La méthodologie d’audit opérationnel présentée dans cet article permet d’évaluer efficacement la gestion du matériel électoral de la Commission Électorale Indépendante de Côte d’Ivoire. Elle se concentre sur l’analyse des procédures et l’identification des faiblesses du contrôle interne entre 2010 et 2013.
Méthodologie d’audit opérationnel
Ce sous chapitre va décrire la méthodologie d’audit à adopter pour mieux évaluer la gestion du matériel au sein de la CEI.
La démarche d’audit adoptée est celle d’un audit opérationnel, dans la mesure où notre objectif est l’évaluation du contrôle interne du processus de gestion du matériel de la CEI. Cette démarche s’articulera autour de deux axes principaux :
- la prise de connaissance générale de l’entreprise;
- l’évaluation du contrôle interne du processus de gestion du matériel.
Prise de connaissance générale de la structure
Selon OBERT (2004 :53), la prise de connaissance de l’entreprise par l’auditeur sera plus ou moins approfondie selon la mission qui est dévolue (audit, examen limité, opération contractuellement définie) et le niveau du risque estimé. Elle lui permet de tenir compte de ces éléments dans la planification de la mission. La prise de connaissance permettra à l’auditeur d’orienter sa mission et d’appréhender les domaines et systèmes significatifs.
La connaissance de l’entreprise se prolongera et se complétera tout au long de l’exécution de la mission. Elle doit être régulièrement mise à jour.
Informations nécessaires à la prise de connaissance
Les informations utiles à la mission de l’auditeur sont consignées dans le tableau N° 5 ci-après (OBERT, 2004 :54).
Toutefois, toutes les missions ne sont pas concernées par chacun de ces domaines, et ces informations citées ne sont pas nécessairement exhaustives.
Tableau N°5 : Aperçu des informations nécessaires à la prise de connaissance
| Domaines ciblés | Informations nécessaires |
|---|---|
| Information Générale | Fiche signalétique
|
| Information juridiques |
|
| Informations comptables et financières |
|
Source : cours de révision, d’audit et de certification DESS audit et contrôle de gestion
Pour bénéficier des informations nécessaires à la prise de connaissance de l’entreprise, l’auditeur doit disposer de moyens et de sources d’informations.
Moyens
Les moyens nécessaires à la prise de connaissance de l’auditeur sont :
- la prise de contact avec les prédécesseurs (auditeurs) ;
- la relation directe avec les dirigeants auprès desquels il recherchera les informations nécessaires ;
- les contacts avec les cadres et responsables des différents services, afin d’avoir une vue d’ensemble de la vie de l’entreprise et s’assurer que les procédures existent sont correctement appliquées.
Sources d’informations internes et externes de l’auditeur
Les sources d’information internes à la société que pourra consulter l’auditeur dans sa prise de connaissance sont notamment :
- La visite des lieux d’exploitation ;
- Les rapports antérieurs du conseil d’administration et du commissaire aux comptes ;
- Les situations intermédiaires ;
- Les rapports d’autres auditeurs ou vérificateurs et des auditeurs internes.
Parmi les sources externes, l’auditeur pourra consulter :
- Les rapports d’activités d’entreprises similaires exerçant dans le même secteur ;
- La presse financière et les revues spécialisées du secteur d’activité ;
- Les publications des organismes professionnels.
Evaluation du contrôle interne du processus de gestion du matériel
L’auditeur va analyser l’organisation du processus de gestion du matériel, en vue de rechercher si celle-ci inclut les moyens suffisants destinés à détecter toute erreur, anomalie, fraude, etc.
S’il conclut positivement, il accordera un meilleur degré de confiance aux informations traitées dans le système que s’il conclut négativement.
Pour la CNCC, l’appréciation du contrôle interne est par ailleurs retenue comme élément fondamental de la démarche de la révision (norme 2-301, évaluation du risque et contrôle interne, 19 et 20 ainsi libellés : « le commissaire aux comptes prend connaissance de l’environnement général du contrôle interne pour évaluer les comportements, degrés de sensibilisation et actions de la direction (y compris le gouvernement d’entreprise) concernant les contrôles internes et leur importance dans l’entité. Le commissaire aux comptes prend connaissance des procédures de contrôle interne »).
La démarche utilisée par l’auditeur dans son appréciation du contrôle interne relatif aux principaux cycles d’opérations et éléments d’actif ou de passif qui en résultent comporte deux grandes étapes. Ce sont :
- l’appréciation de l’existence du contrôle interne ;
- et l’appréciation de la permanence du contrôle interne.
Appréciation de l’existence du contrôle interne
Cette première étape consiste à comprendre les procédures de traitement des données et les contrôles internes manuels et informatisés relatifs au processus de gestion du matériel mis en place dans l’entreprise.
Il s’agit principalement d’une prise de connaissance détaillée des procédures de traitement des données et des contrôles mis en place par l’entreprise.
La prise de connaissance du dispositif de contrôle peut s’effectuer selon plusieurs techniques, entre autres la consultation des documents existants, la conversation d’approche, l’analyse des circuits par diagrammes et les questionnaires et guides opératoires.
La consultation des documents existants
La consultation des documents existants consiste à recenser tout ce qui peut aider l’auditeur à apprécier les procédures et méthodes de l’entreprise.
Il va s’agir essentiellement des documents internes à l’entreprise (organigrammes, diagrammes, description des postes, manuels de procédures, rapports d’auditeurs internes.), et des documents externes (dossier constitué par l’expert-comptable ou le commissaire aux comptes lors d’une précédente intervention, rapports rédigés par d’autres professionnels).
La conversation d’approche
L’auditeur va au cours d’un ou de plusieurs entretiens, demander de décrire les procédures en place.
Cette technique présente l’avantage d’être moins frustrante pour les personnes entendues, qui décrivent librement les systèmes dans lesquels elles évoluent.
L’analyse des circuits par diagrammes
Un diagramme est une représentation graphique d’une suite d’opérations dans laquelle les différents documents, postes de travail, de décisions, de responsabilités, d’opérations sont représentés par des symboles réunis les uns aux autres suivant l’organisation administrative de l’entreprise ou de la structure.
Les questionnaires et guides opératoires
Les questionnaires et guides opératoires permettent à l’auditeur, grâce à un grand nombre d’interrogations précises, de déceler les forces et les faiblesses du contrôle interne.
Les questionnaires se présentent habituellement sous deux formes : l’une simplifiée qui ne motive pas d’autres réponses que le oui ou le non, appelés questionnaires fermés, et l’autre plus complète, qui entraîne nécessairement des observations détaillées, dénommées questionnaires ouverts.
Faciles d’emploi, les questionnaires garantissent qu’aucun point fondamental à examiner n’est oublié. Par contre, il y a lieu de se méfier du caractère standard des listes types qui sont à adapter aux entreprises considérées.
Le tableau n°6 donne un exemple de questionnaire de contrôle interne d’un circuit partiel de gestion de stock de matériel.
Tableau N°6 : Exemple de questionnaire de contrôle interne d’un circuit partiel de gestion de stock de matériel
| QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE | |||
|---|---|---|---|
| Objectif de contrôle : | |||
| Questions | Réponses | Observations | |
| Oui ou N/A | Non | ||
A- S’assurer des séparations de fonction Les fonctions sont-elles séparées :
| ………… ………… ………… ………… | …………. …………. …………. …………. | |
B- S’assurer de la saisie et de l’enregistrement exhaustif 1°) Les mouvements de stocks suivants sont-ils saisis sur des documents standards au moment où ils ont lieu :
2°) S’ils existent, ces documents sont-ils :
| |||
Source : Audit financier, les outils de l’audit : guides, questionnaires et feuilles de travail
Les grilles d’analyse de contrôle interne ou grilles d’analyse
Les fonctions des postes de travail que font ressortir les grilles sont des travaux à double entrée, effectuant l’inventaire des différentes opérations réalisées et permettant en particulier de repérer les cumuls de fonctions.
Le tableau n°7 donne un exemple de grille d’analyse des tâches de la gestion du matériel.
Tableau N°7 : Exemple de grille d’analyse de la demande de matériel
| RESPONSABLES TACHES | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| 1. émission des demandes | |||||
| 2. approbation des demandes | |||||
| 3. tenue des fiches d’immobilisation | |||||
| 4. rapprochement des fiches avec la comptabilité | |||||
| 5. inventaire physique | |||||
| 6. responsable du matériel | |||||
| 7. rapprochement des fiches avec l’inventaire physique | |||||
| 8. approbation des ajustements des comptes après inventaire | |||||
| 9. mise à jour du fichier informatique |
Source : cours de révision, d’audit et de certification DESS audit et contrôle de gestion
La vérification par des tests de conformité
Les tests de conformité permettent de vérifier les procédures décrites et de contrôler leurs applications.
Cette étape revient à identifier les forces et les faiblesses du système examiné. Cette évaluation peut se faire soit dans un rapport de synthèse, soit dans un tableau d’évaluation du système précisant l’impact des faiblesses sur les états financiers, les incidences sur la révision ou les recommandations à faire pour améliorer le système.
Appréciation de la permanence du contrôle interne
Cette deuxième étape consiste à vérifier le fonctionnement des contrôles internes sur lesquels l’auditeur a décidé de s’appuyer afin de s’assurer qu’ils produisent bien les résultats escomptés tout au long de la période examinée.
Elle se déroule comme suit :
- la vérification par des tests de l’application permanente des procédures (tests de permanence) ;
- la formulation définitive du jugement, à partir de l’évaluation des conclusions des précédentes phases.
Tout au long des travaux qu’il réalisera dans le cadre de l’appréciation du contrôle interne, l’auditeur ne devra pas perdre de vue cet aspect décisionnel. Il pourra cependant formuler des recommandations.
La figure n°1ci-dessous présente la démarche d’un audit selon OBERT (2004 : 70).
Figure N°1 : Schéma de synthèse de la démarche d’un audit
- Prise de connaissance détaillée du système
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Description détaillée du système
Suivi de quelques transactions pour s’assurer de la bonne compréhension du système
Evaluation du dispositif de contrôle interne
Analyse critique, identification des forces et des faiblesses
Jugement de cohérence et de fiabilité
Tests de Permanence
Forces du système
Tests pour s’assurer que les procédures de contrôle fonctionnent de manière permanente
Faiblesses du système
Evaluation du contrôle interne
Positive Négative
Adaptation au programme de vérification matérielle pour satisfaire l’objectif de la mission
Remise en cause du programme initial de révision et éventuellement des objectifs de révision conduisant à :
- Elargissement de la nature et de l’étendue des procédures de vérification matérielle
- Eventuellement : Refus de la mission
Source : OBERT (2004 :70)