Chapitre II : Structuration et fonctionnement des mairies : exemple de la mairie de Ziguinchor.
Introduction
Dans ce chapitre nous allons mettre en évidence le cadre de notre sujet de mémoire. C’est une suite logique de notre démarche, de parler un peu de l’entité qui va abriter le centre de l’état civil est important pour la bonne compréhension de notre mémoire. En effet on retrouve le plus souvent les centres principaux dans les mairies. On a choisi la mairie de Ziguinchor comme terrain d’étude pour notre travail. Elle sera notre point de référence même si la solution informatique que nous voulons implémenter regroupe plusieurs centres. D’abord posons-nous les questions suivantes :
Qu’est-ce qu’une mairie et comment fonctionne-t-elle ?
Quelle place occupe le service de l’état civil dans l’organigramme de la mairie ?
Ceux sont les interrogations que nous nous posons pour éclaircir certains points. En plus de cela nous allons voir la situation actuelle de la gestion des faits de l’état civil.
Pour une meilleure analyse, cette partie est divisée en cinq (5) sections. D’abord nous allons faire la présentation de la mairie de Ziguinchor en mettant en avant le centre principal de l’état civil, analyser la gestion actuelle des états civils, les difficultés liées aux fonctionnements de l’état civil, enfin nous aurons une discussion.
Présentation de la mairie de Ziguinchor
Cette présentation se déroulera en plusieurs étapes, premièrement on va parler de la mairie, ensuite on va voir les missions et l’organigramme de cette institution et enfin parler du centre de l’état civil.
L’organigramme
[img_1]
[img_2]
Figure 1 : Organigramme de la mairie
Cette figure ci-dessus représente l’organigramme fonctionnel de la mairie avec les différents services et directions. Le service de l’état civil est rattaché directement à la direction de la Secrétaire Munsicipal Adjoint. Il occupe une place très importante dans la hiérarchie de la mairie. Au niveau du service de l’état civil, nous avons la fonction principale de l’officier l’état civil et les différents agents de la mairie affectés à ce service.
Rappelons que la fonction de l’officier de l’état civil s’applique au maire toutefois celui-ci peut nommer une autre personne pour ce poste sachant lire et écrire. L’officier de l’état civil comme mentionné dans le code de la famille, c’est la personne responsable de la bonne tenue des registres d’acte de naissance, de décès et de mariage.
Il est chargé d’en dresser un acte de l’état civil et leurs conservations.
Missions
Le champ d’intervention de la commune est très vaste. Outre la gestion de son domaine public, elle sert d’intermédiaire entre l’État et les citoyens.
Le conseil municipal règle par ces délibérations les affaires de la commune, il doit assurer à l’ensemble de la population, sans discrimination, les meilleures conditions de vie, satisfaire les besoins quotidiens de la population. Le conseil municipal donne son avis toutes les fois que celui-ci est requis par les lois et règlements ou à la demande du représentant de l’Etat.
Il peut émettre par des vœux, par écrit, sur toutes les questions ayant un intérêt local, notamment sur celles concernant le développement économique et social de la commune. Pour une bonne coordination du travail, nous allons se limiter seulement aux missions liés à l’état civil.
En outre, il est chargé :
- D’assurer la déclaration des actes de l’état civil
- De délivrer des actes d’État Civil (extraits, copies, bulletins, etc.).
En dépit de tout cela nous pouvons dire la mairie regorge beaucoup de responsabilités et d’autorités. Comme nous pouvons le constater dans l’organigramme le service de l’état civil occupe une place importante dans cette entité. Il est dans le quatrième niveau dans l’organigramme de la mairie.
Gestion actuelle des états civils
Une étude de la situation actuelle de l’enregistrement des faits d’état civil au Sénégal est indispensable pour pouvoir situer notre point de départ à propos de notre projet de mémoire. Nous allons voir l’évolution de l’enregistrement et la conservation des faits d’état civil.
Au début des enregistrements des faits d’état civil au Sénégal, on utilisait des registres pour l’enregistrement des actes de l’état civil. En effet le support pour la déclaration des différents actes de l’état civil est en format papier. Nous pouvons par exemple prendre un exemple le registre des naissances comportent 50 feuillets reliés composés chacun de trois (03) volets. Ainsi chaque volet est relié à une entité, le volet N°1 est remis au déclarant et le volet N°2 est donné aux greffiers pour conservation en double et enfin le volet N°3 reste dans le centre d’état civil pour pouvoir délivrer des extraits ou copies aux bénéficiaires notamment les élèves en classe d’examens.
La conservation des registres est divisée en deux parties l’un est géré par les centres d’état civil et l’autre par les tribunaux d’instances.
Dans les centres d’état civils, l’officier de l’état civil est le garant de la conservation des registres de l’état civil. De façon générale, tous les registres sont rangés dans une étagère) par ordre d’année dans le bureau de l’officier de l’état civil ou dans un endroit spécialisé (climatisé en général).
Dans les tribunaux d’instance les volets N°2 sont gardés là-bas en charge des greffiers.
Avec la digitalisation qui gagne plus en plus du terrain des techniques et méthodes d’enregistrement des faits d’état civil sont en vue. C’est dans ce sens qu’un bon nombre de logiciels et applications ont été introduits dans les communes dans le cadre de la gestion de l’état civil. Parmi lesquels nous pouvons citer :
- Le logiciel Anagrafe
- L’application RapidPro
- Le logiciel Hera
- Le logiciel GAEC
- Les autres applications (Etat civil, E Teranga, Goox Bi, isigame, Odoo, renec, sen- civilities, Sen registre, sunutel)
Le logiciel ANAGRAFE est un logiciel de saisie et est introduit au Sénégal plus précisément à Kaolack dans le cadre d’un partenariat entre le conseil départemental de Kaolack, des sénégalais de la diaspora et de la ville de pondera en Italie. Il s’agit d’un logiciel du système de gestion de collectivités territoriales nommé Datanet édité par la société italienne éponyme.
À celui-ci est intégré un autre logiciel appelé Stato Civile, qui permet d’assurer la gestion de l’état civil d’une commune. Le site de l’éditeur décrit ce dernier comme étant flexible, intuitif et complet. Concernant la saisie, il permet le dressement de tout type d’acte, la personnalisation des modèles proposés, une aide pour que figurent toutes les mentions nécessaires et que le tout soit correctement formulé, et l’insertion de mentions marginales.
Le logiciel comporte en outre des fonctionnalités de délivrance des actes et permet de gérer leurs différentes formes (extrait, copie intégrale…). Le système de gestion Datanet comprend aussi le logiciel SAIA, qui a vocation à centraliser les données d’état civil recueillies afin qu’elles soient à disposition de l’administration à l’échelle globale.
Ce qui est une très bonne chose. Dans la pratique, nous savons que ce logiciel est utilisé par au moins 12 des 13 centres du département de Kaolack en bénéficient depuis deux mille neuf (2019) L’autre cas dont nous avons connaissance est celui de la municipalité de Thiès Est.
Ensuite nous avons l’application RAPIDPRO, en vue de saisir et d’enregistrer tous les faits d’état civil, le gouvernement du Sénégal, avec l’aide de l’UNICEF, est en train d’expérimenter l’intégration des téléphones mobiles entre les établissements de soins de santé et les centres d’enregistrement des faits d’état civil. Une application appelée RAPIDPRO est mise en œuvre dans les régions du sud du Sénégal. Elle permet aux populations les plus isolées de déclarer les naissances par SMS à partir de n’importe quel endroit sur le territoire national, via un numéro gratuit. En outre, grâce à cette application, toute personne qui assiste à une
naissance peut déclencher le système d’enregistrement. À titre de première étape, RAPIDPRO a été utilisé pour la déclaration des naissances par les travailleurs de la santé. Les téléphones sont désormais utilisés pour faire la saisie des renseignements sur l’enregistrement des naissances dans les centres locaux d’enregistrement des faits d’état civil, surtout dans la région de Kolda.
Enfin, on note la présence dans plusieurs communes du territoire national un autre logiciel de gestion des faits d’état civil nommé HERA. Nous pouvons dire qu’il est le logiciel le plus utilisé dans les centres d’état civil au Sénégal tant que dans la zone rurale ou urbaine. Déployé depuis 2013 dans au moins 130 centres d’état civil au Sénégal, répartis dans l’ensemble des régions du pays.
Plus de 1000 agents ont été formés à son utilisation. Ce logiciel aide à saisir un acte de naissance, de mariage et de décès conformément aux dispositions contenues dans le Code de la famille. On continue de les déployer dans les autres centres progressivement à l’intérieur du territoire à travers le plan d’action du CNEC avec le programme PAMEC.
Vous allez voir quelques images de l’interface du logiciel HERA.
[img_3]
Figure 2 : Interface logiciel Hera ouverture session
[img_4]
FIGURE 3 : INTERFACE LOGICIEL HERA : DECLARATION DE NAISSANCE
[img_5]
Figure 4 : Interface logiciel HERA : Fiche declaration de mariage
[img_6]
Figure 5 : Interface logiciel HERA : Impression extrait d’acte de mariage
En dépit de tout cela, nous pouvons dire que des avancées majeures ont été faites avec le développement de ces différents logiciels de l’enregistrement des faits d’état civil. Le système d’enregistrement des faits d’état civil du Sénégal a fait un grand pas vers la numérisation des registres. A l’instar de ces différentes inventions, le système d’enregistrement des faits d’état civil montre des limites.