisations sont reparties en trois sous-classes :
- Les immobilisations incorporelles ;
- Les immobilisations corporelles ;
- Les immobilisations financières.
Etant donné que les immobilisations corporelles dans lesquelles est inclus le matériel feront l’objet d’une attention particulière, nous évoquerons d’abord les notions d’immobilisations financières, ensuite d’immobilisations incorporelles et terminerons par les immobilisations corporelles.
2.1. Immobilisations financières
« Elles regroupent les titres financiers et des créances possédés durablement par l’entreprise » (BARRY Mamadou ; 1994).
Les immobilisations financières (les comptes 26 et 27) « c’est la catégorie des immobilisations constituées par les titres de participations, les autres titres immobilisés et les créances liées à ces participations » (SYSCOA, P 168).
2.2. Immobilisations incorporelles
Les immobilisations incorporelles « ont la nature de biens acquis ou créés par l’entreprise, non pour être vendus ou transformés, mais pour être utilisés de manière durable, directement ou indirectement, pour la réalisation des opérations professionnelles ou non ». (SYSCOA, P 363)
« Les immobilisations incorporelles sont constituées par les éléments sans substance physique à caractère non financier autres que corporels, devant servir à l’activité de l’entreprise et susceptibles de générer des avantages futurs ». (Oumar S et Mamadou I ; 2003)
Elles comprennent :
- les frais de recherche et de développement (compte 211) ;
- les brevets, licences, concessions et droits similaires (compte 212) ;
- les logiciels (compte 213) ;
- les marques (compte 214) ;
- les fonds commerciaux (compte 215) ;
- le droit au bail (compte 216) ;
- les investissements de création (compte 217) ;
- les autres droits et valeurs incorporels (compte 218) et les immobilisations incorporelles en cours (219).
2.3. Immobilisations corporelles
OBERT (2005:88) définit l’immobilisation corporelle comme un actif corporel contrôlé par l’entreprise qui peut être utilisé dans la production de biens ou services, à des fins administratives ou loué à des tiers.
Le Système Comptable Ouest Africain (SYSCOA) vient confirmer en définissant les immobilisations corporelles comme étant des éléments d’actifs qui :
- sont détenus par une entreprise, soit pour être utilisés dans la production de biens et/ ou services, soit pour être loués à des tiers ;
- ont été acquis ou construits dans le but d’être utilisés de manière permanente ;
- ne sont pas destinés à la vente dans le cycle normal d’exploitation de l’entreprise.
Les immobilisations corporelles constituent un élément significatif de l’actif de l’entreprise.
Cette catégorie d’immobilisation comprend tous les biens corporels ayant un potentiel de ressources futures à la date d’inventaire. L’entreprise se sert de ces biens pour fabriquer un produit, vendre des marchandises ou rendre des services. Ces biens peuvent être notamment des terrains d’exploitation, des bâtiments, du matériel de fabrication, de l’outillage, des meubles, des outils, des machines, du matériel de transport, des emballages récupérables et durables, des installations et des aménagements.
Les immobilisations corporelles (comptes 22 à 25) recouvrent des droits ayant pour objet des éléments matériels. Elles se composent des terrains, des bâtiments, du matériel et les avances et acomptes versés sur immobilisations.
2.3.1. Les terrains (compte 22)
Il s’agit de la valeur des terrains dont l’entreprise est propriétaire et de ceux qui sont mis à la disposition des tiers.
2.3.2. Les bâtiments, installations techniques et agencements (compte 23)
Ce compte enregistre les ayant traits aux apports effectués par les sociétés ou à l’acquisition et à la création par l’entreprise de bâtiments, installations et agencements, de même que leur cession, disparition et mise au rebut.
2.3.3. Le matériel (compte 24)
Le matériel (machines, mobiliers) est constitué par l’ensemble des objets et instruments avec et ou par lesquels :
- sont extraites, transformées les matières ou fournitures ;
- sont fournis les services qui sont l’objet même de la profession exercée.
2.3.4. Les avances et acomptes versés sur immobilisations (compte 25)
Ils portent sur les sommes versées par l’entreprise à des tiers pour des commandes en cours d’immobilisations.
En somme, les actifs faisant partie de la catégorie des immobilisations corporelles ont deux caractéristiques principales :
- l’aspect physique des biens ne change généralement pas au cours de leur durée d’utilisation ;
- les immobilisations corporelles sont acquises en vue de les utiliser plutôt que de les vendre. Il s’agit donc d’investissements. C’est par exemple le cas des terrains et des immeubles, du matériel roulant, du mobilier, de l’outillage.
3. Stock de récupération
Les stocks de récupération sont définis comme suit : « les articles usagés susceptibles de réemploi » (Lebas P. ;1952, 16). Vu la définition et les caractéristiques des immobilisations, nous pouvons les compter parmi celles-ci.
4. Gestion des immobilisations corporelles : un avantage organisationnel et économique
La gestion des immobilisations est un ensemble de techniques qui permet :
- de retrouver les informations liées à la nature d’un bien et à sa valeur,
- d’identifier individuellement un matériel et de le localiser,
- d’établir un inventaire comptable détaillé et suffisamment précis pour être comparé à un inventaire physique, afin de connaître à tout moment l’ensemble des biens de la société.
4.1. Au plan logistique et organisationnel
La gestion des immobilisations au plan logistique et organisationnel permettra :
- la mise à jour de la description des biens : libellé, quantité, référence technique, nomenclature, code barre, immatriculation…,
- la mise à jour des prestataires : fournisseurs, sociétés de maintenance, d’assurance…,
- la constitution de groupes de biens,
- la mise en place des localisations,
- l’étiquetage des biens.
4.2. Au plan économique
La gestion des immobilisations au plan économique permettra :
- le reclassement comptable,
- la mise à jour des affectations aux sections analytiques,
- la décomposition des biens complexes,
- la vérification de l’état des immobilisations présentes, en vue de l’application des durées d’utilité pour les biens non encore amortis,
- la mise à jour des biens sortis totalement et/ou partiellement,
- la connaissance de façon permanente et actualisée de la valeur de l’actif immobilisé de l’entreprise,
- la réduction des coûts d’assurance et de maintenance,
- l’amélioration du résultat d’exploitation par l’application de la durée d’utilité dans l’amortissement comptable.