La structure organisationnelle AnpE joue un rôle crucial dans la satisfaction des employés, influençant directement les stratégies de fidélisation. Cette étude utilise une approche méthodologique mixte pour analyser ces dynamiques au sein de l’Agence nationale pour l’Emploi du Bénin.
Paragraphe 2 : Structure organisationnelle et fonctionnement
Structure organisationnelle
L’AnpE est dotée de plusieurs organes de gestion que sont le Conseil d’Administration (CA), la Direction Générale (DG) et le Comité de Direction (CoDir).
Le Conseil d’Administration (CA)
Le Conseil d’Administration est doté des pouvoirs les plus étendus pour déterminer les orientations de l’activité de l’Agence et veiller, en toutes circonstances, à leur mise en œuvre. A ce titre, il est chargé notamment de :
- définir les objectifs de l’Agence et l’orientation qui doit être donnée à son administration ;
- adopter l’organigramme et les procédures de l’Agence ;
- adopter le budget, les plans d’investissement et plans stratégiques de développement de l’Agence ;
- assurer le contrôle permanent de la gestion assurée par le Directeur général;
- examiner les rapports d’activités de l’Agence ainsi que les rapports annuels de performance ;
- arrêter les états financiers établis après chaque exercice par le Directeur général ;
- adopter les plans de passation en ce qui concerne les marchés publics et autoriser les autres conventions d’importance significative passées par le Directeur général ;
- approuver le règlement intérieur proposé par le Directeur général ;
- approuver la grille de rémunération du personnel de l’Agence ;
- recruter le Directeur général et décider de sa révocation en cas de manquement ou insuffisances de résultats ;
- proposer à l’autorité de tutelle, le cas échéant, la transformation ou la dissolution de l’Agence ainsi que toute modification des statuts ;
- autoriser les dons et legs.
Le Conseil d’Administration tient au moins deux (02) sessions par an. Il est présidé alternativement pour une durée de trois (03) ans par le représentant du Ministre de tutelle, le représentant du Patronat et des Centrales Syndicats des travailleurs du Bénin élu en leur sein. En cas d’empêchement provisoire, le Président du Conseil d’Administration est remplacé par le doyen d’âge des administrateurs. Le Conseil d’Administration est composé de sept (07) membres répartis comme suit :
- un (01) membre du Conseil National du Patronat du Bénin (CNPB) ;
- un (01) membre de la Présidence de la République ;
- un (01) membre du Ministère des Petites et Moyennes Entreprises et de la Promotion de l’Emploi (MPMEPE) ;
- un (01) membre du Ministère de l’Economie et des Finances (MEF) ;
- un (01) membre du Ministère du Travail et de la Fonction Publique (MTFP);
- un (01) membre de la Chambre de Commerce et d’Industrie du Bénin (CCIB) ;
- un (01) membre de la Confédération Syndicale des Travailleurs du Benin (CSTB).
La Direction Générale (DG)
L’AnpE est gérée par un Directeur général dont les principales missions se résument comme suit :
- la coordination et le suivi de l’animation des Départements, des Cellules et des Services en vue de la mise en œuvre du programme d’action approuvé par le Conseil d’Administration, d’une part, et d’autre part, de la résolution des dysfonctionnements notés dans la gestion de l’Agence ;
- la réalisation des objectifs par sa lettre de mission annuelle ou pluriannuelle en conformité avec les objectifs définis dans le plan de développement économique et social du pays.
En dehors de ses « services centraux » de gestion (Secrétariat Particulier, Assistance au Directeur général, Auditeur Interne, Contrôle de Gestion…), la Direction Générale met en œuvre les missions qui lui sont assignées à travers le département Administratif et Financier et les autres départements opérationnels. Elle s’appuie sur les Antennes Départementales qui sont les bras opérationnels.
Fonctionnement
L’AnpE dispose de plusieurs directions techniques et services qui lui permettent d’atteindre ses objectifs. L’AnpE est organisée en départements et services comme suit :
Les Services du Staff
- Le Secrétariat Particulier (SP)
Il s’occupe de la gestion du secrétariat particulier et de l’agenda du Directeur Général. Ses principales responsabilités sont :
- assurer la gestion des courriers confidentiels ;
- assurer la gestion de l’agenda du Directeur général (visite et rendez-vous) ;
- gérer les appels téléphoniques du Directeur général ;
- assurer l’assistance administrative.
Le Secrétariat Administratif (SA)
Il s’occupe de la gestion du secrétariat administratif. Ses responsabilités sont les suivantes :
- gérer, conserver et classer les courriers administratifs ;
- préparer les projets de correspondance administrative.
L’Auditeur Interne (AI)
Ses attributions sont :
- il s’occupe de l’analyse critique des opérations réalisées par l’AnpE ;
- il contribue à la bonne gouvernance et à l’efficience de l’Agence ;
- il met en œuvre la lettre de mission ;
- il élabore et soumet à la Direction Générale un plan d’audit pour validation et mise en œuvre.
Le Contrôleur de Gestion (CG)
Le service de Contrôle de Gestion a pour mission essentielle d’assurer et d’aider la Direction Générale à définir les finalités et les objectifs généraux de l’Agence à long terme d’une part, et d’autre part la stratégie à adopter pour orienter la gestion vers la réalisation des objectifs fixés dans les meilleurs délais à moindre coût et avec une quantité maximale conformément aux prévisions.
Les Services Fonctionnels
- L’Assistant Juridique (AJ)
Il assure la gestion des affaires juridiques de l’Agence.
L’Assistant du Directeur général chargé de la Préparation, du Suivi et de l’Exécution du budget (APSEB)
Il est chargé de :
- contribuer à la coordination des travaux d’élaboration du budget ;
- proposer à la demande du Directeur général des notes de services pour la formation de la gestion budgétaire de l’Agence ;
- contribuer à l’élaboration de la pertinence et la sincérité des données budgétaires ;
- préparer les projets du budget.
Le Département Administratif et Financier (DAF)
Ses attributions sont :
- il assure l’égalité et la régularité des dépenses publiques.
- il offre des services à tous les départements et cellules de l’Agence.
Ses principales responsabilités sont :
- organiser et exécuter l’ensemble des tâches administratives de la Direction dans le strict respect des règles et procédures définies dans le manuel de procédures ;
- faire la programmation pluriannuelle des investissements ;
- faire la planification financière et l’amélioration de la qualité des dépenses ;
- contrôler la régularité de l’exécution du budget de l’Agence ;
- gérer les fonds de l’AnpE dont elle est personnellement responsable ;
- assurer le recouvrement des recettes et du paiement des dépenses.
Le Département des Ressources Humaines (DRH)
Le département a pour principales missions :
- la gestion des ressources humaines ;
- l’assurance de l’administration générale de l’AnpE. Ses principales tâches sont :
- la mise en œuvre de la politique générale en matière de gestion des ressources humaines ;
- le respect de la réglementation et des procédures (accord d’établissement, règlement intérieur, manuel de procédure administrative) ;
- l’organisation et l’administration des effectifs (liste actualisée du personnel selon le poste, la catégorie, l’ancienneté, les recrutements, l’adéquation poste/profil) ;
- l’administration générale du personnel (existence et actualisation de dossiers du personnel, l’existence de procédure d’accueil et d’intégration formalisée, évaluation des postes de travail pour déterminer les causes de l’inadéquation des charges de travail/effectif) ;
- l’élaboration et la gestion des programmes de formation des agents de l’AnpE ;
- la rédaction des correspondances administratives ;
- le traitement des dossiers de conflits permanents devant l’inspection du travail ou devant le tribunal ;
- le traitement du salaire des agents ;
- la tenue du tableau de bord sur l’évolution et les mouvements du personnel ;
- la gestion des dossiers de sanctions disciplinaires ;
- l’assurance d’une meilleure communication à l’interne à l’endroit du personnel ;
- la gestion des problèmes sociaux du personnel.
Le Département du Suivi-Évaluation, de l’Informatique et de la Communication (DSEIC)
Ce département est composé de trois (03) services, à savoir : le Service du Suivi-Évaluation, le Service de la Communication et du Protocole et le Service Informatique. Pour la mise en œuvre de ces grandes orientations stratégiques, il a pour objectifs prioritaires de :
- assurer la mise en œuvre des activités informatiques ;
- animer le site web et les médias sociaux de l’AnpE ;
- veiller à l’utilisation de la charte graphique dans toutes les communications institutionnelles de l’AnpE ;
- veiller à l’utilisation systématique des mails professionnels par les antennes et le personnel ;
- assurer la fonctionnalité des plateformes de l’Agence.
Les Services Opérationnels
- Le Département de l’Entrepreneuriat et de l’Emploi Indépendant (DEEI)
Ce département s’occupe de la promotion de l’emploi indépendant :
- il met en œuvre au sein du département un Programme d’Appui à l’Emploi Indépendant (PAEI) ;
- il forme les jeunes candidats à l’emploi indépendant en entrepreneuriat sur différents modules jusqu’à l’élaboration de leurs plans d’accès.
Le Département de l’Emploi Salarié, de l’Orientation et de la Prospection (DESOP)
Il est chargé de coordonner l’organisation de l’intermédiaire entre l’offre et la demande au niveau des antennes départementales. Il met en œuvre le programme d’appui à la prévention du chômage par orientation et collecte les données statistiques au niveau des douze départements en vue de l’élaboration du rapport statistiques annuel.
Ce département est composé du Service de l’Accueil et de l’Orientation (SAO), du Service de la Prospection et des Opportunités d’Emploi (SPOE) et du Service de l’Insertion Professionnelle (SIP).
Le Département du Partenariat, de la Coopération et de la Migration Interne (DPCMI)
Ce département comprend deux (02) volets : Partenariat, Coopération et Migration Internationale. Le premier volet, concernant tout ce qui est coopération partenariat, s’occupe de dynamiser les partenariats de l’AnpE en gérant le portefeuille, en recherchant et en mobilisant les nouveaux, en sauvegardant et en fidélisant ceux déjà existant afin de répondre à la mission de l’AnpE. Le second volet au sujet de la Migration Internationale, c’est la mobilité, le placement à l’international, la gestion des flux migratoires, l’insertion professionnelle.
- Le Département du Développement Local et de l’Emploi Rural (DDLER)
Il s’occupe à travers un programme appelé Contrat Social Solidarité Emploi (CSSE) du renforcement de la capacité d’insertion des jeunes au sein des mairies du Bénin par rapport à l’organisation de leurs compétences. Il donne des outils adéquats à ces mairies pour leur permettre de pouvoir mieux faire la promotion de l’emploi dans leurs communes respectives. Cela passe bien entendu par l’élaboration d’un document appelé Politique Communal de l’Emploi (PCE) qui permet de :
- faire le diagnostic de la situation de l’emploi des jeunes dans ladite commune ;
- identifier les potentialités des jeunes dans la commune ;
- établir un plan d’action pour la promotion de l’emploi des jeunes dans la commune. De nos jours, le cadre désigné dans les mairies pour assurer la promotion de l’emploi des jeunes est le Chef Service Planification de l’Emploi. Ce département est composé du Service de Développement Local (SDL) et du Service de la Promotion de l’Emploi Rural (SPER).
Le Département du Perfectionnement et de la Reconversion (DPR)
Il s’occupe des actions de formations de courte durée que l’AnpE offre à divers usagers (les demandeurs d’emploi) à travers un programme de Perfectionnement, de Reconversion et de Requalification des Demandeurs d’Emploi (P2RDE). Son programme de renforcement de capacité des demandeurs d’emploi a pour objectif d’améliorer la compétitivité des bénéficiaires sur le marché du travail par le perfectionnement, la reconversion et la requalification des demandeurs d’emploi. Il vise aussi à augmenter les connaissances techniques des jeunes dans l’exécution de leurs activités professionnelles. Ses activités s’animent à trois (03) niveaux :
- le niveau Perfectionnement : permet à un bénéficiaire en cours d’activité de recevoir une formation qui enrichit ses connaissances et accroit ses performances. En matière d’insertion, le perfectionnement permet à tout diplômé sans emploi d’accroitre son employabilité et de capter les offres d’emplois offerts sur le marché de l’emploi.
- le niveau Reconversion : est une phase du programme qui intervient en amont au niveau d’un demandeur d’emploi qui décide d’exercer une nouvelle activité dont il n’avait pas reçu la formation ni faire une réelle pratique. La formation alors ne vient que pour initier le bénéficiaire.
- le niveau Requalification : est un programme (volet) réservé aux travailleurs manuels qui décident d’acquérir une nouvelle aptitude en fonction de sa formation professionnelle initiale.
Les Antennes départementales
Pour assurer la mise en œuvre de la politique d’emploi, treize (13) Antennes ont été créées dans les douze (12) départements du Bénin et constituent les bras opérationnels de l’AnpE. Lesdites Antennes sont les suivantes :
- l’Antenne départementale de l’Alibori / Kandi ;
- l’Antenne départementale de l’Atacora / Natitingou ;
- l’Antenne départementale de l’Atlantique 1 / Ouidah ;
- l’Antenne départementale de l’Atlantique 2 / Abomey-Calavi ;
- l’Antenne départementale du Borgou / Parakou ;
- l’Antenne départementale des Collines / Dassa-Zoumè ;
- l’Antenne départementale du Couffo / Azovè ;
- l’Antenne départementale de la Donga / Djougou ;
- l’Antenne Départementale du Littoral / Cotonou ;
- l’Antenne Départementale du Mono / Lokossa ;
- l’Antenne Départementale de l’Ouémé / Porto-Novo ;
- l’Antenne Départementale du Plateau / Pobè ;
- l’Antenne Départementale du Zou / Bohicon.
Leur rôle est de mettre prioritairement en œuvre les activités planifiées dans le Plan du Travail Annuel (PTA), de réaliser les réformes proposées, de promouvoir le développement local du genre, de l’emploi, de la bonne gouvernance et de renforcer le partenariat public-privé.
Pour la mise en œuvre des grandes orientations stratégiques, les objectifs prioritaires ci-après ont été retenus :
- développer les performances et les compétences du personnel ;
- renforcer la visibilité et la lisibilité de l’AnpE ;
- améliorer les prestations de l’Agence ;
- dynamiser le partenariat et la coopération et promouvoir le Service à l’International ;
- mobiliser les ressources nécessaires.
Par ailleurs, les agents de l’Agence sont répartis sur quatorze (14) sites de représentation et la plupart pourraient se prévaloir de connaître l’effectif des employés des autres sites compte tenu des missions qu’ils sont censés conduire ensemble. Le personnel à forte présomption de mobilité est composé des agents des Services Opérationnels, notamment : des Directeurs de Départements, des Chefs d’Antennes, des Conseillers en Emploi et des Conducteurs de Véhicules Administratifs. A l’exception des départements de l’Atlantique et du Littoral, les sites de l’Agence sont répartis proportionnellement sur les autres départements. La majorité du personnel de l’Agence est concentré dans le Littoral soit environ 42% et le reste (58 agents) réparti sur les onze (11) autres départements.
Le Comité de Direction (CoDir)
Le Comité de Direction comprend le Directeur général, les directeurs techniques et assimilés, le représentant du personnel, les chefs services ou assimilés. Le secrétariat du comité est assuré de façon rotative par les chefs de secrétariat, de direction techniques et assimilés. Il se tient une fois par mois. Le CoDir est chargé de donner les orientations au niveau de la Direction Générale, de faire le point sur l’évolution des activités et de pouvoir les réorienter, de proposer des solutions aux dysfonctionnements dans l’organisation.
L’organisation structurelle et fonctionnelle de l’AnpE est matérialisée par un organigramme annexé au document.
Organigramme de l’AnpE
Il permet de visualiser la structure interne de l’organisme. Il présente les différents départements, services et équipes, ainsi que la hiérarchie des postes.