L’analyse présente l’application de la diplomatique numérique pour renforcer la valeur juridique des documents électroniques à la Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique de Côte d’Ivoire. La recherche examine comment les outils de la diplomatique numérique peuvent garantir l’authenticité et la fiabilité des documents numériques face aux risques de falsification et de cybercriminalité. L’étude propose des recommandations pour mettre en place une solution d’authentification des documents électroniques dans le contexte administratif ivoirien. Les travaux soulignent l’importance d’adapter les pratiques archivistiques traditionnelles aux défis posés par la digitalisation croissante des procédures administratives.
Institut National Supérieur des Arts et de l’Action Culturelle
École Supérieure de Tourisme, d’Artisanat et d’Action Culturelle (ESTAAC)
Mémoire de Master
Application de la diplomatique numérique à la Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique
Présenté par : Tiemoko Koffi Guy Didier
Encadré par : M. Tanoh Zakary
Année Académique : 2018 – 2019
Les législations nationales et internationales reconnaissent aujourd’hui aux documents électroniques la même valeur juridique que celle détenue par les documents physiques, sous réserve que la fiabilité de ceux-ci soit prouvée. Pour ce faire, l’on dispose aujourd’hui d’outils permettant de garantir la fiabilité et
PREMIERE PARTIE : PRESENTATION DU CADRE INSTITUTIONNEL ET NOTIONS FONDAMENTALES SUR LA DIPLOMATIQUE NUMERIQUE
CHAPITRE 1 : PRESENTATION DE LA D.G.T.C.P. ET DE LA D.D.A.
• PRESENTATION DE LA D.G.T.C.P.
Le ministère de l’Economie et des Finances a pour mission essentielle la conception et la mise en œuvre de la politique économique du gouvernement. Il dispose à cet effet, de deux directions générale au nombre desquelles figure la D.G.T.C.P.
LOCALISATION ET HISTORIQUE
Localisation
La D.G.T.C.P. a son siège à Abidjan, dans la commune du Plateau, précisément au Boulevard CARDE, Immeuble SOGEFIHA. En plus de ce bâtiment principal, la
D.G.T.C.P. a des Directions, des agences et des Trésoreries disséminées sur l’ensemble du territoire ivoirien.
Historique
La D.G.T.C.P. est une structure du ministère, auprès du premier ministre chargé de l’économie et des finances, sa création tire son origine de l’époque coloniale, et par dérivé du système de gestion d’état français. A partir de 1959, avec l’approche de l’indépendance, commence un transfert de compétences de l’administration coloniale aux organes de la nouvelle nation. Le Président Félix Houphouët Boigny appelé à prendre la Direction du Conseil du Gouvernement en qualité de Premier Ministre de l’époque, créé le Ministère des Finances, des Affaires Economiques et du Plan, dirigé par Monsieur Raphaël Saller de nationalité française, nommé le 30 Avril 1959, il dirigera ce département jusqu’au mois de janvier 1966. C’est en 1963 que la
D.G.T.C.P. est créée, et elle va traverser le temps au fur et à mesure des différents changements de régimes ainsi que des changements de textes règlementaires. Plusieurs Directeurs généraux se sont succédé à sa tête jusqu’à ce jour, et le dernier en date est
M. ASSAHORE Konan Jacques.
MISSIONS ET ORGANISATION
Missions
La D.G.T.C.P. a pour missions essentielles :
• de définir la politique et d’assurer la gestion administrative et comptable de la trésorerie de l’Etat ;
• d’exécuter et de contrôler les opérations des budgets de l’Etat, des Etablissements Publics Nationaux, des Collectivités territoriales et de tout autre organisme public dont la gestion financière et comptable relève d’un comptable public ;
• d’assurer la garde et le maniement des deniers publics ;
• de veiller à une meilleure allocation des ressources et d’assurer la régulation de la trésorerie dans le cadre du Compte Unique du Trésor ;
• d’assurer la gestion administrative, financière et comptable de la dette publique ;
• de conduire les relations financières avec l’extérieur ;
• d’élaborer et d’appliquer la règlementation de la comptabilité publique ;
• de veiller à la tenue de la comptabilité de l’Etat, des E.P.N., des Collectivités Territoriales et de tout autre organisme public dont la gestion financière et comptable relève d’un comptable public ;
• d’élaborer et d’appliquer la règlementation relative aux organismes chargés du crédit, des assurances et des opérations boursières, en liaison avec la
B.C.E.A.O. et la Commission Bancaire de l’U.M.O.A. ;
• de définir la politique monétaire et bancaire, en liaison avec la B.C.E.A.O. ;
• de veiller à la clôture des opérations de liquidation des organismes publics et parapublics ;
• de veiller à la surveillance des entreprises sous-tutelle.
Organisation
Au regard du décret n° 2016-600 du 03 aout 2016 portant organisation du ministère auprès du premier ministre, chargé de l’économie et des finances, la
D.G.T.C.P. est composée en plus de la Direction Générale, de :
• Une inspection Générale ;
• Quinze (15) Directions centrales ;
• Huit (8) postes comptables généraux
• Des postes comptables supérieurs déconcentrés ;
• Des postes comptables subordonnés déconcentrés.
(VOIR ANNEXE 1)
LA DIRECTION DE LA DOCUMENTATION ET DES ARCHIVES
HISTORIQUE ET SITUATION GEOGRAPHIQUE
Historique
Le T.P. a souffert depuis sa création jusqu’en 2001, de l’absence d’un système d’archivage et de documentation à la mesure de son standing et de sa production documentaire. Consciente de la nécessité de garder des traces de l’action administrative ainsi que de l’organisation de l’information scientifique et technique, la
D.G.T.C.P. initiait un séminaire-atelier les 26, 27 et 28 juillet 2001 à Yamoussoukro sur le thème : « Le Trésor Public face au défi de la Bonne gouvernance ». A l’issue de ce séminaire, un plan d’urgence d’apurement du passif archivistique et de l’organisation de la Documentation a été mis en place.
Situation géographique
La Direction de la Documentation et des Archives est située à Abidjan-Plateau, Avenue Joseph ANOMA, Rue des Banques, en face de la Bourse Régionale des Valeurs Mobilières (B.R.V.M.).
MISSIONS ET ORGANISATION DE LA D.D.A.
Missions
La D.D.A. a pour missions :
• d’élaborer la politique documentaire et archivistique de la D.G.T.C.P. ;
• d’élaborer et évaluer les produits et services documentaires ;
• d’assurer la gestion électronique des documents ;
• d’assurer l’archivage des documents ;
• de gérer la documentation
Organisation
Pour mener à bien sa mission, la D.D.A. dispose de sept (7) services rattachés et trois (3) sous-directions dont dépendent des services. Elle dispose en outre, d’antennes régionales.
• Les services rattachés en question sont :
• Les services rattachés en question sont :
• Les services rattachés en question sont :
• Les services rattachés en question sont :
• Le service secrétariat ;
• Le service courrier ;
• Le service ressources humaines et matériel ;
• Le service planification, assistance et évaluation ;
• Le service informatique ;
• Le service qualité et contrôle interne ;
• Le service statistique.Les sous-directions sont :
• Les sous-directions sont :
• La Sous-Direction de la documentation
• La Sous-Direction des Archives
• La Sous-Direction de la Numérisation
Les antennes régionales
Afin de mieux gérer la production documentaire de l’ensemble des services du T.P., des antennes régionales ont été créé par l’arrêté n°090-MEF-DGTCP-DEMO du 06 avril 2017 portant leur création et fixant leur ressort. Ce sont :
• l’antenne régionale d’Abidjan-Centre ;
• l’antenne régionale d’Abidjan-Nord ;
• l’antenne régionale d’Abidjan Sud ;
• l’antenne régionale de Bondoukou ;
• l’antenne régionale de Daloa ;
• l’antenne régionale de Gagnoa ;
• l’antenne régionale de Korhogo ;
• l’antenne régionale de Man ;
• l’antenne régionale de Yamoussoukro
(VOIR ANNEXE 2)
CHAPITRE 2 : NOTIONS FONDAMENTALES SUR LA DIPLOMATIQUE NUMERIQUE
• HISTORIQUE DE LA DIPLOMATIQUE NUMERIQUE
La diplomatique numérique découle naturellement de la diplomatique traditionnelle ou classique, alors il convient d’en faire la genèse en partant de la diplomatique telle qu’elle existait à l’époque médiévale.
Origines
L’histoire commence au milieu du XVIIe siècle avec un projet de Vies des saints, soutenu par le pape. Un jésuite hollandais désigné pour le projet, Daniel Van Papenbroeck, a l’idée de comparer les sources littéraires avec les actes des rois de l’époque pour conforter les faits, il publia alors en 1675 le recueil Acta sanctorum, une dissertation sur le discernement du vrai et du faux dans les vieux parchemins. Mais Papenbroeck commet une erreur de jugement qui le conduit à décréter comme faux tout un ensemble de diplômes dont plusieurs titres au bénéfice de l’abbaye bénédictine de Saint-Denis, suscitant ainsi une polémique aigue sur fond de contestation religieuse et territoriale.
C’est ainsi que le bénédictin Dom Jean MABILLON, de l’abbaye Saint- Germain-des-Prés, se voit confier l’étude critique des sources mises en cause. Il Rassembla alors plusieurs centaines d’actes et autres documents connexes, il en relève méthodiquement toutes les caractéristiques formelles et textuelles, les classe et en tire les conclusions qui s’imposent quant aux critères d’authenticité des documents étudiés. L’exposé de la méthode est publié en 1681, sous le titre De re diplomatica, considéré comme l’acte de naissance de la diplomatique. La méthode utilisée par MABILLON dans cette publication est considérée comme la première démarche fiable d’authentification, l’on lui attribue alors le mérite d’avoir formalisé la science de l’authentification des actes, la Diplomatique.
Le De re diplomatica présente l’avantage de donner pour la première fois un outil pour la critique des documents, actes du passé qui ne sont plus qu’une source de connaissance historique mais aussi, et au départ surtout, titres dont l’effet juridique est
toujours valide. La recherche diplomatique est lancée. Par la suite, un Nouveau traité de diplomatique est publié des années plus tard, en français cette fois, par les bénédictins dom Tassin et dom Toustain, de 1750 à 1765. L’avènement de la diplomatique est donc la résultante de la volonté des décideurs de l’époque médiévale d’authentifier les documents alors sujet à suspicion.
Georges Tessier dira donc à ce sujet que la naissance de la diplomatique a fait suite aux « débats judiciaires ou (…) controverses politiques ou religieuses, quand le nœud du litige ou de la polémique était constitué par un document ou une série de documents contestés. », 1961. Science auxiliaire de l’histoire depuis le milieu du dix-neuvième siècle, elle a été incluse dans les connaissances requises pour les archivistes depuis la première moitié de ce siècle dans tous les programmes européens d’enseignement des archives, et
plus tard dans tous les programmes influencés par la tradition européenne dans d’autres continents. En conséquence, les concepts et la méthodologie de la diplomatique sont devenus dans la plupart des pays partie intégrante de la science archivistique et de l’armure intellectuelle de la profession d’archiviste.
Fondamentaux
La démarche de la science diplomatique se décline en deux grands aspects, à savoir
l’analyse de l’acte et la critique de l’acte.
• L’analyse de l’acte
• L’analyse de l’acte
• L’analyse de l’acte
L’analyse de l’acte consiste en la description de toutes les composantes physiques et intellectuelles du document étudié, autrement ses caractères externes (le support, le sens de l’écriture, les marges, la langue, les habitudes paléographiques), et ses caractères internes (les différentes parties du document, depuis l’identification de l’auteur de l’acte jusqu’aux mentions d’enregistrement par le bénéficiaire, les ajouts éventuels ou les corrections, etc.).
Elle consiste également à décrire comment ces différents éléments sont agencés les uns par rapport aux autres (indication du destinataire, position de la date et de la signature dans le document) ; et enfin de voir en quoi la forme du document renvoie à des règles de rédaction existantes (les formules de chancellerie pour les époques médiévales et modernes) ou à des usages (habitudes personnelles, géographiques, etc.)
La critique de l’acte
La critique quant à elle consiste à faire la comparaison de l’acte étudié avec des éléments comparables : actes émanant d’une même institution, actes attribués au même bénéficiaire, actes de la même époque, de la même zone géographique ou autre critère comparatif pertinent. Toute différence, toute anomalie doit trouver une explication rationnelle, faute de quoi elle introduit une suspicion sur la véracité de l’acte. La critique diplomatique ne s’arrête pas à l’évaluation argumentée de la véracité du document ; elle doit encore, sur cette base, définir sa portée juridique et sa portée historique, les deux choses étant bien distinctes.
La démarche d’analyse consiste à étudier successivement la forme, la tradition et la génèse des documents ou des actes :
• la forme recense les caractères externes et internes des actes et étudie leur évolution et leur portée ;
• la tradition observe les états dans lesquels les textes nous ont été transmis ;
• la genèse étudie les processus de création documentaire.
APPARITION DE LA DIPLOMATIQUE NUMERIQUE
Nécessité sociale d’authentifier de nouveaux types de documents
La diplomatique a évolué avec les méthodes de Mabillon depuis l’époque médiévale, jusqu’à ce que se pose le problème de l’authentification des documents sur support autre que physiques, jusque-là utilisés. En 1989 déjà, Luciana Duranti publiait alors, dans la revue Archivaria, une série d’articles intitulée : « Diplomatics : new uses for an old science ».
Ces articles font découvrir aux professionnels anglophones des archives la démarche diplomatique formulée par Mabillon. Elle estimait en outre que Pour archiver à bon escient, c’est-à-dire archiver les bons documents, ceux qui portent la responsabilité du producteur, il convient de les identifier au milieu d’une quantité toujours plus grande d’informations diverses, d’inégales valeurs ou redondantes.
Dans ces articles, Luciana Duranti évoque assez peu les supports numériques car ils commencent à peine à faire leur apparition à l’époque, mais implicitement elle ouvre
une brèche à la réflexion sur la gestion dans le temps des bases de données à s’inspirer des méthodes de la diplomatique. Aujourd’hui, le numérique est au cœur de tout, les transactions et les communications électroniques deviennent une obligation dans toutes les contrées du monde. Le numérique nous offre des possibilités de performance et de rapidités jamais égalées auparavant, plus que jamais la confiance numérique est une priorité pour les Etats, en témoignent les structures spécialisées dans ce domaine créées ici et là. C’est pourquoi depuis 1999, le Pr. Luciana Duranti et son groupe de recherche InterPARES s’attèlent à réfléchir sur ces questions, leurs résultats sont repris à l’échelle internationale dans l’élaboration des normes et textes encadrant la confiance numérique.
L’on leur doit l’appellation « diplomatique numérique » au départ formulée en anglais, « digital diplomatics », elle va être transposée dans le monde francophone par Marie Anne CHABIN. Aujourd’hui, la diplomatique numérique est en train de s’affirmer peu à peu en tant que science autonome, grâce aux avancées des recherches du groupe InterPARES.
• Présentation d’InterPARES
• Présentation d’InterPARES
Le groupe de recherche InterPARES a été créé en 1999. Son objectif est de développer les connaissances fondamentales pour la pérennisation de l’authenticité des documents créés et/ou conservés sous forme électronique, et à fournir des bases pour des normes, des politiques, des stratégies et des plans d’action capables d’assurer la longévité de ces archives et la confiance des utilisateurs dans leur authenticité.
InterPARES a connu quatre projets depuis sa création. Le premier, entre 1999 et 2002, portait sur la définition des critères d’authenticité et d’intégrité des documents archivés électroniquement produits ou conservés.
Le deuxième projet, entre 2002 et 2007 a poursuivi les travaux en analysant plus précisément les questions de fiabilité des documents
d’archives tout au long de leur vie, particulièrement dans les environnements numériques complexes des domaines artistique, scientifique et administratif.
Le troisième projet, a démarré en 2007 et s’est achevé en 2012, à ce stade les initiateurs du projet sont passés de la théorie à la pratique en se lançant dans l’élaboration et la vulgarisation des supports de formation sur l’authenticité et la préservation à long terme des documents électroniques. Le défi global était celui de l’identification des documents probants parmi l’ensemble des objets numériques existants.
A l’issue de cette phase, le quatrième pan de la recherche a été entamé, c’est un pan collaboratif interdisciplinaire1 plus élargi au reste du monde dénommé InterPARES Trust regroupant des professionnels de tous les continents chargé de créer un cadre d’échange sur les questions d’authenticité et de fiabilité dans l’environnement numérique et renforcer la confiance électronique. Le but de ce dernier projet est d’élaborer des cadres méthodologique et théorique visant à développer à l’échelle locale, nationale, et internationale des politiques, procédures, règles, normes et lois à même d’assurer une confiance publique se basant sur les preuves de bonne gouvernance, une économie numérique forte et une mémoire digitale permanente.
Importance des travaux de recherche d’InterPARES
Depuis 1999, InterPARES a permis de faire plusieurs avancées significatives dans le domaine de la confiance numérique et la pérennité des documents électroniques. A cet effet, les résultats de leurs recherches ont abouti à la création des
1 Constitué d’experts en archivistique, records management, diplomatique, droit, informatique, communication, journalisme, e-commerce, cyber-sécurité, TICS, services de renseignements gouvernementaux…
normes ISO 15489 et 15489/1 internationalement considérées comme des références en matière de mise en place d’un projet d’archivage électronique.
Par ailleurs, Inter¨PARES est à la base de la vulgarisation de la signature électronique, véritable gage de confiance numérique. En 1999, année de création du groupe, la directive européenne sur la signature électronique était signée, mais l’utilisation et le fonctionnement de cet outil paraissait encore flou. InterPARES s’est donné alors comme mission connexe d’expliciter le procédé de signature et d’en faire la promotion auprès des spécialistes de l’information et structures documentaires.
En outre, l’adoption de lois sur la confiance électronique ou les transactions électroniques avec les mêmes standards. Ayant compris que le champ du commerce électronique se globalisait, InterPARES a fourni des bases dans ‘’The Law of Evidence in the Digital Environment’’, permettant aux états de mettre sur pied les lois donnant valeur de preuve aux écrits et autres ressources sur supports électroniques.
Les finalités d’InterPARES 2 ont permis également d’affûter le vocabulaire de la confiance numérique, en recadrant les notions de fiabilité, d’exactitude et d’authenticité.
Outils de la diplomatique numérique
Dans la recherche de l’authenticité, la fiabilité et l’intégrité que s’est fixé la diplomatique numérique, nous détenons aujourd’hui des outils indispensables qui permettent de démontrer qu’un document électronique est fiable. Une fois la fiabilité et l’intégrité déterminées, le document numérique acquiert une force probante suffisante pour être dit digne de confiance.
RECOMMANDATIONS DES TRAVAUX D’InterPARES
Au terme des trois (03) premières années, ce groupe de travail interdisciplinaire, installé à l’université de Colombie britannique et dirigée par le Pr Luciana Duranti, cherchait dans un premier temps (InterPARES 1, 1999-2002) à définir les règles et principes nécessaires pour prouver qu’un document numérique présente un caractère d’authenticité. Les enquêtes étendues et approfondies menées dans ce cadre ont abouti à la définition d’un ensemble de quatorze principes et critères
applicable pour analyser l’authenticité des documents. Ces recommandations sont inscrites dans un document appelé Authentification Task Force. Il préconise alors de :
• Traiter les documents d’archives d’une manière spécifique au lieu de les considérer comme objets numérisés en général ; c’est-à-dire les traiter en tant que documents créés ou reçus et classés dans l’exercice des activités de travail.
• Se concentrer sur les documents d’archives électroniques authentiques : un document d’archives électronique authentique est un document qui est ce qu’il est censé être, et qui est dépourvu d’altérations ou de modifications. Par conséquent, prouver l’authenticité d’un document d’archives électronique implique l’établissement de son identité et la démonstration de son intégrité selon les conditions de référence et les conditions minimales d’authenticité. Quand il s’agit d’un document d’archives électronique, on le considère essentiellement complet et inaltéré si le message qu’il est censé transmettre pour accomplir son but est inaltéré.Reconnaître et tenir compte du fait que le risque le plus important encouru par l’authenticité des documents d’archives électroniques se présente pendant leur transmission dans l’espace (par exemple transmission entre individus, systèmes ou programmes d’application) ou dans le temps (par exemple s’ils sont stockés hors ligne ou si le matériel ou le logiciel utilisés pour leur traitement, communication ou maintenance est mis à jour ou remplacé).Reconnaître que la préservation des documents d’archives électroniques authentiques est un processus continu qui commence dès leur création et dont le but est la transmission de documents d’archives électroniques authentiques dans l’espace et dans le temps.Se baser sur le concept de fiabilité dans la tenue et la préservation des documents d’archives et spécifiquement sur le concept de système de gestion des documents d’archives fiable et sur le rôle du conservateur en tant que dépositaire fiable.Se baser sur la reconnaissance du fait qu’il n’est pas possible de préserver un document d’archives électronique de la même manière qu’un objet physique stocké ; on peut préserver uniquement la capacité de le reproduire.Reconnaître que les éléments constitutifs physiques et intellectuels d’un document d’archives électronique ne coïncident pas forcément et que le concept d’élément constitutif numérique est distinct du concept d’élément de forme documentaire.Spécifier les conditions requises pour qu’une copie d’un document d’archives électronique puisse être considérée comme l’équivalent de l’original : en principe, l’original d’un document d’archives électronique est le premier document complet et effectif. Toutefois, dans l’environnement électronique, aucun document ne survit dans sa forme originale. Toute copie fidèle au contenu et à la forme documentaire de l’original doit être considérée comme la copie conforme à l’original, équivalente à l’original quant aux conséquences qui en découlent. Toute copie dont l’authenticité est certifiée par un agent à qui on a confié cette responsabilité est aussi valide que l’original.Intégrer l’évaluation des documents d’archives électroniques dans le processus continu de préservation.Intégrer la description archivistique dans le processus continu de préservation : la description archivistique doit fournir une attestation d’ensemble de l’authenticité des documents d’archives électroniques et de leur relation avec les autres documents dans le contexte du fonds auquel ils appartiennent, en suivant les conditions minimales requises.Affirmer d’une manière explicite que le processus de préservation doit être documenté dans tous ses détails, comme moyen principal de protection et d’évaluation de l’authenticité à long terme.Reconnaître d’une manière explicite que le principe traditionnel, selon lequel les documents d’archives utilisés dans le cours normal des activités de travail sont présumés authentiques, doit être accompagné, dans le cas des documents d’archives électroniques, par la preuve qu’ils n’ont pas été altérés d’une manière inappropriée.Reconnaître que le conservateur doit à la fois évaluer et maintenir l’authenticité des documents d’archives électroniques. L’évaluation de l’authenticité des documents d’archives électroniques est faite avant leur versement au conservateur et fait partie du processus d’évaluation, tandis que la maintenance de l’authenticité des copies des
• Reconnaître et tenir compte du fait que le risque le plus important encouru par l’authenticité des documents d’archives électroniques se présente pendant leur transmission dans l’espace (par exemple transmission entre individus, systèmes ou programmes d’application) ou dans le temps (par exemple s’ils sont stockés hors ligne ou si le matériel ou le logiciel utilisés pour leur traitement, communication ou maintenance est mis à jour ou remplacé).
• Reconnaître que la préservation des documents d’archives électroniques authentiques est un processus continu qui commence dès leur création et dont le but est la transmission de documents d’archives électroniques authentiques dans l’espace et dans le temps.
• Se baser sur le concept de fiabilité dans la tenue et la préservation des documents d’archives et spécifiquement sur le concept de système de gestion des documents d’archives fiable et sur le rôle du conservateur en tant que dépositaire fiable.
• Se baser sur la reconnaissance du fait qu’il n’est pas possible de préserver un document d’archives électronique de la même manière qu’un objet physique stocké ; on peut préserver uniquement la capacité de le reproduire.
• Reconnaître que les éléments constitutifs physiques et intellectuels d’un document d’archives électronique ne coïncident pas forcément et que le concept d’élément constitutif numérique est distinct du concept d’élément de forme documentaire.
• Spécifier les conditions requises pour qu’une copie d’un document d’archives électronique puisse être considérée comme l’équivalent de l’original : en principe, l’original d’un document d’archives électronique est le premier document complet et effectif. Toutefois, dans l’environnement électronique, aucun document ne survit dans sa forme originale. Toute copie fidèle au contenu et à la forme documentaire de l’original doit être considérée comme la copie conforme à l’original, équivalente à l’original quant aux conséquences qui en découlent. Toute copie dont l’authenticité est certifiée par un agent à qui on a confié cette responsabilité est aussi valide que l’original.
• Intégrer l’évaluation des documents d’archives électroniques dans le processus continu de préservation.
• Intégrer la description archivistique dans le processus continu de préservation : la description archivistique doit fournir une attestation d’ensemble de l’authenticité des documents d’archives électroniques et de leur relation avec les autres documents dans le contexte du fonds auquel ils appartiennent, en suivant les conditions minimales requises.
• Affirmer d’une manière explicite que le processus de préservation doit être documenté dans tous ses détails, comme moyen principal de protection et d’évaluation de l’authenticité à long terme.
• Reconnaître d’une manière explicite que le principe traditionnel, selon lequel les documents d’archives utilisés dans le cours normal des activités de travail sont présumés authentiques, doit être accompagné, dans le cas des documents d’archives électroniques, par la preuve qu’ils n’ont pas été altérés d’une manière inappropriée.
• Reconnaître que le conservateur doit à la fois évaluer et maintenir l’authenticité des documents d’archives électroniques. L’évaluation de l’authenticité des documents d’archives électroniques est faite avant leur versement au conservateur et fait partie du processus d’évaluation, tandis que la maintenance de l’authenticité des copies des
documents d’archives électroniques a lieu après leur versement et fait partie du processus de préservation à long terme.
• Faire une nette distinction entre la protection de l’authenticité des documents d’archives électroniques et l’authentification des documents.
• Faire une nette distinction entre la protection de l’authenticité des documents d’archives électroniques et l’authentification des documents.
OUTILS TECHNOLOGIQUES
La question de la confiance numérique est au cœur des préoccupations de plusieurs acteurs, les experts en cyber-sécurité, les gouvernants, les gestionnaires de l’information, les juristes. C’est donc dans un souci de transparence des échanges et des activités dans l’environnement numérique que vont être établis différents outils aujourd’hui incontournables.
Certificat électronique
Au regard de la loi sur les transactions électroniques, « un certificat électronique désigne un document numérique permettant de valider le lien entre une signature électronique et son signataire ».2 Il est telle une carte d’identité numérique, et comporte des informations comme le nom de la personne ou de l’entité signataire. Il en existe plusieurs types en fonction de l’usage ou du besoin.
Certificats personne physique ou morale
Le certificat ‘’personne’’ est la carte d’identité numérique d’une personne physique certifiée par un tiers de confiance3, agissant pour le compte d’une entreprise, une organisation ou d’une personne morale. Il sert généralement pour s’authentifier dans les environnements sécurisés, signer les documents électroniques, chiffrer les donnes échangées. Il peut être hébergé sur un ordinateur ou un support physique (carte à puce, USB.)
Certificat cachet serveur
Le certificat cachet serveur est l’équivalent du tampon encreur utilisé pour apposer un cachet sur du papier. Il permet, en plus d’apposer la signature électronique
2 Loi n°2013-546 du 30 juillet 2013 relative aux transactions électroniques
3 Prestataire de Service de Certification Electronique agréé par l’A.R.T.C.I.
d’une personne morale sur les documents numériques, de certifier tous les mails provenant du serveur de messagerie de l’entreprise. A cet effet, il garantit l’authenticité des documents et en assure l’intégrité.
Il garantit l’authenticité des documents et assure leur intégrité.
Signature électronique et signature électronique sécurisée
Toute donnée qui résulte de l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. Une signature électronique sécurisée quant à elle est une signature électronique qui satisfait aux exigences fixées par le décret fixant les conditions d’établissement et de conservation de l’écrit et de la signature sous forme électronique4.
Tout comme la signature manuscrite, elle est une consignation de la volonté de l’auteur et un signe de validation destiné à faire foi. Cependant elle ne se forme pas comme la signature manuscrite, elle ne se voit pas ne peut pas être identifiée immédiatement à la vue d’un élément graphique qui suffise à la reconnaître. La signature électronique ne consiste en aucun cas dans l’apposition d’une image numérisée de la signature manuscrite sur un document numérique mais en l’usage de procédés cryptographiques permettant de faire le lien entre l’identité du signataire et le contenu du document et de préserver son intégrité.
Horodatage
L’horodatage est une technique additionnelle à la signature électronique, elle consiste à apposer de façon automatique l’heure et la date de création ou de modification d’un document électronique.
Caractéristiques requises des archives électroniques
InterPARES reconnaît cinq (05) caractéristiques qui permettent de considérer des documents électroniques comme « documents d’archives », ce sont :
• posséder une forme fixe et un contenu stable fixés sur un support stable ;
• participer à une action ;
• posséder un lien archivistique ;
4 Décret n°2014-106 du 12 mars 2014
• impliquer au moins trois personnes, l’auteur, le destinataire et le rédacteur
• posséder un contexte identifiable (c’est-à-dire le cadre dans lequel l’action à laquelle participe le document a lieu), le contexte juridico-administratif, de provenance, procédural, documentaire et technologique.
DEUXIEME PARTIE : ETAT DES LIEUX DU SYSTEME DE PRISE EN
CHARGE DES DOCUMENTS NUMERIQUE DE LA
D.D.A. ET PRESENTATION DES RESULTATS D’ENQUÊTE
CHAPITRE 3 : PRESENTATION DU SYSTEME DE PRISE EN CHARGE DES DOCUMENTS NUMERIQUES DE LA D.D.A.
CADRE REGLEMENTAIRE ET NORMATIF
L’activité d’archivage électronique à la D.D.A. est encadrée par un ensemble de loi et de normes internationales en matière d’archivage électronique.
Cadre légal
Les textes juridiques servant de base à la D.D.A. sont :
La loi n°2013-450 du 19 juin 2013 relative à la protection des données à caractère personnel
A la base, cette loi n’est pas destinée à l’archivage électronique, cependant dans celle-ci, il est fait obligation aux entreprises ayant accès à des données à caractère personnel5 dans le cadre d’activités de numérisation ou de dématérialisation, de ne pas utiliser ces données à d’autres fins que celles pour lesquelles elles ont été collectées. Elle interdit donc toute divulgation non autorisée des données.
• La loi n°2013-546 du 30 juillet 2013 relative aux transactions électroniques ;
• La loi n°2013-867 du 23 décembre 2013 relative à l’accès à l’information et aux documents d’intérêt publique ;
• Le décret n°76-314 du 04 juin 1976 portant règlement général des Archives nationales ;
• Le décret n°2016-851 du 19 octobre 2016 fixant les modalités de mise en œuvre de l’archivage numérique.
Normes
Plusieurs normes servent de base à la pratique de l’archivage électronique au sein de la D.G.T.C.P. ce sont :
5 Toute information de quelque nature qu’elle soit et indépendamment de son support, y compris le son et l’image, relative à une personne physique identifiée ou identifiable directement ou indirectement par référence à un numéro d’identification ou à plusieurs éléments spécifiques
• la norme NF Z 42-013 relative aux spécifications sur la conception et l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation de documents issus de ces systèmes ;
• ISO 19005-1 relative aux formats de fichiers électroniques pour une conservation à long terme. Elle préconise d’enregistrer les fichiers au format PDF/A-1, un format qui n’offre pas de possibilité de modification des fichiers après leur enregistrement ;
• la norme DUBLIN CORE (ISO 15836) qui est une recommandations de douze (12) éléments devant obligatoirement figurer dans la description des métadonnées des documents électroniques pour garantir leur fiabilité. C’est un format obligatoire dans le cadre du protocole OAI-PMH (Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting)6.
HISTORIQUE ET OBJECTIFS DU SYSTEME DE PRISE EN CHARGE DES DOCUMENTS NUMERIQUES
Historique
La gestion des archives en général est une des prérogatives majeure de la D.G.T.C.P., également la prise en charge des documents numériques l’est d’avantage. A cet effet, la D.G.T.C.P. a créé depuis 2012 une direction centrale chargée à la fois d’assurer l’élaboration de la politique archivistique, d’archiver les documents et d’assurer la gestion électronique des documents.
Par ailleurs, les 22, 23 et 24 mars 2012 s’est tenu à Yamoussoukro un séminaire-atelier initié par le Trésor Public. L’une des recommandations retenues était : « Elaborer et mettre en œuvre un plan pour la numérisation des données ». Ceci témoigne d’une prise de conscience des risques permanents de détérioration des documents (incendie, dégradation par des agents biologiques, pertes de documents, destructions non autorisées, etc.), alors fut créé le Département des Usages Numériques et de la Dématérialisation avec pour mission de conserver à des
fins administratives ou patrimoniales les documents numériques de tout type par le biais de systèmes informatiques dont les exigences et les spécifications techniques doivent d’une part garantir la fiabilité, la sécurité, l’intégrité, la pérennité,
6 Initiative standardisée pour la collecte de métadonnées permettant une meilleure recherche de l’information
la traçabilité des documents et d’autre part, de faciliter les opérations de recherche, d’exploitation et de communication de l’information.
Plusieurs insuffisances ont été constatées dans le fonctionnement et le dynamisme du TP, dans la réalisation de ses missions régaliennes. On peut citer entre autres le manque d’espace de stockage dans les bureaux et dans les dépôts d’archives, la lenteur dans la mise à disposition de l’information en temps réel, et la difficulté à retrouver les documents essentiels pour le fonctionnement de TP en outre, une partie des archives avait été détruite à l’issue de la crise post-électorale. C’est pour pallier à toutes ces difficultés et accroître l’efficacité administrative du TP que le projet de numérisation a été mis en place.
Objectifs
La prise en charge des documents électroniques du TP répond à plusieurs besoins. A savoir :
• la diffusion des documents (rendre accessible le document à plusieurs utilisateurs au même moment)
• la préservation des documents (faire en sorte d’exposer le document le moins possible à la manipulation et à l’usure)
• la sauvegarde des documents essentiels ;
• la substitution des documents originaux.
Acteurs du processus
Les entités intervenant dans toute opération de dématérialisation sont :
• La D.D.A. : assure la coordination administrative et technique des projets de numérisation, ainsi que la numérisation, l’archivage électronique et l’élimination des fichiers électroniques ;
• Le comité de pilotage de mise en place du S.AE contrôle l’activité d’archivage électronique au sein du TP, et a pour rôle de veiller à la bonne réalisation du projet d’archivage électronique d TP ;
• Les producteurs de documents : doivent mettre à disposition les ressources humaines, financières et matérielles à utiliser pour la umérisation.
DESCRIPTION DU PROCESSUS DE PRISE EN CHARGE DES DOCUMENTS ELECTRONIQUES DE LA D.G.T.C.P.
La D.D.A., direction chargée de la mise en œuvre du système d’archivage électronique au sein de la D.G.T.C.P., est en pleine étude d’un projet d’acquisition et de déploiement d’un logiciel de S.A.E. capable d’intégrer l’ensemble des documents électroniques7 du Trésor. Cependant pour les besoins de son fonctionnement, elle procède pour l’instant à la numérisation des documents des directions et services du TP, qui en font la demande, en s’aidant du logiciel WINISIS pour la création des bases de données documentaires.
Identification et analyse des besoins de numérisation
A ce niveau, toute entité du TP voulant entamer une procédure de numérisation ou de dématérialisation saisit la D.D.A. à cet effet. Cette dernière déploie donc une équipe auprès du service ou de la Direction concernée afin de déterminer :
• la typologie des documents à numériser (mandats, chèques,etc.) ;
• les objectifs de la numérisation ;
• le délai de numérisation.
Préparation intellectuelle et physique des documents
• Préparation intellectuelle
• Préparation intellectuelle
• Préparation intellectuelle
La préparation intellectuelle consiste à planifier la numérisation, en termes d’appareils à mobiliser, de la stratégie de numérisation (recto/verso, numérisation en continu), du personnel à impliquer, ainsi que la répartition des responsabilités de chaque agent sur le projet.
Préparation physique
Avant d’être numérisés, les documents sont d’abord désagrafés, puis les différentes pièces sont rendu bien en état. Tout ce processus pour veiller à ce que les feuilles froissés, les agrafes ou tout autre objet ne détériore le scanneur, ou n’altère la qualité du rendu de l’image obtenue après scannage.
7documents numériques natifs et documents à l’origine sur support papier qui ont été par la suite numérisés
Contrôle de l’accès
Le contrôle de l’accès consiste à soumettre à tous les intervenants du projet de numérisation une fiche d’engagement de confidentialité sur laquelle l’intervenant s’engage à ne jamais divulguer une information en dehors du cadre de travail, au risque d’être passible de sanctions disciplinaires allant jusqu’à la radiation ou poursuites judiciaires. Cela pour éviter toute fuite d’information.
Scannage
Le logiciel de scannage doit être au préalable configuré. La configuration permet de choisir les paramètres qui s’appliqueront aux documents, ainsi l’interface de configuration propose plusieurs options et outils, et se présente comme suit :
On y choisit le chemin de destination du fichier numérisé, le nombre moyen de pages que devra contenir chaque fichier, avant de nommer le profil en question. A la fin on clique sur « enregistrer ». Voici le profil créé :
La numérisation8 proprement dite, se fait en plaçant la face de la page à scanner sur le bac principal d’alimentation ou encore en ouvrant le bac secondaire de numérisation, et y placer la face de la page à numériser. Une fois la feuille placée, l’on clique sur le profil de paper stream capture créé auparavant, automatiquement, le scanner se met à numériser la page en question, puis une boîte de dialogue apparaît demandant s’il l’opérateur veut continuer la numérisation. Dans le cas où le document comprend exactement le nombre de pages saisi lors de la configuration, l’opérateur clique sur
« oui », pour passer à la numérisation du document suivant. Pour un dossier donné, le nombre de pièces que contient le dossier est équivalent au nombre de pages que sélectionné lors de la configuration. Dans le cas où lors de la configuration, l’on saisit un nombre de pages, supérieur ou inférieur au nombre réel de pages que contient le dossier ou le fichier, le logiciel crée un nouveau document à chaque fois que son nombre de pages est atteint. Pour remédier à ce problème, il faut alors cliquer sur
« non », puis ajuster le nombre de pages en plus dans le document, où ils sont censé se trouver avant de cliquer sur « générer ». Et lorsque le dossier n’atteint pas le nombre de pages, après avoir cliqué sur « non », on clique tout simplement sur « générer ».
8 Conversion d’informations physiques en données numériques
Cependant, il existe des feuilles non accompagné, et des pages non estampillées qui ne sont pas à numériser.
Contrôle de la quantité et de la qualité
Cette étape consiste à s’assurer que toutes les pages du document physique ont été numérisées. Concernant le contrôle de la qualité, il consiste à s’assurer que les images obtenues sont lisibles et fidèles au document physique.
Saisie des métadonnées dans WINISIS
A l’issu de ce processus, les documents scannés transitent via un serveur dans une base de données puis des agents sont chargés de la saisie des informations contenues dans les documents, telles que le nom, le prénom, le numéro de compte, la référence, le montant, la date de signature ; il s’agit de l’indexation. Ces différentes informations sont entrées dans des champs de saisie à l’aide du logiciel WINISIS. Le dernier champ de saisie concerne le nom du fichier, ce nom est inscrit suivi de la mention « .pdf » afin de croiser le chemin d’enregistrement du fichier. Ainsi, existe-t- il une option qui permet de visualiser le document complet.
Format des documents numériques
A l’issue du procédé de scannage, en respect de de la norme ISO 15836 les documents sont enregistrés au format PDF/A, un format de fichier destiné à la conservation à long terme des archives et qui n’offre pas la possibilité de modifier les fichiers.
Stockage et contrôle de l’accès
Les documents numérisés sont stockés sur un disque dur de grande capacité et sur un CD sur lequel on crée un environnement logiciel de WINISIS. Le CD est remis à l’entité productrice des documents pour ses recherches, et le disque dur est à l’accès exclusif de madame la sous-directrice de la numérisation.
CHAPITRE 4 : PRESENTATION DES RESULTATS D’ENQUÊTE
Ce chapitre consistera à présenter et à analyser les résultats de nos investigations en montrant leur lien avec le problème de recherche étudié. La critique qui découlera de cette analyse permettra d’infirmer ou de confirmer les hypothèses de recherche, et de cerner la nécessité de renforcer la valeur probante des documents électroniques de la D.G.T.C.P.
Notre population cible est composé de trois (03) catégories de personnes, à savoir, les spécialistes de l’information documentaire du Trésor Public, les informaticiens et des agents ordinaires (comptables, secrétaires, administrateurs, etc.). En plus de cela, nous nous sommes rendus à l’Autorité de Régulation des Télécommunications/TICS de Côte d’Ivoire (A.R.T.C.I.) afin d’être éclairé sur les exigences de la loi relative aux transactions électroniques.
Stratégie de collecte des données
La collecte des données est une étape importante dans la réalisation de notre étude. Pour ce faire, il est indispensable que nous détaillions les instruments nous ayant permis de réunir les informations nécessaires à la réalisation de notre enquête. Les différentes techniques de collecte de données retenues pour notre étude, nous ont permis de recueillir des informations
Questionnaire
Série de questions adressée à des personnes en vue de recueillir des données visant à résoudre le problème posé. Nous avons élaboré trois (03) questionnaires, respectivement adressés aux professionnels de l’information documentaire, acteurs de l’archivage électronique, aux informaticiens, et aux agents utilisant des ressources électroniques dans leurs tâches quotidiennes.
Guide d‘entretien
Il s’effectue en mode direct sous la forme d’une interview avec l’enquêté, et a l’avantage de recueillir des données fiables et complètes. Notre entretien s’est déroulé avec le sous-directeur des archives et les chefs des services Archivage électronique et Administration de Base de Données et Assistance, Evaluation et Formation, ceux-ci
sont des membres du comité de pilotage de mise en œuvre de l’archivage électronique au sein du T.P., et ont une parfaite connaissance du cadre de cette activité. Egalement, nous nous sommes entretenus en dehors de la D.G.T.C.P. avec le chef du service Dématérialisation et confiance des usages numériques de l’A.R.T.C.I. pour en savoir d’avantage sur les conditions d’utilisation des certificats électroniques, de la signature électronique et l’obtention de l’agrément de P.S.A.E.
DESCRIPTION DU DEROULEMENT DE LA COLLECTE DES INFORMATIONS
Déroulement de la collecte
La collecte de nos données s’est faite selon la disponibilité des enquêtés en mode direct pour l’entretien ou indirect pour le questionnaire.
Echantillon d’enquête
Nous avons constitué un échantillon de personnes ressources au sein de certaines structures fonctionnelles de la D.G.T.C.P. Nous avons donc commencé par la D.D.A., la direction chargée de la mise en œuvre de l’archivage électronique ; puis, nous nous sommes rendus à l’A.C.C.D., l’une des entités qui sollicite régulièrement la numérisation de ces documents, auprès de la D.D.A. ; avant de passer à la Direction chargée des équipements et matériels informatiques, la D.S.I.
Méthode d’analyse des données
Une fois les données recueillies, il faut les organiser, les traiter. Ainsi suite au dépouillement des données l’on procèdera comme suit :
• Présentation des résultats à l’intérieur des tableaux ;
• Après interprétation, nous procéderons à leur discussion.
Pour ce faire, nous optons pour l’analyse qualitative car pour nous elle est la méthode appropriée pour les instruments de collecte cités plus haut.
PRESENTATION ET DISCUSSION DES RESULTATS
Présentation des résultats
Enquête par questionnaires
Destiné aux spécialistes de l’information, aux informaticiens et autres agents, nos questionnaires comprennent chacun 13 questions visant les centres d’intérêts suivants :
• Les insuffisances en matière de force probante des documents électroniques (questions 1, 2, 3,4);
• L’identification des caractères permettant de reconnaître les documents de la
D.G.T.C.P. (questions 5, 6, 7, 8,9);
• L’utilisation d’outils technologiques d’authentification (10, 11, 12,13).
Certaines questions sont spécifiques à la population ciblée, mais les centres d’intérêts ont restés les mêmes. C’est pourquoi les valeurs de nos tableaux représenteront les données globales.
Insuffisance en matière de force probante des documents électroniques
Question 1 : Êtes-vous en mesure de reconnaître un document physique authentique émis par le Trésor Public ?
Tableau 1 :
Réponses proposéesRéponses cochéesPourcentageOUI305100 %NON00 %Total305100 %
Source : TIEMOKO Koffi Guy Didier, 21/03/2019
Interprétation
Il ressort de ce tableau que la totalité (100 %) des agents enquêtés sont en mesure de reconnaître un document physique authentique émanant du Trésor Public.
Question 2 : Quels sont les éléments qui vous permettent de l’identifier ?
Tableau 2 :
Réponses proposéesRéponses cochéespourcentagelogo305100 %Signature de l’autorité305100 %Police d’écriture305100 %cachet305100 %sticker305100 %Total305100 %
Source : TIEMOKO Koffi Guy Didier, 21/03/2019
Interprétation
Les éléments indiqués dans le tableau sont des caractères internes et externes des documents, selon la démarche diplomatique, leur analyse permet d’évaluer l’authenticité d’un acte ou d’un document. Selon les données du tableau, tous les
agents du T.P. se servent de ces caractères pour déterminer l’authenticité des documents qu’ils utilisent.
Question 3 : présent, Pouvez-vous dissocier un vrai document électronique d’un faux ?
Tableau 3 :
Réponses proposéesRéponses cochéespourcentageOUI6120 %NON24480 %Total305100 %
Source : TIEMOKO Koffi Guy Didier, 21/03/2019
Interprétation
244 agents, soit 80% des enquêtés affirment ne pas être en mesure de reconnaître un document électronique authentique émanant du Trésor Public. Pendant que pour 61 agents, soit 20 %, ils seraient capables de reconnaître un document numérique officiel et authentique du T.P.
Caractères internes et externes des documents
Question 4 : Avez-vous déjà entendu parler de certificat électronique et de la signature électronique ?
Tableau 4 :
Réponses proposéesRéponses cochéespourcentageOUI28591,81 %NON258,19 %Total305100 %
Source : TIEMOKO Koffi Guy Didier, 21/03/2019
Interprétation
Cette question a été posée dans le but de savoir si les agents de la D.G.T.C.P. avaient connaissance de l’existence des outils de la diplomatique numérique permettant de garantir la fiabilité des documents électroniques. 285 personnes (91,81%) savent que ces outils existent, pendant que 8,19% des agents enquêtés, soit 25 agents n’en connaissent pas l’existence.
Question 5 : Détenez-vous un certificat électronique ?
Tableau 5 :
Réponses proposéesRéponses cochéespourcentageOUI00 %NON305100 %Total305100 %
Source : TIEMOKO Koffi Guy Didier, 21/03/2019
Interprétation
Le certificat électronique devant être l’outil permettant de signer de façon numérique les documents, nous cherchions à vérifier si des agents en détenaient. Tous les enquêtés ont avoué ne pas en détenir.
Question 6 : Est-ce que vous l’appliquez à vos documents ?
Tableau 5 :
Réponses proposéesRéponses cochéespourcentageOUI00 %NON305100 %Total305100 %
Source : TIEMOKO Koffi Guy Didier, 21/03/2019
Interprétation
Comme suite logique de la réponse à la question précédente, les agents du Trésor ne disposant pas de certificat électroniques, ils ne peuvent donc pas en utiliser.
Outils de la diplomatique numérique
Question 7 : Connaissez-vous la technique de l’horodatage ?
Tableau 7 :
Réponses proposéesRéponses cochéespourcentageOUI00 %NON305100 %Total305100 %
Source : TIEMOKO Koffi Guy Didier, 21/03/2019
Interprétation
L’horodatage est un autre outil de la diplomatique numérique, les agents de la
D.G.T.C.P. n’en connaissent pas l’existence, et donc ne l’applique pas à leurs documents électroniques.
Question 8: Etes-vous à même de dire que les documents numériques que vous détenez sont authentiques ?
Tableau 8 :
Réponses proposéesRéponses cochéespourcentageOUI18360 %NON12240 %Total305100 %
Source : TIEMOKO Koffi Guy Didier, 21/03/2019
Interprétation
L’avis des usagers sur la capacité de leurs documents à servir en cas de litige est partagé, 60 % estiment que compte tenu du fait que la qualité des images numérisées est élevée, les documents
Question 9 : Ont-ils une valeur probante permettant de les utiliser en cas de litige ?
Tableau 9 :
Réponses proposéesRéponses cochéespourcentageOUI14048 %NON16553 %Total305100 %
Source : TIEMOKO Koffi Guy Didier, 21/03/2019
Interprétation
A la question de savoir si les documents électroniques qu’ils détiennent ont une valeur probante, 140 agents (48%) répondaient par l’affirmative, tandis que 53 %, soit 165 personnes répondaient ‘’non’’.
Question 10 : Selon vous, quelle valeur juridique détiennent les documents issus de la numérisation à la D.D.A. ?
Tableau 8 :
Réponses proposéesRéponses cochéespourcentageAUCUNE17557,38 %VALEUR DE PREUVE13042,62 %AUTRE (PRECISEZ)00 %Total305100 %
Source : TIEMOKO Koffi Guy Didier, 21/03/2019
Interprétation
Concernant la capacité à servir de preuve, les avis sont légèrement partagés, 57,38 % de nos enquêtés estiment que des documents numériques ne peuvent être recevables en justice ; pour 42,62 %, ces documents ont bel et bien une valeur de preuve et sont recevable en cas de litige judiciaire. Aucune réponse pour la case ‘’autre’’.
Question 11 : Que préconisez-vous afin de renforcer la force probante de vos documents numériques ?
Cette question a été adressée aux sous-directeurs de la numérisation et des archives, ainsi qu’aux spécialistes de l’information impliqués dans les activités de numérisation et de conservation de documents sous forme électronique. Surement en connaissance des exigences de la loi relative aux transactions électroniques, nos enquêtés recommandaient :
• l’acquisition d’un logiciel SAE pour la mise en place du SAE ;
• l’adoption d’une loi ;
• l’utilisation des procédés de la signature électronique ;
• la numérisation fidèle au document physique ;
• l’agrément de l’A.R.T.C.I. en tant que Prestataire de Service d’Archivage Electronique (P.S.A.E.)
Discussion des résultats
L’analyse des résultats de l’enquête met en évidence des insuffisances qui n’offrent pas aux documents électroniques de la D.G.T.C.P. une force probante suffisante.
En effet, Il ressort de cette enquête que le T.P. ne répond pas aux dispositions légales de base en vigueur en matière d’archivage électronique, à savoir détenir un agrément de prestataire d’archivage électronique auprès de l’A.R.T.C.I. En outre, les conditions requises pour attester de la fiabilité et de l’authenticité des documents électroniques ne sont pas toutes réunies.
En effet, la majeure partie des agents interrogés se basent uniquement sur les caractères internes et externes des documents pour s’assurer de la fiabilité des documents électroniques qu’ils reçoivent ou gèrent. Alors que ces caractères à eux seuls ne suffisent pas pour juger de l’authenticité et de la non altération des informations contenues dans ces documents ; car selon le décret n°2013-541 fixant les conditions d’établissement et de conservation de l’écrit et de la signature sous forme électronique, l’écrit est valable à condition de comporter
une signature électronique sécurisée, ce qui n’est pas le cas à la D.G.T.C.P. comme en témoigne les résultats du tableau 8 où la totalité des agents affirment ne pas détenir de certifiat électronique, et donc ne peut pas signer numériquement
Ceci vérifie donc notre hypothèse selon laquelle la valeur juridique des documents électroniques de la D.G.T.C.P. n’est pas assez forte.
Au moyen des questions 5,6 et 7, nous tentions de savoir si la prise en compte des caractères internes et externes des documents pouvaient permettre de garantir un tant soit peu la confiance et la fiabilité des documents électroniques. A cet effet, les agents ont été unanimes sur un fait, le T.P. a beaucoup insisté sur l’initiation et la formation quant à la présentation des documents officiels du T.P. Une charte graphique9 a été élaboré et prend en compte les modalités de représentation du logo de la D.G.T.C.P., les couleurs de chacune des sections du logo, la mise en forme du texte, la police d’écriture et le caractère de l’écriture, l’en-tête, les suscriptions, les filigranes. Les
9 Document de travail contenant l’ensemble des règles fondamentales d’utilisation des signes graphiques qui constituent l’identité graphique (d’une organisation ou d’une entreprise)
agents disent s’assurer, à partir de ces éléments d’être en face d’un document authentique du T.P., alors nous pouvons confirmer notre hypothèse selon laquelle, la prise en compte des caractères internes et externes des documents peuvent nous aider à renforcer leur fiabilité.
Une image de signature scannée n’a aucune valeur juridique car elle ne permet ni identification ni authentification, ainsi la seule reproduction fidèle des documents physiques par le procédé de numérisation ne garantit pas à elle seule la fiabilité des documents. Par ailleurs, la loi relative aux transactions électroniques ainsi que le décret sur la conservation de l’écrit sous forme numérique viennent renforcer cette idée. Partant de ce fait il est nécessaire de doter la D.G.T.C.P. de nouveaux outils, notamment ceux de la diplomatique numérique. Ces derniers lui permettraient de se conformer au cadre légal en vigueur et de détenir un arsenal juridique infaillible, pouvant justifier de la traçabilité des finances de l’état.
Par ailleurs, l’entretien effectué avec le correspondant de l’A.R.T.C.I. a révélé que bien que la D.D.A. soit un prestataire de service public, il lui fallait forcément avoir l’agrément. Car cela est la marque du contrôle d’une autorité sur ses activités d’archivage électronique. Ce qui renforce encore plus la valeur de ces documents électroniques.
TROISIEME PARTIE : RECOMMANDATION VISANT A RENFORCER LA
FORCE PROBANTE DES DOCUMENTS ELECTRONIQUES DE LA D.D.A.
CHAPITRE 5 : RECOMMANDATIONS DE L’ETUDE
Dans le cadre de notre étude, il est nécessaire de faire des recommandations visant à améliorer la confiance numérique du système de prise en charge des documents électroniques de la D.G.T.C.P. Pour ce faire, nous exposerons dans ce chapitre les propositions qui pourraient aider la D.D.A. à aller dans ce sens. L’objectif que nous visons étant de renforcer la valeur probante des documents électroniques, il faille que l’application de la diplomatique numérique se fasse en tenant compte du cadre réglementaire en vigueur en Côte d’Ivoire en matière d’archivage électronique.
NECESSITE DE SE CONFORMER A LA LEGISLATION EN VIGUEUR
Admissibilité du fichier électronique en tant que document d’archives
Le chapitre 8 de la loi sur les transactions électroniques est consacré à l’archivage électronique, il y est indiqué que sous réserve des dispositions légales prévoyant un délai plus court, la conservation des documents sous forme électronique doit se faire pendant une période de dix (10) ans dans les conditions où :
• L’information contenue dans le document doit être accessible pour être consultée ultérieurement ;Le document doit être conservé sous la forme sous laquelle il a été créé, envoyé ou reçu, ou sous une forme dont on peut démontrer qu’elle n’est susceptible ni de modification ni d’altération dans son contenu et que le document transmis et celui conservé sont strictement identiques ;Les informations qui permettent de déterminer l’origine et la destination du document, ainsi que les indications de date et d’heure de l’envoi ou de la réception, doivent être conservées si elles existent.
• L’information contenue dans le document doit être accessible pour être consultée ultérieurement ;Le document doit être conservé sous la forme sous laquelle il a été créé, envoyé ou reçu, ou sous une forme dont on peut démontrer qu’elle n’est susceptible ni de modification ni d’altération dans son contenu et que le document transmis et celui conservé sont strictement identiques ;Les informations qui permettent de déterminer l’origine et la destination du document, ainsi que les indications de date et d’heure de l’envoi ou de la réception, doivent être conservées si elles existent.
• L’information contenue dans le document doit être accessible pour être consultée ultérieurement ;
• Le document doit être conservé sous la forme sous laquelle il a été créé, envoyé ou reçu, ou sous une forme dont on peut démontrer qu’elle n’est susceptible ni de modification ni d’altération dans son contenu et que le document transmis et celui conservé sont strictement identiques ;
• Les informations qui permettent de déterminer l’origine et la destination du document, ainsi que les indications de date et d’heure de l’envoi ou de la réception, doivent être conservées si elles existent.
Egalement, dans l’article 41, l’archivage électronique est censé garantir l’authenticité et l’intégrité des documents et des transactions électroniques conservés par ce moyen.
Dans l’article 42, les données conservées doivent être structurées, indexées et conservées sur des formats appropriés à la conservation et à la migration.
Valeur juridique des archives électroniques
Il n’existe actuellement pas de loi directe encadrant le secteur de l’archivage électronique et des documents numériques. Cependant, la Côte d’Ivoire, sous recommandation du Ministère chargé des TIC a voté une loi règlementant l’ensemble des transactions électroniques. C’est la loi n°2013-546 du 30 juillet 2013 relative aux transactions électroniques. Cette loi prend en compte divers aspects d’échanges, de commerces et de prestations électroniques au nombre desquels l’archivage électronique. Elle est suivie de trois (03) décrets d’applications.
• le décret n°2014-105 du 12 mars 2014 portant définition des conditions de fourniture des prestations de cryptologie ;
• le décret N°2014-106 du 12 mars 2014 fixant les conditions de l’établissement et de conservation de l’écrit et de la signature sous forme électronique ;
• Le décret n°2016-851 du 19 octobre 2016 fixant les modalités de mise en œuvre de l’archivage numérique.
Par ailleurs, cette loi nous intéresse en ce sens où en son chapitre 6, elle consacre la valeur de preuve de l’écrit sous forme électronique en ces termes « l’écrit sous forme électronique est admis comme mode de preuve au même titre que l’écrit sur support papier et a la même force probante que celui-ci, sous réserve de l’identification de la personne dont il émane et de sa conservation dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité »10.
CARACTERE OBLIGATOIRE DE LA SIGNATURE ELECTRONIQUE
Mécanisme de la signature électronique
La signature numérique ou électronique est un mécanisme permettant de garantir l’intégrité d’un document électronique et d’en authentifier l’auteur, par analogie avec la signature manuscrite d’un document papier. Elle se différencie de cette dernière par le fait qu’elle n’est pas visuelle, mais correspond à une suite de
10 Art. 23 de la loi n°2013-546 sur les transactions électroniques
caractères. Elle réunit les conditions suivantes : Authenticité ; Infalsifiable ; Non réutilisable ; Inaltérable ; Irrévocable.
A ce jour, trois P.S.C.E. sont agréés par l’A.R.T.C.I. pour les services de signature électronique et de délivrance des certificats électroniques en Côte d’Ivoire. Ce sont CRYPTONEO, DOCUMENT KNOWLEDGE SOLUTIONS (DKB
SOLUTIONS) et INTERNATIONAL TELECOM ASSISTANCE. Ces trois structures appliquent les mêmes tarifs :
• 463 000 Fcfa pour le certificat cachet serveur
• 70 000 Fcfa pour le certificat personne, ainsi que 30 000 Fcfa pour la clé d’accompagnement.
Outil le plus fiable d’authentification
La signature est présentée comme indispensable pour authentifier un document. Elle permet au lecteur d’identifier la personne et l’organisme qui l’a émis. Elle apporte de la confiance dans l’environnement numérique, la confiance dans le signataire et dans le contenu de l’information. La signature électronique est aujourd’hui le meilleur procédé informatique permettant de donner la même valeur juridique à un écrit électronique qu’à un écrit papier. Elle a pour principales caractéristiques d’identifier celui qui l’a produit et de garantir que le contenu de la pièce numérique ainsi signée et n’a pas été altéré.
Dans le monde numérique, comme dans les processus traditionnels non dématérialisés, tous les documents ne nécessitent pas d’être signés. Néanmoins, dès lors que l’organisation ou l’individu à l’origine de la production d’une pièce numérique (document, son, image) souhaite pouvoir prouver qu’il en est bien l’auteur et qu’elle est représentative de sa volonté, qu’elle est bien sa création, et qu’elle n’a pas été altérée depuis sa création, il n’a guère de meilleur choix que de recourir à une signature électronique. A cet effet, il est énoncé dans le Chapitre 3 du décret n° 2014-106 que la signature électronique sécurisée11 liée à un certificat qualifié12 a la même force probante que la signature manuscrite.
11 Créée par un dispositif sécurisé certifié conforme par l’A.R.T.C.I.
12 Délivré par un P.S.C.E.
CHAPITRE 6 : PROJET DE MISE EN PLACE D’UNE SOLUTION D’AUTHENTIFICATION DES DOCUMENTS ELECTRONIQUES
• APPROCCHE THEORIQUE DU PROJET
TITRE DU PROJET : Mise en place d’une solution d’authentification des documents électroniques
PORTEUR DU PROJET : Sous-direction de la numérisation de la D.D.A. ; D.S.I.
LIEU D’IMPLANTATION : D.D.A. DUREE D’EXECUTION : 03 mois COÛT DU PROJET : 11 463 000 F CFA
Résumé
L’archivage numérique tel qu’effectué en ce moment rencontre un réel souci. Durant notre étude, par le moyen de l’enquête effectuée auprès des producteurs de documents, ainsi que des spécialistes impliqués dans l’archivage électronique, nous avons mis en évidence la nécessité de renforcer la valeur probante des documents électroniques de la D.G.T.C.P. La loi nous demande d’utiliser un procédé cryptographique permettant de faire le lien entre le document, son auteur, sa date et son contexte de création.
Ainsi, le TP est confronté à une insuffisance de force probante des documents issus de la numérisation, mais aussi des documents nativement électroniques qui ne sont d’ailleurs pas pris en compte dans le système de prise en charge des documents électroniques du TP. Pour pouvoir se conformer aux dispositions légales en vigueur, des dispositions doivent être prisent en amont de la mise en place du S.A.E. Disposition consistant en la mise en place d’une solution technologique d’authentification des documents électroniques.
L’enjeu étant assez important, le projet nécessite pour sa réalisation, l’adhésion et le soutien des responsables de la D.G.T.C.P., et si besoin y est du Ministère de
l’économie afin de supporter le coût qui s’élève à onze million quatre cent soixante- trois mille francs (11.463.000 Fcfa).
Contexte et justification du projet
La sous-direction de la numérisation de la D.D.A. est chargée de mettre en œuvre le S.A.E. du TP, afin de prendre en compte tous les documents électroniques produits ou reçus par le TP. Cependant, bien avant de passer à ce stade, il convient de lever l’équivoque de la valeur des documents détenus sous forme électronique, cela afin d’être en mesure de justifier des droits et obligations du TP par le biais des documents en question.
Le contexte scientifique dans lequel évolue le TP semble être un cadre idéal pour la mise en place de ce projet. L’enquête menée auprès des agents de la D.G.T.C.P. nous ayant montré un réel besoin de renforcer la valeur juridique des documents électroniques.
Objectif du projet
• Objectif général
• Objectif général
• Objectif général
Ce projet s’inscrit dans le cadre de « la mise en place d’une solution technologique d’authentification des documents électroniques », pour l’amélioration de l’activité d’archivage électronique.
Objectifs spécifiques
• Renforcer la valeur juridique des documents électroniques ;
• Rationaliser la destruction des documents physiques ;
• Améliorer la pratique d’archivage électronique.
Résultats attendus
La réalisation de ce projet nous permettra d’apporter une plus-value à la pratique archivistique de la D.D.A., en confortant la mise en œuvre de son S.A.E. En outre, il facilitera la digitalisation des procédures et pratiques que s’est fixé le TP.
Population cible
Ce projet sera destiné aux agents de la D.G.T.C.P., principaux producteurs des documents.
ASPECTS PRATIQUES DU PROJET
Tableau descriptif des activités
N°ACTIVITESDESCRIPTIONDUREE1Faire la demande d’agrémentAdresser un courrier à l’ARTCI, signé par le DG du TP et suivi d’un formulaire de demande d’agrément respectant les spécifications requises par le décret n°2016-851 relatif aux modalités de mise en œuvre de l’archivage électronique02 semaines2Obtention d’un certificat cachet serveurDemande de certificat cachet serveur ou personne morale auprès d’une PSCE01 semaine3Distribution des certificatsDistribuer les certificats cachets serveurs aux secrétaires, archivistes ; accorder la propriété des certificats personnes morales et physiquesaux chefs de service,03 semaines
sous-directeurs et directeurs centrauxFaire une campagne deInitier les agents aux06 semainesformation du personnelméthodes de signaturenumériques des4documents, initiationaux techniquesd’identification dusignataire
• Mise en place
• Mise en place
L’exécution du projet nécessite des moyens humains et matériels.
Moyens humains
Nous aurons besoin de cinq (05) informaticiens pour la formation des agents à l’utilisation de ce nouvel outil, mais également de trois (03) conservateurs d’archives, ayant de préférence, des connaissances de base en informatique.
Moyens matériels
Pour déployer le système, nous aurons besoin de :
• 01 Certificat cachet serveur représentant le cachet numérique de la D.G.T.C.P.
50 Clés USB Token13
• 50 Certificats personne physique
13 Jetons USB à puces pour une sécurité basée sur une infrastructure à clés publiques, permet de stocker et de générer les identifiants personnels des utilisateurs qui seront utilisés pour accéder au réseau de l’entreprise ou pour signer les documents
Organisation
Le projet sera piloté conjointement par la DSI et la DDA, il y aura une première phase expérimentale qui consistera à déployer le système dans ces deux (02) directions, puis dans la phase d’application effective, elle s’étendra progressivement aux autres entités de la D.G.T.C.P.
BUDGET
Tableau des coûts
MOYENS MATERIELDESIGNATIONQUAN TITEPRIX UNITAIRECOUTClés USB Token5030 000 Fcfa1 500 000 FcfaCertificat cachet serveur01463 000 Fcfa463 000 FcfaCertificat Personnes physiques5070 000 Fcfa3 500 000 FcfaCOUT TOTAL5 463 000 FcfaRESSOURCES HUMAINESD.D.A03250 000Fcfa750 000 FcfaD.S.I.05250 000Fcfa1 250 000 Fcfa
COUT TOTAL2 000 000 Fcfa
Le coût total s’élève alors à :
• Moyens humain : 2 000 000 F CFA d’indemnités/mois durant trois (03) moisMoyens matériels : 5 463 000 F CFA
• Moyens humain : 2 000 000 F CFA d’indemnités/mois durant trois (03) moisMoyens matériels : 5 463 000 F CFA
• Moyens humain : 2 000 000 F CFA d’indemnités/mois durant trois (03) mois
• Moyens matériels : 5 463 000 F CFA
COUT TOTAL DUPROJET : 11 463 000 F CFA
Viabilité du projet
L’aboutissement de ce projet viendra transformer l’importance de l’activité d’archivage électronique au sein de la D.G.T.C.P. dans la mesure où elle ne consistera plus en la simple duplication d’originaux papiers. En effet, les documents électroniques de la D.G.T.C.P. détiendront valeur d’original et pourront être recevable en cas de procédure judiciaire, car leur valeur probante pourra être clairement démontrée par le lien de la signature électronique, identité numérique de la D.G.T.C.P.
CONCLUSION
L’objectif de ce mémoire était de proposer une démarche visant à renforcer la valeur probante des documents électroniques de la D.G.T.C.P. vu cet objectif, il a paru logique de mener une enquête auprès des acteurs de la D.G.T.C.P. dont les activités sont intrinsèquement liés aux documents électroniques. Ce mémoire, fruit des résultats de ces enquêtes, a été structuré en trois parties.
En premier lieu, nous avons procédé à la présentation du sujet dans son contexte général, son cadre théorique et méthodologique, où nous avons donné nos raisons personnelles, scientifiques et sociales qui nous ont motivés à aborder cette piste de réflexion. Cette méthodologie nous a permis de déterminer le problème particulier qui est la nécessité de renforcer la valeur des documents électroniques de la D.G.T.C.P.
La première partie aura donc permis d’expliciter la notion de diplomatique numérique, nous y avons donné l’historique, l’objet et les outils dont elle dispose pour juger de l’authenticité. Les outils les plus importants sont le certificat électronique et la signature électronique.
Par la suite, nous avons présenté la D.G.T.C.P. et l’entité chargée de la mise en œuvre de l’archivage numérique, la D.D.A.
Au moyen de l’observation directe, la recherche documentaire et l’analyse des données de l’enquête, nous avons recueillis des informations concernant la recevabilité des documents électroniques de la D.D.A., ainsi que les moyens dont elle dispose pour s’assurer de la fiabilité de ces ressources électroniques.
Notre recherche est d’actualité en ce sens où nous mettons à la disposition des structures documentaires des outils qui viendront renforcer la valeur de leurs ressources électroniques, et par ricochet, l’importance de leur activité aux yeux des décideurs. Notre recherche se présente donc comme une maigre contribution à la compréhension du cadre juridique entourant l’archivage électronique, mais aussi la valeur des documents numériques.
En somme, au-delà du caractère scientifique de ce mémoire, nous espérons que les travaux exposés dans celui-ci serviront à l’amélioration des politiques de dématérialisation et de digitalisation. En s’aidant des résultats de cette recherche, les professionnels de l’information documentaire pourront à présent s’assurer de mener
des projets d’archivage électronique, dont les données de sorties sont recevables devant des juridictions nationales ou internationales.
Nous n’estimons pas avoir épuisé tous les aspects de ce sujet, mais pensons plutôt avoir ouvert une piste de réflexion sur une question qui devra dorénavant être au cœur et en amont des projets de dématérialisation, tout comme des réflexions relatives à l’archivage numérique. Ce faisant, à partir de ce sujet, les chercheurs pourront explorer de nouvelles pistes telles que la conservation des documents numériques face à l’évolution de la technologie.
A
mon grand oncle, Monsieur EHOUNOU Kacou Jean.
SIGLES ET ABBREVIATIONS
A.C.C.D. : Agence Comptable Centrale des Dépôts
A.R.T.C.I. : Autorité de Régulation des Télécommunication/TIC de Côte d’Ivoire
B.C.E.A.O : Banque Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest
B.R.V.M. : Bourse Régionale des Valeurs Mobilières
C.E.R.A.P. : Centre de Recherche et d’Action pour la Paix CD : Compact Disc
D.A.F. : Direction des Archives de France
D.D.A. : Direction de la Documentation et des Archives
D.G.T.C.P. : Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique
D.S.I. : Direction des Systèmes d’Information
Dr : Docteur
G.E.D. : Gestion Electronique des Documents
I.N.S.A.A.C. : Institut National Supérieur des Arts et de l’Action Culturelle
InterPARES : International research on Permanent Authentic Records in
Electronic Systems
OAI-PMH : Open Archives Initiative, Protocol for Metadata Harvesting
P.S.A.E. : Prestataire de Service d’Archivage Electronique
P.S.C.E. : Prestataire de Service de Certification Electronique Pr : Professeur
S.A.E. : Système d’Archivage Electronique
S.D.A. : Sous-Direction des Archives
S.D.D. : Sous-Direction de la Documentation
S.D.N. : Sous-Direction de la Numérisation
SID : Sciences de l’Information Documentaire
TP : Trésor Public
U.M.O.A : Union Monétaire Ouest Africaine
U.N.E.S.C.O. : Organisation des Nations Unies pour l’Education, la Science et la
Culture
REMERCIEMENTS
Nous tenons à exprimer notre profonde gratitude à l’égard de ces personnes qui de par leur sympathie, leur professionnalisme et leur assistance ont bien voulu contribuer à la réalisation du présent mémoire. Nous pensons notamment à :
• M. TANOH Zakary, enseignant en sciences de l’information documentaire à l’ESTAAC, notre directeur de mémoire dont la disponibilité et les directives ont permis l’élaboration de ce document ;
• La Directrice de la Documentation et des Archives du Trésor Public, Mme BAROUAN Dioumency Padré Lydie Epse GNESSOUGOU, ainsi que les sous- directeurs respectifs des archives, de la documentation et de la numérisation pour nous avoir ouvert leurs locaux pour nos collectes d’informations.
• M.M les chefs des services auprès desquels nous avons procédé à notre collecte d’informations. M.M. IBO Oswald Armel Judicaël, DIOMANDE Amara, Mesdames APPIAH et AYIPA Agnès pour leur disponibilité et leur sympathie ;
• L’ensemble du corps enseignant de l’ESTAAC pour la connaissance qu’ils nous ont apportée, avec à leur tête M. DAO Salifou, le Directeur de l’établissement ;
• M. KOFFI Hugues, ainé de la famille TIEMOKO, pour ses marques de soutien et d’assistance ;
Nous ne saurions clore nos propos sans laisser quelques mots à l’endroit des directeurs, chefs de services et agents de la Direction de la Documentation et des Archives (D.D.A.) pour les précieuses informations qu’ils ont mis à notre disposition.
BIBLIOGRAPHIE
• OUVRAGES GENERAUXARCHIMAUD, Jean Luc, 2000, Certificats électroniques : pourquoi ? comment ?, Paris;UNION AFRICAINE, Convention de l’Union Africaine sur la cyber sécurité et la protection des données à caractère personnel.
• ARCHIMAUD, Jean Luc, 2000, Certificats électroniques : pourquoi ? comment ?, Paris;
• UNION AFRICAINE, Convention de l’Union Africaine sur la cyber sécurité et la protection des données à caractère personnel.
OUVRAGES DE METHODOLOGIE
• BEAUD, Michel, L’art de la thèse, comment préparer et rédiger un mémoire de master, une thèse de doctorat ou tout autre travail universitaire à l’ère du Net, Paris, La découverte, 2006 ;N’DA, Paul, Recherche et Méthodologie en Sciences Sociales et Humaines, Réussir sa thèse, son mémoire de Master Professionnel et son article, Abidjan, EDUCI, 2002.
• BEAUD, Michel, L’art de la thèse, comment préparer et rédiger un mémoire de master, une thèse de doctorat ou tout autre travail universitaire à l’ère du Net, Paris, La découverte, 2006 ;
• N’DA, Paul, Recherche et Méthodologie en Sciences Sociales et Humaines, Réussir sa thèse, son mémoire de Master Professionnel et son article, Abidjan, EDUCI, 2002.
OUVRAGES DE SPECIALITES
• CHAUMIER, Jacques, Documents et numérisation : enjeux Techniques, Economiques, Culturels et Sociaux, ADBS, Paris, 2006 ;DURANTI, Luciana, Pour une diplomatique des documents électroniques,
• CHAUMIER, Jacques, Documents et numérisation : enjeux Techniques, Economiques, Culturels et Sociaux, ADBS, Paris, 2006 ;
• DURANTI, Luciana, Pour une diplomatique des documents électroniques,
Bibliothèque de l’école des Chartes, 2003, tome 161, livraison 2, pp. 603-623 ; 3- MICAELLI, Eric, Système d’archivage électronique (SAE) : des exigences et des spécifications qui tiennent compte d’un environnement SAE-GED, 2011,
71p. ;
• PRAX, Jean Yves ; LARCHER Simon, La gestion électronique documentaire, Dunod, Paris, 2004.
• MacNeil, Heather. 2004. Contemporary archival diplomatics as a method of inquiry: lessons learned from tow research projects. Archival Sciences 4 : p.199-232
• Zeller, Jean-Daniel. 2004. Documents numériques : à la recherche d’une typologie perdue… Document numérique, (août) : p. 101-106
• Blanchette, Jean-François ; Anne Canteaut, Intégrité, signature et processus d’archivage, La sécurité aujourd’hui dans la société de l’information, L’Harmattan, 2007.
• BANAT-BERGER F. ; HUC C. ; DUPLOUY L., [Premier ouvrage de synthèse sur l’archivage numérique en langue française.] •, L’Archivage numérique à long terme, les débuts de la maturité? Paris, La Documentation française, 2009.
MEMOIRES
• AZIANYO, Kossi, Solution Gestion Electronique des documents (GED) face au piratage informatique : des exemples de pratiques pertinentes à PEROX Consulting, sous la dir. De M. BAHI Gouro Vénance, INSAAC, Abidjan, 2017KONAN, Allani Stéphane, La sécurisation des opérations bancaires par la maîtrise de l’environnement juridique des documents électroniques : le cas de la BIAO-CI, sous la dir de Abidjan, INSAAC, 2005 ;PAULE, Liane Koty, mise en place d’un système d’archivage électronique au sein du trésor public,sous la dir. de M. KABLAN Alias, INSAAC, Abidjan, 2017 ;TRAORE, Hassane, impact de la dématérialisation des archives dans l’efficacité de l’action administrative du trésor public, sous la dir. de M. DAO Salifou, , INSAAC, Abidjan, 2015.DAH, Zranhipieu Anne, politique de diffusion de l’information au centre de documentation de la Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique,sous la dir. de Dr COULIBALY Nanguin A., INSAAC, Abidjan, 2018
• AZIANYO, Kossi, Solution Gestion Electronique des documents (GED) face au piratage informatique : des exemples de pratiques pertinentes à PEROX Consulting, sous la dir. De M. BAHI Gouro Vénance, INSAAC, Abidjan, 2017
• KONAN, Allani Stéphane, La sécurisation des opérations bancaires par la maîtrise de l’environnement juridique des documents électroniques : le cas de la BIAO-CI, sous la dir de Abidjan, INSAAC, 2005 ;
• PAULE, Liane Koty, mise en place d’un système d’archivage électronique au sein du trésor public,sous la dir. de M. KABLAN Alias, INSAAC, Abidjan, 2017 ;
• TRAORE, Hassane, impact de la dématérialisation des archives dans l’efficacité de l’action administrative du trésor public, sous la dir. de M. DAO Salifou, , INSAAC, Abidjan, 2015.
• DAH, Zranhipieu Anne, politique de diffusion de l’information au centre de documentation de la Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique,sous la dir. de Dr COULIBALY Nanguin A., INSAAC, Abidjan, 2018
SOURCES ORALES
• ATTE, B., sous-directeur des Archives, entretien du 11 mars 2019, dans son bureau à la D.D.A., AbidjanIBO, A.J., chef de service archivage électronique et administration de bases de données, entretien du 19 mars 2019, à la salle de numérisation de la D.D.A.KADIO, W., chef de service dématérialisation à la direction de la confiance numérique et sécurité des réseaux, entretien du 15 mars 2019, dans son bureau de l’A.R.T.C.I., Abidjan
• ATTE, B., sous-directeur des Archives, entretien du 11 mars 2019, dans son bureau à la D.D.A., Abidjan
• IBO, A.J., chef de service archivage électronique et administration de bases de données, entretien du 19 mars 2019, à la salle de numérisation de la D.D.A.
• KADIO, W., chef de service dématérialisation à la direction de la confiance numérique et sécurité des réseaux, entretien du 15 mars 2019, dans son bureau de l’A.R.T.C.I., Abidjan
SITOGRAPHIE
• Gagnon-Arguin, Louise. 2002. Les archives électroniques : une mémoire orpheline ou en mutation ? In Actes du 4e symposium du GIRA : p. 21-30. En ligne. www.gira-archives.org/documents/GIRA-2002.pdfTrois prestataires agréés pour des services de signature électronique, in www.atoo.ci, consulté le 02/02/2019 à 12 h 14 min.Digitalisation des procédures du trésor public : la direction des systèmes d’information engage les reflexions, in www.tresor.gouv.ci/tres , 15/03/2019 à 21 h 15 min.www.interpares.org, consulté le 03/03/2019 à 14 h 26 min.www.trustinterpares.org, consulté le 03/03/2019 à 14 h 40 min.www.certafrique.com, consulté le 03/03/2019 à 14 h 55 min.www.cryptoneo.com, consulté le 03/03/2019 à 15 h 30 min.www.ta.africa.com, consulté le 05/05/2019 à 13 h 45 min.
• Gagnon-Arguin, Louise. 2002. Les archives électroniques : une mémoire orpheline ou en mutation ? In Actes du 4e symposium du GIRA : p. 21-30. En ligne. www.gira-archives.org/documents/GIRA-2002.pdf
• Trois prestataires agréés pour des services de signature électronique, in www.atoo.ci, consulté le 02/02/2019 à 12 h 14 min.
• Digitalisation des procédures du trésor public : la direction des systèmes d’information engage les reflexions, in www.tresor.gouv.ci/tres , 15/03/2019 à 21 h 15 min.
• www.interpares.org, consulté le 03/03/2019 à 14 h 26 min.
• www.trustinterpares.org, consulté le 03/03/2019 à 14 h 40 min.
• www.certafrique.com, consulté le 03/03/2019 à 14 h 55 min.
• www.cryptoneo.com, consulté le 03/03/2019 à 15 h 30 min.
• www.ta.africa.com, consulté le 05/05/2019 à 13 h 45 min.
TABLE DES MATIERES
SOMMAIRE IV
DEDICACE… V
SIGLES ET ABBREVIATIONS VI
REMERCIEMENTS VIII
INTRODUCTION 9
I.CONTEXTE GENERAL ET JUSTIFICATION DU CHOIX DU SUJET 9
1.Contexte général 9
2.Justification du choix du sujet 10
2.1.Raison d’ordre personnel 10
2.2.Raison d’ordre scientifique 11
2.3.Raison d’ordre social 12
3.Approche conceptuelle 13
II.CADRE THEORIQUE 15
1.Formulation de la problématique 15
1.1.Etude factuelle 15
1.2.Exposé du problème de recherche 16
1.3.Pertinence scientifique 16
2.Recension des écrits pertinents 17
2.1.Recension des écrits théoriques 17
2.2.Recension des écrits empiriques 18
3.Questions de recherche 20
3.1.Question centrale 20
3.2.Questions secondaire 20
4.Hypothèses de recherche 20
4.1.Hypothèse principale 20
4.2.Hypothèses secondaires 20
5.Objectifs de la recherche 21
5.1.Objectif général 21
5.2.Objectifs secondaires 21
III.CADRE METHODOLOGIQUE 21
1.Cadre de la recherche 21
2.Modèle théorique 21
3.Méthodes et techniques de collecte des données 22
3.1.La recherche documentaire 22
3.2.L’observation directe 22
3.3.Les entretiens 23
3.4.Les questionnaires 23
4.Mode de traitement des données 23
5.Détermination des axes de la recherche 23
PREMIERE PARTIE : PRESENTATION DU CADRE INSTITUTIONNEL ET NOTIONS FONDAMENTALES SUR LA DIPLOMATIQUE NUMERIQUE 25
CHAPITRE 1 : PRESENTATION DE LA D.G.T.C.P. ET DE LA D.D.A 26
II.LA DIRECTION DE LA DOCUMENTATION ET DES ARCHIVES 28
CHAPITRE 2 : NOTIONS FONDAMENTALES SUR LA DIPLOMATIQUE NUMERIQUE 31
1.HISTORIQUE DE LA DIPLOMATIQUE NUMERIQUE 31
1.1.Origines 31
1.2.Fondamentaux 32
2.APPARITION DE LA DIPLOMATIQUE NUMERIQUE 33
3.Outils de la diplomatique numérique 36
DEUXIEME PARTIE : ETAT DES LIEUX DU SYSTEME DE PRISE EN CHARGE DES DOCUMENTS NUMERIQUE DE LA D.D.A. ET PRESENTATION DES RESULTATS D’ENQUÊTE 42
CHAPITRE 3 : PRESENTATION DU SYSTEME DE PRISE EN CHARGE DES DOCUMENTS NUMERIQUES DE LA D.D.A 43
I.CADRE REGLEMENTAIRE ET NORMATIF 43
1.Cadre légal 43
2.Normes 43
II.HISTORIQUE ET OBJECTIFS DU SYSTEME DE PRISE EN CHARGE DES DOCUMENTS NUMERIQUES 44
1.Historique 44
2.Objectifs 45
III.DESCRIPTION DU PROCESSUS DE PRISE EN CHARGE DES DOCUMENTS ELECTRONIQUES DE LA D.G.T.C.P 46
2. Préparation intellectuelle et physique des documents 46
4. Scannage 47
6. Saisie des métadonnées dans WINISIS 48
CHAPITRE 4 : PRESENTATION DES RESULTATS D’ENQUÊTE 49
I.Stratégie de collecte des données 50
1.Questionnaire 51
2.Guide d‘entretien 52
II.DESCRIPTION DU DEROULEMENT DE LA COLLECTE DES
INFORMATIONS 54
1.Déroulement de la collecte 54
2.Echantillon d’enquête 54
3.Méthode d’analyse des données 55
III.PRESENTATION ET DISCUSSION DES RESULTATS 55
1.Présentation des résultats 55
1.1.Enquête par questionnaires 56
1.1.1.Insuffisance en matière de force probante des documents électroniques 57
TROISIEME PARTIE : RECOMMANDATION VISANT A RENFORCER LA FORCE PROBANTE DES DOCUMENTS ELECTRONIQUES DE LA D.D.A. 64
CHAPITRE 5 : RECOMMANDATIONS DE L’ETUDE 65
CHAPITRE 6 : PROJET DE MISE EN PLACE D’UNE SOLUTION
D’AUTHENTIFICATION DES DOCUMENTS ELECTRONIQUES 68
CONCLUSION 74
BIBLIOGRAPHIE 76
Le travail est divisé en plusieurs pages (articles). Voici la liste :