L’informatisation de l’état civil est essentielle pour moderniser la gestion des faits d’état civil, comme le démontre le développement d’une application web pour la mairie de Ziguinchor. Cette solution vise à améliorer l’efficacité et la qualité des services administratifs face à l’augmentation démographique.
Critique de l’existant
Tout au début des enregistrements des faits d’état civil, à la veille de l’indépendance, on utilisait des registres papiers pour les enregistrements des différents actes et faire une copie des volets et l’amener dans le tribunal d’instance du département pour la conservation en double par année.
Après des années d’utilisation du papier, avec le boom démographique (augmentation des naissances) il devenait de plus en plus difficile de pouvoir contrôler les actes de l’état civil et l’archivage prenait beaucoup de ressources et les risques des actes de vandalisme que rencontrent parfois quelques mairies ou la négligence du personnel.
Nous pouvons parler aussi de l’importance des données dans le monde actuel avec le phénomène du « Big Data » (données massives). Une nécessité d’informatiser les centres d’état civil devient ainsi primordiale pour régler de nombreux problèmes que rencontrait le système d’état civil au Sénégal. C’est ainsi qu’est né l’implémentation de logiciels (HERA, ANAGRAF) et l’application (RAPIDPRO).
Malgré son évolution fulgurant le système d’état civil montre quelques lacunes notamment :
La lenteur administrative
C’est un phénomène qui ne date pas d’aujourd’hui du système administratif sénégalais, pour la délivrance des extraits ou copies, nous notons une certaine apathie dans l’exécution de la tâche. Normalement, les délais ne doivent pas être si longs.
Prenons l’exemple de la mairie de la commune Yeumbeul Nord, il fallait déposer un jour avant pour la délivrance d’un extrait de naissance. Nous devons avoir une amélioration de ce service et notre solution pourra y apporter quelques choses.
Parmi la raison la plus fréquente que donnent parfois les agents de la mairie c’est que la personne habilitée à signer le document est absente où elle est occupée.
L’inexploitation des données de l’état civil
Comme vous le savez déjà, l’état civil regorge une très grande partie des données de la population d’un territoire donnée. Avec l’avènement des « Big data » qui gagne du terrain et pris en compte dans de nombreux domaines.
La mairie a un lien étroit avec l’ANSD, pour la restitution des rapports statistiques annuels. Mais cela ne suffit pas pour une bonne exploitation et analyse des données. Notons qu’un Etat se base sur des données pour faire une planification.
Dans l’idéal l’ANSD ne devrait pas faire un recensement pour savoir les états de naissance, de décès ou de mariage. Nous notons un coût important pour le recensement de la part de l’ANSD et leur dernier recensement annuel remonte à 2015.
L’intercommunication inexistante des différents centres d’état civil
On note aussi l’existence des états civils mais pas un état civil. En effet pour une personne quelconque, déclarée dans une commune notamment à Ziguinchor, pour pouvoir bénéficier des services de l’état civil (obtention extrait ou copie littérale) devra se rendre obligatoirement dans le centre d’état civil de la commune.
Celui-ci a un coût important en temps et financier pour le citoyen.
C’est pour cela que j’ai parlé des états civils vu que chaque territoire (commune) a un état civil qui lui est propre. Une bonne communication entre les différents centres sera bénéfique pour l’Etat civil du Sénégal, les centres et les citoyens de façon générale.
Une sécurité moyenne des données
Quand on parle de sécurité dans le domaine de l’état civil on pense souvent à la fiabilité des données, la conformité des données et à la validation des données.
Nous notons une faible manipulation des registres de l’acte de l’état civil, favorisé par ce système d’information. Vous avez surement entendu parler d’un acte fictif. Un acte fictif consiste pour les parties à simuler l’existence d’un acte qui, en réalité n’existe pas dans les registres.
En effet nous avions noté qu’au début de notre rédaction le registre dure au moins une année allant du 01 janvier au 31 décembre. Après cette date, le registre est clôturé c’est- à-dire personne ne peut plus mentionner sur ce registre. Au lieu de clôturer le registre avec une lettre « z » par convention, non il le laisse comme cela pour pouvoir inscrire clandestinement de nouveaux actes.
A cela s’ajoute, on constate une détérioration ou l’illisibilité de certains registres. Cela arrive souvent dans les centres que les registres soient perdus ou détériorés (illisibles). En effet cela est dû parfois au conditionnement de la salle de registre.
Et il y’a aussi de cas de sabotages de manière volontaire lors des manifestations politiques nous pouvons prendre par exemple le 23 juin 2012 ou certaines mairies ont été brulées (Malika).
Comme on ne peut pas prévoir le nombre de déclarations que nous devons faire, il sera difficile de savoir pour les services de l’état civil le nombre de feuillets que nous aurons besoin à un moment donné. Mais Cela arrive très rarement.
Nous pouvons prendre le cas de la mairie de Diourbel ou un malfrat faisait des extraits de naissance des personnes avec les numéros de registre d’autres en récompense d’une somme d’argent (2020).
Cela arrive souvent dans les centres que les registres soient perdus ou détériorés (illisibles). En effet cela est dû parfois au conditionnement de la salle de registre. Et il y’a aussi de cas de sabotages de manière volontaire lors des manifestations politiques nous pouvons prendre par exemple le 23 juin 2012 ou certaines mairies ont été brulées (Malika).
Manque de sensibilisation
Bien que beaucoup d’efforts aient été faits sur cet aspect, nous noterons des disparités considérables. En effet sur l’année près de 150 000 élèves arrêtent l’école par faute de déclaration selon une étude de l’ANSD.
Dans le journal quotidien « le soleil » on nous parle de 184 885 élèves pour l’année 20211. Nous devons amener les autorités compétentes à faire plus de sensibilisation en partenariat avec les organes de presse nationaux.
Conclusion
Nous pouvons dire la ville de Ziguinchor regroupe une population variée et très importante en termes de chiffres. Nous avons pu voir le contexte de notre sujet de mémoire avec un terme récurrent la digitalisation. Enfin nous avons proposé une solution informatique et les objectifs à atteindre pour pallier ces problèmes que rencontrent l’état civil et pourquoi ne pas aussi améliorer le cadre.
Dans la partie suivante, on va essayer de faire l’analyse avec les outils appropriés de notre système pour une meilleure implémentation de la solution.
________________________
1 Dans le journal quotidien « le soleil » on nous parle de 184 885 élèves pour l’année 2021. ↑