Le contrôle de caisse dans une ONG est essentiel pour assurer la transparence financière. Ce rapport détaille les opérations de caisse à la Procure Générale des Missions de Yaoundé, ainsi que des recommandations pour optimiser la gestion comptable et financière de l’organisation.
APROCHE PRATIQUE DU STAGE
Opérations de caisse
Au niveau de la caisse qui a été l’un des piliers moteur de notre stage et qui regroupe le plus gros du travail journalier, nous avons mené un certains nombres d’activités pratiques pour notre service de comptabilité.
- Contrôle de caisse.
La caisse de la PGM ouvre à 8h jusqu’à 16H00 et durant ce temps, elle réalise des opérations de versements et de retraits durant la journée.
Les caissières qui sont au nombre de deux sont donc chargés de conserver l’original du reçu ainsi que l’ordre de versement ou de retrait remplie à la main par celui effectuant l’opération. Elle lui remettra cependant une souche de couleur rose de son reçu et elle conservera l’original qui est acheminé à la comptabilité à la fin de la journée pour imputation.
Nous faisons un pointage minutieux à la fin de chaque journée de toutes les pièces de caisses pour vérifier qu’il n’en manque aucune avant que ces dernières ne montent à la comptabilité. Ce contrôle est fait à base d’un listing tiré par caisse à la fin de la journée regroupant les versements et retraits de caisse. C’est à base de cela qu’on fait un pointage pour le contrôle.
En cas d’erreur, elle est signalée pour correction avant qu’on ne tire le document de fermeture de caisse qui récapitule le solde de la veille, le montant des dépôts en caisse de la journée, des retraits en caisse de la journée ainsi que le solde à la fermeture de la caisse et le billetage des espèces en caisse qui sont mis au coffre-fort.
De plus nous établissons une fiche de contrôle pour vérifier si vraiment le solde donné et affiché est vrai, nous refaisons les calculs à partir du billetage pour vérifier la véracité du solde et ce n’est qu’à ce moment-là que nous pouvons imposer notre signature sur le document de contrôle en tant que contrôleur pour prouver que tout est bien en règles et rien ne manque.
Ainsi donc l’argent mis dans les coffres, nous repartons avec les clés du coffre à la Direction comptable pour les garder et on les enverra le lendemain matin pour une nouvelle journée.
Le listing de chaque caisse, le document d’ouverture, le document de fermeture et la fiche de contrôle est photocopié pour être envoyé au Trésorier diocésain pour qu’il contrôle et suit exactement ce qui s’est passé à la caisse au jour le jour. S’il y’a eu un versement ou un retrait douteux, il s’en occupe personnellement à son niveau avec l’Econome diocésain.
Les mêmes documents sont aussi transmis au Contrôleur interne qui s’occupe du contrôle de la Trésorerie. Celui-ci a un rôle de Commissaire au compte car il veille à la stabilité de la caisse.
- Imputations comptables
L’imputation c’est l’opération comptable qui consiste à affecter une opération à un compte comptable. Et c’est par cette opération que toutes opérations nécessitant une saisie comptable doivent d’abord passer avant d’être comptabilisé en machine.
Ainsi donc chaque reçu qu’on sépare en versement ou retrait est imputé par le compte caisse au crédit 57 lorsqu’il s’agit d’un retrait et au débit lorsqu’il s’agit d’un versement selon chaque caisse.
Les comptes en contrepartie de chaque opération sont déterminés sur l’intitulé de chaque reçu.
La PGM dispose de son propre plan comptable, cependant il est établi en respectant les principes et règles du plan comptable OHADA c’est à dire par exemple que les fournisseurs sont toujours à la classes 4 notamment le 401 mais pour les distinguer l’on écrit le numéro de compte de la classe des fournisseurs en machine 4012000 + nom du fournisseur.
Chaque compte à la procure à une élaboration très technique respectant en premier les normes du plan comptable et ensuite une écriture littérale pour éviter les redondances et pour séparer chaque compte personnellement.
Donc après chaque imputation méthodique une par une grâce à l’extrait du plan comptable fourni par ma Directrice comptable, ainsi que les annexes telles que, la liste des tiers et la liste des sections analytiques, on passe à la saisie.
- Saisie informatisée des opérations de caisses
Ici nous passons proprement dit à la comptabilisation des pièces de caisses réalisées par les différentes caisses grâce aux imputations réalisées préalablement.
Elle est plutôt simple mais doit être réalisé avec attention. Le logiciel comptable utilise est préalablement déjà paramétré en machine. Il s’agit de sage100 comptabilité. Cela facilite la saisie en se rendant pour les versements dans la caisse dont on veut traiter les versements uniquement pour commencer la saisie par la date, le numéro de référence de la facture, le compte général ou le compte tiers ensuite le libellé et le montant au débit s’il s’agit d’un retrait et au crédit s’il s’agit d’un versement et la contrepartie se met automatiquement à la suite.
Concernant certains comptes généraux comme par exemple, le compte du denier du culte qui est un compte général dont dispose normalement toutes les paroisses, pour éviter de créer chaque compte denier du culte à chaque paroisse, une section analytique est attribué à chaque paroisse dans ce compte, ce qui a pour conséquence directe lors d’une saisie dans ce compte avant de mettre la contrepartie, il affiche automatiquement une boîte de dialogue dans laquelle nous ai demandé de quelle section analytique « s’agit-il » pour pouvoir imputer correctement à chaque compte distinctement le denier du culte qui lui est un compte général de la procure pour tous les versements des paroisses et leur denier du culte.
Cette section analytique permet aussi l’analyse analytique de chaque paroisse car chaque compte général se voit être affecté grâce à la section analytique se voit être affecté sur l’extrait de compte de son compte.
Après la saisie d’une pièce de caisse en machine un numéro unique d’opération générer automatiquement par le logiciel lui est attribué et nous marquons ce numéro au stylo au rouge sur la pièce. Cela permettra de facilement la retrouver si il y’a un problème.
- Vérification des erreurs
A la fin des saisies on procède à l’équilibre du solde. L’on vérifie si le solde en machine du compte est le même que celui qui a été calculé à la veille.
En cas d’erreur pour la correction, l’on tire juste le compte de la caisse concernée en spécifiant la date et ensuite on procède à un pointage à partir du listing de caisse fourni à la veille par les caissières et celui qui a été saisie par nous pour une éventuelle détection d’erreur ou d’oubli de saisie d’une pièce.
- Classements et archives
A la fin de toutes les saisies, nous procédons au rangement bien organisé des documents. Nous les mettons dans des enveloppes après avoir tamponné l’inscription comptabilisée sur chaque pièce. Cette enveloppe porte le date du jour l’inscription versement et retraits et le numéro de la caisse concernée et le tampon comptabilisé à l’avant et à l’arrière. Ainsi à la fin l’on regroupe dans une très grande enveloppe les enveloppes de toutes les caisses et l’on marque au marqueur la date du jour concerné. Ensuite l’on range cette enveloppe dans le carton du mois concerné par ordre.
Ces documents seront conservés pendant une période de 10 ans comme le demande la loi.
- Contrôle des paiements durant les salaires
Durant la période des salaires comme dit précédent la procure générale des missions est l’institution financière s’occupant de toute la finance du patrimoine de l’église. Et donc cela inclut tous les établissements primaires, secondaires, catholiques sous l’autorité directe du SEDY, ainsi que certaines universités entre autre UNICASTY. C’est à la procure que tout le personnel religieux, laïc, enseignants de ces institutions sont payés.
Chaque personne ayant un quelconque contrat de travail dispose d’un compte tiers comme dans une banque pour sa rémunération.
Le service comptable donc s’occupe d’enregistrer tout cela en leur créditant le montant dû à chaque membre du personnel de ces institutions catholiques sur la base des documents fournis par le SEDY qui sont collectés dans les comptabilités de chaque établissement enregistré à la PGM. Nous sommes chargés de traiter ces salaires par école, paroisses ou institutions en vérifiant les montants avec les fiches des heures de cours et de travaux de chaque personne avant de créditer chaque montant dans chaque compte.
Au niveau de la caisse les fiches sont acheminées venant de la comptabilité et vu le nombre de personnes durant ces journées et le peu de personnel à la caisse, la directrice comptable nous donnes comme mission de se charger du contrôle de chaque fiche de retrait de salaire pour qu’il n’y ai pas vol, et pour éviter d’éventuelles bagarres et soucis tels que ceux qui viennent prendre l’argent des autres ou bien même prendre deux fois.
Nous calculons le salaire grâce à la fiche remise où il y’a les heures de tous les enseignants par établissements, nous vérifions que c’est ce qui est bien écrit sur la fiche de retrait d’espèce, et nous mettons un okay ou une signature au stylo de couleur différente pour qu’il ne puisse pas changer de fiche ou modifier la moindre information sur sa fiche avant de l’envoyer à l’intérieur de la caisse pour son retrait.
Et nous restons cochés son nom pour qu’il ne puisse plus revenir une seconde fois. Cette opération est délicate et est fait sous pression et des erreurs sont souvent détectées mais néanmoins la machine coupe automatiquement en cas de surplus dans le comptes ou en cas d’erreur.
Tous les documents n’ayant pas été validé par nous au contrôle sont rejetés et ensuite renvoyer pour un contrôle préalable.
Ce travail est l’un des plus épuisants et éprouvants réalisés lors du stage parce qu’il demande une patiente et un calme à tout épreuve pour supporter les humeurs des autres.
- Contrôle hebdomadaire de la caisse
En fin de chaque semaine, le vendredi le contrôleur l’Abbé BIKOULA se rend à la caisse avant la fermeture pour contrôler les espèces en caisse et pour faire un billetage de contrôle pour effectivement voir si tout est en ordre et rien ne manque même pas une pièce de 25 F ne doit manquer durant ce contrôle. En cas d’erreur les comptes seront demandés aux caissières.